Εισαγωγή
Πόσο συχνά ελέγχετε τα email σας; Οι πιθανότητες είναι ότι, σε κάθε δεδομένη ημέρα, μπορεί να είναι αμέτρητες φορές. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της σύγχρονης ζωής μας και παίζει ζωτικό ρόλο στον τρόπο επικοινωνίας με συναδέλφους, φίλους και πελάτες. Ωστόσο, εάν εσείς (ή τα μέλη της ομάδας σας) χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως μέρος της στρατηγικής μάρκετινγκ ή της διαδικασίας πωλήσεων, τότε υπάρχει και ένας άλλος παράγοντας που πρέπει να λάβετε υπόψη σας: το email whitelisting.
Η γνώση του τι είναι η λευκή λίστα email, γιατί είναι σημαντική τόσο για τους έμπορους όσο και για τους πελάτες - και στη συνέχεια η διασφάλιση της σωστής λειτουργίας της - μπορεί να επηρεάσει σημαντικά το ποσοστό επιτυχίας των email που παραδίδονται στα εισερχόμενα των πελατών. Σε αυτή τη δημοσίευση στο ιστολόγιο, θα σας παρουσιάσω όλα όσα πρέπει να γνωρίζουν οι ψηφιακοί έμποροι για τη λευκή λίστα email - από το τι σημαίνει μέχρι τις βέλτιστες πρακτικές κατά τη δημιουργία εκστρατειών. Ας ξεκινήσουμε!
(Τι είναι η λευκή λίστα email
Η λευκή λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η διαδικασία προσθήκης μιας άλλης διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τομέα στη λίστα εγκεκριμένων αποστολέων, ώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να παραδίδονται πάντα στα εισερχόμενα. Αυτό σημαίνει ότι όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από τον συγκεκριμένο αποστολέα θα παρακάμπτουν τυχόν φίλτρα και θα πηγαίνουν κατευθείαν στα εισερχόμενα του χρήστη, διασφαλίζοντας ότι δεν θα χάνονται σε φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.
Πώς λειτουργεί;
Η τοποθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λεγόμενη λευκή λίστα απαιτεί αλλαγές που πρέπει να γίνουν από την πλευρά του παραλήπτη. Όταν κάποιος λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να προσθέσει τη διεύθυνση του αποστολέα ή το όνομα τομέα του στη λευκή λίστα του. Αυτό το κάνει επισημαίνοντας τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως "μη ανεπιθύμητα" και στη συνέχεια προσθέτοντάς τα στη λ ίστα επαφών του. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας χρήστης μπορεί επίσης να πρέπει να προσθέσει χειροκίνητα μια διεύθυνση στη λευκή λίστα του, ανάλογα με τη διαμόρφωση της υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του.
Γιατί είναι σημαντικό;
Όπως πιθανότατα γνωρίζετε ήδη, υπάρχουν φίλτρα που καθορίζουν αν ένα συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να μπει στα εισερχόμενα μηνύματα κάποιου ή όχι. Πολλά από αυτά βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στο αν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει χαρακτηριστεί ως ανεπιθύμητο ή όχι, και αν είναι, θα σταλεί κατευθείαν στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Αυτό σημαίνει ότι το να έχετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στη λευκή λίστα είναι ένα ουσιαστικό μέρος της διασφάλισης ότι φτάνουν επιτυχώς στους παραλήπτες που προορίζονται.
Ποιος θα πρέπει να συμπεριληφθεί στη λευκή λίστα;
(Ο γενικός κανόνας όσον αφορά τη λευκή λίστα είναι ότι απλά βεβαιώνεστε ότ ι βλέπετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας αρέσει να διαβάζετε. Τούτου λεχθέντος, εδώ είναι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα πρέπει να προσθέσετε στη λίστα των εγκεκριμένων αποστολέων σας:
Οι αγαπημένες σας μάρκες και υπηρεσίες
Δεν αξίζουν όλα τα διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να πάνε στο spam ή σε κάποιο σκοτεινό φάκελο. Μέσω της λευκής λίστας, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από όλους τους εμπόρους λιανικής πώλησης και τις υπηρεσίες που χρησιμοποιείτε φτάνουν στα εισερχόμενά σας.
Τυχόν ενημερωτικά δελτία ή διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία είστε εγγεγραμμένοι.
Αν δεν έχετε εγγραφεί σε μια λίστα email παρά τη θέλησή σας, πιθανότατα περιμένετε να λαμβάνετε email από τις πηγές στις οποίες έχετε εγγραφεί. Η λευκή λίστα θα διασφαλίσει ότι αυτές οι πολύτιμες πηγές γνώσεων και προωθητικών ενεργειών δεν θα πέσουν θύματα των φίλτρων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Οι επαφές σας από ιστότοπους επαγγελματικής δικτύωσης όπως το LinkedIn.
Οι επαγγελματικές επαφές μπορεί να είναι πολύτιμες, και η καταχώριση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας στέλνουν μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι δεν θα χάσετε ευκαιρίες για επιχειρηματικές συνεργασίες, προσφορές εργασίας ή άλλα σημαντικά μηνύματα.
Συνάδελφοι από τη δουλειά, φίλοι, συγγενείς κ.λπ.
Οι στενοί συνεργάτες και τα μέλη της οικογένειάς σας είναι σημαντικά άτομα στη ζωή σας και δεν πρέπει ποτέ να χάνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τους στέλνετε. Η καταχώριση των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους στη λευκή λίστα, σε αυτή την περίπτωση, δεν είναι εύκολη υπόθεση.
Έμπιστοι συνεργάτες ή προμηθευτές για την επιχείρησή σας.
Εάν εσείς και η ομάδα σας διαχειρίζεστε μια διαδικτυακή πλατφόρμα πωλήσεων που ανταλλάσσει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πωλητές, συνεργάτες ή προμηθευτές, η λευκή λίστα μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι κανένα από τα μηνύματά τους δεν θα πάει σε λάθος φάκελο.
Το δικό σας όνομα τομέα.
Το όνομα τομέα της εταιρείας σας θα πρέπει να βρίσκεται στη λευκή λίστα σας. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνονται από το όνομα τομέα σας υποδηλώνουν σημαντική επιχειρηματική αλληλογραφία, οπότε θα πρέπει να αντιμετωπίζονται αναλόγως.
Ηλεκτρονικά μηνύματα από παρόχους υπηρεσιών.
Αυτό περιλαμβάνει μηνύματα που αποστέλλονται από παρόχους υπηρεσιών κοινής ωφέλειας, όπως η ηλεκτρική ενέργεια και η ύδρευση, καθώς και από παρόχους υπηρεσιών διαδικτύου κ.λπ. Βάλτε αυτά τα μηνύματα στη λευκή λίστα, ώστε να μη χάνετε κρίσιμες ενημερώσεις και τους λογαριασμούς σας.
Πώς μπορώ να βάλω μια διεύθυνση email στη λευκή λίστα;
(Η διαδικασία καταχώρισης μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λευκή λίστα εξαρτάται από τον τύπο της υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε. Ακολουθούν ορισμένα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για δημοφιλείς υπηρεσίες:
Outlook
- Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις στο Outlook κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του γραναζι ού.
- Επιλέξτε Mail από το μενού.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Junk Email στο υπομενού.
- Επιλέξτε την καρτέλα Ασφαλείς αποστολείς και τομείς και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.
- Εισάγετε την απαιτούμενη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το όνομα τομέα.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να ολοκληρώσετε.
Gmail
- Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις στο Gmail.
- Επιλέξτε την καρτέλα Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέου φίλτρου.
- Εισάγετε την απαιτούμενη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το όνομα τομέα στο πεδίο Από.
- Μαρκάρετε το πλαίσιο ελέγχου Never send it to Spam.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία φίλτρου για να ολοκληρώσετε.
Yahoo Mail
- Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις στο Yahoo Mail.
- Επιλέξτε Περισσότερες ρυθμίσεις για να επεκτείνετε το μενού.
- Επιλέξτε την καρτέλα Φίλτρα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.
- Ονομάστε το φίλτρο σας και, στη συνέχεια, εισαγάγετε την απαιτούμενη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το όνομα τομέα.
- Επιλέξτε έναν φάκελο στον οποίο θέλετε να πηγαίνουν τα μηνύματα από την καθορισμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τον τομέα σας ή αφήστε τον ως έχει, ώστε τα μηνύματα να πηγαίνουν στα εισερχόμενά σας.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να ολοκληρώσετε.
Apple Mail
- Στη συσκευή σας Apple, ανοίξτε την εφαρμογή Mail.
- Μεταβείτε στην οθόνη Γραμματοκιβώτια.
- Επιλέξτε το φάκελο Junk.
- Εντοπίστε το email ή τον τομέα email που θέλετε να βάλετε στη λευκή λίστα και, στη συνέχεια, σύρετε το δάχτυλό σας προς τα αριστερά για να δείτε τις επιλογές σας.
- Με επιλεγμένη τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ ή πατήστε στο κουμπί Περισσότερα.
- Κάντε κλικ ή πατήστε στο Mark.
- Κάντε κλικ ή πατήστε το κουμπί Mark as Not Junk για να βάλετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λευκή λίστα.
Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, μπορείτε εύκολα να βάλετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λευκή λίστα και να διασφαλίσετε ότι τα μηνύματά σας όχι μόνο θα φτάσουν στους παραλήπτες που προορίζονται, αλλά και ότι θα έχουν προτεραιότητα έναντι άλλων μηνυμάτων που έχουν χαρακτηριστεί ως ανεπιθύμητα. Αυτό συμβάλλει στην προστασία των μηνυμάτων ηλ εκτρονικού ταχυδρομείου σας από τον κίνδυνο να χαρακτηριστούν ως ανεπιθύμητα και τελικά σας αποτρέπει από το να χάσετε σημαντικά μηνύματα.
10 βέλτιστες πρακτικές για τη λευκή λίστα email
Η γνώση του ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να διατηρηθούν και ποια πηγαίνουν στο spam είναι απαραίτητη για τη διατήρηση μιας αποτελεσματικής στρατηγικής μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ακολουθούν 10 βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να ακολουθήσετε κατά την καταχώριση των emails στη λευκή λίστα:
- Προσθέστε μόνο αξιόπιστους αποστολείς στη λευκή σας λίστα. Είναι σημαντικό να προσθέτετε μόνο αξιόπιστες πηγές στη λευκή λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, καθώς δεν θέλετε να περάσουν από τις ρωγμές κακόβουλα ή ύποπτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Βεβαιωθείτε ότι μόνο τα πιο σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνονται στη λευκή λίστα και ότι δεν δίνετε προτεραιότητα σε spammers ή αδίστακτους αποστολείς. Σημειώστε το περιεχόμενο των μηνυμάτων που λαμβάνετε από κάθε αποστολέα και βεβαιωθείτε ότι αποστέλλει περιε χόμενο που σας ενδιαφέρει.
- Ελέγχετε περιοδικά τη λευκή σας λίστα και βεβαιωθείτε ότι είναι ενημερωμένη με όλες τις τελευταίες αλλαγές στη λίστα των προτιμώμενων επαφών, εμπορικών σημάτων και υπηρεσιών. Προσέξτε τις αλλαγές στις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των επαφών σας, καθώς και τυχόν νέους προμηθευτές ή επιχειρήσεις που θα θέλατε να βάλετε στη λευκή λίστα.
- Εάν διαπιστώνετε ότι λαμβάνετε πάρα πολλά ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια συγκεκριμένη πηγή, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να τα βάλετε στη μαύρη λίστα αντί για τη λευκή λίστα. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι αυτά τα μηνύματα δεν θα καταλήξουν ξανά στα εισερχόμενά σας.
- Ενημερώστε τακτικά το λογισμικό σας κατά της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, ώστε να είστε σίγουροι ότι θα προλάβετε κάθε πιθανή απειλή προτού αποκτήσει πρόσβαση στα εισερχόμενά σας. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία αυτόματης ενημέρωσης για να διασφαλίσετε ότι το λογισμικό σας είναι πάντα ενημερωμένο και ασφαλές.
- Παρακολουθήστε τις επιδόσεις των εκστρατειών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα που στέλνετε φτάνουν στους παραλήπτες που προορίζονται, ανοίγονται και απαντώνται. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας παραμένουν εκτός φακέλου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και ότι οι παραλήπτες σας τα λαμβάνουν όπως αναμενόταν.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία ελέγχου ταυτότητας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το DMARC, για να επαληθεύσετε τη γνησιότητα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να βεβαιωθείτε ότι δεν έχουν παραποιηθεί ή υποδυθεί κακόβουλους φορείς.
- Χρησιμοποιήστε έναν αξιόπιστο πάροχο μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσφέρει υπηρεσίες whitelisting. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν θα παγιδευτούν στα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και θα διευκολύνει τις επαφές σας να τα λαμβάνουν όπως αναμενόταν.
- Επενδύστε σε εργαλεία και υπηρεσίες ελέγχου ταυτότητας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να προστατεύσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από το να χαρακτηριστούν ως ανεπιθύμητα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν δ ιευθύνετε μια επιχείρηση που βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
- Επωφεληθείτε από τα εργαλεία επαλήθευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι διευθύνσεις στη λίστα σας είναι έγκυρες και παραδοτέες. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι τα μηνύματά σας φτάνουν πράγματι στους προβλεπόμενους παραλήπτες και δεν χαρακτηρίζονται ως ανεπιθύμητα μηνύματα.
Βελτίωση της συνολικής διαδικτυακής εμπειρίας μέσω λευκής λίστας email
Καθώς ακολουθείτε τις συμβουλές και τις βέλτιστες πρακτικές που μόλις περιγράψαμε, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας παραδίδονται στους παραλήπτες που προορίζονται και δεν επισημαίνονται ως ανεπιθύμητα μηνύματα. Αυτό θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε τη συνολική διαδικτυακή σας εμπειρία, διασφαλίζοντας ότι τα μηνύματά σας βλέπουν τα σωστά άτομα και ότι τους δίνεται προτεραιότητα έναντι άλλων μηνυμάτων που έχουν χαρακτηριστεί ως spam. Είναι επίσης σημαντικό να θυμάστε να επανεξετάζετε περιοδικά τη λευκή λίστα, τη μαύρη λίστα και τις τεχνικές ελέγχου ταυτότητας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να διασφαλίζετε ότι είναι ενημερωμένες με τυχόν αλλαγές στον κατάλογο των προτιμώμενων επαφών και υπηρεσιών σας. Με τον τρόπο αυτό θα σας βοηθήσει να προστατευτείτε από κακόβουλους παράγοντες και να βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας γίνονται αντιληπτά από τους προβλεπόμενους παραλήπτες τους το συντομότερο δυνατό.
