Kuidas optimeerida SaaS kulutusi aastal 2023

Intro

BetterCloudi hiljutisest uuringust selgus, et SaaS-rakenduste kasutamine on kasvanud 18%, kusjuures 2022. aastal kasutatakse keskmiselt 130 rakendust võrreldes 110 rakendusega.

Tarkvara kulutused on muutunud organisatsiooni kolmandaks suurimaks kulutuseks töötajate ja kontorirendi kulutuste kõrval. See näitab, et ettevõtted võtavad SaaS-rakendusi kasutusele kasutusmugavuse ja kohandatavuse tõttu.

Flexera aruandes on aga märgitud, et umbes 29% SaaS-tarkvara kulutustest on meeskonna poolt alakasutatud, mis toob kaasa kehva investeeringu tasuvuse.

Arvestades majanduslangust 2023. aastal, on nüüd õige aeg keskenduda SaaS-kulutuste optimeerimisele, enne kui on liiga hilja.

Selles artiklis uurime, kuidas organisatsioonid kulutavad SaaSile liiga palju ning kuidas optimeerida tarkvarakulutusi ja suurendada tasuvust.

Mis on SaaSi kulutuste optimeerimine?

SaaS-kulutuste optimeerimine viitab organisatsiooni IT- ja finantsmeeskondade ühistele sammudele, mida nad võtavad SaaS-tarkvara kulude vähendamiseks. See on pidev protsess, mis keskendub rakenduste kasutamise analüüsile, litsentside kasutamisele, varjatud IT-le, uuendamise jälgimisele jne, mille lõppeesmärk on saada igast rakendusest maksimaalne väärtus.

Kuid enne, kui arutate, kuidas vähendada kulutusi tarkvarale, peate kindlaks tegema, kus te kulutate liiga palju.

Viis viisi võimalust, kuidas te SaaSi jaoks liiga palju kulutate

Varju IT või ostud

See tähendab, et töötajad ostavad SaaS-rakenduse ettevõtte krediitkaardiga ilma IT- või finantsmeeskonna heakskiiduta. Gartneri uuringu kohaselt tuleneb 30-40% organisatsiooni tarkvarakulutustest vari-IT-st, mis on tingitud uuendamata jäänud uuendustest ja varjatud kuludest.

(Allikas)

Ostmine väljaspool vajadust

Kõik organisatsioonid kipuvad prognoosima oma kasvu ja ostavad ülejäävaid litsentse üle oma vajaduste. Lõppkokkuvõttes jääb enamik litsentse kasutamata, mille tulemuseks on kehv investeeringutasuvus ja raisku läinud kulutused.

Rakenduste ja kulutuste vähene nähtavus

Peamine põhjus, miks ettevõtted SaaSi puhul liiga palju kulutusi teevad, on see, et neil puudub täielik ülevaade kasutatavatest rakendustest ja iga rakenduse kulutustest. Käes on 2023. aasta ja mõned meeskonnad kasutavad SaaS-rakenduste haldamiseks ikka veel arvutustabeleid.

Puuduvad uuendused

Kulutuste nähtavuse ja tabelipõhise jälgimise puudumine toob kaasa uuendamata jätmise ning SaaS-müüjad kasutavad võimalust ära ja võtavad teilt rohkem raha. Varju IT-rakendused toovad sageli kaasa automaatse uuendamise, mis suurendab kulutusi.

Rahandusmeeskond ei suuda seda suurenenud kulutust tuvastada, sest nad ei tea, et rakendus on nende SaaS-korpuses olemas.

Hindade võrdlemise puudumine

Te võite tellimuste eest üle maksta, kui te ei tea, mida teie konkurendid maksavad sarnaste rakenduste eest. Kui te ei ole teadlik viimastest hinnakujunduse võrdlusnäitajatest, kasutavad SaaS-müüjad seda ära ja küsivad rakenduste eest rohkem, mis viib liigsete kulutusten tekkimiseni.

SaaS kulutuste optimeerimine aastal 2023

Nüüd te teate, kuidas organisatsioonid kulutavad SaaSile liiga palju, kuid kas teadsite, et teil on vaja vaid ühte lahendust, et optimeerida oma SaaSi kulutusi?

Jah, SaaS-rakenduste kulude haldamise platvormi on vaja ainult selleks, et vähendada SaaS-rakenduste kulusid ja optimeerida oma SaaS-portfelli.

Nii see käib:

Saage täielik SaaSi nähtavus

SaaS-kulutuste haldamise platvormidel on ulatuslik integratsioonikogu, et ühendada organisatsiooni SSO-, finants- ja HRIS-süsteemidega. Need integratsioonid võimaldavad platvormil pakkuda 100-protsendilist läbipaistvust teie SaaS-rakenduste, müüjate ja vastavate kulutuste kohta iga kasutaja, osakonna ja kulukeskuse lõikes.

Kui IT-meeskonnad saavad tsentraliseeritud ülevaate SaaS-portfellist, muutub rakenduste haldamine ning vari- ja dubleerivate IT-rakenduste tuvastamine lihtsamaks. Kõik volitamata rakendused virnas saab kõrvaldada, mis toob kaasa suurema kokkuhoiu.

Rahandusmeeskonnad saavad ka näha, kui palju iga osakond SaaS-rakendustele kulutab. Nad saavad kasutada kulutuste andmeid, võrrelda neid kasutusandmetega ja teha õigeid kulutuste optimeerimise otsuseid.

Pro-nipp: kasutage SaaSi haldusplatvormi, mis katab kogu SaaSi elutsükli, alates hangetest ja läbirääkimistest kuni teenuse osutamise, haldamise ja uuendamiseni.

Analüüsige oma rakenduse kasutusandmeid

SaaSi haldusplatvormid saavad APIde kaudu SaaSi rakendustega otse integreeruda ja anda täpseid andmeid kasutuse kohta. Rahandusmeeskonnad saavad neid kasutusandmeid analüüsida, et tuvastada alakasutatud rakendused ja arvutada kulutuste põhjal investeeringutasuvus.

Kasutuse ülevaade näitab, millised on meeskonna nõuded, kuidas nad rakendust kasutavad ja kui palju litsentse kasutatakse. Saate kasutamata jäänud litsentsid kasutusele võtta ja neid ümber jaotada kasutajatele, kes neid vajavad, või saate uuendamisläbirääkimiste ajal litsentside arvu õigesti kohandada ja SaaSi kulutusi optimeerida.

Kasutusandmete analüüsimine ja litsentside õige suuruse määramine aitab teil saada rakendusest maksimaalset väärtust ja suurendada investeeringutasuvust.

Rakenduste või müüjate konsolideerimine

Rakenduste või tarnijate konsolideerimine on muutunud finantsjuhtide ja ettevõtete hankejuhtide jaoks SaaS-kulutuste vähendamiseks sobivaks taktikaks. Rakenduste konsolideerimine on protsess, mille käigus selgitatakse välja üleliigsed või palju kulutusi nõudvad rakendused, mis täidavad sarnaseid eesmärke, ja koondatakse need ühte lahendusse.

Illustreerimiseks mõelgem stsenaariumile, kus teie müügimeeskond kasutab müügi võimaldamiseks Salesloft'i, turundusmeeskond kasutab e-turunduse jaoks Mailchimp'i ja klienditeenindusmeeskond kasutab CRM-i jaoks Hubspot'i.

Tootja konsolideerimine viitab Salesloft ja Mailchimp funktsioonide ühendamisele Hubspot'i, mis pakub terviklikku müügivahendust, e-turundust ja CRM-funktsioone.

(Allikas)

Nende vahendite konsolideerimisega saab teie organisatsioon ühtlustada oma tegevust, lihtsustada SaaSi haldamist ja suurendada SaaSi säästu.

Pro nõuanne: Veenduge, et te ei konsolideeri oma pikaajaliste, usaldusväärsete müüjate rakendusi.

Automatiseerida lepingute uuendamine

Vabanege oma tabelitest. Need ei saada ennetavaid hoiatusi eelseisvate uuenduste kohta. Teil on vaja automaatset uuendamise haldussüsteemi, et olla uuendamistega kursis. Õnneks aitab SaaS-haldusplatvorm teil lepingu uuendamist automatiseerida.

Automaatne uuendamine võib olla tüütu. Pikendamise haldusplatvorm loob lepingu uuendamise kalendri lepingu kuupäevast lähtuvalt ja algatab töövood 90 päeva enne tähtaega, aidates teil vältida automaatseid uuendamisi.

SaaS-haldusplatvormid, nagu CloudEagle, võivad integreeruda Slackiga ja saata automaatseid pikendamishoiatusi 90 päeva enne pikendamiskuupäeva saabumist. See annab teile piisavalt aega, et analüüsida oma rakenduste kasutamist ja valmistada ette läbirääkimiste strateegia litsentside õige suurusega ja kulutuste optimeerimiseks.

Pidage meeles, et uuendamisläbirääkimised võimaldavad teil pidada müüjaga läbirääkimisi kasutamata litsentside kõrvaldamiseks, hinnakujundusplaanide alandamiseks vastavalt kasutamisele ja müüjate konsolideerimiseks, seega peate oma läbirääkimistel olema äss.

Pro nõuanne: kui kavatsete lepingut uuesti läbi rääkida, alustage läbirääkimisi varakult või andke müüjatele oma valikust teada enne etteteatamistähtaja lõppu.

Ace oma läbirääkimised hinnakriteeriumide abil

Müüjate läbirääkimistel on oluline roll teie SaaS-kulutuste optimeerimise protsessi edukuses. Oskuslikud läbirääkimised võivad viia suurema SaaSi kulude kokkuhoiuni, samas kui ebapiisavad läbirääkimised võivad tahtmatult kulusid suurendada.

Uuendusläbirääkimised võimaldavad teil litsentse õigesti dimensioneerida, kõrvaldada üleliigseid rakendusi vastavalt ulatusele ja pidada müüjaga uusi läbirääkimisi allahindluse või soodsama hinnatingimuse saamiseks.

Kuid enne läbirääkimiste alustamist SaaS-müüjatega, analüüsige hinnakujunduse võrdlusnäitajaid, et näha, mida teie konkurendid maksavad sarnase rakenduse eest. Kasutage võrdlusnäitajaid, et pidada läbirääkimisi soodsa hinna, allahindluste või lisafunktsioonide üle.

Mõnel juhul võib teie hankemeeskond olla hõivatud strateegiliste ülesannetega ja neil ei ole aega tarnijatega läbirääkimisi pidada. Ärge muretsege; saate läbirääkimised tellida SaaSi ostuekspertidelt .

Need abistatud ostjad tegutsevad teie laiendatud hankemeeskonnana. Nad analüüsivad teie vajadusi ja rakenduste kasutamist, teevad turu-uuringuid, teevad kindlaks viimased hinnavõrdlusandmed ja peavad teie nimel müüjatega läbirääkimisi, et tagada parimad hinnatingimused ja allahindlused.

Pro nõuanne: SaaS-müüjad on nutikad; vältige ettevalmistamata läbirääkimistesse minemist, sest teid võidakse kergesti mõjutada maksma rohkem kui vaja. Valmistage ette selge läbirääkimisstrateegia ja seejärel jätkake.

Boonus

SaaS eelarvestamine

Me arutasime viit võimalust SaaSi kulutuste optimeerimiseks. Me võime nende taktikate eest garanteerida, sest finantsjuhid, hankejuhid ja operatiivjuhid üle maailma kasutavad neid.

Kuid parim tava on hoida oma SaaSi pakett ja kulutused optimaalsetena, selle asemel, et viimasel minutil kulutusi vähendada, kui olete kaotanud kontrolli oma kulutuste üle.

Pro nõuanne: keskenduge pigem operatiivsele tipptasemele kui pidevale täiustamisele.

Operatiivse tipptaseme saavutamiseks peate rõhutama SaaSi eelarvestamist. Saage täielik ülevaade, analüüsige kasutust, mõistke nõudeid ja eraldage oma eelarve vastavalt vajadusele rakendustele ja meeskondadele.

• Määrake igale osakonnale eelarve piirmäärad.
• Regulaarsete eelarveauditite läbiviimine
• Vajaduse korral kasutage ja jaotage eelarved ümber.

Siiski on teil vaja SaaSi haldusplatvormi, et analüüsida kasutamist, kulutusi ja eraldada eelarvet, seega ärge unustage õige platvormi valimist.

Pro nõuanne: Enne eelarve eraldamist kutsuge kõik sidusrühmad kokku, et mõista nõudeid, et vältida ebatõhusust.

Kokkuvõte

Arvestades majanduslangust 2023. aastal, on viimane aeg, et organisatsioonid keskenduksid oma SaaS-kulutuste optimeerimisele, selle asemel et osta potentsiaalset kasvu prognoosides üleliigseid rakendusi või litsentse.

Teadmine, kus te kulutate liiga palju, muudab SaaSi kulude optimeerimise protsessi lihtsamaks. Esitasime selles artiklis rakendatavaid näpunäiteid, mida finants- ja IT-meeskonnad saavad kasutada, et saada täielik kontroll oma SaaS-kulutuste üle.

Pidage meeles, et SaaSi kulutuste optimeerimine ei lõpe kunagi; see on tsükliline protsess ja õige SaaSi haldusplatvormi, nagu CloudEagle, abil saate saavutada tipptaseme ja suurendada oma tulemit.