Preparación de una nueva campaña de marketing: Consideraciones legales y documentación importante

Introducción

Lanzar una nueva campaña de marketing es un proceso bastante largo que requiere una planificación meticulosa y el cumplimiento de la legislación. En consecuencia, la campaña no sólo debe ser eficaz, sino también sólida desde el punto de vista jurídico, por lo que las empresas deben sortear diversas normativas, contratos y consideraciones de propiedad intelectual. Pasar por alto los aspectos legales puede dar lugar a litigios, sanciones económicas e incluso grandes daños a la reputación.

La importancia del cumplimiento de la legislación en las campañas de marketing

El cumplimiento de la legislación en materia de marketing es crucial para proteger los intereses de las empresas y evitar posibles litigios. Organismos reguladores como la Comisión Federal de Comercio (FTC) de EE.UU. han elaborado directrices sobre transparencia publicitaria, derechos de los consumidores y protección de datos, que deben seguirse. Las afirmaciones engañosas, el uso no autorizado de material protegido por derechos de autor o no obtener el consentimiento adecuado pueden dar lugar a costosas batallas legales. Por eso, asegurarse de que todos los contratos, formularios de autorización, acuerdos y demás están preparados antes de lanzar una campaña protege a la empresa de complicaciones legales.

¿Qué incluyen las campañas de marketing?

Las campañas de marketing pueden adoptar diversas formas, como anuncios digitales, medios impresos, colaboraciones con influencers y promociones a gran escala de grandes empresas. Dependiendo del alcance, una campaña puede implicar a numerosos profesionales como:

• Directores de marketing para supervisar la estrategia y la ejecución de la campaña.
• Diseñadores gráficos y creadores de contenidos para elaborar materiales visuales y escritos.
• Fotógrafos y videógrafos para producir material multimedia.
• Asesores jurídicos para garantizar el cumplimiento de la legislación publicitaria y los acuerdos contractuales.
• Especialistas en relaciones públicas para gestionar los mensajes de la marca y cualquier comunicación externa.
• Analistas de datos para evaluar el rendimiento de las campañas y la participación de la audiencia.

La estructura y las responsabilidades de un equipo de marketing dependen en gran medida del tamaño de la empresa. Las grandes corporaciones suelen tener equipos jurídicos y de marketing internos, y las empresas más pequeñas suelen subcontratar tareas a agencias especializadas o autónomos. Sin embargo, las pequeñas empresas también pueden preparar los formularios legales necesarios sin gastar de más utilizando servicios jurídicos en línea. Estos recursos ayudan a las empresas a garantizar el cumplimiento y, en general, a gestionar su documentación con mayor eficacia, ya que es más fácil redactar, firmar y almacenar documentos legales en línea.

Trabajar con personas

Preparar promociones

Las campañas de marketing suelen requerir la contratación de modelos, fotógrafos y personal de producción. Para garantizar la protección jurídica de todas las partes, las empresas tienen que redactar contratos de trabajo en los que se establezcan las condiciones de pago, las responsabilidades laborales y las cláusulas de confidencialidad. Con esto viene la cuestión de elegir entre un acuerdo laboral o un contrato de contratista independiente. Normalmente, depende del nivel de control que la empresa quiera tener sobre el trabajo del profesional. Si la empresa busca un trabajo continuo con un horario específico, entonces es más apropiado un contrato laboral. Si el profesional sólo presta servicios por proyectos, la mejor opción es un contrato de contratista independiente.

Casi siempre, las campañas requerirán un estudio o un local alquilado, por lo que las empresas deben estar preparadas para disponer de un contrato de alquiler. En función de la ubicación, la duración y otras necesidades específicas, pueden ser necesarios distintos tipos de contrato. Un documento de arrendamiento a corto plazo es adecuado para alquileres temporales, ya que garantiza que el espacio esté disponible durante la duración de la campaña. Un contrato de arrendamiento comercial puede ser necesario para proyectos a largo plazo que requieran un uso prolongado de las instalaciones. Además, un contrato de alquiler de local será adecuado cuando se utilicen espacios para eventos, y dicho documento también incluye la cobertura de responsabilidad civil y las actividades permitidas.

Las exenciones de seguros y de responsabilidad civil pueden proteger aún más a las empresas de conflictos imprevistos o accidentes en el plató. Estos acuerdos ayudan a mitigar riesgos y definir responsabilidades, garantizando que todas las partes son conscientes de sus obligaciones antes de que empiece la campaña.

Tratamiento de materiales

Los contenidos creados para una campaña deben estar siempre debidamente autorizados para evitar violaciones de los derechos de autor. Se recomienda encarecidamente firmar formularios de autorización cuando se utilicen imágenes, vídeos o grabaciones de audio en los que aparezcan personas. Por ejemplo, un formulario de cesión de derechos de modelo autoriza a utilizar la imagen de una persona en materiales promocionales. Del mismo modo, es necesario un formulario de cesión de propiedad para captar imágenes de lugares privados. Si las empresas quieren evitar posibles reclamaciones futuras sobre la propiedad de los contenidos, lo mejor es obtener acuerdos de consentimiento por escrito de todos los colaboradores.

Trabajar con equipos

Las campañas de marketing suelen requerir equipos especializados, como cámaras o iluminación, que pueden alquilarse o comprarse. Las empresas que compran equipos deben conservar las facturas de venta para establecer la propiedad, así como para mantener los registros financieros en su documentación. Cualquier documento de tipo factura puede ser necesario para informes fiscales o auditorías.

Un vehículo suele ser útil durante las actividades promocionales o el transporte de materiales, por lo que la empresa debe obtener el contrato de alquiler con unas condiciones de uso, responsabilidades y responsabilidades de seguro claras.

Los contratos adicionales, como los acuerdos de servicio con los proveedores de equipos, también pueden ayudar a evitar disputas sobre el mantenimiento y los daños. Estos documentos pueden incluir:

• los contratos de mantenimiento de los equipos, que definen las responsabilidades de reparación y las condiciones de sustitución;
• contratos de servicios de alquiler, que especifican las condiciones de uso temporal de los equipos;
• acuerdos de apoyo técnico para garantizar que las empresas reciban la asistencia operativa necesaria durante la campaña.

Contar con estos acuerdos reduce enormemente el riesgo de costes inesperados y retrasos operativos.

Derechos de propiedad intelectual: Qué tener en cuenta al crear una nueva campaña de marketing

La protección de la propiedad intelectual (PI) es esencial en el marketing de la era tecnológica actual. Las marcas comerciales, los derechos de autor y las patentes preservan la identidad de marca, los eslóganes y el contenido original de una empresa. Por ello, antes de lanzar una campaña, las empresas deben llevar a cabo una revisión de la PI para asegurarse de que sus materiales no infringen los derechos de autor o las marcas comerciales existentes. Para garantizar la propiedad de los contenidos, las empresas pueden recurrir a acuerdos de cesión de derechos de autor cuando trabajen con creadores externos, garantizando así la propiedad exclusiva de los materiales de marketing.

Los acuerdos de confidencialidad (NDA) también pueden desempeñar un papel en las campañas de marketing, sobre todo cuando se trata de estrategias patentadas, productos no lanzados al mercado o asociaciones confidenciales. Sin embargo, los acuerdos de confidencialidad no son una práctica habitual en las campañas de marketing en general, ya que gran parte de la información de la campaña se hace pública una vez lanzada. Además, algunos estados aplican limitaciones muy estrictas a los acuerdos de confidencialidad, sobre todo en lo que se refiere a cláusulas de confidencialidad amplias, por lo que es mejor consultar a un asesor jurídico antes de incluir un acuerdo de confidencialidad en cualquier acuerdo de marketing.

Preparativos internos o recurrir a terceros: ¿Qué opción es mejor?

La decisión de ejecutar una campaña internamente o subcontratarla a agencias externas depende de cada empresa, en función de sus recursos y otras capacidades. Cada enfoque tiene sus ventajas y sus implicaciones jurídicas.

Sin duda,el marketing interno proporciona un mayor control sobre la ejecución de las campañas y los derechos de propiedad intelectual. Sin embargo, las empresas deben gestionar internamente los contratos, la concesión de licencias y el cumplimiento de la normativa, lo que requiere mano de obra adicional y genera más presión, sobre todo si la empresa no tiene ninguna o mucha experiencia en este ámbito.

La externalización ofrece experiencia y eficiencia, pero también requiere acuerdos de servicio detallados para definir los resultados, los plazos, las cláusulas de confidencialidad, etc. Además, la externalización requiere supervisión jurídica para proteger la información privada y garantizar la responsabilidad del proveedor.

El análisis de costes y la disponibilidad de recursos suelen determinar qué enfoque es más práctico. Las pequeñas empresas pueden beneficiarse de la externalización, mientras que las grandes empresas con equipos de marketing consolidados pueden preferir la producción interna.

Conclusión

Una campaña de marketing conforme a la ley es esencial para proteger los intereses de la empresa y garantizar una ejecución fluida de la campaña de marketing y la integridad operativa. Desde la firma de contratos con profesionales hasta la obtención de la debida publicación de contenidos y la protección de la propiedad intelectual, las empresas deben asegurarse siempre de cumplir las normas. Tanto si se gestionan los esfuerzos de marketing internamente como si se subcontratan, una documentación adecuada minimiza los riesgos y mejora el éxito de la campaña.