Kuidas tõhusalt ennetada ajavargust töökohal

Intro

Benjamin Franklin, üks USA asutajaliikmetest, oli palju - kirjanik, edukas ärimees, trükkal, filantroop, poliitik ja leiutaja.

Ühes oma essees "Nõuanded noorele kaupmehele" kirjutas ta: "Pidage meeles, et aeg on raha."

Härra Franklini oleks lõbustatud, kui ta oleks teadnud, et tema nõuanded noortele kaupmeestele on ka pärast 275 aastat endiselt asjakohased, eriti organisatsioonide jaoks, kes püüavad lahendada "töötajate ajavarguse" probleemi, kasutades samal ajal optimaalselt töötajate aega.

Töötajate ajavargus on suur väljakutse organisatsioonidele, kes püüavad pidevalt parandada töökoha tootlikkuse taset. Kui sellega ei suudeta tegeleda, võib see kaasa tuua kasumi kaotuse ning mõjutada organisatsioonide kasvuväljavaateid ja isegi pikemaajalist jätkusuutlikkust.

Kui organisatsioonid uurivad töötajate madala tootlikkuse põhjusi, peavad nad süvenema sellesse, kas nende töötajad tegelevad teadlikult või tahtmatult ajavargusega. See blogi aitab teil mõista kõike ajavargusest, sellest, kuidas töötajad sellistes tegevustes osalevad ja kuidas neid tööandjana ennetada.

Mis on ajavargus?

Pildi allikas

Tööaja vargus on lihtsalt tööaja väärkasutamine töötajate poolt, kes kas teadlikult või teadmatult teesklevad töötamist ja tegelevad tööga mitteseotud tegevustega. Sel viisil makstakse töötajatele töötundide eest, mida nad ei ole töötanud, põhjustades seeläbi organisatsiooni jaoks tootlikkuse ja toodangu vähenemist.

Ajavargus võib tunduda tühine ja isegi raskesti mõistetav, sest see ei ole nagu materiaalne vargus. Me oleme harjunud mõtlema vargusest kui vara või esemete füüsilisest kaotusest. Seepärast võib organisatsioonidel olla keeruline mõista täielikult ajavarguse kontuure ja selle mõju nende äritegevusele.

See on aga väärkäitumise vorm, mis võib kaasa tuua organisatsiooni toodangu ja tulude tohutu vähenemise, eriti suuremate organisatsioonide puhul, kus on märkimisväärne arv töötajaid.

Mõistame seda 700 töötajaga organisatsiooni näitel. Kui iga töötaja varastab või omastab 30 minutit päevas, siis kaotab organisatsioon iga päev 21 000 minutit ehk 250 tundi produktiivset aega!

Need arvud võivad ulatuda sadadesse tuhandetesse töötundidesse ja miljonitesse dollaritesse rahasummades, rõhutades, kuidas ajavargus võib mõjutada ettevõtte toodangut ja isegi ohustada organisatsiooni pikemaajalist jätkusuutlikkust.

Nüüd, kui me oleme aru saanud, mis on ajavargus, vaatleme mõningaid viise, kuidas töötajad oma tööandjatelt aega varastavad.

Seitse viisi, kuidas töötajad tegelevad ajavargusega

Leidlikkus ei tunne piire ja töötajatel on palju võimalusi, kuidas aega varastada. Allpool oleme siiski loetlenud seitse tuntud viisi, kuidas töötajad oma organisatsioonilt aega varastavad.

1. Hiirte automatiseerimine

Üks kõige tõhusam viis aja jälgimise tarkvara vahendite petmiseks on kasutada automaatset hiirt. Töötajad võivad panna hiirepurgi peale patarei- või kaugjuhtimisega seadme, mida nad saavad kaugelt juhtida.

Sel viisil jätkab hiir ekraanil hõljumist perioodiliste ja eelnevalt määratletud ajavahemike järel, mida kasutaja peab sobivaks, hoides arvutiekraani aktiivsena. Kuna aja jälgimise tarkvaravahend eeldab, et kasutaja on aktiivne, ei suuda ta registreerida kahtlast tegevust ja teatada ajavargusest.

2. Mitme väikese akna avamine

Teine tõhus, kuid lihtne ajavarguse vahend on avada arvutiekraanil mitu väikest akent. Selliste akende abil saavad töötajad surfata internetis, vestelda oma sõpradega või isegi teha oste internetis. Samal ajal jätavad nad kontoriga seotud tegevuste jaoks avatud täisekraani akna. Kuna mõned veebipõhised tööaja jälgimise tarkvarad jälgivad täisekraani aknaid, saab neid petta, et registreerida töötajad aktiivselt kontoriga seotud tööülesannetega tegelemiseks.

3. Ekraanipildi tarkvara ajastamine

Selle triki kasutamine eeldab mõningaid teadmisi kasutatavast tarkvarast, eriti oskust töötajate jälgimiseks kasutatavat tarkvarakoodi ületada või murda. Töötajad saavad häkkida tööaja jälgimise tarkvara, et tuvastada ajavahemik, mille jooksul tarkvara teeb kasutaja arvutiekraanist ekraanipildi.

See teave võib aidata neil oma tegevust ajastada nii, et tööaja jälgimise tarkvara registreerib nad ametikohustuste täitjana. Samal ajal saab töötaja kahe ekraanipildi vahelise vaheaja jooksul mugavalt internetis surfata või tegeleda tööga mitteseotud ülesannetega.

4. Mitme monitori kasutamine

Mõned töötajad ühendavad oma sülearvutid USB-kaablite kaudu mitme teise monitori/ekraaniga. See võimaldab neil kasutada korraga mitut akent, samal ajal kui nad kasutavad põhiakent kontoriga seotud ülesannete täitmiseks. Kahjuks ei suuda paljud turul olevad ajaseiretarkvarad tuvastada ja jälgida mitut monitori.

See olemasolev puudujääk võimaldab mõnel töötajal tööandjate aega varastada.

5. Tarkvarakoodi muutmine

See on haruldasem viis aja jälgimise tarkvara trikitamiseks. Tehnoloogias ja tarkvaras vilunud töötajad võivad siiski ära kasutada tööaja jälgimise vahendeid, tehes muudatusi tarkvara koodis.

Mõned tööaja jälgimise tarkvaravahendid on vastuvõtlikud häkkimisele ja võltsimisele, mis annab töötajatele võimaluse muuta oma tööviisi. Nii registreerivad sellised tööriistad ebaõiget teavet, mida töötajad on eelnevalt sisestanud.

6. Buddy punching

Pildi allikas

Buddy punching kui vahend tööandjate eksitamiseks töötajate tööaja kasutamise kohta on olnud kasutusel alates tööaja jälgimise kontseptsiooni esiletõusust. Buddy punching tähendab, et mõni teine töötaja märgib oma kolleegide nimel kohalolekut.

Organisatsioonid on aga selle ajavarguse viisi suures osas välja lülitanud, võttes kasutusele biomeetrilised kohaloleku süsteemid, kus töötajad registreerivad oma kohalolekut võrkkesta skaneerimise, sõrmejälje skaneerimise, näotuvastussüsteemide jne abil.

7. Liigne mitteproduktiivne surfamine internetis

Internetis surfamine on loomulik ja töötajad külastavad aeg-ajalt Internetti, et uurida või kinnitada teavet või saada teadmisi teemast, millega nad tõenäoliselt oma klientide, juhtide või kolleegidega kokku puutuvad. Kuid liigne internetis surfamine, eriti mitteproduktiivsete ülesannete jaoks, nagu isiklikele e-kirjadele vastamine, internetis ostlemine või tööga mitteseotud teemade lugemine, võib põhjustada tootliku tööaja kaotust.

Mõned töötajad võivad ka tööajal mõttetult internetis surfata, teeseldes, et nad otsivad asjakohast teavet, mis on seotud mõne ametliku tööülesandega. Selliste stsenaariumidega tegelemiseks peate võib-olla töötama selle nimel, et innustada oma töötajaid erinevatel viisidel, et suurendada nende tulemuslikkust.

Ajavarguse mõju ettevõtetele

Tööstusharu tulemused näitavad, et ajavargus on organisatsioonide jaoks endiselt tõsine tulude väljavoolamise allikas. Näiteks selgus tööstusharu aruandest, et ajavargus põhjustab USA organisatsioonidele aastas 20 miljardi USA dollari ja 50 miljardi USA dollari suurust kahju.

Samal ajal kaotavad ettevõtted kogu maailmas üle 400 miljardi USA dollari suuruse kaotatud tööviljakuse! Need on tõsised arvud ja põhjustavad muret organisatsioonidele, kes võitlevad läbi mitmete kriiside, nagu ebastabiilne tööturg ja ebapiisavad makromajanduslikud näitajad olulistel turgudel.

Kuidas peatada ajavargus

Allpool on nimetatud mõned viisid, kuidas organisatsioonid saavad peatada ajavarguse.

1. Suurendada töötajate kaasamist

Hiljutine tööstuse aruanne kinnitas, et töötajate pühendumuse tase on endiselt madalal tasemel. Ainult üks viiendik ehk 21% maailma töötajatest tunnistab end aktiivselt pühendunuks. Samal ajal kella 2022. aastal oli töötajate stress 44%, mis oli isegi kõrgem kui 2021. aasta näitajad.

Järsk üleminek kaug- ja hübriidtöökohtadele mõjutas töö- ja eraelu tasakaalu, suurendades läbipõlemist. Sellised väljakutsed on mõjutanud töötajate võimet keskenduda kontoriga seotud ülesannetele ning tasakaalustada oma isiklikku ja tööelu. Sellega tegelemiseks peavad organisatsioonid kulutama aega töötajatega, et mõista nende madala tootlikkuse määra põhjuseid ja vajadust kasutada võimalusi ajaarvestustarkvara petmiseks.

Pühendunud töötajad raiskavad oma tööaega vähem ebaproduktiivsetele ülesannetele ja loovad organisatsioonile suuremat väärtust. Selleks võivad tööandjad võtta mitmesuguseid töötajate kaasamise meetmeid, et suurendada tootlikkust ja aidata kaasa ajavarguse probleemi ohjeldamisele.

2. Suhtle tõhusalt

Tõhus suhtlemine on tähtsam kui kunagi varem, eriti kuna isiklik suhtlus muutub harvemaks ja kaugtöö muutub üha enam tavaliseks. Organisatsioonid peaksid tõhusalt suhtlema mitte ainult selleks, et kaasata töötajaid, vaid ka selleks, et aidata neil mõista tööaja jälgimise süsteemide vajalikkust.

Organisatsioonid peavad panema oma töötajaid uskuma, et selliste aja jälgimise mehhanismide kasutamine ei ole nende mikrojuhtimine, vaid pakub neile rohkem rakendatavaid teadmisi selle kohta, kuidas nad saavad tegeleda suurema väärtusega ülesannetega. Ettevõtete juhid peavad võtma juhtrolli, et aidata selliseid tavasid kogu organisatsioonis institutsionaliseerida, tegutsedes muutuste tegijatena.

Loe ka: 5 tõhusat sisekommunikatsioonivahendit, et parandada oma ettevõtte töökorraldust

3. Pardal on aja jälgimise tarkvara

Pildi allikas

Tööaja jälgimise tarkvara kasutuselevõtt on strateegiline samm ettevõtete jaoks, kes soovivad suurendada tootlikkust ja ennetada ajavargust. Võttes kasutusele sellise tööaja jälgimise vahendi nagu Replicon, saavad organisatsioonid täpselt jälgida töötajate töötunde ja tegevusi, vähendades ajavarguse riski. Need täiustatud lahendused pakuvad reaalajas ülevaadet ülesannetest ja projekti tähtaegadest, tagades vastutuse ja läbipaistvuse töökohal. Mõned neist tööriistadest pakuvad tehisintellektipõhiseid tööajatabelid ja mobiilseid tööajatabelid, mis aitavad organisatsioonidel koguda tööaja ja kohalolekuandmeid, broneerida vaba aega ja hallata tööplaane tõhusalt igal ajal ja igal pool.

4. Võimaldage paindlikku tööaega

Pildi allikas

Tööandjad saavad aidata töötajatel saavutada paremat töö- ja eraelu ühildamist, võimaldades paindlikku tööaega. Paindlik tööaeg võib aidata töötajatel oma isikliku elu ja kohustusi nii hallata, et nad ei peaks valetama, et nad on "kindlatel" tööaegadel võrgus või leidma leidlikke viise, kuidas ajaarvestustarkvara üle kavaldada.

See võimaldaks neil keskenduda oma tööle ja elada stressivabamalt, mis aitaks suurendada nende tootlikkust, mis omakorda tooks organisatsioonile pikemas perspektiivis kasu, aidates neil võita käimasolevat sõda talentide eest!

Võite proovida paindlikku tööaja korraldust, kus töötajad saavad töötada kindlaksmääratud arvu tunde, kuid valida, millal nad töötavad, või isegi proovida kompresseeritud töönädala graafikuid, nagu 4/10, 9/80 või 2-2-3, mis võimaldavad töötajatel täita oma töönädala vähem kui viis päeva, et saada rohkem vaba aega, kus nad saavad tegeleda oma isikliku tegevusega.

5. Keskendumine tulemustele

Organisatsioonid peavad arendama kultuuri, kus töötajad ja juhid keskenduvad pigem tulemustele kui projektile või ülesandele kulutatud ajale. See võib olla muutus võrreldes väljakujunenud paradigmaga, kus tootlikkuse mõõdupuuks peetakse "kulutatud aega".

Selliste muudatuste tegemine nõuab siiski pikemaajalist sekkumist ja pühendumist, sest kultuuriliste muutuste ilmnemine võtab kaua aega.

6. Auditeeri hoolikalt

Töötajate ajakasutuse auditeerimine võib anda põhjaliku ülevaate kogu organisatsiooni hõlmavatest suundumustest, mida juhid saavad kasutada parenduskavade koostamiseks. Näiteks võib organisatsioon automatiseerida haldusülesandeid, kui töötajad kulutavad rohkem aega haldustegevusele kui ärikriitilistele ülesannetele.

Järeldus {#järeldus}

Viimased aastad on olnud organisatsioonide jaoks ülemaailmselt tormilised. Vähenenud kasumimarginaalid, klientide kulutuste märkimisväärne vähenemine, tormiline sõda talentide pärast ja kasvavad personalikulud kohustavad teraselt otsima võimalusi, kuidas tulude lekkeid kõrvaldada. Ja töötajate ajavarguse probleemiga tegelemine on lihtne, kuid väga tõhus viis tulemuse parandamiseks.