Saavutage imeline koosolekute kultuur vastavalt oma meeskonnale

Intro

Keskmine töötaja veedab koosolekutel 6 tundi. Uuringute kohaselt veedavad juhid keskmiselt üle 23 tunni nädalas koosolekutel ja see arv kasvab. Koosolekud on tegevus, mis võtab töökohal väga palju aega ja energiat. Kultuuri seisukohalt mõeldakse neile vähe ja sellele probleemile ei tehta piisavalt jõupingutusi. Koosolekud on üks kõige kriitilisemaid, kuid tähelepanuta jäetud valdkondi ettevõtte kultuuris.

Sellise tähelepanuta jätmise põhjuseid on palju. Puudub selge protsess nende tõhusaks muutmiseks. Teabe jagamise mõnikord viimase hetke ja mitteametlik iseloom. Koosolekute uurimine on laiaulatuslik ja mitmekesine, kuid arvestades koosolekute metsikult ebaühtlast olemust, kipub olema vähe rakendatavaid järeldusi.

Hybryd on viimase aasta jooksul pühendunud koosolekute parandamisele igasugustes organisatsioonides. Oleme sadade eksperimentide ja katsete käigus õppinud, kuidas koosolekud sujuvad. Allpool on esitatud mõned meie peamised järeldused.

Koosolekud toimuvad viisil, mis seab kultuuri esikohale

Kultuur on ettevõtte hing, see on uskumuste ja käitumisviiside kogum, mis suunab inimesi tegutsema ja suhtlema. Uute liikmete töölevõtmisel on koosolekud see, kuidas meeskond suhtleb. Koosolekud on need, mis annavad uutele meeskonnakaaslastele parimad vihjed teie kultuurist. Kus nad seda tõesti märkavad, on koosolekutel. Need on aken teie organisatsioonile.

Kuidas saavad koosolekud tugevdada kultuuri?

• Kas koosolekule kutsutud inimesed teavad, mida koosolek käsitleb?
• Kas nad teavad, millise tulemuse saavutamiseks on kohtumine kavandatud?
• Kas koosoleku juht jagab teavet õigeaegselt?
• Kas osalejad tunnevad end mugavalt, kui nad jagavad oma ideid?
• Kas koosolekute tulemused ja otsused on kättesaadavad inimestele, kes ei käinud koosolekul?
• Kas need on kättesaadavad ainult valitud inimeste rühmale?

Koosolekud tugevdavad kultuuri, mida soovite luua.

Kui mõned koosolekutavad eemalduvad soovitud kultuurist, siis teised koosolekutavad tugevdavad positiivset kultuuri. Kliendid tulid meie juurde, sest nad soovivad parandada nii tulemusi kui ka kultuuri. Ettevõtted võtsid sageli kasutusele uued koosolekute protsessid, koos tippjuhtkonnaga struktureeritud koosolekud ja koosoleku üldraamistiku. Probleemiks on meeskonna kaasamine nendesse protsessidesse.

Paremate tulemuste saavutamiseks on oluline, et meeskonnaliikmetel oleks lihtne raamistik omaks võtta. See peab olema selge, kergesti kasutatav ja olemas, kui nad seda vajavad.

Siin on mõned parimad tavad, mis aitavad teil saada koosolekute kangelaseks:

• Seadke eesmärk, veenduge, et see on konkreetne ja saavutatav.
• Koostage päevakord, et tagada, et koosolekutel ei jääks midagi kahe silma vahele.
• Päevakorrad tagavad ka selle, et teie meeskond on koosoleku alguses ühel ja samal leheküljel.
• Eeltöö, kui on teadmiste lüngad, mis tuleb täita koosoleku alguseks.
• Märkmed, isegi väikesed meeldetuletused aitavad suurendada teabe jagamist kogu ettevõttes.
• Märkuste määramine tegevustele aitab aruandekohustuse täitmist koosolekute vahel, et tagada projekti edu.

Pärast esimesi koosolekuid, kus seda süsteemi kasutatakse, näete märgatavat muutust nii tulemustes kui ka töötajate pühendumuses. Eesmärkide saavutamine ja aruandekohustus aitavad igale ettevõttele ja nende kultuurile.

Kuidas peaks teie kultuur mõjutama teie koosolekuid?

Teie kultuur peaks suunama, kuidas teie koosolekute protsessid toimuvad ja kuidas teie koosolekuid korraldatakse. Uues hübriidse töö maailmas töötavad meeskonnad sageli segatud mudelitega. Kultuuril on tähtsam kui kunagi varem, et seda hoolikalt jälgida. Teie meeskondade koosolekud pakuvad hulgaliselt võimalusi ettevõtte väärtuste ja eesmärkide väljendamiseks.

Igaühe aja austamine, selge suhtlemine ja lihtne teabe edastamine on vaid mõned viisid, kuidas saab koosolekute kaudu kultuuri toetada. Selged eesmärgid, päevakorrad ja eeltöö on vaid mõned olulised vahendid, mis võivad teid teel aidata.