Miks peaksite projektis rakendama riskide maandamise kava?

Intro

Kas teadsite, et kümnest ettevõttest või alustavast ettevõttest peaaegu kaheksa ei tea, et projekti riskide maandamise plaani haldamiseks on vaja spetsiaalset meeskonda? See pimestav statistika rõhutab ennetava riskijuhtimise sageli alahinnatud tähtsust.

Tänapäeva konkurentsitihedas ärimaailmas ei tähenda edu mitte ainult plaanide laitmatut täitmist, vaid ka ettevalmistusi ettenägematuks.

Ettevõtted, kes on rakendanud põhjalikke riskide maandamise kavasid, on säästnud miljoneid, kaitsnud oma mainet, vähendanud projektide viivitusi ja taganud tegevuse jätkusuutlikkuse.

Teisest küljest on need, kes jätavad selle projektijuhtimise olulise aspekti tähelepanuta, silmitsi märkimisväärse rahalise kahjuga, kinnipidamiste ja võimalike tagasilöökidega, mida oleks võinud vältida. Nii et olenemata sellest, kas olete oma ettevõttes vana või värskem, tulge koos meiega sellele teekonnale, et teada kõike selle riski maandamise kohta üksikasjalikult.

Miks on riskide maandamise kava oluline?

Noh, eriti tänapäeval on väga oluline teada riskijuhtimisest. See on projektijuhtimise ja organisatsiooni strateegia oluline osa, mis toimib ennetava kaitsevahendina ebakindluse vastu, mis ohustab projekti edu ja üldist stabiilsust. Võimalike raskuste tuvastamine, nende mõju hindamine ja meetmete võtmine nende tõenäosuse ja tõsiduse vähendamiseks on kõik selle protsessi osa.

See läheb riskide vältimisest kaugemale, et luua turvavõrk, mis tagab:

• Pidev tegevus,
• Ennetab rahalist kahju,
• Kaitseb mainet ja väldib projekti hilinemist.
• See soodustab ohutut töökeskkonda, vähendades õnnetusi ja häireid.
• See tagab, et projektid viiakse lõpule õigeaegselt ja eelarve piires, ning kaitseb mainet. See parandab finantssuutlikkust, sest see aitab kõrvaldada ohud, säästab raha ja vähendab tootmisseisakuid.

Riskide maandamine võimaldab tegevuse järjepidevust selliste kriiside ajal nagu looduskatastroofid või küberrünnakud, samas kui maine haldamine säilitab brändi maine.

Miks peaksite rakendama riskide maandamise kava?

Eelkõige pakub riskide maandamine kaitset finantskahjude eest ja teisest küljest aitab see kindlustada ettevõtte kasumi stabiilsust. Samal ajal kaitseb see väärtuslikku vara - mainet -, ennetades kahju isegi ootamatute probleemide korral.

Lisaks sellele on tõhus riskijuhtimine kompass, mis aitab koostada õigusliku moraali järgimise tegevuskava. Samuti annab see otsustajatele hindamatu väärtusega teadmisi, lihtsustades andmepõhiseid valikuid, mis suunavad ettevõtet edu poole.

Sisuliselt ei ole täpselt teostatud riskide maandamise kava lihtsalt kaitsevahend; see on strateegiline samm tänapäeva pidevalt muutuvas ärimaastikus. See kindlustab võimalike ohtude vastu, edendab vastupidavust ja valgustab edasimineku teid, muutes selle vajalikuks vahendiks edu saavutamiseks.

Riskihindamise kriteeriumid: Kuidas tuvastada ja arendada?

Riskide vältimiseks teie projektis on olemas erinevad riskihindamise kriteeriumid, mida saate järgida, et vältida mõningaid võimalikke riske. Selles juhendis näeme, kuidas neid kriteeriume luua ja kasutada, et muuta projektid turvalisemaks ja paremaks.

Kuidas seda tuvastada?

Esimene neist on riskihindamise kriteeriumide kindlaksmääramine; siinkohal tuleb vaid keskenduda sellele, mis võib minna valesti ja kui halvasti see võib minna. Vaadake varasemaid probleeme, kaudseid ohte ja seda, mis on teie projekti või olukorra jaoks kõige olulisem. Mõelge, kui suur on võimalus, et need ohuolukorrad võivad juhtuda, ja nende võimalik mõju. Kasutage seda infot, et koostada nimekiri kriteeriumidest, mis aitavad teil püüniseid tõhusalt märgata ja hinnata. Püüdke hoida see lihtne ja teie konkreetsele olukorrale kohaldatav.

Kuidas töötada välja riskide maandamise kava projektijuhtimises?

Esiteks on oluline õppida, kuidas töötada välja riskide maandamise kava projektijuhtimises. Selleks on projektijuhtimises ülioluline hea plaani koostamine võimalike probleemide lahend amiseks.

Teiseks uurige oma meeskonnaga vesteldes ja projekti täpselt vaadates välja, mis võib valesti minna. Sorteerige need probleemid järjekorda ja otsustage, millised neist on kõige tõenäolisemad ja võivad põhjustada kõige rohkem probleeme.

Seejärel mõelge välja, kuidas neid probleeme vältida või nende mõju vähendada, kui need tekivad. Andke oma meeskonnaliikmetele iga plaani jaoks konkreetsed ülesanded. Kontrollige ja ajakohastage oma strateegiat projekti edenedes pidevalt.

Rääkige oma meeskonnaga ja olge valmis kasutama oma plaane, kui seda nõutakse. Paindlikkus ja valmisolek muudatusteks on väga oluline, et hoida oma projekti ohutuna lõkse eest.

Riskide maandamise kava näited

Näide 1:

Oletame, et te alustasite SEO-projekti, kus teil on vaja käivitada SEO- ja PPC-kampaania Duracelli autoaku jaoks. Teie prioriteet peaks olema suhtlemine sidusrühmade või investoritega, et teada, mida nad ootavad, selgeks teha töö ulatus ja teada nende eelarve. Veenduge, et teavitate ajakava ja arutate, mis juhtub, kui tulemusi ei saavutata varem. Kas nad on valmis kampaaniat pikendama? Kas nad kavatsevad kanda lisakulud? Kas nad kavatsevad kulutada selleks lisaeelarvet?

Kui te ütlesite, et küsite küsimusi, siis on tõenäosus, et riskidega silmitsi seisate, väiksem. Alustage alati küsimustega "Miks" ja seejärel "Mis", "Kuidas" jne.

Näide 2:

Alustasite veebiarendusprojekti ja kõik sujus sujuvalt. Klient jäi teiste projektidega hätta ja nüüd ei anna ta õigeaegselt tagasisidet. Selle tõttu ei olnud korralikku suhtlust ja projekt pikenes. Te mainisite oma lepingus, et projekt valmib 6 kuu jooksul, kuid seda pikendati 9 kuuni. Nüüd ei teadnud te, et see risk võib juhtuda. Projekti läbiviimise kulud lähevad nüüd teie taskust ja klient keeldub lisatasu maksmisest.

Et vältida finantsprobleeme ja tagada projekti õigeaegne lõpuleviimine, pöörake tähelepanu lepingu väikestele üksikasjadele. Nii saate tagada, et teil on piisavalt rahalisi vahendeid ja et klient vastutab lisakulude eest. Parem viis on suhelda korralikult ja jõuda kokkuleppele, mille tulemuseks on Win-Win olukord.

Ekspertide arvamused riskide maandamise plaani kohta

Marcjean Yutuc, SEO Content Lead of Skill Success, ütles:

"Riskide maandamise kava rakendamine aitab teil eelnevalt tuvastada võimalikke probleeme ja võtta ennetavaid meetmeid nende lahendamiseks. See on viis, kuidas suurendada projekti vastupidavust ja hoida asju õigel teel."

"Minu kogemus veebiarenduse ja otsingumootoriga seotud tegevuste puhul on üks tavaline risk tehniliste probleemide esinemine, mis võivad mõjutada veebisaidi jõudlust ja otsingumootorite järjestust. Selle probleemi lahendamiseks koostasime riskide maandamise kava, mis hõlmab veebisaidi regulaarset auditeerimist ja jõudluse kontrollimist. Selline ennetav lähenemisviis aitab meil kiiresti kohandada oma strateegiaid ning säilitada veebisaidi optimaalset jõudlust ja järjestust."

Er.Ankit Dhadwal, Mount Shine'i asutaja ja tegevjuht, ütles:

Me peaksime õppima sellistelt suurettevõtetelt nagu IBM, Walmart või finantsasutused, kes rakendavad riskide maandamise plaane, rakendavad neid kõrgel tasemel ja on oma segmendi teerajajad.

Nad arvutavad iga võimalust, et pakkuda oma teenuseid, et rahuldada oma kliente ja aidata neid 24/7.

Kolme riskikategooria selgitamine

Räägime nüüd üksikasjalikult kolmest riskikategooriast, et saaksite neist paremini aru.

1. Ennetatavad riskid

Ennetatavad riskid on organisatsioonisisesed ohud, nagu volitamata tegevused või protsesside tõrked. Ettevõtted peaksid püüdma neid minimeerida, kuna need ei paku strateegilist kasu. Nende juhtimiseks kehtestage tsoon, kus mõned vead on lubatud, et vältida äärmuslikke kulusid. Oluline on visiooniline ennetamine, mis hõlmab protsesside jälgimist ja eetilise käitumise edendamist. Kuigi see on keeruline, on nende ohtude mõistmiseks ja paremaks juhtimiseks olemas ressursid.

2. Strateegia riskid

Ettevõtted võtavad meeleldi strateegilisi riske, et saavutada suurt kasu. Need riskid erinevad neist, mida me enamasti püüame vältida. Et nendega toime tulla, vajavad ettevõtted arukat riskijuhtimissüsteemi ja geniaalset meeskonda, kes tegeleksid nende riskiga kaasnevate probleemidega. See süsteem ei lõpeta riskantseid ettevõtmisi, vaid aitab kontrollida ja vähendada halbade asjade toimumise tõenäosust. Samuti aitab see probleemide ilmnemisel nendega toime tulla. Selline lähenemisviis võimaldab ettevõtetel võtta konkurentidest suuremaid riske ja saada rohkem kasu. See on nagu purjetamine tormilisel merel - riskantne, kuid suure potentsiaaliga.

3. Välised riskid

Välised riskid on need sündmused, mis ei ole ettevõtte kontrolli all, nagu loodusõnnetused, poliitiline käärimine ja kasumlikud nihked. Neid on raske ennustada ja juhtida. Nendega tegelemiseks püüdke:

• Identifitseerida: Olge regulaarselt kursis oma ümbruskonnaga, jälgides uudiseid ja kasutades ametlikke andmeid, mida pakuvad autentsed saidid.
• Leevendamiseks: Oluline on olla valmis ja koostada varuplaanid, et tulla toime väliste riskidega. Näiteks: AT&T maanteeabi valimine ette on palju parem variant, kui jääda teel ummikusse ja arvata, et keegi tuleb teile appi. Sama sisu võib võtta mis tahes stsenaariumi puhul mis tahes valdkonnas.
• Kohanemisvõime arendamine: Olge valmis ja paindlik, olge teadlik riskidest ning investeerige tehnoloogiasse ja strateegiatesse, et kohaneda.

Pidage meeles, et välisriskid võivad olla keerulised, kuid hallatava planeerimise, intelligentse meeskonna ja töövõime abil saame kõik sellega hakkama.

Kuidas erineb riskijuhtimine riskide maandamisest?

Kui me räägime riskijuhtimisest, siis on see nagu valmisolek ettevõtte turvalisuse tagamiseks. Kujutage ette, et ettevõte nimega Ettevõte X mõtleb suurele tehingule. See võib neile palju kasumit tuua, kuid see võib tekitada ka probleeme. Nii et nad kontrollivad kõike, mis võib valesti minna, näiteks finantsprobleemid, aktsiaküsimused või juriidilised asjad. Nad arvavad välja, kui tõenäolised need probleemid on ja kui tõsised need võivad olla.

Nüüd on siinkohal lahe osa: Riskijuhtimine ei tähenda ainult "ei" ütlemist. See tähendab, et tuleb otsida nutikaid viise, kuidas probleemidega toime tulla, kui need tekivad. Nii et ettevõte X ei pruugi öelda tehingule "ei", vaid muuta seda turvalisemaks, muutes mõningaid viise ja omades varuplaane.

Erinevus riskide vältimise ja situatsiooniplaneerimise vahel

Kui olete seotud äri või projekti käsitlemisel, on ohtude vastu seismine suur asi, kuid korraliku planeerimise ja ettevaatusabinõude abil saame kõik sellega hakkama. Risk võib olla mõlemas vormis, nagu see võib olla oht ja võimalus. Kuid on kaks keskset strateegiat, mis aitavad teil nende ohtudega toime tulla, ja need on riskide vältimine ja situatsiooniplaneerimine.

Riskide vältimine tähendab ohtude täielikku vältimist, olles ettevaatlik ja konservatiivne. Näiteks võib ettevõte lükata uute töötajate töölevõtmist edasi, kuni turg on stabiilne. Kuid liigne ettevaatlikkus võib pidurdada kasvu.

Seevastu situatsiooniplaneerimine valmistab ette ettenägematuteks olukordadeks. See hõlmab lõkse tuvastamist, nende mõju hindamist ja plaanide koostamist, kuidas nendega toime tulla, kui need juhtuvad. Näiteks võib ettevõte kavandada töötajate ja klientide hoidmist.

Mõlemad strateegiad on olulised; õige tasakaalu leidmine on tõhusa riskijuhtimise jaoks ülioluline. See tähendab, et tuleb olla konservatiivne, kui seda nõutakse, ja valmis reageerima, kui ootamatuid probleeme tekib.

5 piirangut, millega ettevõtted seisavad silmitsi riskide maandamise kavade rakendamisel

Riskide vähendamise kavade rakendamine võib olla ettevõtete jaoks keeruline mitmete piirangute tõttu:

1. Rahandus

Me kõik teame, et kas olete algaja või töötab oma ettevõte/organisatsioon juba ammu, finantspiirangud tulevad ikka ja jälle vahele. Probleemide hindamiseks, kindlustuseks ja ettenägematuteks meetmeteks mõeldud vahendite eraldamine võib pingestada eelarvet. Väikesed ettevõtted võivad vaeva näha, et piisavalt investeerida, jättes nad haavatavaks ootamatute ohtude suhtes, mida oleks saanud leevendada piisava toetuse abil.

2. Ressursside puudumine

Riskide vähendamise kavade jõustamine ettevõtetes võib olla keeruline ressursipiirangute, näiteks aja, rahaliste vahendite ja oskuste tõttu. Probleemide tuvastamiseks, hindamiseks ja planeerimiseks on vaja aega.

Piiratud rahalised vahendid võivad takistada investeerimist riskijuhtimisvahenditesse ja ekspertidesse, mis võib viia läbi halbu strateegiaid.

Ekspertiis on keeruliste ohtude mõistmiseks ja nendega tegelemiseks hädavajalik, kuid väiksemad ettevõtted võivad vajada rohkem ettevõttesiseseid vahendeid. Ettevõtted peavad ressursse targalt jaotama, kasutades selleks potentsiaalselt allhankeid või tehnoloogiat.

Piirangute haldamisel on oluline tähtsuse järjekorda seadmine ja loominguline probleemide lahendamine, et tasakaalustada vahetu ja pikaajalise olulisusega seotud vajadusi.

3. Teadmised

Nagu me kõik teame, on teadmised kõige võti. Kui teie ettevõtted vajavad abi riskide maandamise kavade jõustamisel piiratud oskusteabe ja teabe puudumise tõttu. Noh, siis on raske mõista kõiki lõkse, uskumatult keerulisi lõkse.

Vähesed teadmised või nende puudumine võivad viia ebatäielike plaanideni, mis jätab ettevõtted haavatavaks. Selle probleemi lahendamiseks peaksid nad investeerima koolitusse, tegema koostööd ekspertidega ja koguma ajakohast teavet, et vältida selliseid probleeme.

4. Side

Teine oluline aspekt oma ettevõtte hõlpsaks juhtimiseks on kommunikatsioon. Kuna teil on nii palju tegemist tähtaegade ja projektidega tegelemise ajal, võib halb infovoog ja selgete kommunikatsioonikanalite puudumine olla takistuseks. Need müürid võivad luua takistuse riskide õigeaegsele tuvastamisele, hindamisele ja tõhusate leevendusstrateegiate järgimisele. Seega on oluline, et meeskonna ja juhi vahel oleks selge ja pidev suhtlus. Ja see annab kindlasti soovitud tulemusi.

5. Ei suuda mõõta riski

Enamasti on ettevõtetel sageli raskusi riski mõõtmisega mitmete piirangute tõttu. Nende hulka kuuluvad kaasaegse ärikeskkonna keerukus, faktiliste andmete puudumine tekkivate ohtude kohta, ebakindlus prognoosimisel ja ressursside piiratus. Nende probleemide tõttu on raske töötada välja ja rakendada tõhusaid riskide maandamise kavasid.

5 parimat riskide maandamise plaani strateegiat teie ettevõtte jaoks

Vaatame nüüd, millised on viis parimat riskimaandamisplaani strateegiat, mida saate oma ettevõtte jaoks rakendada.

1. C-ülikonna juhatuse liikme kaasamine

Tõhusate riskimaandamisstrateegiate rakendamine teie ettevõtte või organisatsiooni jaoks eeldab tippjuhtide aktiivset osalemist. Seega on oluline seada ohu hindamine prioriteediks, et edendada riskiteadlikkuse kultuuri, jaotada ressursse targalt ja luua selged kommunikatsioonikanalid, et tagada ühendus.

2. Võtta ja aktsepteerida riski

Riski võtmine ja aktsepteerimine mängib olulist rolli ning selleks on vaja võimalike riskide kollektiivset tuvastamist, hindamist ja aktsepteerimist, sealhulgas ka eelarvet. Tagajärgede hindamine aitab seada ohud tähtsuse järjekorda ja haavatavuse äratundmine võimaldab visioonipõhist riskijuhtimist. See strateegia soodustab meeskonnaliikmete ja sidusrühmade vahel osalenud arusaamist ja tõhusaid kulude, ajakava ja tulemuslikkusega seotud riskide maandamise kavasid.

3. Riski vältimine

Kui sa hüppad alustada äri või tegelikult üks, kes on olnud selles liigas pikka aega, Risk on midagi, mis ei lase teil kunagi üksi. Te ei saa vältida riski, kuid võite olla selleks valmis, nagu põhjalik kulude planeerimine takistab eelarve ületamist. Mõne strateegia rakendamine tagab projekti eduka teostamise, aidates meeskondadel täita projekti õigeaegselt, eelarve piires ja soovitud kvaliteediga. Riskide vältimine on märkimisväärne viga, mida enamik ettevõtteid teeb, seega olge teadlik ja olge valmis, peaks olema kogu aeg teie loosungiks.

4. Riski kontrollimine

Järgmiseks peate meeles pidama, et riskide kontrollimine projektijuhtimises hõlmab strateegiate jõustamist, et vähendada lõkse. Kulude kontrollimiseks jälgivad meeskonnad eelarvet, keskenduvad toimimisele ja otsuste tegemisele ning tuvastavad tagasilöögivigu, et vältida eelarve ületamist. Ajagraafiku kontrollimiseks mitmekesistatakse ülesandeid ja ajavarjutus aitab juhtida projekti ajagraafikut. Tulemusriskid leevendatakse ülesannete juhtimise, kvaliteedikontrolli ja proaktiivse probleemide lahendamise kaudu, et säilitada projekti tulemuslikkust.

5. Jälgige ja jälgige riski

Valvatud riskihindamine on projektijuhtimises väga oluline. Selles teemas käsitletakse kulusid, ajakava ja tulemuslikkuse järelevalvet. Rahaline ettevaatlikkus, ajakava ajakohastamine ja visionäärne probleemide lahendamine on edu saavutamise seisukohalt otsustava tähtsusega. Tulemuslikkuse järelevalve hõlmab kvaliteeti, tõhusust ja ressursside optimeerimist testimise ja hindamise kaudu. Tehnoloogia ja täiustamise kultuur annavad organisatsioonidele volitused projektide edukaks läbiviimiseks.

Lõplikud mõtted

Lõpuks on riskide maandamise kava teie projekti jaoks väga oluline, sest sellega täidetakse kolm kriitilist ülesannet:

• Aitab teil jääda paindlikuks: See võimaldab teil varakult tuvastada probleemid, et saaksite teha kohandusi ja hoida oma projekti õigel teel.
• Kaitse: Kujutage seda ette kui kindlat valvurit, mis kaitseb teie projekti kallite probleemide eest, mis võivad kahjustada teie eelarvet.
• Soodustab uuenduslikku probleemilahendust: See motiveerib teie meeskonda leidma loomingulisi lahendusi, mis muudab teie projekti tõhusamaks.

Nii et pidage pidevalt meeles, et kasutada usaldusväärset riski vähendamise strateegiat. See toimib usaldusväärse nõustajana, kes julgustab teid takistusi ületama ja saavutusi kartmatult saavutama.