Kliendiandmete kaitse GDPR-i nõuetele vastavas turunduses: Parimad tavad

Intro

Üldine andmekaitsemäärus (GDPR) jõustus mitu aastat tagasi ja selle aja möödudes tekkis mitmete tööstusharude jaoks küsimus: kuidas on GDPR mõjutanud turundust? Vastus on, et GDPR mõjutas turundusalaseid lähenemisviise märkimisväärselt. Kõik erineva suurusega ja peaaegu kõigis tööstusharudes tegutsevad organisatsioonid, kes töötavad ELis ja Ühendkuningriigis, peaksid seda määrust järgima, et vältida õiguslikke probleeme. Seega on GDPR piirkondliku iseloomuga, kuid tegelikult ülemaailmne.

Selles postituses selgitame, mida GDPR tähendab turundajate jaoks, ja esitame parimaid tavasid, mida organisatsioon saab turunduses kasutusele võtta, et kaitsta klientide andmeid GDPRi raames tõhusamalt. Need tavad võivad aidata teil vähendada võimalust, et kannatate õiguslike probleemide, maine languse ja tõsiste trahvide tõttu.

Mis on GDPR turundajatele?

GDPR kehtestas Euroopa Komisjon ja see jõustus 2018. aastal eesmärgiga parandada ELi elanike andmekaitset. Selles valdkonnas määratletakse GDPRis viisid ja vahendid, kuidas kaitsta kasutajaandmeid varguse, väärkasutuse ja müügi eest asjakohaste üksuste poolt. GDPR määratleb kaks üksust, kelle vastutus seaduse alusel on erinev: vastutavad töötlejad (üksused, kes hoiavad ja säilitavad tundlikke andmeid) ja volitatud töötlejad (üksused, kes käitlevad andmeid vastutavate töötlejate kasuks).

GDPRi põhiprintsiibid, mis moodustavad kogu seaduse põhirõhu, on järgmised:

• Seaduslikkus, läbipaistvus ja õiglus
• Eesmärgi piiramine
• Andmete minimeerimine
• Täpsus
• Ladustamise piirangud
• Turvalisus
• Vastutus

Turundajate jaoks tähendab GDPR vajadust töötada välja aus ja läbipaistev lähenemisviis kliendiandmetele. Täpsemalt öeldes tuleb tundlikke andmeid, mis võivad olla väärtuslikud või isiku tuvastamiseks, käsitleda lugupidavalt. Organisatsioon võib selliseid andmeid koguda ainult pärast seda, kui ta on saanud andmete omanikult (kliendilt) selge nõusoleku, võtab eranditult nõutavad andmed ja tagab andmete täpsuse. Eraldi oluline detail on organisatsiooni kohustus kasutada vajalikke vahendeid kliendiandmete usaldusväärseks kaitsmiseks.

Parimad praktikad kliendiandmete turvalisuse tagamiseks GDPRi turunduses

Kuidas kaitsevad ettevõtted klienditeavet GDPRi alusel? Turundajate jaoks on konkreetselt olemas ajas järeleproovitud lahendused ja tavad, mis aitavad tagada tundlike andmete kaitse koos üldise andmekaitseseaduse järgimisega. Vaadake ja rakendage allpool esitatud soovitusi, et suurendada oma organisatsiooni andmekaitse tõhusust üldiselt ja eelkõige klientide andmete usaldusväärsemaks kaitsmiseks.

Koguda ainult vajalikke andmeid ja saada klientide nõusolek.

Kogutud andmete hulga vähendamine on üks tõhusamaid viise, kuidas organisatsioon saab vähendada andmekaotuse ja andmete rikkumise riski. Häkkerite eesmärk on tabada andmebaasidesse võimalikult palju andmeid, sest suurem arv ja laiem tüüp kirjeid, millele nad pääsevad ligi, võib otseselt suurendada nende kasumit. Kui organisatsioon ei hoia suures mahus kliendiandmeid, võivad küberkurjategijad otsustada neid andmebaase mitte sihtida.

Turundajana võite ja peaksite koguma ainult andmeid, mis on vajalikud jooksvateks turunduslikeks eesmärkideks. Vaadake üle oma andmekogumise töövood ja mallid ning analüüsige andmete kogumise tavasid, et kontrollida, kas kogutud kirjeid ka tegelikult kasutatakse. Juhul, kui mõnda andmeid ei kasutata või need ei avalda olulist mõju teie klientide kogemusele, kaaluge seda tüüpi andmete kogumisest keeldumist ja eemaldage juba teie käsutuses olevad kirjed.

Lisaks sellele peate vastavalt GDPRile teavitama oma kliente kogutud andmetest ja saama nende selgesõnalise loa nende kogumiseks. Teisest küljest tuleb anda võimalus igal hetkel loobuda. GDPRi kohaselt võib tundlike andmete kogumine ilma kliendi loata tuua kaasa õigusliku trahvi.

Auditi postiloendid

Jällegi, mida suurem on andmete hulk teie organisatsiooni salvestusruumis, seda suurem on andmete rikkumise risk. Seega on e-posti turunduse GDPRi praktika, mille peaksite integreerima, meililistide korrapärane auditeerimine. Kliendid, kes loobuvad teie e-kirjade reklaamkampaaniate, uudiskirjade ja muude turundusmaterjalide tellimisest, peaksid oma andmed andmebaasist eemaldama. Lisaks sellele võib teil olla vaja sorteerida klientide aadressid nende e-posti tellimiskategooriate järgi, et vältida neile turundusmaterjalide saatmist, mida nad ei soovi saada.

Kaaluge e-posti turundusnimekirja puhastamise automatiseerimist, et täita GDPR-i turunduses, säästa aega ja parandada kasutajakogemust personaalsemate e-kirjade abil.

Andmehaldusmeeskonna moodustamine

Kaasaegsed organisatsioonid, isegi väiksemad, koguvad, salvestavad ja töötlevad turundus- ja muudel eesmärkidel terabaitide kaupa andmeid. Kui teil on andmehaldusmeeskond, saate andmed kategoriseerida, kasutusprioriseerida ja kontrollida neid vastavalt andmekaitsele esitatavatele õigusnõuetele. Kvalifitseeritud andmehalduse eksperdid aitavad teil tagada kliendiandmete kõrgema turvalisuse taseme ning säästavad ka kulusid ja aega salvestamise, otsingu ja kaitse töövoogude osas.

Vaadake üle, kuidas te kogute isikuandmeid

See hõlmab vähemalt andmete kogumise töövoogu ja teed, mida andmed läbivad enne salvestamist teie salvestusruumi. Kaaluge võimalust kontrollida maandumislehe vormi, mida kasutate, et paluda klientidel esitada nõutavad andmed. Samuti soovib GDPR, et organisatsioonid lisaksid veebisaidi külastajatele andmete kogumisest teavitavaid hüpikaknaid ja jällegi, et saada nende selgesõnaline nõusolek, mis võimaldab teil koguda isikuandmeid.

Järgmine oluline samm on siinkohal teiste tundlike andmete allikate jälgimine (kui teie organisatsioon on lepingu nõuete kohaselt andmete koguja või töötleja). Lõpuks peate mõistma, millised kolmandad isikud saavad nendele andmetele teel ligi. Pidage meeles, et GDPR nõuab, et eri üksuste vahel, kes töötavad tundlike kliendiinfoga, sõlmitakse juriidilised lepingud, ja kaaluge, kas välistada oma andmeedastusahelatest kolmandad isikud, kellel ei ole lepinguga seotud kohustusi.

Andmetele juurdepääsu piiramine ja kontrollimine

Nii nagu kolmandate osapoolte töövõtjate puhul, on ka kliendiandmete kaitsmine organisatsioonisiseselt juurdepääsukontrolli küsimus. Analüüsige, millised andmed ja juurdepääsud on vajalik, et millised osakonnad ja meeskonnaliikmed saaksid oma ülesandeid täita. Seejärel andke nendele osakondadele ja meeskonnaliikmetele ainult need andmetele juurdepääsu tasemed ja õigused, mida nad vajavad. Järgige vähima privileegi põhimõtet (PoLP) ja integreerige rollipõhise juurdepääsu kontrolli (RBAC) lahendused, et hallata tõhusalt ja kiiresti meeskondade andmetele juurdepääsuõigusi.

Koolitage oma töötajaid

GDPR on jällegi keeruline õigusakt, mis on kohustuslik kõigile ELi elanike isikuandmeid koguvatele organisatsioonidele. Selle seaduse alusel on õiguslikud tagajärjed ja trahvid rasked ning isegi töötaja väike viga võib käivitada kohtuprotsessi. Seega peaksid töötajad ja juhid tundma GDPRi seaduse nõudeid ja nüansse, et vähendada inimlike vigade tõenäosust. Kaaluge, kas korraldada igale uustulnukale vastavuskoolitus ja võtta näiteks kord aastas kasutusele aktuaalsed testid, et hoida töötajate GDPR-kvalifikatsiooni mitte ainult teie turundusmeeskonnas, vaid ka teistes osakondades.

Vaadake üle oma andmed ja turvalisuse lähenemisviisid

Küberturbeohud arenevad kogu aeg, sest küberkurjategijad leiutavad uusi viise, kuidas tungida kaitstud süsteemidesse ja pääseda ligi tundlikele andmetele. Millised ka poleks teie turvameetmed, turundajana peaksite alati püüdma parandada turundusandmete kaitset. Selleks, et seda tõhusalt teha, peate looma IT-turbe läbivaatamise töövõtted, mis hoiavad teid kursis uusimate küberkaitse suundumustega.

Kaaluge korrapäraste täiemahuliste penetratsioonitestide töövoogude rakendamist, kus turvaspetsialist üritab organisatsiooni kaitsest läbi käia. Nii saate avastada oma turvakihtide haavatavused ja seejärel võtta kasutusele parandused enne, kui häkkerid saavad neid kasutada tegeliku rikkumise läbiviimiseks. Kaasaegsete infrastruktuuride keerukus koos küberründe vahendite arenguga muudavad võitmatu kaitsepiiri loomise peaaegu võimatuks.

Lisaks peaksite vaatama üle salvestatud andmed. Kui on andmeid, mida te ei kasuta turunduslikel eesmärkidel (ja mida te tulevikus ei kasuta), kaaluge nende andmete kustutamist. Seda tehes vähendate oma organisatsiooni võimalikke haavatavusi ja vähendate ka tundlike andmete lekkimise võimalusi isegi pärast edukat rikkumist.

Tehke regulaarselt varukoopiaid

Milline on üks suurimaid riske, mida organisatsioon klientide andmete säilitamisel kujutab endast? Tavaliselt öeldakse, et see on andmevargused või -lekked. Kuid GDPRis on sätestatud karistused veel ühe sagedase turvarikkumise tagajärje eest: andmete kadumine. Lisaks sellele võib tundlike andmete, näiteks kliendibaasi kaotamine pärast näiteks edukat lunavararünnakut, tekitada organisatsiooni tegevusele ja kasumlikkusele tulevikus märkimisväärseid raskusi.

Sõltumata teie organisatsiooni infrastruktuuri suhtes rakendatavatest turvameetmetest on ründajad alati üks samm enne igasugust kaitset. See tähendab, et teie kaitse ebaõnnestub varem või hiljem, ohustades teie andmeid.

Varukoopia, mis on eraldiseisev taastatav andmekoopia, mis on salvestatud erinevas salvestusruumis, on ainus

usaldusväärne viis, kuidas säilitada kontroll vajalike andmete üle pärast suuri andmekaotuskatastroofe. Kaaluge NAKIVO Backup & Replication 'i kasutamist juhul, kui kasutate oma organisatsioonis andmevahetuse ja -halduse korraldamiseks Microsofti tooteid. Olenemata IT-infrastruktuurist, püüdke automatiseerida tundlike andmete varundamine ja tagada kiire taastamine, et rahuldada GDPR-i nõuetele vastavust igal hetkel.

Kokkuvõte

Üldine andmekaitsemääruse akt on kohustuslik ELi elanike isikuandmeid koguvatele organisatsioonidele. Selleks, et tagada GDPR-i nõuete täitmine ja parandada klientide andmete kaitset turundustegevuses, peaksite:

• Minimeerige andmete kogumist: koguge ja salvestage ainult see, mida vajate;
• Viige regulaarselt läbi postisaadetiste auditid;
• Koostage andmehaldusmeeskond, et optimeerida tundlike andmete kogumist, kasutamist ja kaitset;
• Teadke, kuidas ja kust te oma andmeid saate;
• Piirake andmetele juurdepääsu RBAC-mudeli abil ja järgige vähimate privileegide põhimõtet;
• Veenduge, et töötajad teavad GDPRi nõudeid ja järgivad neid;
• Uuendage regulaarselt oma andmekaitsealaseid lähenemisviise;
• Integreerige varundamise töövood teie organisatsiooni IT-keskkonda.