Kuidas suurendada oma meeskonna tootlikkust eemalt

Intro

Hoolimata kõigist fännidest, mida kaugtöö oli saanud enne koronaviiruse pandeemiat, oli kontoritööl mitmeid eeliseid, mida kaugtöö ei saanud vaidlustada.

Üks enim tähelepanuta jäetud eeliseid, mida kontoritöö pakub, on see, et see võimaldab ettevõtetel mõjutada oma töötajate töötulemusi. Kas see tähendab, et juht võib arutada iga töötaja probleeme või anda talle isiklikult stiimuleid, et suurendada tema tulemuslikkust, kaugtöö loob uusi väljakutseid ettevõtetele, kes soovivad suurendada oma meeskonna tootlikkust.

Hiljutine üleminek kaugtööle võib olla muutnud ettevõtete lähenemist tootlikkusele, kuid see ei ole lõpp. Seda arvestades on olemas palju tootlikkuse ja ajajuhtimise häkke, mida saate rakendada, et suurendada oma meeskonna tootlikkust kaugtööga. Siin on, kuidas seda teha.

Määratlege oma töötajate jaoks tootlikkus

Tootlikkus määratleb töötaja võimet täita antud ülesannet edukalt. Teisisõnu, see on töö tõhusus; mida paremini töötaja suudab oma ülesandeid täita, seda produktiivsem on ta.

Kuna tootlikkus on nii üldine ja ülekasutatud sõna, peate määratlema, mida see teie töötajate jaoks nende tööülesannete puhul tähendab. Tootlikkuse statistikasse ja faktidesse süvenemine aitab teil ja teie meeskonnal paremini mõista, kuidas olla tootlik. Teie töötajad peaksid teadma, kuidas nende tööd jälgitakse ja hinnatakse, et saaksite pärast seda arutada võimalikke parandusi.

Mõõtühikud, mida kasutate nende töö tulemuslikkuse jälgimiseks, peaksid tulenema nii nende töölevõtmisel määratletud kohustustest kui ka teie ärieesmärkidest.

Laias laastus põhinevad teie tootlikkuse mõõtmised mis tahes järgmistel töötajate tööaspektidel:

• Kiirus, millega antud ülesanne täidetakse õigeaegselt.
• Teatud aja jooksul täidetud ülesannete arv
• võime täita antud ülesannet, nagu on selgitatud standardtööprotseduuris (SOP).
• Juhtide, töötajate ja/või klientide antud tagasiside
• Kättesaadavus tööajal

Kõik need tunnused tuleks võtta vastu iga töötaja tööülesannete täitmiseks.

Klienditugiagendi puhul võivad tema tootlikkuse näitajateks olla klientide rahulolu, keskmine kõneaeg ja lahendatud piletite arv. Arendaja puhul võivad tema mõõdikuteks olla tarnitud kood, koodivoolavus ja projekti lõpetamiseks kulunud aeg. Turundaja puhul võiksite kasutada kulu ühe juhtumi kohta, kulu ühe akquisitsiooni kohta ja genereeritud juhtude arvu.

Ükskõik milliseid mõõdikuid te kasutate, edastage nende tootlikkuse mõõtmised enne, kui istute maha, et arutada nende tulemuslikkust.

Töötage välja selge kodutöö poliitika

Kodus töötamine võib mõnele tunduda imerohi, kuid tegelikkus on näidanud, et sellisel töökorraldusel on omad varjuküljed. Bufferi 2019. aasta aruandes "Kaugtöö olukord " leiti, et kõige sagedamini teatatud probleemid kaugtöö korraldusega on töölt lahkumine pärast tööaega (22%), üksildus (19%) ja suhtlemine (17%).

Selle asemel, et neid probleeme tähelepanuta jätta, peate neid lahendama, töötades välja kodutöö poliitika. Isegi kui kodukontorid on pandeemia tõttu muutunud peavooluks, tahate säilitada kaugtöötaja ootusi määratleva kodutöö poliitika.

Poliitika peaks muu hulgas sisaldama, milliseid vahendeid teie töötajad peaksid kasutama - tarkvara või riistvara -, millal nad peaksid olema sidepidamiseks kättesaadavad ja kuidas nad peaksid end ja ettevõtet kaitsma.

Arvestades kaugtööga seotud probleeme, peaks teie poliitika neid ennetavalt käsitlema. Näiteks võiks teie kaugtööpoliitika sätestada, millal päev lõpeb, või jagada avalikke veebis toimuvaid üritusi, kus teie töötajad saavad suhelda ja suhelda.

Teie poliitika peaks näitama erinevaid suhtluskanaleid, kuidas neid kasutada ja millistel asjaoludel. Näiteks võiks teil olla Slack isiklikuks ja kogu ettevõtet hõlmavaks suhtluseks, e-post spetsiifilisemaks suhtluseks, Zoom kõnedeks ja Asana projektijuhtimiseks.

Poliitikana peaks teie ettevõte maksma preemiaid ka töötajatele, kes vajavad uusi arvuteid, kiiremat internetiühendust ja kontoriga seotud seadmeid (nt lauad, toolid jne).

Töötajate kaasamise programmi väljatöötamine

Kuna kaugtöö on järsult muutunud tavapäraseks - kuigi ajutiseks - töökorralduseks, tunnetavad paljud töötajad sellega kaasnevaid probleeme sügavamalt. Vastukaaluks soovite töötada välja töötajate kaasamise programmi, et hoida töötajad oma tööga rahul.

Gallupi hiljutine küsitlus näitas, et 32% vastanutest tunneb end oma tööga seotud olevat, ülejäänud 50% ja 17% väitsid, et nad ei ole seotud või ei tunne end olevat seotud.

Töötajate kaasamise programmi eesmärk on siduda teie töötajad teie organisatsiooniga, tõstes nende praegused pühendumustunded soovitud, optimaalsele tasemele. On tõestatud, et töötajate kõrge kaasatuse tase soodustab töötajate püsimajäämist, lojaalsustunnet ja tootlikkust korraga.

Alustuseks peate viima läbi küsitlusi, mis paljastavad praeguse tajutava pühendumuse taseme. Küsige oma töötajatelt:

• Kuidas tunnete oma praegust rolli?
• Mis oleks üks asi, mida te tahaksite oma töö juures muuta?
• Kui rahul olete oma töö- ja eraelu tasakaaluga?

Koostage oma kaasamisprogramm, mis põhineb parimate tavade ja lahenduste kombinatsioonil, et lahendada küsitlustes leitud probleemid. Levinud parimate tavade hulka kuuluvad punktipõhiste preemiaprogrammide väljatöötamine, heaoluprogrammide pakkumine ja kogu ettevõtet hõlmava võrgustikutöö edendamine.

Teie programm peaks võtma arvesse ka töötajate tagasisidet ja näitama, et teie ettevõte hoolib nende emotsionaalsest ja tööalasest heaolust. Jagage seda programmi avalikult olemasolevatele ja äsja tööle võetud töötajatele, et kujundada algusest peale õiged ootused.

Soodustada töö- ja eraelu tasakaalu

Bufferi uuring näitab, et töö- ja eraelu tasakaal on kaugtöötajate jaoks probleemiks. Eraldi uuringus, mis viidi läbi 1004 USA täistööajaga töötaja seas, leiti, et 29% kaugtöötajatest ütles, et neil on raskusi töö- ja eraelu tasakaaluga, samas kui 31% ütles, et nad on pidanud võtma puhkepäeva oma vaimse tervise tõttu.

Isegi kui teie töötajad võiksid teoreetiliselt igal ajal oma arvuti sulgeda, on enamik neist vastutustundlikud inimesed, kes võtavad oma tööd tõsiselt. Teie ettevõtte jaoks võib see kõlada suurepärase uudisena, kuid teie töötajate jaoks maksab selline suhtumine nende tootlikkusele kätte.

Teie ettevõte peab ennetavalt soodustama töö- ja eraelu tasakaalu, selgitades - või vajadusel sundides - millal ja millistel asjaoludel töötajad peaksid töötamise lõpetama ja millal nad peaksid olema kättesaadavad.

Parim viis kaugtöötajate rõõmustamiseks on lasta neil ise oma tööaega määrata. Kui nad ei pea klientidega kohtuma konkreetsetes ajavööndites - mõtle klienditoe või müügiesindajaile -, saavad enamik töötajaid täita enamikku, kui mitte kõiki oma kohustusi igal ajal.

Alternatiivina võiksite neile öelda, et nad peavad olema teatud arvu töötunde samal ajal, kui enamik töötab, ja lasta neil täita ülejäänud töötunnid nii, nagu nad soovivad.

Kaaluge produktiivsustehnikate jagamist, mis stimuleerivad töölt eemaldumist, näiteks Pomodoro tehnika. Samuti võiksid nad kasutada aja jälgimise rakendusi, mis teavitavad neid pärast seda, kui nad on töötanud järjest teatud arvu tunde.

Ülemaailmse personalifirma Robert Half uuringus leiti, et töötajad, kes tunnevad töö- ja eraelu tasakaalu, on kaks korda õnnelikumad, produktiivsemad ja näitavad suuremat lojaalsust oma tööandjatele kui need, kes võitlevad tasakaalu leidmisega.

Mõõtke oma meeskonna tootlikkust

Mõõdikud, mida kasutate oma töötajate töö tõhususe jälgimiseks, on alus, millele rajate oma tootlikkuse suurendamise taktika. See on eriti oluline kaugtöötajate puhul, kellel puuduvad otsesed tagasisidemehhanismid, mida kasutavad asukohapõhised kontoritöötajad.

Töötajatele meeldib saada tagasisidet, kui see pärineb objektiivsest ja läbipaistvast analüüsist, mitte isiklikest eelistustest. Teie töötajad saavad seda tagasisidet kasutada oma töö tõhususe parandamiseks, mis omakorda mõjutab nende tööga rahulolu ja pühendumust.

Võtke mõõdikud, mille olete määratlenud, nagu on selgitatud varem artiklis, ja määrake eesmärk, mida teie töötajad peaksid saavutama. See eesmärk võib põhineda varasematel andmetel, tööstusharu võrdlusnäitajatel või juhtide ja töötajate vahelistel sisekõnelustel.

Määrake ajakava iga töötaja näitajate kontrollimiseks - tehke seda vähemalt kord kvartalis. Samuti jaotage iga eesmärk igakuisteks ja iganädalalisteks eesmärkideks ning paluge oma juhtidel jälgida nende tulemusi.

Analüüsige, kuidas iga töötaja täidab oma eesmärke, ja andke andmete põhjal asjakohast tagasisidet. Töötage välja plaan, kuidas parandada, kui töötaja või meeskond jätab oma eesmärgid täitmata, ja pakkuge avalikku toetust, kui nad ületavad neid.