Cómo aumentar la productividad de su equipo a distancia

Introducción

A pesar de toda la fanfarria que el trabajo a distancia había recibido antes de la pandemia de Coronavirus, el trabajo en la oficina tenía varios beneficios que su contraparte remota no podía discutir.

Una de las ventajas más olvidadas del trabajo en la oficina es que permite a las empresas influir en el rendimiento de sus empleados. Tanto si eso significa que un directivo puede discutir los problemas de cualquier empleado o darle incentivos para aumentar su rendimiento personalmente, el trabajo a distancia crea nuevos retos para las empresas que quieren aumentar la productividad de su equipo.

El reciente cambio hacia el teletrabajo puede haber cambiado la forma en que las empresas abordan la productividad, pero no es el fin. Dicho esto, hay muchos trucos de productividad y gestión del tiempo que puedes aplicar para aumentar la productividad de tu equipo a distancia. A continuación te explicamos cómo puedes hacerlo.

Defina la productividad de sus empleados

La productividad define la capacidad que tiene un trabajador para completar una tarea determinada con éxito. En otras palabras, es la eficiencia del trabajo; cuanto mejor pueda un empleado cumplir con sus responsabilidades, más productivo será.

Dado que la productividad es una palabra tan genérica y sobreutilizada, debe definir lo que significa para sus empleados en sus respectivas responsabilidades laborales. Profundizar en las estadísticas y los datos de productividad puede ayudarle a usted y a su equipo a comprender mejor cómo ser productivos. Sus empleados deben saber cómo se controla y se juzga su trabajo para poder discutir después las posibles mejoras.

Las unidades de medida que utilices para hacer un seguimiento de su rendimiento deben provenir de las responsabilidades definidas cuando los contrataste, así como de tus objetivos empresariales.

En un sentido amplio, sus mediciones de productividad se basarán en cualquiera de los siguientes aspectos del trabajo de su empleado:

• La tasa de finalización de una tarea determinada en el plazo previsto
• El número de tareas completadas en un periodo de tiempo determinado
• La capacidad de realizar una tarea determinada tal y como se explica en un procedimiento operativo estándar (PNT)
• Comentarios de jefes, compañeros de trabajo y/o clientes
• Disponibilidad durante el horario de trabajo

Cada uno de estos atributos debe adoptarse a las responsabilidades laborales de cada empleado.

Para un agente de atención al cliente, sus métricas de productividad podrían ser las puntuaciones de satisfacción del cliente, el tiempo medio de llamada y el número de tickets resueltos. Para un desarrollador, sus métricas podrían ser el código entregado, la rotación de código y el tiempo que tardaron en completar un proyecto. Para un comercializador, podría utilizar el coste por cliente potencial, el coste por adquisición y el número de clientes potenciales generados.

Sea cual sea la métrica que utilices, comunica sus medidas de productividad antes de sentarte a discutir su rendimiento.

Desarrollar una política clara de trabajo desde casa

Trabajar desde casa puede parecer la panacea para algunos, pero la realidad ha demostrado que este acuerdo de trabajo viene con sus desventajas. El informe de Buffer sobre el estado del trabajo a distancia en 2019 descubrió que los problemas más comunes de los acuerdos de trabajo a distancia eran la desconexión del trabajo después de sus horas de trabajo (22%), la soledad (19%) y la comunicación (17%).

En lugar de pasar por alto estos retos, hay que afrontarlos desarrollando una política de trabajo desde casa. Aunque las oficinas en casa se hayan generalizado debido a la pandemia, debes mantener una política de trabajo desde casa que defina las expectativas de los trabajadores remotos.

La política debe incluir qué herramientas deben utilizar sus empleados -software o hardware-, a qué horas deben estar disponibles para comunicarse, cómo deben protegerse a sí mismos y a la empresa, entre otras cosas.

Teniendo en cuenta los retos que el trabajo a distancia impone a los empleados, su política debe abordarlos de forma proactiva. Por ejemplo, tu política de trabajo desde casa podría indicar cuándo termina la jornada o compartir eventos públicos en línea donde tus empleados puedan mezclarse y conectarse.

Tu política debe mostrar los diferentes canales de comunicación, cómo utilizarlos y en qué circunstancias. Por ejemplo, podrías tener Slack para las comunicaciones personales y de toda la empresa, el correo electrónico para comunicaciones más específicas, Zoom para las llamadas y Asana para la gestión de proyectos.

Como política, su empresa también debería pagar bonificaciones a los empleados que necesiten nuevos ordenadores, conexiones a Internet más rápidas y equipos relacionados con la oficina (por ejemplo, mesas, sillas, etc.).

Desarrollar un programa de compromiso de los empleados

Debido a la brusca adopción del trabajo a distancia como acuerdo laboral estándar -aunque temporal-, muchos empleados sentirán más profundamente los desafíos que genera. Como contrapartida, debes desarrollar un programa de compromiso de los empleados para que estén satisfechos con su trabajo.

Una encuesta reciente de Gallup reveló que el 32% de los encuestados se sentían comprometidos con su trabajo, mientras que el otro 50% y el 17% declaraban no estar comprometidos o no estarlo, respectivamente.

Un programa de compromiso tiene como objetivo conectar a sus empleados con su organización, elevando sus sentimientos de compromiso actuales con los niveles óptimos deseados. Se ha demostrado que los altos índices de compromiso de los empleados promueven la retención, el sentido de lealtad y la productividad, todo a la vez.

Para empezar, es necesario realizar encuestas que revelen el nivel actual de compromiso percibido. Pregunte a sus empleados:

• ¿Cómo se siente en su puesto actual?
• ¿Qué es lo que le gustaría cambiar de su trabajo?
• ¿Qué grado de satisfacción tiene con su equilibrio entre vida laboral y personal?

Construya su programa de compromiso basándose en una mezcla de mejores prácticas y soluciones para solucionar los problemas encontrados en sus encuestas. Las mejores prácticas comunes incluyen el desarrollo de programas de recompensa basados en puntos, la oferta de programas de bienestar y el fomento de la creación de redes en toda la empresa.

Su programa también debe tener en cuenta los comentarios de sus empleados y mostrar que su empresa se preocupa por su bienestar emocional y profesional. Comparta este programa abiertamente con los empleados actuales y los recién contratados para crear las expectativas adecuadas desde el principio.

Fomentar la conciliación de la vida laboral y familiar

La encuesta de Buffer muestra que el equilibrio entre el trabajo y la vida personal es un problema para los trabajadores remotos. Otra encuesta realizada a 1.004 empleados a tiempo completo en Estados Unidos reveló que el 29% de los empleados remotos afirmaba tener problemas de conciliación, mientras que el 31% dijo que había necesitado tomarse un día libre por su salud mental.

Aunque sus empleados puedan, en teoría, cerrar sus ordenadores en cualquier momento, la mayoría son personas responsables que se toman su trabajo en serio. Para su empresa, esto puede parecer una gran noticia, pero para sus empleados, esta actitud pasa factura a su productividad.

Su empresa debe fomentar de forma proactiva la conciliación de la vida laboral y familiar explicando -o forzando, si es necesario- cuándo deben dejar de trabajar sus empleados, en qué circunstancias y a qué horas deben estar disponibles.

La mejor manera de hacer felices a los trabajadores remotos es dejarles definir su horario de trabajo. A menos que tengan que enfrentarse a clientes en zonas horarias específicas -piensen en un agente de atención al cliente o un representante de ventas-, la mayoría de los empleados pueden cumplir con la mayoría, si no con todas, sus responsabilidades en cualquier momento.

Otra posibilidad es decirles que tienen que estar un determinado número de horas trabajando al mismo tiempo que la mayoría de los trabajos, y dejar que ocupen las demás horas de trabajo como quieran.

Considera la posibilidad de compartir técnicas de productividad que incentiven la desconexión del trabajo, como la Técnica Pomodoro. También podrían utilizar aplicaciones de seguimiento del tiempo que les notifiquen cuando hayan trabajado un determinado número de horas consecutivas.

Un estudio de la empresa global de contratación Robert Half reveló que los trabajadores que experimentan el equilibrio entre la vida laboral y la personal son dos veces más felices, más productivos y muestran una mayor lealtad a sus empleadores que aquellos que luchan por encontrar el equilibrio.

Mida la productividad de su equipo

Las métricas que utiliza para hacer un seguimiento de la eficiencia del trabajo de sus empleados son los cimientos en los que se basan sus tácticas de mejora de la productividad. Esto es especialmente importante para los trabajadores remotos, que carecen de mecanismos de retroalimentación directa como los que utilizan los trabajadores de oficina.

A los empleados les gusta recibir comentarios siempre que procedan de un análisis objetivo y transparente, y no de preferencias personales. Sus empleados pueden utilizar este feedback para mejorar su eficiencia en el trabajo, lo que a su vez repercute en su satisfacción y compromiso laboral.

Tome las métricas que definió, como se explicó anteriormente en el artículo, y especifique un objetivo que sus empleados deben alcanzar. Este objetivo puede basarse en datos anteriores, referencias del sector o debates internos entre directivos y empleados.

Defina un calendario para comprobar las métricas de cada empleado; al menos, hágalo trimestralmente. Además, divide cada objetivo en objetivos mensuales y semanales y pide a tus directivos que hagan un seguimiento de su rendimiento.

Analice el cumplimiento de los objetivos de cada empleado y ofrezca comentarios pertinentes a partir de los datos. Desarrolle un plan de mejora si un empleado o equipo no alcanza sus objetivos, y ofrezca apoyo público cuando los supere.