Kuidas optimeerida oma SaaS-rakenduste portfelli?

Intro

Organisatsioonid tuginevad suurel määral SaaS-rakendustele, et tõhustada tegevust, suurendada tootlikkust ja parandada kliendikogemust tänapäeva konkurentsitingimustes. Siiski jäetakse nende rakenduste haldamine sageli tähelepanuta.

SaaS-rakenduste levik on ettevõtetes praegu ilmne. Productivi uuringu kohaselt peaks 2023. aastal olema ettevõttes keskmiselt 371 SaaS-rakendust kasutusel.

Allikas

Kuid küsimus on selles, kui hästi saab neid rakendusi hallata?

Organisatsiooni kasutuses olevate SaaS-rakenduste arv ei ole oluline; oluline on see, kuidas need rakendused mõjutavad organisatsiooni turvalisust, tulusid ja kasvu, kui neid ei hallata nõuetekohaselt.

Kuidas siis tõhusalt hallata ja optimeerida oma SaaS-rakenduste portfelli, et saavutada suurem äriline edu? See blogi juhatab teid selle optimeerimise saavutamise sammude kaudu, alustades haldamata SaaS-rakenduste kahjulikust mõjust teie ettevõttele.

Haldamata SaaS-rakendused: Mida see teie ettevõttele teeb?

Haldamata SaaS-rakendused võivad tekitada turvalisuse ja rahalisi probleeme, mis kahjustavad teie ettevõtte kasumit ja kasvu. Haldamata SaaS tekib siis, kui ettevõtetel puudub ühtne lähenemisviis või platvorm oma SaaS-rakenduste haldamiseks.

See juhtub siis, kui rakendusi ostab ja kasutab sisemine meeskond või üks kasutaja ilma IT- või finantsmeeskonna järelevalveta.

Sageli jälgitakse neid haldamata rakendusi vigadele kalduvate tabelite abil. Selline manuaalne lähenemine SaaSi haldamisele ei ole tõhus ega produktiivne. See toob kaasa selliseid probleeme nagu suurenenud kulutused, mittevastavus ja SaaSi laialivalgumine.

Manuaalne SaaS-rakenduste haldamine oli piisav, kui tegemist oli vähem kui 50 rakendusega, kuid see ei sobi organisatsioonidele, kus on üle 200 rakenduse.

Käsitsi juhtimise puhul jääte ilma:

• Põhjalik ülevaade kogu SaaS-portfellist
• Teatised heakskiitmata taotluste ostmisest
• Osakondade SaaS-kulutuste ülevaade
• Kasutusmustrite analüüs
• Tõhus kasutajate eraldamine ja eraldamise lõpetamine

Haldamata SaaSi riskide mõistmine

1. Varju IT tõttu suurenenud kulutused

Ettevõtte krediitkaardiga ostetud SaaS-rakendusi ei ole võimalik tõhusalt jälgida. Selle tulemuseks on liigsed kulutused ja alakasutatud litsentsid, mis mõjutab ettevõtte kasumit. \

2. Korduvate ja alakasutatud rakenduste tõus

Kehv SaaSi haldus ja tsentraliseeritud nähtavuse puudumine suurendavad dubleerivaid, tasuta ja üleliigseid rakendusi, mille tulemuseks on kehv investeeringutasuvus ja turvaprobleemid. \

3. Andmeturbe- ja vastavusriskid

Haldamata rakendused põhjustavad turvarikkumisi ja tundliku teabe kadumist. Kui rakendus ei vasta eeskirjadele, mõjutab see ka teie äritegevust. \

4. Automaatne uuendamine

Kuna finants- või IT-meeskonnad ei jälgi haldamata SaaSi kasutamist, võidakse lepinguid automaatselt uuendada, mille tulemuseks on suuremad kulutused. \

5. Probleemid tõhususe ja tootlikkusega

Haldamata rakendused tekitavad kommunikatsioonisilosid, põhjustavad kehva koostööd ja pärsivad meeskonna tootlikkust, mis lõppkokkuvõttes mõjutab äritegevust.

Nüüd, kui te teate haldamata SaaSi mõju ja riske, räägime lihtsatest viisidest, kuidas oma SaaS-rakendusi tõhusalt hallata ja maksimaalselt ära kasutada.

Allikas

5 viisi, kuidas optimeerida oma SaaS-rakenduste portfelli

SaaSi kiire kasutuselevõtt on lisanud juhtimisraskusi ja -piiranguid. Nende probleemide lahendamiseks on siin viis võimalust, kuidas aidata ettevõtetel oma SaaS-rakenduste portfelli optimeerida ja SaaS-rakendustest maksimaalselt kasu saada:

Saage täielik rakenduste nähtavus

"MADXi uuringust selgub, et rakenduste nähtavuse puudumine SaaS-organisatsioonides viib SaaS-rakenduste litsentside alakasutamiseni või kasutamata jätmiseni. Ligi 1/3 teie SaaSist võib minna raisku; see võib tähendada sadu, tuhandeid või isegi miljoneid dollareid, sõltuvalt teie ettevõtte suurusest."

Et SaaS-rakendusi tõhusalt hallata, peavad organisatsioonid saama oma rakenduste virna põhjaliku ülevaate. See läbipaistvus aitab IT- ja finantsmeeskondadel kindlaks teha, milliseid rakendusi kasutatakse, kes neid kasutavad ja milleks neid kasutatakse.

Sellise nähtavusega ettevõtted saavad vältida rakenduste üleliigsusest, lubamatust tarkvara kasutamisest ja ressursside kehvast jaotusest tulenevaid negatiivseid tagajärgi.

Otsustajad saavad optimeerida oma rakenduste virna, kõrvaldades koondamise ja rakenduste ratsionaliseerimise kaudu üleliigsed rakendused. Selle tulemusena optimeeritakse SaaSi virna, suurendades ettevõtte tootlikkust ja tegevuse tõhusust.

Vältida varju IT

Gartneri aruande kohaselt on 2022. aastal 41% töötajatest soetanud, muutnud või loonud tehnoloogiat väljaspool IT-töötajate nähtavust ning Gartneri hinnangul tõuseb see arv 2027. aastaks 75%-ni.

SaaS-rakenduste ostmist ja kasutamist ilma IT-osakonna teadmata nimetatakse vari-IT-ks. Varju-IT kaudu soetatud rakendused võivad ohustada andmete turvalisust, takistada nõuetele vastavuse tagamist ja põhjustada killustatud töövooge.

100-protsendiline nähtavus on lihtsaim lahendus varju-IT vastu võitlemiseks. Ettevõtted saavad ennetavalt jälgida ja tsentraliseerida oma hankeprotsessi, et vältida heakskiitmata või heakskiitmata rakenduste sattumist oma SaaS-portfelli.

Tööriistad nagu CloudEagle suudavad saata koheseid hoiatusi, kui nad avastavad teie süsteemi sisenevad volitamata rakendused, pakkudes ennetavat lähenemist SaaSi haldamisele.

Analüüsige rakenduse kasutamist

Flexera väitis, et umbes 33% SaaS-tarkvara kulutustest on meeskonna poolt alakasutatud, mis toob kaasa kehva investeeringutasuvuse.

Analüüsides, kuidas SaaS-rakendusi organisatsioonis kasutatakse, saadakse märkimisväärset teavet optimeerimise kohta. Kasutajate aktiivsust ja kaasatust mõõtes saavad otsustajad kindlaks teha, millised rakendused pakuvad kõige rohkem väärtust ja millised on alakasutatud.

See andmepõhine meetod võimaldab IT- ja finantsmeeskondadel teha teadlikke otsuseid litsentside jaotamise kohta, mis võimaldab neil ressursse tõhusamalt ümber jaotada.

Rakenduse kasutamise analüüsimine aitab teil kindlaks teha, kas rakendus tõesti aitab neid nõutava ülesande täitmisel. Kui mitte, siis vabanege sellest ja leidke uus rakendus, mida teie meeskond peab kasulikuks.

Lisaks pakub see võimalusi töötajate koolitamiseks või täiustatud protsesside jaoks, et maksimeerida juba olemasolevate rakenduste potentsiaali.

Kasutamata litsentside või rakenduste kõrvaldamine

Litsentside alakasutamine on ettevõtete jaoks suur probleem, mille tulemuseks on raiskavad kulutused. Ettevõtted saavad müüjatega läbirääkimisi pidada, kasutades rakenduste nähtavust ja kasutusuuringute andmeid.

Teades tegelikke kasutusmudeleid, saavad ettevõtted pidada läbirääkimisi litsentsitingimuste üle, mis tagavad, et litsentside arv vastab tegelikule nõudlusele. Ostke litsentse ainult nõudluse alusel; liigne ostmine toob kaasa investeeringu raiskamise ja kehva tasuvuse.

Teine nutikas viis oma virna optimeerimiseks on kahe või enama rakenduse koondamine ühte. Näiteks kui teie turundusmeeskond kasutab pop-upide jaoks OptinMonsterit ja müügimeeskond toetub meilide jaoks Mailchimpile, siis võiksite need funktsioonid koondada HubSpotisse, mis saab tegeleda mõlema ülesandega.

Selle asemel, et kasutada kahte erinevat rakendust erinevate kasutusjuhtumite jaoks, saate kasutada vaid ühte, mis muudab tarkvara jälgimise ja kulutuste vähendamise lihtsamaks.

Selline menetlus vähendab raiskamist ning soodustab kulutõhusamat ja strateegilisemat lähenemist tarkvara ostmisele.

Kasutage SaaS haldusplatvormi

Kõigi eespool nimetatud strateegiate elluviimiseks vajate tugevat ja asjakohaste funktsioonidega SaaS-haldustarkvara . Need platvormid tagavad 100%-lise nähtavuse ja tsentraliseeritud kontrolli rakenduste haldamise üle, lihtsustades selliseid protsesse nagu lepingute haldamine, litsentside jagamine ja uuendamise jälgimine.

SaaS-haldusplatvormid võivad integreeruda teie sisemise SSO-, HRIS- ja finantssüsteemidega. Need integratsioonid võimaldavad platvormil näha teie täielikku SaaSi paketti ja korraldada seda koos teie kulutustega ühes kohas.

Miks toetuda taotluste jälgimiseks tabelitele, kui teil on olemas täiustatud vahendid, mis suudavad IT-d sündmuste toimumise ajal kohapeal varjutada? Need tööriistad võivad aidata ka teie SaaS-rakenduste optimeerimisel, ilma et see nõuaks palju käsitsi töötamist.

See ei paku mitte ainult nähtavust, vaid ka võimalusi kulude optimeerimiseks, sest paljastab dubleerivad ja üleliigsed rakendused. Saate analüüsida kasutamist, kõrvaldada selle ja optimeerida oma portfelli.

Kokkuvõte

SaaS-rakenduste portfelli optimeerimine on oluline organisatsioonidele, kes kasutavad mitmesuguseid SaaS-rakendusi, sest see võib teie tarkvarakulutused hüppeliselt suurendada.

SaaS-rakenduste portfelli tõhushaldamine on kriitilise tähtsusega majanduskasvu suurendamiseks, riskide vähendamiseks ja tipptaseme tagamiseks. Piisava haldamise unarusse jätmine võib põhjustada ressursside raiskamist, turvaprobleeme, kulude suurenemist ja killustatud töövooge.

Selles artiklis käsitleti viit lihtsat viisi, kuidas oma rakenduste portfelli optimeerida: alates rakenduste nähtavusest kuni varju-IT ennetamiseni, tarbimise jälgimiseni, litsentsimise optimeerimiseni ja SaaS-haldusplatvormi valimiseni. Need on järeleproovitud lähenemisviisid, mida organisatsioonid kasutavad oma portfelli optimeerimiseks.

Hästi optimeeritud SaaS-rakenduste portfell on ettevõtte kasvu, innovatsiooni ja pikaajalise edu mootoriks.