Tööandja kiire juhend palgamaksude kohta

Intro

Töötajate esmakordne töölevõtmine toob endaga kaasa mitmeid probleeme, alates töölevõtmisest ja nõuete täitmisest kuni palgaarvestuse haldamiseni - see on eriti keeruline ülesanne. Palgamaksude arvutamine ja esitamine võib isegi kogenud ettevõtjaid segadusse ajada. Täpne palgamaksude haldamine on väga oluline, sest vead võivad kaasa tuua tõsiseid rahalisi karistusi ja isegi kriminaalseid tagajärgi.

Selle artikli lõpuks teate, millised on vajalikud sammud, et tõhusalt hallata oma töötajate palgamaksu ja tagada selle vastavus nõuetele.

Mis on tööandja palgamaksud?

Palgamaksud on maksud, mida tööandjad peavad kinni töötajate palgast ja maksavad otse valitsusele. Need maksud aitavad rahastada erinevaid sotsiaalkindlustusprogramme, sealhulgas sotsiaalkindlustust ja Medicare'i. Kuigi nii töötajad kui ka tööandjad maksavad palgamakse, on tööandja kohustus need maksud kinni pidada ja valitsusele edastada.

Tööandja palgamaksude liigid

Ameerika Ühendriikides vastutavad tööandjad mitmesuguste palgamaksude ja mahaarvamiste eest. Siin on ülevaade palgamaksudest, mida peaksite teadma:

Föderaalne tulumaks

Föderaalne tulumaks on kehtestatud palgalt ja kasumilt ning seda makstakse USA valitsusele. IRSi andmetel kohaldatakse seda maksu nii teenitud tulu (palgad, palgad, jootraha, komisjonitasud) kui ka teenimata tulu (intressid, dividendid) suhtes. Seda võib sisse nõuda nii üksikisikutelt kui ka ettevõtetelt.

USAs on kasutusel progresseeruv föderaalne tulumaksusüsteem, mis tähendab, et maksumäär tõuseb koos kõrgema sissetuleku tasemega. Näiteks alla 44 725 USA dollari aastas teeniv töötaja maksab 12% maksumäära, samas kui üle 578 126 USA dollari aastas teeniv töötaja maksab 37%. Töötajad, kes teenivad vähem kui 11 000 dollarit, ei maksa föderaalset tulumaksu. Kuigi tehniliselt ei ole tegemist palgamaksuga, on föderaalse tulumaksu kinnipidamine oluline osa palgaarvestusest.

Sotsiaalkindlustus- ja ravikindlustusmaksud (FICA)

Tööandjad peavad maksma oma töötajatele sotsiaalkindlustus- ja ravikindlustusmakse, mida tuntakse ühiselt FICA-maksudena (Federal Insurance Contribution Act). FICA maksumäärad on vahemikus 10-37%, mis jaguneb võrdselt tööandjate ja töötajate vahel.

• Sotsiaalkindlustus: See maks toetab vanadus- ja toitjakaotuskindlustuse sihtfondi (OASI) ja invaliidsuskindlustuse sihtfondi (DI), mis annab hüvitisi pensionäridele, toitjakaotuspensionäridele ja invaliididele.
• Medicare: Maksed lähevad haiglakindlustuse sihtfondi ja täiendava ravikindlustuse sihtfondi, mis aitavad katta ravikulusid.

Federal Unemployment Tax (FUTA)

Federal Unemployment Tax Act (FUTA) on tööandja poolt makstav maks, millega rahastatakse töötute töötajate hüvitisi. Erinevalt teistest maksudest ei arvata FUTA-d töötajate palgast maha, vaid seda maksavad otse tööandjad.

Pensioniprogrammid

Tööandjad võivad pakkuda ka pensioniprogramme, mille raames arvatakse osa töötajate palgast maha, et luua pensionifondid, mis on pensionile jäämisel kättesaadavad. Nende mahaarvamiste määrad on ettevõtete ja üksikisikute lõikes erinevad.

Riigi tulumaks

Riikide tulumaksuseadused, maksumäärad ja -klassid on liikmesriigiti väga erinevad. Mõnedes osariikides on ühtne maksumäär, teistes aga progressiivne süsteem. Mõned osariigid, näiteks Florida ja Texas, ei kehtesta riiklikku tulumaksu. Tööandjad peavad töötajate palgast kinni pidama asjakohase riikliku tulumaksu ja edastama selle riigi maksuhaldurile.

Riiklik töötuskindlustusmaks (SUTA)

SUTA, mida tuntakse ka riikliku töötuskindlustuse (State Unemployment Insurance - SUI) või tööturule tagasipöördumise maksu nime all, rahastab töötushüvitisi töö kaotanud töötajatele. Enamikus osariikides maksavad SUTAsse sissemakseid ainult tööandjad. Maksumäärad ja maksustatava palga alused on riigiti erinevad. Näiteks Floridas kohaldatakse maksumäära iga töötaja esimese 7000 dollari suuruse aastapalga suhtes.

Kohalikud maksud

Tööandjad peaksid kontrollima ka linnade või omavalitsuste poolt nõutavaid kohalikke palgamakse. Nii tööandjad kui ka töötajad võivad anda oma panuse nendesse maksudesse, millega rahastatakse kohalikke teenuseid ja infrastruktuuri. Näiteks Philadelphia kehtestab palgamaksu nii residentidele kui ka mitteresidentidele, kes töötavad linnas. Tööandjad peavad selle maksu palgast kinni pidama ja linnale üle kandma. Nende maksude määrad ja kasutamine varieeruvad sõltuvalt asukohast, toetades sageli selliseid linna teenuseid nagu avalik turvalisus ja parkide hooldus.

Mis vahe on palga- ja tulumaksul?

Kuigi nii palgamaksud kui ka töötajate tulumaks on seotud töötamisega, on nad oma olemuselt erinevad.

• Palgamaksud: Need jagunevad nii tööandjate kui ka töötajate vahel ning arvutatakse protsendina töötaja palgast, kusjuures tööandja vastab sellele summale. Need koosnevad peamiselt sotsiaalkindlustuse ja Medicare'i maksudest.
• Töötajate tulumaks: See progresseeruv maks on ainult töötaja vastutusalas. Maksumäär suureneb üksikisiku maksustatava tulu kasvades. Tööandja peab selle maksu töötaja W-4-vormi alusel töötaja palgast kinni ja maksab selle valitsusele.

Kuidas arvutada tööandja palgamaksu?

Palgaarvestuse arvutamine algajatele hõlmab kõigi üksikute maksude summeerimist, mis moodustavad maksud. Järgige järgmisi samme:

1. Määrake brutotulu: Määrake kindlaks töötaja kogutulu enne mahaarvamisi, sealhulgas tavaline tunnipalk või palk, ületunnid, preemiad, komisjonitasud ja jootraha.

2. Arvutage sotsiaalkindlustusmaksu: Korrutage brutotöötasu sotsiaalkindlustusmaksu tööandja osaga, mis on 6,2 %.

3. Arvutage Medicare'i maksu: Korrutage töötaja brutopalk tööandja Medicare'i maksumääraga, mis on 1,45%.

4. Arvutage föderaalne töötuskindlustusmaks (FUTA): Korrutage iga töötaja esimese 7000 dollari suurune aastapalk FUTA maksumääraga (6%). Mõnel juhul võite saada kuni 5,4 % krediiti, mis võib vähendada FUTA maksumäära kuni 0,6 %-ni.

5. Arvutage riiklik töötuskindlustusmaks (SUTA): See arvutus on riigiti erinev. Üldiselt korrutate töötaja palgaosa teie osariigi SUTA-maksumääraga.

6. Tööandja palgamaksud kokku: Lisage kõik arvutatud maksud kokku, et määrata tööandja palgamaksude kogusumma.

Millal tuleb tasuda palgamaksud?

Siin on erinevate palgamaksuvormide esitamise tähtpäevad:

1. Vorm 940: See vorm, mida kasutatakse iga-aastase föderaalse töötuskindlustusmaksu (FUTA) maksu teatamiseks, tuleb esitada järgmise aasta 31. jaanuariks.
2. Vorm 941: Seda vormi kasutatakse tulumaksu, sotsiaalkindlustusmaksu ja Medicare'i maksu, mis on kinnipeetud töötaja palgast, ning tööandja osa sotsiaalkindlustus- ja Medicare'i maksudest. Tähtajad on järgmised:

• 30. aprill esimese kvartali puhul (1. jaanuarist kuni 31. märtsini).
• 31. juuli teise kvartali puhul (1. aprillist kuni 30. juunini)
• 31. oktoober kolmanda kvartali puhul (1. juulist kuni 30. septembrini).
• 31. jaanuar neljanda kvartali puhul (1. oktoobrist kuni 31. detsembrini).

3. Vorm 944: Tööandjatele, kes võlgnevad aasta eest kuni 1000 dollarit palgamaksu, tuleb see vorm esitada järgmise aasta 31. jaanuaril.
4. Täitke vorm W-3: See edastusvorm saadetakse Sotsiaalkindlustusametile (SSA) koos kõigi aasta jooksul väljastatud vormide W-2 koopiaga A. Selles esitatakse kõigi töötajate kogutöötasu, sotsiaalkindlustuspalk, Medicare'i palk ja kinnipeetavad summad. See vorm tuleb esitada järgmise aasta 31. jaanuariks.

Millised on karistused palgamaksude maksmata jätmise eest?

Palgamaksukohustuste täitmata jätmise korral võib maksuamet määrata märkimisväärseid trahve:

• Maksude mittehoiustamine: Kui palgamaksud ei ole õigeaegselt hoiustatud, on trahvid 2% kuni 15% maksmata maksust, sõltuvalt hilinetud päevade arvust.
• Toimiku esitamata jätmine: Maksudeklaratsiooni hilinenud esitamise eest määratud trahvid ulatuvad tavaliselt 5% kuni 25% maksmata maksust iga kuu või kuuosa eest, mille kohta deklaratsioon on hilinenud.
• Sihtfondi tagasinõudmise trahv: Kui te peate töötajatelt kinni palgamaksud, kuid ei edasta neid maksuhaldurile, võib teile määrata trahvi, mis on võrdne kogu maksmata palgamaksude summaga, mis tähendab, et teie kohustus kahekordistub.
• Karistus töötajate väärklassifitseerimise eest: Töötajate valesti klassifitseerimine sõltumatuteks töövõtjateks võib kaasa tuua karistusi, sealhulgas 1,5% palgast, 40% töötajalt kinni pidamata FICA-maksudest ning 100% tööandja osa FICA-maksudest, mis oleks pidanud olema makstud.

Kuidas saan esitada oma palgamaksud elektrooniliselt?

IRS pakub kahte võimalust palgamaksuvormide elektrooniliseks esitamiseks:

1. Esitage vormid ise: Te võite esitada vormid otse IRSi e-toimiku süsteemi kaudu.

2. Kasutage IRSi volitatud e-ankeedi teenusepakkujat: Võite leida maksuspetsialisti IRS-i volitatud e-taotluse teenusepakkuja leidmise teenuse kaudu, kes esitab teie nimel palgamaksuvormid.

Kokkuvõte

Palgamaksude mõistmine on kriitiline vastutus, mis nõuab hoolikat tähelepanu üksikasjadele. Alates iga palgamaksu liigi arvutamisest kuni vastavatest esitamise tähtaegadest kinnipidamiseni võib see protsess tunduda hirmutav, eriti uutele tööandjatele.

Pidage end kursis föderaalsete, riiklike ja kohalike maksuseadustega ning ärge kunagi kõhkle konsulteerimast maksuspetsialistidega, et tagada vastavus ja täpsus. Mõistes oma palgamaksukohustusi ja järgides parimaid tavasid, saate muuta palgaarvestuse tõhusamaks ja vähendada soovimatute finantstagajärgede riski.