Cómo agilizar el mantenimiento de complejos turísticos y propiedades de alquiler con soluciones logísticas y de almacenamiento eficaces

Introducción

Gestionar y mantener eficazmente un conjunto de propiedades influye directamente en tres ámbitos:

• Satisfacción de inquilinos y residentes.
• Costes operativos. Es decir, reducir los costes.
• El valor de la propiedad.

Ya se trate de viviendas unifamiliares, propiedades residenciales o propiedades comerciales como complejos turísticos, una propiedad bien mantenida crea un entorno seguro y acogedor para sus ocupantes.

Sin embargo, conseguir un mantenimiento perfecto de la propiedad es más fácil de decir que de hacer.

Los administradores de fincas tienen la ardua responsabilidad de:

• Gestión de tareas rutinarias.
• Pasar las inspecciones de seguridad.
• Responder adecuadamente a las solicitudes de mantenimiento reactivo.

Y por si fuera poco, tienen que asegurarse de que todas las actividades de mantenimiento son manejables con el bolsillo.

Si es usted administrador o propietario y tiene quebraderos de cabeza, ha llegado al lugar adecuado. En este blog se describen estrategias para que los complejos turísticos y las propiedades de alquiler agilicen sus operaciones de mantenimiento mediante soluciones logísticas y de almacenamiento.

¿Qué es el mantenimiento de la propiedad?

El mantenimiento de propiedades se refiere al cuidado continuo de un edificio o instalación, que incluye arreglar fugas de fontanería, resolver problemas de control de plagas y gestionar abolladuras y grietas.

Existen cuatro tipos de mantenimiento de la propiedad:

• Mantenimiento preventivo: Incluye inspecciones y revisiones periódicas para evitar problemas antes de que surjan.
• Mantenimiento reactivo: Consiste en resolver los problemas después de que se produzcan, como reparar los daños causados por el agua o sustituir las instalaciones rotas.
• Mantenimiento basado en la condición: Consiste en supervisar las condiciones de los equipos o bienes para decidir cuándo es necesario realizar tareas de mantenimiento, evitando así trabajos innecesarios o fallos repentinos.
• Inspecciones de mantenimiento o seguridad. Son necesarias para las actividades de mejora del hogar, como por ejemplo, cuando se instala una chimenea eléctrica.

Una empresa de gestión inmobiliaria equilibra estos cuatro niveles de mantenimiento al tiempo que minimiza los costes y maximiza la satisfacción del inquilino o huésped.

Consecuencias de un mantenimiento deficiente

Las malas prácticas de mantenimiento pueden dar lugar a críticas negativas, mayores riesgos para la seguridad, inspecciones sanitarias fallidas y mayores gastos a largo plazo. En concreto, se ven afectadas las siguientes áreas.

Valor de la propiedad

El valor de la propiedad cae en picado. El propietario no queda bien parado si su propiedad tiene un historial de fallos en los controles de seguridad y descuidos en el mantenimiento rutinario. Esas propiedades atraen alquileres más bajos y son difíciles de vender.

Aumento de los costes de reparación

Retrasar las reparaciones puede convertir una montaña en un grano de arena. Si descuida algo tan común como una fuga de agua, se arriesga a que se produzcan grandes daños y a que crezca un topo. Lo que se suponía que iba a ser una reparación sencilla ahora supone el triple o el cuádruple de costes.

Esto no incluye costes ocultos como la pérdida de ingresos por alquiler (si, por ejemplo, los inquilinos tienen que mudarse porque la propiedad se ha vuelto insegura) y el coste posterior de pagar asesoramiento jurídico y sanciones por infracciones de las normas.

Usted no quiere encontrarse en esta situación. Así pues, hablemos de estrategias logísticas y de almacenamiento para que los costes de mantenimiento de su cartera inmobiliaria sean lo más bajos posible.

¿Qué son las estrategias logísticas?

En el contexto del mantenimiento de inmuebles, una estrategia logística abarca la planificación, coordinación y gestión de recursos de forma que se garantice que las actividades de mantenimiento de edificios se llevan a cabo de forma eficiente.

Se trata de garantizar que las herramientas y suministros adecuados estén disponibles cuando y donde se necesiten.

Hay varias formas de aplicar estas estrategias.

Sistema de gestión centralizada

La gestión del mantenimiento requiere hacer malabarismos con diversas variables, como:

• Correos electrónicos
• Hojas de cálculo
• Llamadas telefónicas
• Solicitudes y tareas de mantenimiento
• Horarios

La gestión de estas variables (a menudo dinámicas y siempre cambiantes) en distintos sistemas deja a los técnicos de mantenimiento expuestos a cometer errores y provoca retrasos en la ejecución de las tareas de mantenimiento.

La solución es un sistema de gestión centralizada como SiteCapture.

Como solución de gestión de proyectos, ayuda a automatizar tareas, realizar un seguimiento de los programas de mantenimiento y proporcionar actualizaciones en tiempo real, manteniendo a los equipos sincronizados y listos para abordar los problemas rápidamente. Sus herramientas de gestión de proyectos solares ofrecen apoyo adicional a las propiedades con instalaciones solares, garantizando que los sistemas energéticos sigan siendo eficientes. Al combinar estas funciones, los complejos turísticos y las propiedades de alquiler pueden agilizar las operaciones, mejorar la logística y optimizar el uso de la energía.

Desde la perspectiva del equipo de mantenimiento de la propiedad, saben exactamente en qué trabajar y a qué dar prioridad. Esto significa que las cosas más urgentes que afectan a la vida diaria se resuelven primero, lo que mantiene contentos a los inquilinos.

Cuando demuestre su competencia en mantenimiento a los propietarios, será más fácil generar más contactos inmobiliarios a través del boca a boca.

Gestión de inventarios y reordenación automatizada

Una gestión cuidadosa y precisa del inventario garantiza que los suministros y equipos estén disponibles sólo cuando los necesite y en las cantidades adecuadas. Esto reduce la probabilidad de gastos innecesarios y mantiene al mínimo el tiempo de inactividad.

Por ejemplo, en un escenario, podría realizar un seguimiento de suministros como accesorios de fontanería, productos de limpieza, piezas eléctricas de repuesto y herramientas utilizadas por el personal de mantenimiento. Sabrá exactamente qué hay en stock y dónde está almacenado, lo que le ahorrará tiempo y reducirá la necesidad de hacer pedidos de última hora.

Puede combinar la gestión de existencias con la reordenación automatizada. En este caso, se utiliza un sistema digital para controlar los niveles de existencias. Cuando un artículo del inventario cae por debajo de una cantidad específica, el sistema activa un pedido automático.

Supongamos que quiere que los sistemas automatizados funcionen eficazmente. En ese caso, tendrá que bucear en el uso histórico del inventario para determinar qué es lo que más se utiliza, lo que más se reordena y en qué cantidades. Puede configurar el sistema para que imite las prácticas de gestión de inventarios llevadas a cabo por personas en el pasado.

Los propietarios de complejos turísticos y propiedades de alquiler pueden aprovechar las soluciones de inteligencia empresarial hotelera para analizar el uso de los equipos y los niveles de inventario con el fin de optimizar las operaciones de mantenimiento. Con esta herramienta, los propietarios y gestores pueden basar sus operaciones en datos reales y garantizar así un mantenimiento eficiente de los activos.

Programación del mantenimiento preventivo

Los sensores del Internet de las Cosas (IoT) pueden instalarse en equipos como calentadores de agua, sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado o instalaciones de fontanería para controlar su rendimiento en tiempo real.

Estos dispositivos recogen datos sobre el uso, la temperatura o los niveles de presión y envían alertas cuando las lecturas sugieren un desgaste o un posible fallo.

Un dispositivo IoT extrae datos de los aparatos y los supervisa en tiempo real. (Imagen facilitada por el autor).

Por ejemplo, un sensor en una unidad de calefacción, ventilación y aire acondicionado puede avisar al sistema cuando hay que cambiar los filtros o cuando la unidad funciona de forma ineficiente.

El software de mantenimiento de propiedades puede recopilar estos datos y programar automáticamente el mantenimiento en función de las condiciones reales y no de intervalos predeterminados. De este modo, el mantenimiento se realiza cuando es más necesario, evitando averías repentinas y alargando la vida útil del activo.

Utilizar la optimización de rutas

La optimización de rutas es útil para los equipos que gestionan varias ubicaciones, como complejos turísticos o unidades de apartamentos.

Un software de optimización de rutas como Badger Mapping ayuda a los equipos a planificar las rutas más eficientes cuando empiezan un día de atender solicitudes de mantenimiento. El software ofrece la mejor ruta en función de diversas variables, como las condiciones del tráfico, las obras en la carretera y la dirección de la propiedad.

El software de optimización de rutas proporciona una visión holística de todas las solicitudes de mantenimiento para un plazo determinado.

Además, ayuda a los administradores de fincas a asignar tareas de forma lógica. Por ejemplo, pueden dividir a sus técnicos de mantenimiento por área específica o tipo de solicitud de mantenimiento.

Como resultado:

• El tiempo de desplazamiento se reduce al mínimo.
• Se optimiza el coste del combustible.
• Los huéspedes quedan satisfechos.

Optimización de las soluciones de almacenamiento

Las soluciones de almacenamiento son el arte de guardar y acceder a los equipos y suministros necesarios para las tareas de mantenimiento.

Las soluciones de almacenamiento eficaces facilitan los flujos de trabajo reduciendo el tiempo dedicado a buscar recursos, manteniendo los artículos almacenados de forma segura y garantizando que los suministros esenciales estén siempre disponibles cuando se necesiten.

Examinemos varias soluciones de almacenamiento.

Edificios metálicos

Una estrategia excelente para proteger los valiosos equipos y suministros de su complejo turístico es almacenarlos en una nave metálica. Estas estructuras personalizables ofrecen una solución rentable y duradera que protege sus activos de los elementos y reduce los costes de mantenimiento.

Por extensión, todo un edificio metálico puede resistir la prueba del tiempo y de la madre naturaleza.

Los precios de las construcciones metálicas pueden variar en función de sus necesidades, pero puede encontrar una solución que se ajuste a su presupuesto y a sus requisitos específicos.

Optimización del almacenamiento vertical

La optimización del almacenamiento vertical maximiza el uso del espacio disponible utilizando paredes, estanterías y estantes de varios niveles para almacenar herramientas, equipos y suministros.

Los objetos están organizados de forma que los que se utilizan con más frecuencia estén al alcance de la mano, mientras que los que se utilizan menos están más arriba.

Optimización del almacenamiento vertical:

• Reduce el desorden.
• Mejora la accesibilidad.
• Ahorra tiempo a la hora de extraer las herramientas necesarias, especialmente en reparaciones urgentes.
• Crea un entorno de almacenamiento más organizado mediante etiquetas claramente visibles y categorizadas.
• Aprovecha al máximo el espacio limitado.

Sistemas de gestión de almacenes

Un sistema de gestión de almacenes (SGA) ayuda a realizar un seguimiento del inventario, organizar el almacenamiento y agilizar el movimiento de mercancías, garantizando que los artículos se almacenan, recogen y distribuyen de forma eficiente.

Un SGA proporciona información en tiempo real sobre los niveles de existencias, las ubicaciones y los patrones de uso, lo que facilita el mantenimiento de la precisión del inventario y evita el exceso de existencias o la escasez.

También automatiza procesos como la recepción de envíos, la asignación de ubicaciones de almacenamiento y la generación de alertas de reposición, mejorando la productividad y reduciendo los errores en las operaciones de almacén.

Reflexiones finales

La gestión inmobiliaria no tiene por qué ser estresante.

Al ajustar la forma en que se almacenan los activos necesarios para satisfacer las solicitudes y agilizar el proceso de realización de las tareas de mantenimiento, un administrador de fincas puede crear un flujo de trabajo de mantenimiento más productivo que beneficie a los propietarios, los técnicos y los ocupantes.

Considere la posibilidad de poner en práctica las estrategias sugeridas en este blog para construir un ecosistema de mantenimiento de propiedades bien cuidado y fiable que refleje profesionalidad y cuidado.