Intro

Projektijuhtimise elutsükli 5 faasi aastal 2023

Projektijuhid on tõelised multitegutsionistid. Nad koordineerivad meeskondi, haldavad keerulisi ajakavasid ja täidavad ülesandeid peaaegu täiuslikult - sageli samal ajal.

Kogenud projektijuhid mõistavad siiski, et eduka projekti korraldamine nõuab enamat kui lihtsalt plaanid. See nõuab projektijuhtimise elutsükli põhjalikku tundmist.

Käesolevas juhendis käsitleme projektijuhtimise elutsükli iga faasi - algatamine, planeerimine, teostamine, järelevalve ja lõpetamine. Samuti uurime, milliseid samme ja vahendeid on vaja, et juhtida oma projekte iga etapi puhul edule.

Projektijuhtimise elutsükli viis etappi

Projektijuhtimise elutsükkel koosneb tavaliselt 5 etapist:

1. 1. faas - algatamine
2. 2. etapp - planeerimine
3. 3. etapp - täitmine
4. 4. etapp - järelevalve ja kontroll
5. 5. etapp - sulgemine

Mis on projekti elutsükkel?

Mõelge projekti elutsüklist kui raamistikust, mille abil projektijuhid saavad projekti tõhusalt planeerida, ellu viia ja kontrollida. See on süstemaatiline lähenemisviis, mis kirjeldab projekti etappe alates algatamisest kuni lõpetamiseni.

Tutvustame projekti elutsükli üksikasjalikke etappe:

1. Algatamine: Algatamisetapp tähistab projekti algust. See hõlmab projekti eesmärgi, eesmärkide, ulatuse ja sidusrühmade kindlaksmääramist ja määratlemist.

Selles etapis määratakse tavaliselt projektijuht ja võidakse läbi viia teostatavusuuring, et hinnata projekti elujõulisust. Määratakse kindlaks projekti esialgsed nõuded ja piirangud ning töötatakse välja projekti põhikiri või ärikava.

2. Planeerimine: Planeerimisetapis töötavad projektijuhid ja nende meeskonnad välja tervikliku kava, mis suunab projekti elluviimist. See etapp hõlmab järgmist:

• projekti tulemuste määratlemine
• tööjaotusstruktuuri loomine
• projektiülesannete ja sõltuvuste tuvastamine
• ressursside ja tähtaegade hindamine
• eelarvete eraldamine
• riskianalüüsi ja riskijuhtimisstrateegiate kehtestamine, et vähendada võimalikke projektiriske

Pange tähele, et projektiplaan on projekti elluviimise ja kontrolli teekaart.

3. Täitmine: Täitmisfaas on see, kus projektiplaan viiakse ellu. Ülesanded määratakse ja meeskonnaliikmed alustavad tööd oma tegevusega.

Projektijuhid jälgivad projekti elluviimist, tagades, et ülesanded täidetakse õigeaegselt, ressursse kasutatakse tõhusalt ning kommunikatsioon meeskonnaliikmete ja sidusrühmade vahel kulgeb sujuvalt. Projekti arengu jälgimiseks, probleemide lahendamiseks ja vajalike kohanduste tegemiseks viiakse läbi korrapäraseid seisuaruandeid ja koosolekuid, et hoida projekt õigel kursil.

4. Järelevalve ja kontroll: Kogu projekti elutsükli vältel on järelevalve ja kontroll kriitilise tähtsusega, et tagada projekti ajakava ja eelarve järgimine ning kindlaksmääratud kvaliteedistandardite täitmine.

Projektijuhid jälgivad peamisi tulemusnäitajaid, vaatavad läbi projekti näitajad ja võrdlevad tegelikku arengut kavandatud eesmärkidega. See etapp hõlmab muudatuste haldamist, konfliktide lahendamist ja tekkivate riskide käsitlemist. Samuti koostatakse korrapäraselt aruandeid, et hoida sidusrühmi kursis projekti seisu ja vajalike kohandustega.

5. Sulgemine: Sulgemisfaas tähistab projekti lõppu. See hõlmab projekti lõpptulemuste valmimist ja üleandmist, projekti ülevaatuse või rakendamisjärgse ülevaatuse läbiviimist ning sidusrühmadelt kinnituste ja allkirjade saamist. Projekti käigus saadud õppetunnid dokumenteeritakse, et parandada tulevasi projekte. Lepingud suletakse ja ressursid vabastatakse.

Koostatakse ametlik projekti lõpetamise aruanne, milles tuuakse välja saavutused, probleemid ja soovitused tulevaste projektide jaoks. Projekti edukuse tähistamine ja meeskonnaliikmete panuse tunnustamine on samuti oluline osa projekti lõpetamise etapist.

Pro nõuanne: projekti elutsükkel ei ole tingimata lineaarne protsess. Kogu projekti jooksul võib toimuda kordusi, kohandusi ja tagasisideahelaid, mis võimaldavad paindlikkust ja kohandamist vastavalt vajadusele.

Projektijuhtimise elutsükli neli piirangut

Projektijuhtimise elutsükli raames on neli piirangut, mida projektijuhid peavad tõhusalt haldama:

1. Aeg: ajapiiranguid võivad mõjutada sellised välised tegurid nagu:

• Ebarealistlikud tähtajad: Juhid seisavad sageli silmitsi probleemidega, kui sidusrühmad või kliendid seavad projekti lõpuleviimiseks liiga agressiivseid või ebapraktilisi tähtaegu. See võib tekitada survet ja raskendab projekti elluviimist ettenähtud aja jooksul.
• Kehv aja hindamine: Iga ülesande või etapi jaoks vajaliku aja täpne hindamine on väga oluline. Ebapiisav ajahinnang võib põhjustada viivitusi ja takistada projekti edenemist.
• Sõltuvused ja viivitused: Sageli on projektides ülesannete või meeskondade vahel vastastikused sõltuvused. Viivitused ühes valdkonnas võivad põhjustada mõju, mis mõjutab kogu projekti ajakava.

2. Maksumus: Kulupiirangud: Üldised kulupiirangud on järgmised:

• Ebapiisav eelarve: Piiratud rahalised vahendid võivad tekitada probleeme vajalike materjalide hankimisel, kvalifitseeritud personali palkamisel või investeerimisel projekti elluviimiseks vajalikku tehnoloogiasse.
• Kulude ületamine: Halvad kuluhinnangud, ootamatud kulutused või muudatused projekti mahus võivad põhjustada eelarve ületamist, mis koormab ressursse ja tekitab finantspiiranguid.
• Ressursside eraldamine: Juhid võitlevad sageli ressursside jaotamise optimeerimisega, et tagada kulutasuvus, täites samal ajal projekti nõudeid.

3. Reguleerimisala: Piirangud tekivad siis, kui projekt kaldub kõrvale ja laieneb üle algselt kavandatud ulatuse. Üldised kasutusjuhud on järgmised:

• Ulatuse laienemine: projekti ulatuse muutmine või lisamine ilma nõuetekohase hindamise ja heakskiitmiseta võib põhjustada ulatuse laienemist. See võib põhjustada kulude suurenemist, ajakava pikenemist ja raskusi projekti algselt kavandatud viisil elluviimisel.
• Ulatuse muutmine: Projekti keskel tehtavad muudatused võivad häirida töökorraldust, mõjutada ressursside jaotamist ning tekitada uusi riske ja ebakindlust.
• Ebaselged nõuded: Halvasti määratletud või mitmetähenduslikud projektinõuded võivad muuta juhtidele keeruliseks selge ulatuse kindlaksmääramise ja projekti ootuste tõhusa edastamise meeskonnale.

4. Kvaliteet: Kvaliteedipiirangud võivad tuleneda paljudest probleemidest, näiteks:

• Standardite puudumine: Määratletud kvaliteedistandardite või kvaliteedijuhtimissüsteemi puudumine võib põhjustada ebajärjekindlaid või ebapiisavaid tulemusi.
• Ebapiisav testimine: Ebapiisav testimine või kvaliteedi tagamise protsessid võivad põhjustada avastamata vigu või defekte, mis vähendavad projekti tulemuste üldist kvaliteeti.
• Tasakaalustamine kompromisside vahel: Juhid seisavad sageli silmitsi väljakutsega tasakaalustada soov kvaliteetseid tulemusi aja- ja kulupiirangutega. Kompromissid võivad olla vajalikud ja õige tasakaalu leidmine võib olla keeruline ülesanne.

Pro nõuanne: Need neli piirangut, mida üldiselt tuntakse "raudse kolmnurgana", on omavahel seotud ja muutused ühes piirangus mõjutavad sageli teisi. Edukate tulemuste saavutamiseks peavad projektijuhid neid piiranguid kogu projekti elutsükli jooksul hoolikalt tasakaalustama ja tähtsuse järjekorda seadma.

Projektijuhtimise elutsükli 5 faasi mõistmine

1. etapp. Projekti algatamine

Kaasatud sammud:

1. Määrake kindlaks projekti eesmärgid, sihid ja tulemused.
2. Määrake projekti ulatus ja piirid.
3. Viige läbi teostatavusuuring, et hinnata projekti elujõulisust.
4. Selgitage välja sidusrühmad ja kehtestage suhtluskanalid.
5. Looge projekti põhikiri või algatamisdokument.

Kasutatavad vahendid:

• Projektipõhikirja mall
• Sidusrühmade analüüsi vahendid
• Teostatavusuuringu mallid
• Kommunikatsioonijuhtimise kava mallid

2. faas. Projekti planeerimine

Kaasatud sammud:

1. Määratlege projekti ülesanded ja tegevused.
2. Määrake projekti ajakava ja vahe-eesmärgid.
3. Töötage välja tööde jaotusstruktuur (WBS) ja määrake ressursid.
4. Projekti riskide tuvastamine ja analüüsimine.
5. Töötage välja eelarve ja eraldage ressursid.
6. Koostage üksikasjalik projektiplaan.

Kasutatavad vahendid:

• Projektijuhtimise tarkvara (nt Microsoft Project, Asana, Trello)
• Gantt diagrammid nagu allpool näidatud:

Pildi allikas

• WBS mallid
• Riskihindamise vahendid
• Ressursside jaotamise tarkvara
• Eelarve koostamise ja finantsanalüüsi vahendid

3. faas. Täitmine

Kaasatud sammud:

1. Projektiülesannete täitmine vastavalt projektiplaanile.

2. Koordineerida ja hallata ressursse:

Pildi allikas

3. Suhtlemine sidusrühmadega ja nende probleemide lahendamine.

4. Jälgige projekti edenemist ja jälgige tegelikku tulemuslikkust.

5. Rakendada kvaliteedikontrolli meetmeid.

6. Haldage kõiki muudatusi või probleeme, mis tekivad täitmise käigus.

Kasutatavad vahendid:

• Koostöö- ja suhtlusvahendid (nt Slack, Microsoft Teams)
• Ülesannete haldamise tarkvara
• Projektijuhtimise tarkvara
• Kvaliteedijuhtimise vahendid
• Muutuste juhtimise vahendid

4. faas. Järelevalve ja kontroll

Kaasatud sammud:

1. Jälgige projekti edenemist ja võrrelge seda kavandatud ajakava ja vahe-eesmärkidega.
2. Jälgige projekti kulusid ja võrrelge neid eelarvega.
3. Viia läbi korrapäraseid kohtumisi, et hinnata projekti seisu ja lahendada probleeme.
4. Projekti riskide haldamine ja leevendusstrateegiate rakendamine.
5. Tagada kvaliteedistandardite järgimine.
6. Kohandage projektiplaani vastavalt vajadusele.

Kasutatavad vahendid:

• Projektijuhtimise tarkvara koos jälgimis- ja aruandlusfunktsioonidega
• Teenitud väärtuse analüüsi vahendid
• Riskijuhtimise tarkvara
• Kvaliteedikontrolli vahendid ja meetodid
• Muutuste juhtimise vahendid
• Projekti tulemuslikkuse ülevaatlikud tahvlid

5. faas. Sulgemine

Kaasatud sammud:

1. Hinnata projekti tulemuslikkust võrreldes eesmärkide ja tulemustega.

2. Projekti lõpuleviimiseks kliendi või sidusrühmade heakskiidu saamine.

3. Viige läbi õppetundide õppimise sessioon, et teha kindlaks õnnestumised ja parandamist vajavad valdkonnad:

Pildi allikas

4. Projekti dokumentatsiooni arhiveerimine ja lepingute sulgemine.

5. Tähistage projekti edu ja tunnustage meeskonnaliikmete panust.

Kasutatavad vahendid:

• Projekti hindamis- ja hindamisvahendid
• Õpitud õppetundide mallid
• Dokumendihaldussüsteemid
• Lepingu sulgemise mallid
• Projekti lõpetamise kontrollnimekiri

Üle teile: Lihtsustage oma projektijuhtimise protsessi koos Nifty'ga.

Pildi allikas

Soovite muuta oma projektijuhtimise protsessi tõhusaks ja lihtsaks? Kaaluge Nifty projektijuhtimistarkvara, mis pakub kasutajasõbralikku kasutajaliidest ja hulgaliselt olulisi funktsioone, nagu näiteks:

• Tsentraliseeritud koostöö: Nifty on teie meeskonna jaoks tsentraliseeritud keskus, kus saate hõlpsasti suhelda, dokumente jagada ja jälgida edusamme platvormi sees. Jätke hüvasti hajutatud e-kirjade, sõnumite ja failidega.
• Ülesannete haldamine: Nifty võimaldab teil luua ja määrata meeskonnaliikmetele ülesandeid, määrata tähtaegu ja jälgida nende täitmist. Jääge organiseerituks intuitiivsete ülesandeplaatide ja lihtsustatud töövoogude abil, mis suurendavad tootlikkust:

Pildi allikas

• **Aja jälgimine: **Nifty pakub sisseehitatud aja jälgimise funktsioone, mis võimaldavad teil jälgida, kui palju aega kulub igale ülesandele. Saate hõlpsasti jälgida ja analüüsida töötunde, et tagada ressursside optimaalne jaotamine ja projekti tõhusus.
• Failihaldus: Nifty failihaldussüsteem võimaldab teil hõlpsasti dokumente üles laadida, salvestada ja neile juurde pääseda.
• Visuaalsed projekti teekaardid: Nifty visuaalsete projekti teekaartide abil saavad projektijuhid oma projekti ajakava üleval hoida. Nad saavad hõlpsasti planeerida, visualiseerida ja jälgida projekti vahe-eesmärke ja tähtaegu.
• Võimsad integratsioonid: Nifty integreerub populaarsete vahenditega, nagu Slack, Google Drive ja GitHub, suurendades teie projektijuhtimise võimalusi. Saate ühendada oma lemmikrakendused ja ühtlustada oma töövoogu ilma probleemideta.

Teie projekti edu sõltub sellest, kui hästi te mõistate projektijuhtimise elutsüklit. Kasutage projektijuhtimistarkvara ja suurendage oma jõupingutusi, et viia projektid ellu eelarve piires, ajakavas ja sidusrühmade ootusi ületades.