Oluline dokumentatsioon ettevõtte omanikele: 11 tüüpi äridokumente, mida tuleb alati hoida

Intro

Vähesed ettevõtte omanikud naudivad paberimajandust ja veel vähem tahavad jälgida kogu seda dokumentatsiooni, mis nende laudade vahel liigub. Kahjuks on äridokumendid teie organisatsiooni jaoks elutähtsad, sest ilma nendeta riskite piinlikkust, häireid oma tegevuses ja isegi juriidilisi probleeme.

Õnneks kehtib see vaid mõne valitud äridokumendi puhul. Seega õpetame teile selles artiklis, kuidas teha vahet, mis on oluline ja mis mitte, selgitame 11 olulist äridokumendi liiki, mida peaksite alati säilitama, ja uurime, millist kasu need võivad teie ettevõttele pakkuda.

Mis on äridokumendid?

Üldiselt võib äridokument olla mis tahes paber (või selle digitaalne ekvivalent), mis on teie ettevõtte tegevusega isegi puutumatult seotud. Kuid täpsemalt öeldes võib äridokumentidest mõelda kui dokumentidest, mida kasutatakse teabe edastamiseks, säilitamiseks või organiseerimiseks organisatsioonis.

Miks on äridokumendid olulised?

Nagu te peagi näete, on äridokumentidel palju kuju, suurust ja, mis kõige tähtsam, kasutusviise. Kuid miks on need üldse olulised ja millist kasu võivad need teie ettevõttele pakkuda? Noh, vastame sellele.

• Organisatsioon ja tõhusus: Äridokumendid annavad teie tegevusele struktuuri ja selguse, võimaldades suuremat tõhusust, vähem vigu ja üldist järjepidevust.
• Kommunikatsioon ja koostöö: Dokumendid hõlbustavad ka tõhusat sise- ja välissuhtlust, luues parema töökeskkonna ning võimaldades töötajatel ja sidusrühmadel saavutada parimaid võimalikke tulemusi.
• Teadmiste jagamine ja haldamine: Kui töötajad lahkuvad teie ettevõttest, võtavad nad kõik oma teadmised endaga kaasa, mis põhjustab ebatõhusust. Äridokumendid võimaldavad teil kogu seda teavet säilitada ja anda tulevastele töötajatele volitusi.
• Õiguslik kaitse: Kahjuks on vaidluste, kohtuvaidluste ja kontrollide lahendamine ettevõtte juhtimise vältimatu osa. Kuid asjakohaste äridokumentide säilitamisega saate katta kõik alused ja leevendada õiguslike vahejuhtumite negatiivset mõju.
• Planeerimine ja otsuste tegemine: Äridokumendid annavad hindamatut teavet teie tegevuse kohta, võimaldades teil õppida minevikust ja kohaneda tulevikuga. Tänu sellele saate alati teha tõhusaid, andmepõhiseid otsuseid.
• Tulemuslikkuse järelevalve ja hindamine: Kuidas saate oma ettevõtet tõhusalt juhtida, kui te ei mõista, mis selles toimub? Lihtne - te ei saa. Õnneks võimaldavad äridokumendid jälgida kõiki olulisi mõõdikuid (peaaegu) reaalajas.
• Maine ja brändi kuvand: Siin on äridokumentide väärtus kahekordne. Esiteks võimaldab brändidokumentatsioon teil järjekindlalt suunata oma ideaalseid kliente äratuntaval toonil (tekstis, meedias, kujunduses jne). Teiseks võimaldab tõhus dokumendihaldus teil ka tõhusamalt töötada ja luua usaldusväärsema maine oma kaubamärgi ümber.

11 tüüpi olulisi äridokumente, mida tuleb alati säilitada

Nagu eespool näidatud, on äridokumentide liigitamise standardmeetodiks nende kasutusjuhtumite järgi teie ettevõttes. Kuid dokumendi lõpliku sihtkoha (st prügikasti või kontori lauasahtlisse) tuvastamiseks peame vaatama vananemist.

Tõsi, see on veidi keeruline, sest mõiste ületab kasutusjuhtumid, sisu ja isegi sihtosakonnad. Üldiselt kipuvad kõige olulisemad äridokumendid kuuluma finants-, õigus- ja turundusosakondadesse, kuid mitte kõik neist.

Veelgi enam, isegi kui te peaksite säilitama kogu dokumentatsiooni, mis sisaldub ainult nendes kategooriates, oleks teie kontor ja arvutid peagi täis (digitaalseid) paberijäätmeid. Seega on kõige tõhusam viis aidata teil kindlaks teha, milliseid dokumente säilitada.

#1 Tuludeklaratsioonid

Need dokumendid, mida tuntakse ka kasumiaruande või kasumiaruande nime all, võtavad kokku teie ettevõtte tulud, kulud ja puhaskasumi või -kahjumi teatud perioodi jooksul. Need on olulised sisemistel põhjustel, sealhulgas võrdlusanalüüsiks, planeerimiseks ja otsuste tegemiseks.

Nende tegelik väärtus paistab aga läbi, kui tegemist on välise aruandlusega, täpsemalt investorite/võlausaldajate analüüsiga omandamiste või investeeringute otsimise ajal ning maksude täitmisega.

Tuludeklaratsioonid on teie ettevõtte tulemuslikkuse ja finantsseisundi hindamiseks hädavajalikud ning nende puudumine võib teie käitumist kahtluse alla seada. Halvemal juhul võib see põhjustada rahastamise katkemise või isegi sattuda kuuma vette kohaliku maksuametiga.

(Allikas: Zervant)

#2 Bilansid

Nagu tuludeklaratsioonid, annavad ka bilansid ülevaate teie ettevõtte finantsseisundist konkreetsel ajahetkel ja on olulised eespool nimetatud põhjustel. Need erinevad siiski selle poolest, et keskenduvad teie ettevõtte varadele, kohustustele ja aktsionäride omakapitalile.

(Allikas: bdc.ca)

#3 Maksudeklaratsioonid

Nagu nimigi ütleb, on maksudeklaratsioonid äridokumendid, mida esitate oma kohalikule maksuametile (USAs IRS), et teatada oma sissetulekust, mahaarvamistest ja maksukohustustest mis tahes perioodi kohta, ning mis on teie ettevõtte finantstegevust kajastav dokument.

Nagu võite arvata, on need kõige olulisemad kohalike seaduste järgimise tagamiseks, sest nende rikkumine võib teid parimal juhul trahvide ja halvimal juhul kohtu või kambri taha saata.

(Allikas: AbbyMarketplace)

#4 Arved ja kviitungid

Kahtlemata olete arvete ja kviitungite kohta täiesti teadlik, kuid et mitte kedagi maha jätta, kinnitavad need dokumendid teie äritehinguid. See muudab need väga oluliseks mitmel põhjusel, sealhulgas raamatupidamine, kliendivaidlused ja maksustamine. Arvete koostamiseks ja haldamiseks on optimaalne lahendus arveid koostav ja haldav tarkvara kasutuselevõtt.

(Allikas: Billdu)

#5 Pangaväljavõtted

Panga või muu finantsorganisatsiooni väljastatud pangakonto väljavõtted annavad ülevaate teie ettevõtte tehingutest teatud ajavahemiku jooksul, sealhulgas hoiused, väljamaksed, ülekanded ja muud. Sarnaselt teiste finantsdokumentidega on neil oluline roll ka sisemises raamatupidamises, eelarve koostamisel ja maksude täitmisel.

Samas aitavad need ka teie ettevõttel tuvastada pettusi ja on olulised **laenude taotlemisel **või **finantseerimise otsimisel **muuilt ettevõtetelt. Seetõttu tasub neid rohkem kui väärt hoida oma sahtlis hoiul.

(Allikas: Patriot Software)

#6 Palgaarvestuse andmed

Peamiselt kasutatakse palgaarvestust sisekontrolliks, kus jälgitakse töötajate hüvitisi, mahaarvamisi ja muud seonduvat teavet. Need on olulised teie kulutuste jälgimiseks, töö- ja maksuseaduste järgimise tagamiseks, töötajate palgavaidluste lahendamiseks ja teie süütuse tõendamiseks auditite puhul.

(Allikas: Hourly)

#7 Ärilitsentsid ja load

Rahandusest edasi liikudes on aeg rääkida juriidilistest äridokumentidest. Litsentsidel ja lubadel on mitu ilmselget otstarvet, sealhulgas juurdepääsu võimaldamine unikaalsetele tööstusharudele, teie vabastamine konkreetsete riiklike programmide jaoks ning teie **ekspertiisi **ja usaldusväärsuse näitamine.

Ainuüksi sellepärast tasub teie lubadest ja litsentsidest kinni pidada. Kõige olulisem põhjus on aga see, et nende olemuse ja nendega seotud tegevuse tõttu peate sageli esitama oma kõlblikkust teatud õigus- ja äritegevuseks.

(Allikas: SignNow)

#8 Lepingud ja kokkulepped

Sõltumata sellest, kas olete B2B- või B2C-ettevõte, on lepingud ja kokkulepped teie leib ja või.Nende hulka kuuluvad ka lepingud väliste üksustega, näiteks tarkvara allhankijatega, mis on eriti olulised tehnoloogiaga tegelevate ettevõtete jaoks. Need kirjeldavad üksikasjalikult teie suhete **õiguslikult siduvaid tingimusi** (klientide, partnerite, usaldusandjate jne) ja aitavad kaitsta teid võimalike kohtuvaidluste eest. Lisaks võimaldavad need teil jälgida oma lepingulisi kohustusi, et tagada kõigi oma kohustuste täitmine.

(Allikas: Jotform)

#9 Intellektuaalse omandi dokumentatsioon

Intellektuaalomand on üldmõiste äridokumentidele, millega kehtestatakse ja kaitstakse teie ettevõtte intellektuaalomandi õigusi, sealhulgas dokumente, registreerimist ja patente. Tegelikkuses on nende hoidmisest palju kasu, eelkõige tõestades teie ettevõtte immateriaalse vara omandiõigust, takistades võimalikku vargust või väärkasutust, rahaks muutmist, litsentsimist ja kaubamärgi tunnustamist.

(Allikas: Signaturely)

#10 Kindlustusandmed

Teine äridokumentide liik, mida tuleb alati säilitada, on kindlustusdokumendid, kuna need jälgivad teie ettevõtte kindlustuskaitse ulatust, kirjeldavad üksikasjalikult kogu asjakohast teavet ja on tõendiks nõuete esitamisel. Need on olulised hea riskijuhtimise säilitamiseks ning eduka äritegevuse järjepidevuse ja katastroofidest taastumise tagamiseks. Lisaks kaitsevad need teie ettevõtet ja töötajaid töökohal toimuvate õnnetuste eest.

(Allikas: SampleForms)

#11 Turundusrekordid

Turundusdokumendid viitavad dokumentidele ja andmetele, mis on seotud teie ettevõtte turundustegevuse ja -strateegiatega. Nende hulka kuuluvad turu-uuringud, reklaamikampaaniad, kliendiandmed, analüütika, turundusplaanid ja reklaammaterjalid.

Need on erinevatel põhjustel väga olulised, kuid neid tasub hoida, eriti tõhusa tulemuslikkuse ja konkurentide analüüsi säilitamiseks, klientide ülevaate jälgimiseks ja suunamiseks, brändi turunduse järjepidevuse tagamiseks ning pikaajalise planeerimise võimaldamiseks.

(Allikas: SlideTeam)

Kuidas liigitatakse äridokumente?

Nende määratluse laiaulatuslikkusest tulenevalt ei tohiks olla üllatav, et äridokumentide liigitus on üsna mitmekesine. Tavaliselt liigitatakse need sisu ja funktsiooni järgi järgmistesse liikidesse:

• Administratiivne: Need dokumendid hõlbustavad suhtlust, koordineerimist ja korraldust ettevõttesiseselt. Nende hulka kuuluvad memod, sisemised e-kirjad, koosolekute päevakorrad, töötajate ajakavad jne.
• Õiguslikud ja regulatiivsed küsimused: Need dokumendid aitavad tagada, et ettevõte tegutseb õigusliku raamistiku piires, et kaitsta oma õigusi ja huve. Nende hulka kuuluvad lepingud, kokkulepped, litsentsid, load, teenusetingimused, privaatsuspoliitikad ja palju muud.
• Rahaline: Need dokumendid on vajalikud tõhusa raamatupidamise, maksustamise ja finantsanalüüsi jaoks, mis on seotud tehingute ja muude finantstegevustega. Nende hulka kuuluvad finantsaruanded, arved, kviitungid, ostutellimused, kuluaruanded ja muud.
• Turundus ja müük: Need dokumendid edendavad müüki ja loovad tulu, mida kasutatakse juhtide meelitamiseks ja muutmiseks klientideks ning ettevõtte toodete ja teenuste reklaamimiseks. Nende hulka kuuluvad brošüürid, flaierid, reklaamid, toodete/teenuste kirjeldused, turundusplaanid, klientide iseloomustused jne.
• Inimressursid: personalidokumendid aitavad tagada töötajate nõuetekohast juhtimist, tööõiguse järgimist ning tõhusat suhtlemist ettevõtte ja selle töötajate vahel. Nende hulka kuuluvad töölepingud, ametikirjeldused, töö tulemuslikkuse hindamine, koolitusmaterjalid, distsiplinaarkirjeldused, personalitarkvara arendamine personaliprotsesside sujuvamaks muutmiseks ja palju muud.
• Operatiivne: Neid dokumente kasutatakse igapäevase tegevuse toetamiseks, need annavad töötajatele suuniseid ja juhiseid, et tagada tõhusus, järjepidevus ja kvaliteet. Nende hulka kuuluvad standardne töökord (SOP), protsesside vooskeemid, inventuuriaruanded, hoolduspäevikud jne.
• Projekt: Need dokumendid aitavad jälgida vahe-eesmärke, jaotada ressursse ja tagada projekti edukas lõpuleviimine hoolika planeerimise, järelevalve ja teostamise abil. Nende hulka kuuluvad projektiplaanid, ajakavad, tööde liigendusstruktuurid (WBS), eduaruanded, riskianalüüsid ja palju muud.
• Väliskorrespondents: Need dokumendid aitavad luua ärisuhteid ning hõlbustavad sujuvat suhtlemist ja koostööd. Nende hulka kuuluvad kirjad, e-kirjad, pakkumised, hinnapakkumised, ostutellimused, lepingud jne.

Selle liigituse parem mõistmine on oluline äridokumentide tähtsuse ja kasutamise mõistmiseks teie ettevõttes. Siiski ei aita see teil vastata küsimusele, mis teid siia üldse tõi - millised paberid on ohutu ära visata ja millised peaksite säilitama. Noh, vastame sellele kohe.

Milline on parim viis äridokumentide haldamiseks?

Tänapäeval oleme õnnelikud, et me ei pea toetuma pungilolevatele kaustadele ja ülevoolavatele lauasahtlitele, et majutada kogu oma olulist äridokumentatsiooni. Dokumendihaldustarkvara (DMS) on üks parimaid vahendeid, mida oma ettevõttesse lisada, sest see vähendab mitte ainult paberimajanduse mõju teie närvidele, vaid ka keskkonnale.

DMS võimaldab salvestada, korraldada ja jagada ressursse ühest mugavast kasutajaliidesest, mis muudab selle äridokumentide haldamise kaugelt parimaks viisiks. See ei tähenda siiski, et see on täiesti probleemivaba. Kui soovite nautida kõige sujuvamat kogemust ja maksimeerida oma tõhusust, peate siiski kasutama mõningaid valikstrateegiaid, et selle toiminguid võimendada.

Nende hulka kuuluvad:

• Selge nimetamise ja märgistamise poliitika kehtestamine
• Dokumentide säilitamise tsentraliseerimine
• Juurdepääsuhierarhia loomine
• Varukoopia ja katastroofide taastamise rakendamine
• Dokumentide töövoo ja koostöö võimaldamine

Kokkuvõttes

Nagu me oleme näidanud, on äridokumendid teie ettevõtte ja kõigi selle osakondade, sealhulgas õigus-, finants-, turundus- ja muude osakondade jaoks elutähtsad ressursid. Ja esimene võti nende maksimaalseks ärakasutamiseks on oskus eraldada need, millel on pikaajaline väärtus, neist, millel puudub.

Selles artiklis nägite 11 äridokumenti, mida peaksite alati säilitama, ja nägite, miks see nii on. Kuid teie töö ei ole veel kaugeltki lõppenud. Nüüd peate oma praegused sisemised dokumendihalduspõhimõtted ümber hindama ja otsustama, kas võimaldada või keelata oma meeskondade tööd.

Sõltumata teie lõplikust järeldusest, peaksite meeles pidama, et alati on ruumi arenguks. Ja see võib olla just see ruum, mida saate oma kontorilaua sahtlis vabastada, viies kogu oma dokumentatsiooni pilve.