Korraldatud failide tähtsus ettevõtetele

Intro

Tänasel digiajastul on lihtne eeldada, et kõik failid on salvestatud elektrooniliselt. Paljud ettevõtted tuginevad siiski endiselt paberkandjal põhinevatele arhiveerimissüsteemidele, et pidada arvestust oluliste dokumentide üle. Olenemata sellest, kas teie toimikud on füüsilised või digitaalsed, on organiseeritud arhiveerimissüsteemi säilitamine iga ettevõtte edu seisukohalt väga oluline. Siin on mõned näpunäited elektrooniliste ja paberkandjal arhiveerimissüsteemide säilitamiseks.

Elektroonilised arhiveerimissüsteemid

1. Looge süsteem: Alustage oma elektrooniliste failide korrastamise süsteemi loomisest. See võib olla nii lihtne kui kaustade loomine erinevate dokumendikategooriate jaoks või nii keeruline kui dokumendihaldussüsteemi kasutamine.

2. Järjepidevus on võtmetähtsusega: Kui teil on süsteem paigas, olge järjekindel selles, kuidas te oma faile nimetate ja organiseerite. See hõlbustab tulevikus dokumentide leidmist.

3. Regulaarne hooldus: Nagu füüsilisi toimikuid, tuleb ka elektroonilisi toimikuid korrapäraselt hooldada. See tähendab, et tuleb kustutada enam mittevajalikud failid ja tagada, et dokumendid on salvestatud õigetesse kaustadesse.

4. Varundage oma faile: Veenduge, et teete regulaarselt varukoopiaid oma elektroonilistest failidest. See võib tähendada välise kõvaketta, pilvesalvestuse või mõlema kombinatsiooni kasutamist.

Paberil olevad arhiveerimissüsteemid

1. Märgistage kõik: organiseeritud paberiarhiivi säilitamise võti on märgistamine. Kindlasti märgistage selgelt kõik kaustad, failid ja dokumendid.

2. Hoidke see lihtne: Ära tee oma arhiveerimissüsteemi liiga keeruliseks. Pidage kinni lihtsast ja arusaadavast süsteemist, mis on teie ettevõtte jaoks mõistlik.

3. Regulaarne puhastamine: Nagu elektroonilisi toimikuid, tuleks ka pabertoimikuid regulaarselt puhastada. See tähendab, et vabaneda tuleb kõigist dokumentidest, mida enam ei vajata.

4.** Hoidke kõik turvaliselt:** Hoidke kõik oma paberkandjal failid turvaliselt. See võib tähendada, et kasutage lukustatud arhiivikappi või hoidke faile mujal. Ja sellisel juhul võite teisendada oma failid ka teistesse formaatidesse, näiteks teisendada PDF-i DWG-ks või PDF-i HTML-ks jne.

Kokkuvõtteks võib öelda, et olenemata sellest, kas tegemist on elektrooniliste või paberkandjal toimikutega, on organiseeritud arhiveerimissüsteemi säilitamine iga ettevõtte edu seisukohalt väga oluline. Neid nõuandeid järgides saate tagada, et teie toimikud on kergesti leitavad, turvalised ja ajakohased.

Andmeladu

Andmeladu on relatsiooniline andmebaas. Need olid algselt mõeldud töötajate ja töövõtjate, toodete ja tehingute kohta käiva teabe salvestamiseks. Hästi organiseeritud ja hästi vormistatud kirjed andmebaasis lihtsustasid juhtide jaoks äriotsuste tegemiseks vajalike teadmiste saamist.

Selle tulemusena on failide korralduse ja andmeanalüüsi parandamiseks BI-süsteemi kaudu vajalik eelnev töötlemine. Siinkohal on andmelao roll ülioluline, sest see suudab automaatselt koguda teavet erinevatest allikatest, ühtlustada seda ühtsesse standardisse ja salvestada seda ühes kohas edasiseks analüüsiks valmis kujul.

Tänu sellele saavad spetsialistid tõhusat juurdepääsu ettevõtte kõigi valdkondade andmetele, muretsemata nende ebatäielikkuse, loetamatuse või aeganõudva töötlemise pärast, ning olla kindlad, et neil on terviklik ülevaade ettevõtte toimimisest erinevatel tasanditel.

Millised on andmelao eelised?

• Kõikide andmete konsolideerimine ja ühendamine ühes kohas. Sõltumata sellest, kas teave on struktureeritud või struktureerimata, suudab andmeladu koguda andmeid paljudest allikatest ja andmebaasidest ning seejärel ühtlustada need ettevõtte poolt määratud standardis, puhastades need ebavajalikest lisadest või ühtlustavatest nimetustest. Sel viisil jõuavad BI-süsteemi ühes kindlas formaadis salvestatud kvaliteetsed andmed.
• Päringute tõhus käsitlemine reaalajas. Andmelaod on loodud päringutele kiireks reageerimiseks ja analüütiliste protsesside sujuvamaks muutmiseks. Tänu sellele saab lühikese ajaga töödelda ka suuremaid andmehulki ilma IT-osakonna spetsialistide toetuseta, olenemata sellest, kas analüütik soovib kontrollida konkreetse kliendiga suhete ajalugu, konkreetse perioodi müüki või konkreetse toote kasumlikkust. See on eriti kasulik kriisiaegadel, kui on vaja kiiresti teha teadlikke otsuseid, mis mõjutavad oluliselt ettevõtte tulevikku.
• Ülevaade äritegevuse ajaloost. Lao stabiilsus ja suutmatus käsitsi muuta sinna saadetud andmeid tähendab, et konkreetse ärivaldkonnaga ja selle varasemate toimingutega seotud teavet saab igal ajal kontrollida. Säilitades palju andmekogumeid ettevõtte tegevuse erinevatest perioodidest, saavad analüütikud tõhusalt analüüsida suundumusi isegi mitme aasta tagusest ajast ja naasta konkreetse perioodi või ees seisnud probleemide juurde. See muudab muu hulgas lihtsamaks kontrollida, milliseid lahendusi kasutati minevikus ja millise tõhususega.

Kuidas te säilitate dokumente ja faile?

Täpse arvestuse ja failide pidamine on iga uue ettevõtte jaoks oluline, sest see aitab jälgida finantstehinguid, inventuuri, töötajate andmeid ja muid olulisi andmeid.

Siin on mõned sammud, mida saate teha oma dokumentide ja toimikute säilitamiseks.

1. Valige arhiveerimissüsteem: Otsustage, milline arhiveerimissüsteem sobib teie ettevõttele kõige paremini. Sõltuvalt teie eelistustest ja vajadustest võite kasutada füüsilisi toimikuid või digitaalset süsteemi.

2. Korraldage oma faile: Pärast arhiveerimissüsteemi valimist on oluline korraldada oma toimikud korralikult. Looge erinevate kategooriate, näiteks finantsdokumentide või töötajate toimikute jaoks kaustad ja märgistage need selgelt.

3. Säilitage faile turvaliselt: Veenduge, et teie faile hoitakse turvalises kohas, olgu see siis lukustatud arhiivikapp või parooliga kaitstud digitaalne süsteem. See aitab kaitsta tundlikku teavet varguse, kadumise või kahjustamise eest.

4. Hoidke andmed ajakohasena: Veenduge, et ajakohastate oma andmeid regulaarselt, kas iga päev, nädalas või kuus. See aitab tagada, et teie andmed on õiged ja ajakohased.

5. Varundage oma faile: Oluline on teha regulaarselt varukoopiaid oma failidest. See aitab kaitsta teie andmeid süsteemirikke või muude ootamatute sündmuste korral.

6. Hävitage failid nõuetekohaselt: Kui on aeg vanadest failidest vabaneda, veenduge, et teete seda ohutult. Tundliku teabe kaitsmiseks hävitage füüsilised dokumendid või kustutage digitaalsed failid lõplikult.

Neid samme järgides saate oma uue ettevõtte kohta täpseid andmeid ja faile säilitada, mis aitavad tagada selle pikaajalise edu.

Arhiivisüsteemi korraldamise sammud

Toimikusüsteemi korraldamine on iga uue ettevõtte jaoks oluline ülesanne.

Siin on viis sammu, mida tuleb järgida.

1. Määrake kindlaks, mida on vaja arhiveerida: Esimene samm on otsustada, milliseid dokumente on vaja arhiveerida ja kuidas neid tuleks liigitada. See sõltub teie ettevõtte olemusest ja loodud dokumentide tüübist.

2. Valige arhiveerimissüsteem: On olemas mitu erinevat tüüpi arhiveerimissüsteemi, mille hulgast saate valida, sealhulgas tähestikuline, numbriline, kronoloogiline ja teemapõhine. Mõelge, milline süsteem sobib teie ettevõttele kõige paremini, ja tehke otsus.

3. Märgistage oma kaustad ja failid: Pärast arhiveerimissüsteemi valimist märgistage oma kaustad ja failid vastavalt. See hõlbustab konkreetsete dokumentide leidmist, kui te neid vajate.

4. Kehtestage failide nimetamise konventsioon: Failide nimetamise konventsiooni kehtestamine on oluline, et säilitada järjepidevus ja tagada, et faile oleks lihtne leida. Veenduge, et kõik töötajad mõistavad nimetamiskonventsiooni ja järgivad seda järjekindlalt.

5. Töötajate rong: Oluline on koolitada kõiki töötajaid arhiveerimissüsteemi ja -menetluste osas. See tagab, et kõik on ühel meelel ja teavad, kuidas kiiresti ja tõhusalt olulistele dokumentidele ligi pääseda.

Elektrooniliste failide turvalisuse tagamise viisid

Uue ettevõtte asutamine hõlmab sageli elektrooniliste failide ja andmete haldamist. Nende failide turvaline hoidmine on oluline tundliku teabe kaitsmiseks, eeskirjade järgimiseks ja äritegevuse säilitamiseks.

Siin on neli viisi, kuidas hoida oma elektroonilisi faile turvaliselt:

1. Kasutage tugevaid paroole: Paroolid on esimene kaitseliin elektroonilistele failidele volitamata juurdepääsu vastu. Oluline on kasutada tugevaid paroole, mida on raske ära arvata või murda. Tugev parool peaks sisaldama suur- ja väiketähti, numbreid ja sümboleid. Vältige ka kergesti ära arvata olevate paroolide, näiteks oma nime, sünnikuupäeva või tavaliste sõnade kasutamist.

2. Kasutage krüpteerimist: Krüpteerimine on protsess, mille käigus elektroonilised failid muudetakse koodiks, mida saavad lugeda ainult volitatud kasutajad. Krüpteerimine võib kaitsta tundlikke andmeid häkkerite või volitamata juurdepääsu eest. Paljud seadmed ja tarkvaraprogrammid pakuvad krüpteerimist ning elektrooniliste failide kaitsmiseks on oluline neid kasutada, st PDF-faili saab krüpteerida mitme meetodiga.

3. Tee regulaarselt varukoopiaid: Et te ei kaotaks oma andmeid, on oluline regulaarselt varundada oma elektroonilisi faile. Andmete säilitamiseks võite kasutada pilvesalvestust, väliseid kõvakettaid või muid varundusmeetodeid. On oluline, et uuendate regulaarselt oma varukoopiaid, et teil oleks alati juurdepääs oma failide viimasele versioonile.

4. Piirake juurdepääsu: Juurdepääsu piiramine elektroonilistele failidele on oluline, et vältida volitamata juurdepääsu. Juurdepääsu saab piirata, luues konkreetsete õigustega kasutajakontod. Samuti saate piirata juurdepääsu, paigutades failid kindlatesse kaustadesse, millele saavad juurdepääsu ainult volitatud kasutajad. On väga oluline, et te vaataksite regulaarselt üle kasutajakontod ja õigused, et tagada, et ainult volitatud kasutajatel oleks juurdepääs tundlikele andmetele.

Neid parimaid tavasid järgides saate kaitsta oma andmeid, järgida eeskirju ja säilitada äritegevust.