Γιατί η βελτίωση των διαδικασιών είναι ζωτικής σημασίας για την ανάπτυξη του οργανισμού

Εισαγωγή

Η ανάπτυξη ενός πρακτορείου SEO δεν είναι εύκολη υπόθεση. Αλλά αν δεν έχετε εξορθολογισμένες ροές εργασίας στην επιχείρησή σας, δεν κολυμπάτε απλώς στο ρεύμα, αλλά έχετε βαρίδια μολύβδου δεμένα πάνω σας.

Η βελτίωση των διαδικασιών είναι ζωτικής σημασίας για την ανάπτυξη κάθε επιχείρησης. Ωστόσο, είναι ακόμη πιο σημαντική για το SEO.

Η ομάδα σας είναι ο μεγαλύτερος πόρος (και το μεγαλύτερο κόστος) ως οργανισμός επαγγελματικών υπηρεσιών. Και αν δεν διαθέτετε τα συστήματα για τον εξορθολογισμό των ροών εργασίας σας στο SEO, θα κάψετε την κατώτατη γραμμή σας προσπαθώντας να παράγετε περιουσιακά στοιχεία για τους πελάτες σας.

Αυτή η δημοσίευση θα καλύψει το πραγματικό κόστος των αναποτελεσματικών διαδικασιών στο γραφείο SEO σας και τι μπορείτε να κάνετε για να εξορθολογήσετε τις ροές εργασίας σήμερα.

Το πραγματικό κόστος των αναποτελεσματικών διαδικασιών στο γραφείο SEO σας

Το κόστος των αναποτελεσματικών διαδικασιών σας πλησιάζει κρυφά.

Κατά μέσο όρο, οι εργαζόμενοι ξοδεύουν:

• 1,8 ώρες την ημέρα για την αναζήτηση εγγράφων
• 30 ώρες το μήνα σε συνεδριάσεις (ή 1,2 ώρες την ημέρα)
• 4,1 ώρες κάθε μέρα στα εισερχόμενά τους

Αηδία.

Έτσι, δεν θα πρέπει να αποτελεί σοκ το γεγονός ότι ο μέσος εργαζόμενος σε γραφείο έχει περίπου 2 ώρες και 53 λεπτά παραγωγικότητας καθημερινά.

Ώρα για μερικά γρήγορα μαθηματικά για να δείτε πόσο κοστίζει αυτό στον οργανισμό σας.

Σύμφωνα με το Indeed, ο μέσος μισθός ενός ειδικού SEO είναι 54.579 δολάρια. Υποθέτοντας ότι είναι παραγωγικοί μόνο για 3 από τις 8 ώρες κάθε μέρα (37,5%), χάνετε περίπου 34.111,87 δολάρια ετησίως σε παραγωγικότητα ανά εργαζόμενο.

Συνεργάζεστε με εργολάβους αντί για υπαλλήλους;

Ας υποθέσουμε ότι οι εργολάβοι σας εργάζονται 30 ώρες την εβδομάδα με 50 δολάρια την ώρα (το κατώτερο όριο για τις τιμές SEO). Όμως, είναι παραγωγικοί μόνο στο 37,5% του χρόνου.

Τότε χάνετε 45.000 δολάρια το χρόνο (30 ώρες την εβδομάδα Χ 50 δολάρια την ώρα Χ 48 εβδομάδες σας δίνουν 72.000 δολάρια Χ 0,625 για το ποσοστό του χαμένου χρόνου).

Βέβαια, πρόκειται για πρόχειρες εκτιμήσεις.

Ωστόσο, αυτό σας δείχνει πόσος χρόνος και χρήμα πηγαίνει σε διοικητικές εργασίες και άλλα καθήκοντα που δεν φέρνουν άμεσα αποτελέσματα στους πελάτες. Με άλλα λόγια, εργασίες που είναι εκτός του πεδίου εφαρμογής.

Οι αναποτελεσματικές διαδικασίες εξαντλούν το προσωπικό σας

Το κόστος είναι υψηλότερο και με άλλους τρόπους. Ως αποτέλεσμα των αναποτελεσματικών διαδικασιών, το προσωπικό σας είναι λιγότερο παραγωγικό και περισσότερο αγχωμένο.

Αυτό επηρεάζει αρνητικά την επιχείρησή σας. Οι αγχωμένοι υπάλληλοι που θάβονται κάτω από ένα βουνό διοικητικών εργασιών δεν έχουν χρόνο να επικεντρωθούν στην επίτευξη αποτελεσμάτων για τους πελάτες τους.

Ακόμη χειρότερα, η ομάδα σας θα εργάζεται συνήθως εκτός του συμβατικού ωραρίου της για να διαχειριστεί τις εργασίες και να καλύψει τις καθυστερήσεις.

Αν και μπορεί να κερδίσετε πίσω κάποια από τα χρήματα που χάνετε από αναποτελεσματικές διαδικασίες με αυτόν τον τρόπο, μακροπρόθεσμα θα σας κοστίσει περισσότερο. Οι υπάλληλοί σας θα σας δυσανασχετήσουν. Η ποιότητα της εργασίας τους θα μειωθεί. Και θα είναι λιγότερο ενθουσιασμένοι να εργάζονται στην υπηρεσία σας.

Τελικά, θα εγκαταλείψουν τον οργανισμό σας για έναν πιο αποτελεσματικό οργανισμό.

Αυτό βλάπτει την κουλτούρα του χώρου εργασίας σας. Οι εξαντλημένοι εργαζόμενοι τείνουν να παρασύρουν τους άλλους εργαζόμενους γύρω τους. Ως αποτέλεσμα, ο χώρος εργασίας σας μπορεί να γίνει τοξικός.

Η διαχείριση της απομάκρυνσης των εργαζομένων είναι επίσης πολύ δαπανηρή. Συνήθως, η αντικατάσταση ενός εργαζομένου κοστίζει περίπου 1,5x - 2x το μισθό του εργαζομένου.

Λάβετε υπόψη ότι αυτό αγνοεί το κόστος από τον αρνητικό αντίκτυπο στην κουλτούρα του χώρου εργασίας, τους υπάρχοντες πελάτες και το συνολικό εμπορικό σήμα.

Ο πραγματικός λόγος για τον οποίο ο οργανισμός σας έχει υψηλή μετακίνηση εργαζομένων

Με τη "Μεγάλη Παραίτηση", τον "Πληθωρισμό" και την "Ήσυχη Παραίτηση" να είναι οι τίτλοι των ειδήσεων, μπορείτε εύκολα να συμπεράνετε ότι όλοι είναι δυσαρεστημένοι με τις δουλειές τους παντού.

Αυτό δεν είναι ακριβώς η περίπτωση, όμως.

Ενώ υπάρχουν πολλοί τρόποι για να βελτιώσετε την κουλτούρα του εργασιακού σας χώρου (καλύτερη επικοινωνία, περισσότεροι έπαινοι, υψηλότερες αποδοχές, καλύτερες παροχές), όλοι αυτοί αγνοούν την πραγματική αιτία της δυσαρέσκειας. Οι άνθρωποι εγκαταλείπουν άσκοπα αγχωτικές θέσεις εργασίας, όπου η έλλειψη δομής και καθοδήγησης καθιστά την απλή εργασία πολύ πιο περίπλοκη.

Το SEO απαιτεί χρόνο.

Χρειάζεστε χρόνο για να ερευνήσετε, να δημιουργήσετε και να βελτιστοποιήσετε περιουσιακά στοιχεία. Είναι επίσης εξαιρετικά εύκολο να συνδέσετε τα αποτελέσματα με τις προσπάθειες της ομάδας σας χρησιμοποιώντας αναλυτικά στοιχεία. Αυτή η πίεση για την επίτευξη αποτελεσμάτων μέσω μιας διαδρομής εμποδίων αναποτελεσματικότητας μπορεί να εξαντλήσει γρήγορα την ομάδα σας.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι ροές εργασίας σας αποτελούν το θεμέλιο της επιχειρηματικής σας επιτυχίας.

Χωρίς σαφώς καθορισμένες διαδικασίες που υποστηρίζονται από πρότυπα, εργαλεία και τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας (SOP), η ομάδα σας θα δυσκολευτεί να ολοκληρώσει γρήγορα τα παραδοτέα.

Αντ' αυτού, θα αναλωθούν σε ένα καλειδοσκόπιο ταπεινών καθηκόντων που τους τρώνε τις μέρες τους, ενώ οι προθεσμίες και η ανάγκη να οδηγηθούν σε αποτελέσματα τους αγχώνουν.

Τελικά, θα χορτάσουν και θα φύγουν.

Πώς να βελτιώσετε τις διαδικασίες στο γραφείο SEO σας (5 βήματα)

Εάν το πρόβλημα είναι οι αναποτελεσματικές διαδικασίες, η βελτίωση των διαδικασιών είναι η λύση.

Να είστε προετοιμασμένοι. Η αλλαγή είναι δύσκολη.

Και ως ιδιοκτήτης ενός πρακτορείου SEO, θα πρέπει να αφιερώσετε επιπλέον χρόνο και δουλειά εκ των προτέρων. Δεν θα είναι εύκολο. Αλλά θα αξίζει τον κόπο.

Ακολουθήστε αυτά τα πέντε βήματα για να εξορθολογήσετε τις διαδικασίες στον οργανισμό σας.

1. Χαρτογραφήστε τις ροές εργασίας σας

Δεν μπορείτε να διορθώσετε τις διαδικασίες μέχρι να περιγράψετε τις διαδικασίες που ήδη έχετε.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα, σημειώσεις post-it, χαρτί σημειώσεων ή εφαρμογές όπως το LucidChart ή το Creately. Δεν χρειάζεστε φανταχτερή τεχνολογία. Όμως, οι εφαρμογές είναι καλύτερες για απομακρυσμένες υπηρεσίες, επειδή διευκολύνουν τη συνεργασία.

Παράδειγμα ροής εργασίας Onboarding πελατών που απεικονίζεται στα διαγράμματα Lucid

Διαλέξτε έναν προβληματικό τομέα στην επιχείρησή σας και αρχίστε να χαρτογραφείτε τις ροές εργασίας. Θέλετε να είστε όσο το δυνατόν πιο λεπτομερείς.

Μπορεί να είναι κάτι μικρό, όπως η εύρεση ατελειών στη διαδικασία βελτιστοποίησης των υφιστάμενων αναρτήσεων. Ή, μπορεί να είναι μια πιο σύνθετη ροή εργασίας, όπως η προσπάθεια βελτιστοποίησης της διαδικασίας εισαγωγής νέων πελατών.

Αφού επισημάνετε τα βήματα κάθε διαδικασίας, καλέστε την ομάδα σας να συνεργαστεί και να τα επανεξετάσει. Θα βεβαιωθούν ότι δεν σας διαφεύγει τίποτα.

2. Προσδιορισμός ανεπαρκειών

Είναι πολύ εύκολο να δεις τα προβλήματα μόλις τα χαρτογραφήσεις όλα.

Θα παρατηρήσετε σημεία συμφόρησης, πλεονασμούς και άλλες επιβραδύνσεις. Επισημάνετε αυτές τις περιοχές και συζητήστε αν είναι απαραίτητες για την ομάδα σας.

3. Εύρεση λύσεων

Μπορείτε να ακολουθήσετε τρία μονοπάτια για να βελτιώσετε τις ροές εργασίας:

• Εξάλειψη: Απομακρύνετε κάθε περιττή διαδικασία.
• Ενοποίηση: Συνδυάστε περιττές διαδικασίες.
• Βελτιώστε: Χρησιμοποιήστε εργαλεία, εκπαίδευση και πρότυπα για τον εξορθολογισμό των διαδικασιών.

Θα περνάτε τον περισσότερο χρόνο σας βελτιώνοντας τις διαδικασίες. Υπάρχουν όμως μερικά σημαντικά σημεία που πρέπει να σημειώσετε πριν υιοθετήσετε οποιαδήποτε λύση.

Αρχικά, μιλήστε με την ομάδα σας πριν υιοθετήσετε οποιαδήποτε νέα εργαλεία. Μπορεί να έχουν άλλες συστάσεις. Ή, μπορεί να μην τους αρέσει το εργαλείο που θα επιλέξετε. Θέλετε να επενδύσουν σε οποιεσδήποτε νέες πλατφόρμες. Διαφορετικά, θα σπαταλήσετε χρήματα σε εργαλεία που κανείς δεν χρησιμοποιεί.

Επίσης, η εκπαίδευση και τα πρότυπα απαιτούν χρόνο και πόρους για να δημιουργηθούν. Όμως, στο τέλος αξίζει τον κόπο. Αντί να ξεκινάτε από το μηδέν κάθε φορά, η ομάδα σας μπορεί να ολοκληρώσει εργασίες με μερικά κλικ.

Το πιο σημαντικό, δημιουργήστε βίντεο με περιπατητικές οδηγίες για πολύπλοκες διαδικασίες. Οι γραπτές SOP είναι χρήσιμες, αλλά τα βίντεο περιγράφουν με σαφήνεια τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσει η ομάδα σας. Αυτό θα εξοικονομήσει χρόνο και απογοήτευση για όλους.

4. Αναβαθμίστε τις διαδικασίες σας

Ξεκινήστε πρώτα με την πιο προβληματική (αναποτελεσματική) ροή εργασιών. Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα που συγκεντρώσατε από τα πρώτα βήματα για να βελτιώσετε τις διαδικασίες σας.

Το SEO περιλαμβάνει μια σειρά διαδικασιών με λεπτομερείς οδηγίες σε κάθε βήμα. Θέλετε σαφώς καθορισμένες SOP και βίντεο με περιπατητικές οδηγίες για τα πολύπλοκα βήματα. Για απλές εργασίες, θα χρειαστείτε λεπτομερείς οδηγίες.

Όλοι οι άνθρωποι επεξεργάζονται τις πληροφορίες με διαφορετικό τρόπο. Όσο περισσότερες λεπτομέρειες, επικοινωνία και καθοδήγηση παρέχετε, τόσο πιο εύκολο είναι για την ομάδα σας να διεκπεραιώσει τις εργασίες της γρήγορα και με ακρίβεια.

Και αν υιοθετήσετε νέες πλατφόρμες, θα πρέπει επίσης να δημιουργήσετε διαδικασίες για την εκπαίδευση της ομάδας σας σε αυτά τα εργαλεία.

Για καλύτερα αποτελέσματα, είναι σημαντικό να υπάρχει κάποιος που συνδέεται άμεσα με τη ροή εργασίας για να εξειδικεύσει τις διαδικασίες. Αυτό μεγιστοποιεί την αποτελεσματικότητα και διασφαλίζει ότι η ομάδα σας ακολουθεί τη διαδικασία.

Αυτή η διαδικασία απαιτεί χρόνο και πόρους. Μπορεί να είναι απογοητευτική και να προκαλεί πονοκέφαλο. Όμως, επενδύετε στη μελλοντική επιτυχία της επιχείρησής σας. Αξίζει τον κόπο.

5. Παρακολούθηση αποτελεσμάτων και προβληματισμός

Μόλις τεθεί σε εφαρμογή η νέα σας διαδικασία, πρέπει να παρακολουθείτε τα αποτελέσματα και να προβληματίζεστε σχετικά με τη ροή εργασίας. Μετά την ολοκλήρωση της εργασίας, πρέπει να ζητήσετε από κάθε μέλος της ομάδας να προβληματιστεί σχετικά με τη ροή εργασίας.

Ρωτήστε την ομάδα σας αυτές τις ερωτήσεις βελτίωσης διαδικασιών:

• Τι λειτούργησε;
• Τι δεν λειτούργησε;
• Τι θα μπορούσε να βελτιωθεί;
• Και θα το βελτιώνατε;
• Υπάρχει κάτι άλλο σχετικά με αυτή τη διαδικασία που θα θέλατε να μοιραστείτε;

Αν δεν το κάνετε ήδη, θα πρέπει να παρακολουθείτε τον χρόνο που αφιερώνει η ομάδα σας στις εργασίες της.

Πρέπει να είστε προσεκτικοί με αυτό, ώστε να μην φαίνεται σαν μικροδιαχείριση. Αντ' αυτού, εξηγήστε στην ομάδα σας ότι η παρακολούθηση του χρόνου είναι ένας τρόπος για να εντοπίσετε τα σημεία που "χάνουν χρόνο". Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα στις ροές εργασίας που πρέπει να βελτιστοποιηθούν στη συνέχεια.

Χωρίς την παρακολούθηση του χρόνου, δεν μπορείτε να είστε σίγουροι αν οι αλλαγές σας βελτιώνουν ή όχι τις ροές εργασίας σας.

Τέλος, θα πρέπει να οργανώνετε τακτικές συνεδριάσεις για να επανεξετάζετε τις διαδικασίες και να εφαρμόζετε τις νέες προτάσεις της ομάδας σας. Αυτό θα διασφαλίσει ότι το πρακτορείο SEO σας θα παραμείνει εξορθολογισμένο.

Μην ξεχνάτε αυτό το κρίσιμο έργο βελτίωσης διαδικασιών

Δεν μπορείτε να βελτιώσετε τίποτα στο πρακτορείο SEO σας χωρίς την υποστήριξη της ηγεσίας. Είναι ζωτικής σημασίας να δείτε τη βελτίωση των διαδικασιών ως επένδυση στον οργανισμό σας.

Αναπτύσσετε εξυπνότερους τρόπους εργασίας για να παρέχετε καλύτερα αποτελέσματα στους πελάτες σας, να μειώνετε το άγχος της ομάδας σας και να αποζημιώνετε όλους περισσότερο. Εξάλλου, δεν μπορείτε να προσλάβετε νέους πελάτες και να αυξήσετε τα περιθώρια κέρδους σας αν πνίγεστε στη διοικητική εργασία.

Παρόλα αυτά, θα καταρρεύσει χωρίς να υπάρξει συνέχεια από την ηγεσία.

Πρέπει να υποστηρίξετε και να προωθήσετε την αλλαγή. Ακούστε την απογοήτευση της ομάδας σας και του πελάτη σας. Ενθουσιάστε τους πάντες. Τονίστε πώς αυτές οι βελτιώσεις των διαδικασιών θα κάνουν την εργασία λιγότερο αγχωτική και πιο ευχάριστη.

Με τη σωστή νοοτροπία, προσέγγιση και παρακολούθηση, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πιο ευχάριστο εργασιακό περιβάλλον και ένα βελτιωμένο, πιο κερδοφόρο γραφείο SEO.