Intro
Tänapäeva digiajastul on [teadmised](https://www.getguru.com/reference/types-of-knowledge) rohkem kui lihtsalt võim - see on edu valuuta. Olenemata sellest, kas olete ettevõtte juht või töötaja, võib oskus teadmistele ligi pääseda, neid jagada ja neid tõhusalt kasutada muuta. Kuid teabe tohutu hulk, millega me igapäevaselt kokku puutume, võib muuta selle ülesande hirmutavaks. Teadmiste haldamine (KM)on mängumuutev lahendus, mis aitab organisatsioonidel teavet ühtlustada, tootlikkust suurendada ja innovatsiooni edendada.
Kuid mis on täpselt teadmusjuhtimine ja kuidas saab see muuta teid tootlikumaks? Võtame selle lahti.
Mis on teadmised?
Enne [KM-i](https://www.getguru.com/reference/what-is-knowledge-management) tutvustamist on oluline mõista, mida me mõistame teadmiste all. Teadmised ei ole lihtsalt andmed või teave. See on mõtestatud arusaamad, mida me oma kogemustest, asjatundlikkusest ja kogutud faktidest ammutame. Organisatsioonis võivad teadmised olla strateegiate, projektide kohta käivate arusaamade, saadud õppetundide või valdkonna oskusteabe kujul. Kuid ilma tõhusa süsteemita nende teadmiste kasutamiseks jääb see sageli kasutamata potentsiaal.
Paljud ettevõtted ei saa aru, kui palju teadmisi jääb kasutamata, kui töötajatel on raskusi asjakohase teabe kättesaamisega. Kui teadmised on detsentraliseeritud, peidetud e-kirjadesse või lukustatud inimeste mõtetesse, kannatab tootlikkus.
Mis on teadmusjuhtimine (KM)?
Teadmiste haldamine on teadmiste kogumise, korraldamise ja levitamise kunst organisatsioonis, et tagada nende kättesaadavus, kasutatavus ja mõju. See on midagi enamat kui lihtsalt dokumentide säilitamine ühises kaustas - KM hõlmab sellise kultuuri loomist, kus teadmisi jagatakse ja rakendatakse pidevalt kõikides meeskondades, aidates kõigil targemalt töötada.
Teadmiste juhtimise mõju tegelikus maailmas
Kujutage ette sellist stsenaariumi: Müügimeeskond valmistub kohtumiseks suure kliendiga. Hästi loodud KM-süsteemi abil saavad nad minutite jooksul juurdepääsu andmebaasile varasemate kliendikontaktide, toiminud müügistrateegiate ja üksikasjalike juhtumianalüüside kohta. Selle asemel, et otsida teavet, saavad nad keskenduda oma ettekande täiustamisele.
Või mõelge tootmisettevõttele, mis puutub tootmisliinil regulaarselt kokku tehniliste probleemidega. Selle asemel, et lahendada iga probleemi nullist, võimaldab KM-süsteem töötajatele kiire juurdepääsu lahendustele, mis on sarnastel juhtudel toiminud, vähendades seisakuid ja tagades tõrgeteta töö.
Need on vaid mõned näited sellest, kuidas KM võib otseselt suurendada tootlikkust, pakkudes töötajatele vahetut juurdepääsu õigele teabele õigel ajal.
Kuidas KM suurendab tootlikkust
Siin on kirjeldatud, kuidas hästi rakendatud teadmusjuhtimise (KM) süsteem toob otseselt kaasa suurema tootlikkuse kogu organisatsioonis:
-
Vähendab otsinguaega: Uuringute kohaselt kulutavad töötajad kuni 20% oma ajast teabe otsimisele. KM vähendab seda aega drastiliselt, kuna tsentraliseerib teadmised, mis võimaldab meeskondadel keskenduda ülesannete täitmisele, mitte ressursside otsimisele.
-
Ennetab teadmiste kadumist: Kui töötajad lahkuvad või vahetavad rolli, lähevad väärtuslikud teadmised sageli koos nendega uksest välja. KM-süsteem säilitab need teadmised, muutes need teistele kättesaadavaks.
-
Soodustab pidevat õppimist: KM edendab kultuuri, kus teadmisi pidevalt ajakohastatakse ja jagatakse. Selline õpikeskkond aitab töötajatel püsida ajakohasena, uuendada ja teha paremaid otsuseid.
-
Suurendab koostööd: Kui kõigil on juurdepääs samadele teadmistele, laguneb silo. Meeskonnad teevad tõhusamalt koostööd ja valdkondadevaheline teadmiste jagamine muutub normiks.
-
Parandab otsuste tegemist: KM-süsteemid annavad otsustajatele lihtsa juurdepääsu andmetele, uuringutele ja varasematele kogemustele, mis viib teadlikumate ja kiiremate otsuste tegemiseni.
Õige teadmusjuhtimise tarkvara leidmine
Teadmiste haldamise potentsiaali tõeliseks ärakasutamiseks on vaja õigeid vahendeid. Turul on saadaval hulk [teadmusjuhtimise vahendeid] https://www.getguru.com/reference/knowledge-management-tools, mis on loodud selleks, et aidata ettevõtetel teadmisi tõhusalt talletada, korraldada ja jagada. Siin on mõned parimad võimalused:
1. Atlassian Confluence
Kui teie organisatsioon väärtustab koostööd, võib Confluence olla teie parim valik. Seda kasutatakse laialdaselt meeskondade vahelise sisu loomiseks ja korraldamiseks ning selle integreeritus teiste Atlassiani toodetega, nagu Jira, teeb selle arendusmeeskondade jaoks asendamatuks. Tänu sellistele funktsioonidele nagu ühised tööruumid, dokumentide jagamine ja struktureeritud teadmiste hoidlad, on Confluence loodud teadmiste jagamise ja meeskonna ühtlustamise edendamiseks.
2. Microsoft SharePoint
Suuremate organisatsioonide jaoks on Microsoft SharePoint võimas. See pakub laia valikut vahendeid dokumendihalduse, koostöö ja KM jaoks, mis teeb sellest üheainsa lahenduse. SharePointi paindlikkus võimaldab luua kohandatud teadmusbaase, töövooge ja intranette, mis vastavad teie organisatsiooni konkreetsetele vajadustele.
3. Guru
Ettevõtete jaoks, kus reaalajas juurdepääs teabele on ülioluline, on Guru suurepärane. Guru kogub teadmisi jooksvalt ja organiseerib need kergesti kättesaadavatesse kategooriatesse. Selle veebilehitseja laiendus võimaldab töötajatel otse töö ajal asjakohast teavet välja võtta, mis muudab selle ideaalseks klienditoe- ja müügimeeskondadele, kes vajavad kiiresti vastuseid.
4. Mõiste
Notion pakub alustavatele ettevõtetele ja väikeettevõtetele kõik-ühes lahendust teadmiste haldamiseks, ülesannete haldamiseks ja märkmete tegemiseks. Selle lihtne kasutajaliides ja kohandatavad andmebaasifunktsioonid muudavad teadmiste hoidlate, meeskonna käsiraamatute ja projektidokumentide loomise lihtsaks.
5. Document360
Tehnilise dokumentatsiooni haldamisel paistab Document360 silma. Selle intuitiivne toimetaja ja võime käsitleda tohutuid tehnilisi teadmisi teevad sellest SaaS- ja tehnoloogiaettevõtete jaoks parima valikuvõimaluse. Meeskonnad saavad teadmistebaasi artiklite osas koostööd teha, tagades, et kõik, alates arendajatest kuni klienditeenindajateni, on samal leheküljel.
6. Bloomfire
Organisatsioonidele, kes panevad suurt rõhku otsitavusele ja teadmiste leidmisele, pakub Bloomfire tipptasemel lahendust. Selle tehisintellektipõhised otsingufunktsioonid tagavad, et töötajad leiavad õige teabe, olenemata sellest, kui suur on teadmistebaas. Tänu multimeediatoele ja arutelufoorumitele parandab Bloomfire ka meeskonnasisest kaasatust.
Kokkuvõte
Tänapäeva teadmistepõhises töökeskkonnas on teabe haldamiseks vajalike vahendite ja tavade olemasolu hädavajalik. Teadmiste haldamine (KM) mitte ainult ei tõhusta meeskondade tööviise, vaid soodustab ka koostöökultuuri, pidevat õppimist ja innovatsiooni. Investeerides õigetesse teadmusjuhtimise vahenditesse, tagate, et teadmised ei lähe kunagi kaduma, tootlikkus tõuseb ja teie organisatsioon areneb üha tihedama konkurentsiga maailmas.
