Mis on BLUF-meetod ja miks on see kommunikatsioonis kasulik?

Intro

Termin ¨BLUF¨ tähistab lühendit ¨Bottom Line Up Front¨. See väljend tähendab, et kõige olulisem asi veebilehe või teksti alguses. See struktuur eeldab kõige olulisema teabe paigutamist teksti algusesse, mitte lõppu. Selle tulemusena saab lugeja kiiresti lugeda ja selgelt mõista sõnumi põhipunkti.

Huvitaval kombel kasutatakse sellist infosisu struktuuri laialdaselt USA sõjaväe sidepidamises. Selle peamine eesmärk on muuta sõnum täpsemaks ja arusaadavamaks. BLUF-põhimõte erineb traditsioonilisemast stiilist, mis paigutab soovitused ja järeldused lõppu pärast fakte ja argumente.

Modelleerime olukorda, kus klient annab disainerile ülesande. Vasakpoolses näites ei kasutata BLUFi põhimõtet, samas kui paremal asuvas näites seda kasutatakse.

Ilma BLUFi põhimõtteta	BLUFi põhimõttega
¨Nädala pärast käivitame veebilehe ja plaanime korraldada klientidele mõeldud ürituse. Siiani oleme mõelnud, kuhu paigutada asjakohast teavet... (siin on selgitused) Soovime, et te looksite veebilehele bänneri, millel on teave aktsiooni kohta nädala jooksul.¨	¨Mesoovime, et te looksite veebilehe jaoks bänneri, mis sisaldab teavet nädala jooksul toimuva tegevuse kohta. Nädala jooksul käivitame veebilehe ja plaanime klientide jaoks aktsiooni. Siiani oleme mõelnud, kuhu paigutada asjakohane info... (siin on selgitused).¨

See on küllaltki karm näide, kuid väga näitlik. Kas tunnete erinevust?

Esimesel juhul anname alguses sissejuhatava teabe. Pärast seda räägime ülesandest. Teisel juhul kirjeldame ülesannet ja seejärel täpsustame üksikasju. Siin saab kujuteldav kujundaja aru, mida temalt oodatakse, ja mõistab paremini järgmisi andmeid. Seega on talle algusest peale selge, miks kõik nii räägitakse, sest ta teab oma põhiülesannet. See on ju loogiline?

Kus kasutatakse BLUF-meetodit?

BLUFi võib kasutada sõna otseses mõttes igas valdkonnas, kus on oluline edastada peamine idee publikule kiiresti ja tõhusalt. Vaadake järgmisi näiteid:

Ettevõtluses:

• ärikirjades ja esitlustes, et äratada kliendi või investori huvi;
• aruannetes ja analüütilistes materjalides, et anda lugejatele peamine ettekujutus sisust;
• reklaammaterjalides, et juhtida potentsiaalsete klientide tähelepanu.

Hariduses:

• loengutes ja seminarides, et aidata üliõpilastel teemast paremini aru saada;
• raamatutes ja käsiraamatutes, et muuta materjal paremini ja arusaadavamaks;
• tekstides ja eksamitel, et anda õpilastele võimalus keskenduda olulisematele küsimustele.

Ajakirjanduses:

• uudisartiklites, et aidata lugejatel saada selgemat ettekujutust kõige olulisematest sündmustest;
• analüütilistes materjalides, mis aitavad leida väljapääsu keerulistes olukordades;
• intervjuudes kõige huvitavamate väljendite esiletõstmiseks.

Lisaks kasutatakse BLUF-meetodit turunduses (sealhulgas e-turunduses), sotsiaalvõrgustikes, reklaamides, esitlustes ja muudes materjalides. Lisaks võib BLUF-meetodit kasutada ka tavakirjavahetuses, et anda vestluspartnerile kiiremini ja täpsemalt kõige olulisemat teavet. Nii säästate palju aega.

Millised on BLUF-meetodi peamised eelised?

Kui paigutate põhiinfo teksti algusesse, on sellest kasu kas autorile või lugejale:

1. Kasu autorile: BLUF-meetod aitab struktureerida teie mõtteid ja keskenduda kõige olulisematele asjadele. Tänu sellele muutub kirjutamisstiil lühemaks ja jõulisemaks, et hoida lugeja tähelepanu. Pealegi võite BLUF-meetodi abil väljendada oma seisukohta või soovitust kohe alguses. Nii et ei jää ruumi arusaamatustele või kahtlustele.
2. Kasu lugejale: BLUF-meetod muudab arusaamise ja mõistmise protsessi lihtsamaks. Samuti ei sunni see lugejat kunagi lugema lisamaterjali või otsima vastuseid teksti lõpust. Pealegi võimaldab BLUF-meetod lugejale võimaluse otsustada, kas õppida materjali edasi või mitte. Seega arvestab see lugeja eesmärke ja huvisid.

Kuidas BLUF-meetod töötab?

1. Te määrate kindlaks oma sõnumi sihtrühma ja sihtrühma (mida ja kellele te täpselt soovite öelda).
2. Sõnastage peamine mõte ja järeldus (mida soovite, et teie lugeja teaks ja teeks pärast sõnumi lugemist).
3. Asetage see peamine mõte ja järeldus oma teksti algusesse. Veenduge, et see ei oleks pikem kui 1-2 lauset. Selle tekstiosa esiletõstmiseks võite kasutada BLUF-märgistust.
4. Toetage oma peamist mõtet ja järeldust faktide, argumentide ja üksikasjadega, mis tuleks paigutada tähtsuse järjekorras. Vältige lisateavet või kordusi.
5. Lõpetage oma tekst üleskutsega tegevusele või kokkuvõttega, kui see on hädavajalik.

Kokkuvõttes eeldab BLUF-meetod kõige olulisema mõtte paigutamist algusesse, kui järgmised andmed tuleb paigutada tähtsuse järgi kahanevas järjekorras.

Millistel juhtudel ei tohiks BLUFi kasutada?

BLUF-meetod ei ole vaatamata oma eelistele universaalne. On mitmeid juhtumeid, mil see võib olla pigem kahjulik, näiteks kui:

1. Te peate avama sõnumi olemuse samm-sammult: Sellistel juhtudel ei saa lugeja BLUF-meetodi kasutamisel autori juhiseid kätte.
2. Oluline on lugejat intrigeerida. Kui kasutatakse BLUF-meetodit, siis ei intrigeeri sõnum ja see muutub vähem huvitavaks.
3. Teie sõnum on keeruline ja vajab selgitamist. Kui kasutate BLUF-meetodit, ei pruugi lugeja saada kogu teavet.

Need on peamised põhjused, miks BLUF-meetodit ei kasutata ilukirjanduses, teadusartiklites ja juriidilistes dokumentides. Siiski võib olla erandeid. Nendel juhtudel on parem teabe samm-sammuline sisestamine ja süstemaatiline mõtlemiseni viimine.

Lõplikud mõtted

BLUF on kasulik vahend, mis aitab parandada suhtlemist ning anda peamised ideed ja mõtted tõhusamalt edasi. See muudab mis tahes sõnumid selgemaks, lühemaks ja järjepidevamaks. Samuti austab ja väärtustab see lugejate aega. Lisaks kasutatakse seda erinevates suhtlusvaldkondades, kus teabe edastamise selgus ja kiirus on olulised.

Lõpetuseks soovime anda teile mõned põhilised nõuanded:

1. Kasutage BLUF-meetodit ainult neil juhtudel, kui see on vajalik.
2. Tehke peamine mõte selgeks ja arusaadavaks.
3. Ärge unustage esitada täiendavaid andmeid, mis on vajalikud sõnumi mõistmiseks.
4. Kontrollida, kas BLUF-meetod on vastuolus sõnumi eesmärgiga või mitte.

Enne kui otsustate, kas rakendada BLUF-meetodit või mitte, on väga oluline võtta arvesse sõnumi konteksti ja eesmärki. Mõningase harjutamisega saate aga hõlpsasti aru, kas see on vajalik.

Tänan teid tähelepanu eest!