Kuidas tagada ettevõtete vastavus nõuetele aastal 2024: Tööriistad, mis aitavad teil eesrindlikuks jääda

Intro

Olgem ausad - ärieeskirjade järgimine võib tunduda žongleerimistegevusena. Muutuvate maksueeskirjade, andmekaitseseaduste ja tööstusspetsiifiliste suuniste vahel on lihtne üle pingutada.

Kuid asi on järgmine: nõuetele vastavuse tagamine ei tähenda ainult ruutude märgistamist teie ettevõtte kujuteldavas kontrollnimekirjas. Küsimus on selles, kuidas kaitsta oma ettevõtet trahvide eest, säilitada klientide usaldus ja hoida oma tegevust sujuvalt.

Tänapäeval ei saa ettevõtted endale lubada, et nad tugineksid manuaalsetele protsessidele. Nõuetele vastavuse tagamise vahendid on tee edasi. Kuna paljud asjad on tänapäeval muutunud tehisintellektipõhiseks, ei tohiks ettevõtted maha jääda.

Te peaksite veenduma, et teie ettevõte on mänguga kooskõlas. Selles artiklis vaatame läbi, mida vastavus tähendab, miks see on kriitilise tähtsusega, millised on selle eiramise riskid ja millised vahendid aitavad teil selle üleval hoida.

Mis on Business Compliance?

Mõelge äritegevuse vastavusest kui kaitseraudadest, mis hoiavad teie tegevust turvalisena ja seaduslikuna. Tegemist on teie ettevõtte suhtes kehtivate eeskirjade ja määruste järgimisega - olgu selleks siis tööseadused, andmekaitse nõuded või finantsaruandluse kohustused. Keeruline osa on eeskirjadest kinnipidamine, sest need ei ole kivisse raiutud.

Nõuetele vastavus tähendab, et peate olema neist muudatustest teadlik ja tagama, et teie ettevõte on alati selge. Teie eesmärk on vältida trahve, säilitada oma klientide usaldus ning juhtida seaduslikult ja nõuetekohaselt tegutsevat ettevõtet.

Miks vajab teie ettevõte automatiseeritud vastavustööriistu?

Püüda jääda nõuetele vastavaks ilma õigete vahenditeta on nagu püüda lõpetada maratoni flip-flopsides. Maratoni on võimalik lõpetada, kuid ärge lootke, et jõuate edetabelisse. Tõenäoliselt tekitate endale selle käigus ka tarbetut valu.

Miks sa tahaksid sellist valu, eks ole? Et edasi jõuda, on teil vaja automatiseeritud nõuetele vastavuse vahendeid. Need tööriistad võtavad palju peavalu regulatsioonide haldamisest. Siin on selgitatud, miks need on hädavajalikud:

Määruste keerukus

Määrused muutuvad kiiresti. Alles eelmisel aastal ütlesid üle poole ettevõtetest, et neil on raske arenevate eeskirjadega sammu pidada - eriti selliste andmekaitsealaste õigusaktidega nagu isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR). Automaatsed tööriistad ajakohastuvad reaalajas, nii et te ei pea muretsema, et olulised muudatused jäävad vahele.

Osakondade vaheline integratsioon

Nõuetele vastavus ei ole ühe osakonna ülesanne. HR, rahandus, IT - kõik on kaasatud. Automatiseeritud süsteemid tagavad, et kõik teie ettevõtte osad on sünkroonis. See aitab teil täita nõudeid kõikjal ilma probleemideta.

Reaalajas jälgimine

Kas ei oleks tore saada hoiatus, kui midagi hakkab halvasti minema? Automaatsed vastavuse tagamise vahendid teevad just seda. Nad annavad reaalajas hoiatusi, kui olete lähedal reegli rikkumisele, nii et saate selle parandada, enne kui sellest saab probleem.

Konkurentsieelis

Kliendid pööravad rohkem tähelepanu sellele, millised ettevõtted mängivad reeglite järgi. NielsenIQ 2022. aasta aruande kohaselt eelistab üle 80% tarbijatest töötada selliste ettevõtetega, kes on oma protsesside osas läbipaistvad. Automatiseeritud tööriistad aitavad teil seda usaldust luua - ja usaldus väljendub lojaalsuses ja pikaajalises edus.

Nõuetele mittevastavuse riskid: Trahvid, maine kahjustamine ja tegevuse katkemine.

Nõuetele mittevastavus ei ole mitte ainult riskantne, vaid ka kallis. Nõuetele mittevastavus võib teid tabada igast küljest ja selle tagajärjed ulatuvad rahatrahvidest kuni klientide usalduse kahjustamiseni.

GlobalScape'i ja Ponemon Institute'i 2017. aasta uuringus " True Cost of Compliance with Data Protection Regulations" leiti, et ettevõtete jaoks on mittevastavuse keskmine aastane kulu 14,8 miljonit dollarit. See on 45% kõrgem kui 2011. aastal ja oluliselt kallim kui nõuete täitmise keskmine kulu, mis oli 5,5 miljonit dollarit.

See stsenaarium näitab, kui kuluefektiivne võib olla ettevõtete nõuetele vastavus. See aitab teil vältida neid kolme peamist riski:

Trahvid ja õiguslikud probleemid

Trahvid ja õiguslikud probleemid ei ole lihtsalt näpuvajutused. Need on tõsised probleemid, mis võivad teile maksma minna miljoneid. Võtame näiteks GDPRi (üldine andmekaitse määrus) Euroopas. Kui te libastute, võib GDPRi alusel määratud trahv olla kuni 20 miljonit eurot või 4% teie ülemaailmsest tulust, olenevalt sellest, kumb on suurem.

Maine kahju

Tänapäeva maailmas on teie kaubamärk kõik. Ükski nõuete täitmisega seotud viga võib ohustada teie ettevõtte mainet.

Pidage meeles, et kliendid hindavad tänapäeval oma privaatsust rohkem kui kunagi varem. Nad tahavad teada, kas nende andmed on teie juures turvaliselt kaitstud. Kui räägitakse, et te olete nende isikuandmete kaitsmisel liiga leebelt käitunud, võivad nad hakata teie konkurentide poole pöörduma.

Operatiivsed peavalud

Kui nõuetele mittevastavust märgitakse, võib see peatada tegevuse. Näiteks olete valmis oma uut toodet turule tooma. Turundusmeeskond on elevil ja kõik on valmis tegutsema. Kuid äkki ilmnevad nõuetele vastavuse probleemid. Järsku kõik seisab. See oleks teie, teie töötajate ja klientide jaoks üsna pettumust valmistav.

Millised on ettevõtte nõuetele vastavuse peamised valdkonnad?

Nõuetele vastavus ei ole üks-ühele-ühele tehtav kokkulepe. See hõlmab mitmeid valdkondi sõltuvalt teie tööstusharust. Siin on peamised valdkonnad, mida ettevõtted peavad silmas pidama:

Andmekaitse

Andmekaitse-eeskirjad, nagu GDPR (isikuandmete kaitse üldmäärus) ja California Consumer Privacy Act (CCPA), nõuavad, et ettevõtted käitleksid klientide andmeid vastutustundlikult. See hõlmab järgmiste sammude tegemist:

1. Hankige klientide nõusolek andmete kogumiseks.
2. Kaitske kogutud andmeid krüpteerimisega.
3. Teavitage kliente rikkumise korral.

Keskkonnaalased eeskirjad

Kui teie ettevõttel on keskkonnamõju (ja enamikul neist on), peate järgima eeskirju, mis käsitlevad näiteks süsinikdioksiidi heitkoguseid, jäätmekäitlust ja keskkonnasõbralikke tavasid. Jätkusuutlikkus ei ole ainult hea planeedile - see on muutumas kohustuslikuks regulatiivseks nõudeks.

PwC 2024. aasta tarbijahääletuse uuringu kohaselt maksab 9,7% tarbijatest säästvate toodete ja kaupade eest kõrgemat hinda. See on kooskõlas eelmise aasta uuringuga, mis näitas 9,8% valmisolekut maksta jätkusuutlikkuse eest kõrgemat hinda.

Finantsaruandlus ja auditeerimine

Raamatupidamise korras hoidmine ei ole lihtsalt arukas - see on seadusega nõutav. Valitsused ootavad täpset finantsaruandlust ja paljud ettevõtted peavad valmistuma audititeks. Finantsarvestuse automatiseerimine võib teid säästa viimasel hetkel tekkivatest ülesannetest ja probleemidest.

Tööstusspetsiifilised eeskirjad

Teatud tööstusharudes tuleb järgida lisareegleid. Näiteks peavad tervishoiuteenuste osutajad patsientide andmete kaitsmiseks järgima ravikindlustuse ülekantavuse ja vastutuse seadust (HIPAA ). Samuti peavad finantsasutused pettuse vältimiseks täitma rahapesuvastaseid nõudeid.

Kuidas personalitarkvara võib ühtlustada regulatiivset nõuetele vastavust

Kui te arvate, et nõuetele vastavus on ainult finants- või juriidiline asi, siis mõelge uuesti. Suurt rolli mängib ka personalijuhtimine. Õnneks võib personalitarkvara muuta nõuetele vastavuse haldamise palju lihtsamaks.

Dokumentatsiooni ja aruandluse automatiseerimine

HR-vahendid võivad automaatselt aruandeid koostada ja hoida teie andmeid ajakohasena, nii et olete alati valmis audititeks ja kontrollideks.

Tööõiguse järgimine lihtsaks tehtud

Alates töötundide jälgimisest kuni võrdse palga tagamiseni aitavad personalitööriistad teil järgida tööseadusi. Sisseehitatud kontrollsüsteemidega on lihtne tuvastada võimalikke rikkumisi enne, kui need muutuvad probleemiks.

Finantsaruandluse vastavuse tagamise vahendid

Finantsnõuded on üks valdkond, kus automatiseerimine tõesti silma paistab. Vaatame, kuidas finantsvahendid aitavad teid õigel teel hoida:

Olge kursis maksuseaduse muudatustega

Maksuseadused võivad kiiresti muutuda, eriti sellistes osariikides nagu California, kus eeskirju ajakohastatakse sageli. California ettevõtetele mõeldud palgaarvestussüsteemid, nagu EarnPayroll, aitavad teil olla ees, pakkudes automaatselt uuendusi uute maksueeskirjade kohta. See tagab, et teie avaldused on alati täpsed ja et te järgite viimaseid California spetsiifilisi õigusnõudeid.

Püüa vead kinni, enne kui neist saavad probleemid

Vigu juhtub, kuid need ei pea viima trahvideni. Automatiseeritud finantsvahendid kasutavad vigade tuvastamiseks algoritme. Need algoritmid suudavad tuvastada probleeme, mis inimsilmale võivad jääda märkamata. Saate iga vea parandada kohe enne aruande esitamist.

Auditivalmis salvestusruumid pilves

Finantsdokumentide salvestamine pilves hoiab kõik korrastatuna ja auditite jaoks kättesaadavana. Pilves säilitamine ei taga mitte ainult nõuetele vastavust, vaid kaitseb ka teie dokumente tipptasemel turvalisusega. Saate oma dokumentidele igal ajal ja igal pool turvaliselt juurde pääseda.

Tööriistad andmekaitse ja turvalisuse tagamiseks

Kuna andmekaitserikkumiste arv kasvab, ei saa ettevõtted lubada endale turvalisuse osas kokkuhoidu. Siin on mõned hädavajalikud tööriistad, mis aitavad tagada andmekaitse nõuetele vastavust:

Küberturvalisuse vahendid, et jääda nõuetele vastavaks

Andmeseaduste järgimine tähendab enamat kui lihtsalt andmete lukustamist - see nõuab pidevat järelevalvet. Küberturvalisuse tööriistad aitavad teil tuvastada reaalajas ohte ja hoida küberriskidest kinni. Saate ennetada võimalikke identiteedivargusi ja muid probleeme, mis võivad tekkida küberrünnakute tagajärjel.

On olemas vahendid, mis aitavad teil järgida klientide krediidiinfo haldamisel õiglase krediidiinfo seaduse (FCRA ) nõudeid. FCRA nõuetele vastavus on oluline, et esitada õiguspäraseid krediidiinfoandmeid.

Nõuetele vastavus ei pruugi olla ettevõtte juhtimise kõige põnevam osa, kuid see on kindlasti üks olulisemaid. Hea uudis on see, et te ei pea sellega üksi toime tulema. Automaatsed tööriistad võivad muuta nõuetele vastavuse lihtsamaks.

Kui teil on olemas õiged vahendid, saate vältida kulukaid vigu. Saate keskenduda oma klientide usalduse loomisele ja oma äri kasvatamisele. Tänapäeval ei tähenda nõuetele vastavuse säilitamine mitte ainult probleemide vältimist. Küsimus on ka pikaajalise edu saavutamises.