Kaugjuhtimisega sotsiaalmeedia meeskonnad: Kuidas tõhusalt suhelda

Intro

Aastal 2023 töötavad paljud sotsiaalmeedia meeskonnad kas osalise või täistööajaga eemalt. Mitte ainult paljud ettevõtted ei säilitanud hübriid- või WFH-poliitikat pärast pandeemiat. Täieliku kaugtöö pakkumine võimaldab meeskondadel meelitada ligi ka parimaid talente, mida tööturg pakub.

Siiski võib sotsiaalmeedia meeskonna koordineerimine eemalt olla keeruline. Eriti kui tegemist on kommunikatsiooniga.

Kuidas saate tagada, et kõik oleksid ühel ja samal lehel? Et tööprotsessid kulgeksid sujuvalt? Kuidas saate vähendada hõõrdekadusid ja arusaamatusi?

Siin on seitse vahendit ja strateegiat, mida saate kasutada, et suhelda tõhusalt oma sotsiaalmeedia meeskonnaga.

Leppige kokku ühe dokumendikoostöösüsteemi osas

(Allikas: Freepik)

Alustuseks peate otsustama ühe dokumendikoostööplatvormi kasuks, mille juurde kõik jäävad. Jah, see on põhiline. Sellegipoolest kaotavad paljud meeskonnad ikka veel liiga palju aega, saates dokumente edasi-tagasi ja konverteerides neid asjatult failivormingute vahel.

Valige üks pilvepõhine dokumendikoostöösüsteem, mis võimaldab teil jagada, koos luua ja redigeerida tekstidokumente, arvutustabeleid ja esitlusi. Ükskõik, kas tegemist on teise kvartali kokkuvõttega, strateegia esitlusega või aastaaruandega, vaid ühe keskse süsteemi olemasolu muudab ühtse dokumendi koostamise palju lihtsamaks ja pettumustevabamaks.

Praegu on kõige levinumad pilvepõhised lahendused Google Workspace ja Microsoft 365. Mõlemad pakuvad erinevaid failitüüpe ja on integreeritud paljude teiste ärirakendustega.

Eelistada pilvepõhiseid lahendusi

Rääkides pilvepõhistest lahendustest, peaksite neid eelistama võimalikult paljude oma töövoogude jaoks, mitte ainult dokumentide jagamiseks.

Failide salvestamine, graafiline disain, videotöötlus. Kõigi nende jaoks on olemas keerukad pilvepõhised tööriistad. Ja need muudavad kaugtöötajate elu palju lihtsamaks.

Ütleme näiteks, et üks teie meeskonnaliikmetest koostab graafikat Instagrami rulli jaoks või postitust teie uusima toote kohta. Kui nad teevad seda Photoshopis oma isiklikus sülearvutis, saavad ainult nemad sellega töötada. Ja kui nad haigestuvad või ei ole muul viisil kättesaadavad, jääte te hätta.

Tõhusam lahendus on kasutada pilvepõhist kujundusvahendit, näiteks Canva. Kogu teie meeskonnal on juurdepääs kõikidele kujundustele. Ja nii kaua, kui annate oma failidele ja projektidele õiged nimed, saavad kõik leida ja muuta kõike, mida nad vajavad.

Proovige asünkroonseid koosolekuid

Järgmisena kaaluge üleminekut asünkroonsetele videokõnedele, eriti kui teie meeskonnaliikmed asuvad eri ajavööndites.

Videokõned on meeskonnaliikmete jaoks suurepärane võimalus suhelda, jagada ideid, tutvustada oma uusimaid projekte, saada tagasisidet keeruliste kontseptsioonide kohta ja luua sidemeid. Samas võtavad need ka tohutult aega. Ja neid võib olla keeruline korraldada, eriti kui teie meeskond on rahvusvaheline.

Asünkroonsed koosolekud võimaldavad seevastu salvestada oma panuse videoklippidena - kaasa arvatud ekraani jagamine - ja seejärel jagada seda lihtsa lingi kaudu. Ülejäänud meeskonnaliikmed saavad seda vaadata, kui neil on aega. Lisaks saavad nad kontrollida automaatse ärakirja abil kõige huvitavamat teavet, kiirendada või aeglustada videoklippi ning reageerida kommentaaride või oma video kaudu.

See võimaldab tõhusalt edastada palju rohkem ja keerulisemat teavet kui e-kiri, kuid kaotab vajaduse leida kõigile sobiv aeg videokõne korraldamiseks.

Tsentraliseeri oma äritelefoni

Teine suurepärane võimalus suurendada oma side tõhusust on saada keskne äritelefoniteenus.

Nagu paljud teisedki selles loetelus olevad vahendid, on ka kaasaegsed äritelefoniteenused tavaliselt pilvepõhised. See tähendab, et teie meeskond pääseb neile ligi kõikjalt, olenemata sellest, kus nad asuvad.

Lisaks on neil palju rohkem kanaleid kui tavalised kõned. Tihtipeale kuuluvad siia ka videokõned, kiirsõnumid, live-chat ja e-post.

Lisaks pakuvad paljud teenusepakkujad ka nutikaid lisafunktsioone, mis sageli põhinevad tehisintellektil, et muuta teie elu lihtsamaks. Näiteks on mõned teenused varustatud automaatsete kõneprotokollide ja kõnede kokkuvõtetega. See muudab koosolekute protokollide pidamise lihtsaks.

Kasutage sõnumipõhist meeskonnatööd

(Allikas: Freepik)

Kas olete väsinud lõpututest e-posti ahelatest? Ja oluliste sõnumite vahelejäämisest, sest keegi unustas vajutada "kõigile vastata"?

Siis võiksite hoopis üle minna sõnumipõhistele meeskonnatöö vahenditele. Viimase paari aasta jooksul on selles valdkonnas tugevateks konkurentideks tõusnud eelkõige Slack ja Discord. Ja seda põhjusega.

Need vahendid võimaldavad teil tõhusalt struktureerida meeskonnaliikmete vahelist suhtlust. Kuigi võite saata kellelegi otsesõnumeid, on enamik sõnavahetust struktureeritud kanalite kaupa.

Oletame näiteks, et teie meeskonnas on töörühm, mille ülesanne on koostada uus strateegia lühivormilise videosisu jaoks, et reageerida võimalikule TikToki keelustamisele USAs. Selle asemel, et lasta selle töörühma liikmetel üksteisele e-kirju saata, võite luua Slacki kanali, et nad saaksid sõnumeid vahetada ja dokumente jagada. Nii ei pea keegi muretsema, et ta jääb olulisest teabest ilma.

Projektijuhtimise komplektid

Kui töötate suuremate või keerulisemate projektidega või peate koordineerima suuremat meeskonda, kaaluge projektijuhtimisvahendi kasutamist.

Need on keerukamate funktsioonidega kui eespool nimetatud koostöövahendid. Need võimaldavad määrata rolle, määrata tähtaegu, luua ülesannete vahelisi sõltuvusi ja täpsustada töövooge.

Iga meeskonnaliige näeb talle määratud ülesandeid ja kuupäeva, millal need tuleb täita. Lisaks, kui soovite kontrollida projekti seisu, saate seda hõlpsasti visualiseerida Kanbani tahvli või Gantt'i diagrammina.

Valige parim sotsiaalmeedia kaugjuhtimise vahend

Lõpuks on veel sotsiaalmeedia haldamise vahend, mida te kasutate. Kaugtöötajate puhul võib teie vajadustele kõige paremini sobiva tööriista valimine olla veidi keeruline. On erinevaid prioriteete.

Mõelge, kui palju kasutajaid lubavad erinevad tööriistad erinevate plaanide juures. Kas saate määrata töövooge ja erinevaid õigusi erinevatele rollidele. Kas on võimalik salvestada ja redigeerida eelnõusid ning jätta kommentaare ja ettepanekuid.

See võib tunduda lihtne, kuid paljud suurepärased sotsiaalmeedia haldusvahendid ei sisalda neid funktsioone ja sobivad seetõttu vähem hästi kaugtöötajate jaoks.

Kokkuvõte

Motiveeritud sotsiaalmeedia ekspertidele võib olla suurepärane kogemus töötada kaugtöötajate meeskonnas. Ja te saate kokku panna fantastilise, motiveeritud ja produktiivse meeskonna, mis viib teie ettevõtte sotsiaalmeedia mängu järgmisele tasemele.

See tähendab, et seni, kuni side toimib tõrgeteta.

Kui integreerite ülaltoodud vahendid ja strateegiad oma töövoogudesse, saate just selle tagada. See aitab teil minimeerida pettumust, valesuhtlust ja hõõrdekadusid. Ja veenduge, et kogu teie meeskond saab töötada ühiste eesmärkide nimel sünkroonis.