Πλεονεκτήματα Timesheet που πρέπει να γνωρίζει κάθε ιδιοκτήτης επιχείρησης

Εισαγωγή

Στο σύγχρονο επιχειρηματικό τοπίο, η παρακολούθηση του χρόνου εργασίας των εργαζομένων έχει μεγάλη σημασία. Παρέχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι πόροι και τον τρόπο με τον οποίο δαπανάται ο χρόνος τους σε διάφορα έργα.

Παραδοσιακά, οι επιχειρήσεις βασίζονταν σε μεγάλο βαθμό στα φύλλα εργασίας για την καταγραφή των δεδομένων του χρόνου εργασίας σε μορφή πίνακα για την παρακολούθηση των ωρών εργασίας. Ωστόσο, με την έλευση της τεχνολογίας, πολλοί ψηφιακά ώριμοι οργανισμοί έχουν στραφεί προς τα ψηφιακά φύλλα εργασίας λόγω των απαραίτητων λειτουργιών τους και έχουν επίσης παρατηρήσει σημαντική βελτίωση στην τελική γραμμή και στις παραδόσεις έργων.

Έτσι, σε αυτό το ιστολόγιο, θα συζητήσουμε τα βασικά οφέλη της αξιοποίησης των φύλλων εργασίας για τους υπαλλήλους και πώς μπορεί να συμβάλει στον εξορθολογισμό της επεξεργασίας της μισθοδοσίας, στη βελτίωση της παραγωγικότητας της ομάδας και στην προώθηση μιας θετικής σχέσης με τους πελάτες και τις ομάδες.

Τι είναι το Φύλλο Χρόνου;

Το φύλλο εργασίας είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για την παρακολούθηση του συνολικού χρόνου εργασίας των εργαζομένων κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης περιόδου. Οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα του χρόνου εργασίας των εργαζομένων από το φύλλο εργασίας για να επεξεργαστούν τη μισθοδοσία, να χρεώσουν τους πελάτες, να εκτιμήσουν τις παραδόσεις έργων και να παρακολουθήσουν τα πρότυπα απουσιών. Κυρίως τρεις τύποι φύλλων εργασίας χρησιμοποιούνται ευρέως από τις επιχειρήσεις:

Χαρτί

Τα χάρτινα φύλλα εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των εκτυπώσιμων καρτών εργασίας, των καρτών διάτρησης, των μητρώων κ.λπ., είναι τα πιο παραδοσιακά που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των ωρών εργασίας των εργαζομένων. Ωστόσο, αυτά τα απαρχαιωμένα δελτία χρόνου απαιτούσαν χειροκίνητες καταχωρίσεις χρόνου και ήταν επιρρεπή σε ανθρώπινα λάθη, στην ασφάλεια των δεδομένων και στην κλοπή χρόνου.

Υπολογιστικά φύλλα

Τα λογιστικά φύλλα αναμόρφωσαν τη διάταξη του φύλλου εργασίας για να κάνουν τη διαδικασία της χρονομέτρησης πιο οργανωμένη, απλοποιημένη και λιγότερο ταραχώδη. Ο ταμπλόμορφος χαρακτήρας, η απλότητα και η ευκολία χρήσης καθιστούν τα λογιστικά φύλλα, ιδίως σε μορφή Excel, μια από τις πιο περιζήτητες λύσεις φύλλων χρονοχρέωσης για τις επιχειρήσεις. Στην πραγματικότητα, οι επιχειρήσεις μπορούν ακόμη και να χρησιμοποιούν πρότυπα φύλλων εργασίας Excel που διατίθενται σε πολλαπλές μορφές για την παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων σε ημερήσια/εβδομαδιαία/μηνιαία βάση.

Ψηφιακά Φύλλα Χρόνου

Τα χάρτινα συστήματα και τα λογιστικά φύλλα είχαν αρκετούς περιορισμούς όσον αφορά τη λειτουργικότητα και ήταν επίσης επιρρεπή στην κλοπή χρόνου, την ασφάλεια των δεδομένων και την εσφαλμένη καταχώρηση δεδομένων, γεγονός που έδωσε τη θέση του στα ψηφιακά φύλλα εργασίας, όπως το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου που όχι μόνο καταγράφει τα δεδομένα χρόνου με ακρίβεια, αλλά προσφέρει επίσης άπειρες λειτουργίες, όπως λεπτομερείς αναφορές, διαδρομές έγκρισης, επικυρώσεις και πολλά άλλα.

Πηγή εικόνας

Προχωρώντας μπροστά, θα εμβαθύνουμε στο γιατί οι επιχειρήσεις πρέπει να αξιοποιήσουν το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου, γνωστό και ως ηλεκτρονικά φύλλα εργασίας, και πώς μπορεί να τις βοηθήσει να βελτιώσουν την κερδοφορία και την ικανότητά τους.

10 ωρολόγιο φύλλο οφέλη που πρέπει να γνωρίζει κάθε ιδιοκτήτης επιχείρησης {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Ακριβής τιμολόγηση για τους πελάτες

Είτε πρόκειται για λογιστικές υπηρεσίες, είτε για ελεύθερους επαγγελματίες, είτε για οποιαδήποτε άλλη επιχείρηση, η παρακολούθηση των ωρών εργασίας σε διάφορα έργα για τον υπολογισμό των τιμολογίων για διάφορους πελάτες είναι ζωτικής σημασίας.

Για τις επιχειρήσεις που χρεώνουν τους πελάτες σε ωριαία βάση, το φύλλο εργασίας χρησιμεύει ως αρχείο για τους πελάτες και βοηθά στη δημιουργία ακριβών τιμολογίων.

Ένα ψηφιακό φύλλο χρόνου βοηθά τις επιχειρήσεις να αποκτήσουν εικόνα των δεδομένων του χρόνου εργασίας που δαπανάται σε διάφορα έργα, διασφαλίζοντας ότι οι πελάτες χρεώνονται σωστά και έγκαιρα. Αυτό συμβάλλει στη διατήρηση υγιών σχέσεων μεταξύ πελατών και ιδιοκτητών επιχειρήσεων.

Ένα τέτοιο λογισμικό παρακολούθησης χρόνου διαθέτει επίσης παραμετροποιήσιμες λειτουργίες αναφοράς που αποκαλύπτουν λεπτομέρειες σχετικά με τη χρήση του χρόνου και βοηθούν τους πελάτες να παρακολουθούν πού χρησιμοποιούνται τα χρήματά τους και αν έχουν χρησιμοποιηθεί σωστά.

Οι λεπτομερείς αναφορές επιτρέπουν στους πελάτες να δουν πόσο χρόνο έχουν αφιερώσει οι πόροι για την ολοκλήρωση των διαφόρων τμημάτων του έργου, αποτελώντας έτσι απόδειξη του υπολογισμού και της ακρίβειας της χρέωσης.

* Βελτιστοποιημένος υπολογισμός μισθοδοσίας

Τα φύλλα εργασίας είναι ωφέλιμα για τους οργανισμούς που προσλαμβάνουν εργαζόμενους με ωριαία απασχόληση, καθώς βοηθούν τους οργανισμούς να παρακολουθούν τις ώρες εργασίας των εργαζομένων.

Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου εργασίας παρακολουθεί το σύνολο των ωρών εργασίας και των υπερωριών, γεγονός που βοηθά τις επιχειρήσεις να αποζημιώνουν τους εργαζόμενους δίκαια και με ακρίβεια βάσει τον αριθμό των ωρών εργασίας.

Αυτό το λογισμικό διατηρεί επίσης καρτέλα με τις ώρες εργασίας των εργαζομένων, τις άδειες, τα δεδουλευμένα, τις υπερωρίες, το επίδομα διακοπών κ.λπ., βοηθώντας τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τη μισθοδοσία των εργαζομένων μαζί με τα επιδόματα και τις πρόσθετες αμοιβές.

Επίσης, με τα φύλλα εργασίας, οι εργοδότες μπορούν εύκολα να πληρούν τους κανονισμούς που σχετίζονται με τη μισθοδοσία, όπως οι υπερωρίες, τα επιδόματα βάσει βάρδιας κ.λπ., ώστε να συμμορφώνονται με τους υποχρεωτικούς νόμους.

Επιπλέον, σε περίπτωση οποιασδήποτε σύγκρουσης στην επεξεργασία της μισθοδοσίας, οι εργοδότες/διευθυντές μπορούν πάντα να ανατρέχουν στα δεδομένα του φύλλου εργασίας για να επαληθεύουν τις ώρες εργασίας και τις συνολικές ώρες που αφιερώθηκαν σε συγκεκριμένα έργα.

Με αυτόν τον τρόπο, τα ψηφιακά φύλλα εργασίας μειώνουν το χρόνο και το κόστος που δαπανάται για διοικητικές εργασίες, απελευθερώνοντας έτσι το προσωπικό από τη χειροκίνητη επεξεργασία των καταχωρίσεων δεδομένων χρόνου, ώστε να μπορούν να ασχοληθούν με πιο παραγωγικές εργασίες που μπορούν να αποφέρουν αξία στον οργανισμό.

* Αποτρέπει τη μικροδιαχείριση

Οι διευθυντές ομάδων ή οι προϊστάμενοι συχνά ελέγχουν τις δραστηριότητες των υπαλλήλων με μικροελέγχους, ώστε να διαχειρίζονται το αντικείμενο εργασίας των υπαλλήλων και τον χρόνο που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν μια εργασία.

Πηγή εικόνας

Με τη βοήθεια των φύλλων εργασίας, οι διευθυντές μπορούν να εξαλείψουν την ανάγκη μικροελέγχου των εργαζομένων και να διαπιστώσουν εύκολα σε τι εργάζονται, πόσο χρόνο κατανάλωσαν για να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους και πώς χρησιμοποιούνται συνολικά οι πόροι τους.

Έτσι, τα χρονολόγια απαλλάσσουν τους διευθυντές από την εποπτεία και τη μικροδιαχείριση των ομάδων τους, μειώνοντας την πιθανότητα συγκρούσεων μεταξύ διευθυντών και μελών της ομάδας.

* Καλύτερη πρόβλεψη και εκτίμηση

Ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα της χρήσης των ψηφιακών φύλλων εργασίας είναι ότι τα δεδομένα τους μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εκτίμηση πόρων όπως ο χρόνος, η εργασία και το κόστος για μελλοντικά έργα.

Για παράδειγμα, πριν μια ομάδα ξεκινήσει ένα νέο έργο, πρέπει να εκτιμήσει τις λεπτομέρειες, όπως τα χρονοδιαγράμματα, τα ορόσημα και τους απαιτούμενους πόρους. Σε αυτή την περίπτωση, ο διευθυντής μπορεί να χρησιμοποιήσει τα δεδομένα χρονολογίου από έργα που έχουν εκπονηθεί στο παρελθόν, όπου η φύση των εργασιών είναι παρόμοια με αυτή που αναλαμβάνεται.

Έτσι, με τη βοήθεια των ιστορικών δεδομένων των έργων που έχουν εκτελεστεί στο παρελθόν, οι επιχειρήσεις μπορούν να βελτιώσουν την εκτίμηση της εργασίας, του κόστους και των χρονοδιαγραμμάτων για τα επερχόμενα έργα, να αποτρέψουν την υπέρβαση του κόστους και να διασφαλίσουν την έγκαιρη παράδοση του έργου.

* Διαχείριση εργασιών και ιεράρχηση προτεραιοτήτων

"Τα χρονοδιαγράμματα δίνουν τη δυνατότητα στους οργανισμούς να διαχειρίζονται καλύτερα τη ροή εργασίας, να εντοπίζουν τομείς βελτίωσης και να κατανέμουν στρατηγικά τους πόρους που θα συμβάλλουν στην επιτυχή παράδοση των έργων και θα επηρεάσουν θετικά την τελική γραμμή."

Τα χρονοδιαγράμματα είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για τη διάκριση της φύσης των εργασιών και του χρόνου που συνήθως απαιτείται για την ολοκλήρωσή τους.

Οι διευθυντές μπορούν να ελέγχουν τα δεδομένα των φύλλων εργασίας για να διακρίνουν ποια έργα και εργασίες καταλαμβάνουν περισσότερο εύρος ζώνης των εργαζομένων και ποια λιγότερο. Με τη βοήθεια αυτής της ανάλυσης, οι διευθυντές μπορούν να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με την ιεράρχηση, την κατανομή και τη διαχείριση των εργασιών.

Για παράδειγμα, οι διευθυντές και οι εργοδότες μπορούν να καταργήσουν έργα που δεν έχουν μεγάλη αξία και καταναλώνουν περισσότερο εύρος ζώνης των πόρων.

Επίσης, οι διευθυντές μπορούν να καταλάβουν ποιες εργασίες απαιτούν πολύ χρόνο και ποιες λιγότερο. Η ανάλυση αυτή τους βοηθά να βελτιώσουν τη ροή εργασίας, ιεραρχώντας τις εργασίες έτσι ώστε οι επείγουσες εργασίες να μπορούν να δουλεύονται πρώτα και οι εργασίες με καθυστερημένο χρονοδιάγραμμα να δουλεύονται αργότερα. Για παράδειγμα, εάν μια ομάδα πωλήσεων εργάζεται σε εργασίες διαχείρισης και προσέγγισης που καταναλώνουν μεγάλο μέρος του εύρους ζώνης τους, ωστόσο, εάν απαιτείται να εργαστούν σε εξατομικευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για πελάτες που απαιτούν σχετικά λιγότερο χρόνο και είναι υψηλής προτεραιότητας, τότε μπορεί να τους ζητηθεί να εργαστούν πρώτα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πηγή εικόνας

* Εισαγωγές στις τάσεις παραγωγικότητας

Τα χρονολόγια όχι μόνο παρακολουθούν τα δεδομένα του χρόνου εργασίας των εργαζομένων, αλλά βοηθούν επίσης τους διευθυντές να διαπιστώσουν τις τάσεις παραγωγικότητας και να εντοπίσουν τους τομείς στους οποίους οι εργαζόμενοι υστερούν.

Για παράδειγμα, οι διευθυντές μπορούν να εξετάσουν τα δεδομένα των φύλλων εργασίας των εργαζομένων για να βρουν ποιες εργασίες καταναλώνουν το μέγιστο εύρος ζώνης τους και σε ποιες εργασίες μπορούν να εργαστούν συγκριτικά γρήγορα.

Τα δεδομένα αυτά βοηθούν τους διευθυντές να ανακαλύψουν πού υστερούν οι εργαζόμενοι και σε ποιους τομείς υπερέχουν. Ανάλογα με τον χρόνο που απαιτείται για την εκτέλεση μιας εργασίας, οι διευθυντές μπορούν να τους αξιοποιήσουν για διάφορα έργα με συγκεκριμένες ανάγκες.

Επίσης, οι διευθυντές μπορούν να εντοπίσουν τους πόρους που αφιερώνουν πολύ χρόνο στα γενικά καθήκοντα σε σύγκριση με άλλους υπαλλήλους και να τους παρέχουν την απαραίτητη εκπαίδευση και καθοδήγηση για να βελτιώσουν την απόδοσή τους.

Στην πραγματικότητα, με το λογισμικό παρακολούθησης του χρόνου, οι διευθυντές μπορούν να δημιουργήσουν αναφορές που αφορούν συγκεκριμένους τομείς για την καλύτερη αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων, των τάσεων παραγωγικότητας και των επιπέδων φόρτου εργασίας. Αυτή η λεπτομερής εικόνα μπορεί να τους βοηθήσει να κατανέμουν καλύτερα τους πόρους τους, να κατανέμουν αποτελεσματικά τα καθήκοντα και να βελτιστοποιήσουν τη ροή εργασίας για τη βελτίωση της συνολικής παραγωγικότητας και αποδοτικότητας.

* Βέλτιστη αξιοποίηση πόρων

Μια από τις μεγαλύτερες ανησυχίες των επιχειρήσεων είναι κατά πόσον οι υπάλληλοί τους ανταποκρίνονται εξίσου στο βάρος τους και δεν παραποιούν το χρόνο τους σε μη εργασιακές δραστηριότητες.

Το φύλλο εργασίας παρακολουθεί σε τι εργάστηκαν οι εργαζόμενοι, για ποια διάρκεια και σε ποια έργα. Αυτή η σαφής ορατότητα στα δεδομένα του χρόνου των πόρων διασφαλίζει ότι οι πόροι δεν υπολειτουργούν ούτε υπεραπασχολούνται και, εάν απαιτείται, τα καθήκοντά τους μπορούν να ανατεθούν, ώστε να αποφευχθεί η εξουθένωση των εργαζομένων.

Επιπλέον, εάν οι διαχειριστές διαπιστώσουν ότι το εύρος ζώνης των πόρων έχει χρησιμοποιηθεί στο έπακρο και απαιτούνται περισσότεροι πόροι για την κατανομή της εργασίας, τότε μπορούν να επισημάνουν την ανάγκη για προσωρινή στελέχωση ή πρόσληψη προσωπικού υψηλού όγκου και να ζητήσουν από τη διοίκηση να προσλάβει πρόσθετους πόρους ανάλογα.

* Ενημέρωση των πελατών για την πρόοδο του έργου

Για έργα που απευθύνονται σε πελάτες, το φύλλο χρόνου μπορεί να κάνει θαύματα, καθώς επιτρέπει στους πελάτες να δουν μια λεπτομερή ανάλυση του χρόνου που δαπανήθηκε για διάφορες εργασίες και να συμπεράνουν την πρόοδο του έργου.

Αυτή η ανάλυση όχι μόνο βοηθά τους πελάτες με τις περίπλοκες λεπτομέρειες του έργου, αλλά επιτρέπει επίσης στην ομάδα να εμπλέξει τους πελάτες στην πορεία του έργου, διασφαλίζοντας ότι οι προσδοκίες τους σχετικά με τα χρονοδιαγράμματα είναι ευθυγραμμισμένες με την ομάδα και κάνοντας προσαρμογές όποτε απαιτείται.

* Καλύτερη διαχείριση έργων και έγκαιρη παράδοση

Το φύλλο χρόνου δίνει μια ολιστική εικόνα του χρόνου που δαπανάται σε διάφορες εργασίες και μετριάζει τη διάχυση του πεδίου εφαρμογής του έργου.

Έτσι, εφοδιασμένοι με τα δεδομένα του χρονολογίου, οι διαχειριστές μπορούν να αντιμετωπίσουν τα σημεία συμφόρησης του έργου, να προσλάβουν περισσότερους πόρους, εάν απαιτείται, να συγκρίνουν τα πραγματικά με τα πραγματικά χρονοδιαγράμματα και να λάβουν τεκμηριωμένες αποφάσεις για να διασφαλίσουν ότι το έργο δεν θα εκτροχιαστεί από την πορεία του.

Αυτή η ορατότητα σε πραγματικό χρόνο στα δεδομένα των φύλλων εργασίας βοηθά τους διαχειριστές να βελτιστοποιούν τη ροή εργασιών και να λαμβάνουν προληπτικές αποφάσεις κατά διαστήματα, ώστε να διατηρούν το έργο σε καλό δρόμο και να διασφαλίζουν την έγκαιρη παράδοση.

* Μειωμένες μη προγραμματισμένες απουσίες

Όταν δεν έχετε ένα αξιόπιστο αρχείο των απουσιών των εργαζομένων ή χρησιμοποιείτε τη χειροκίνητη διαδικασία για την καταγραφή τους, το μοτίβο απουσιών μπορεί πιθανότατα να περάσει απαρατήρητο, αφήνοντας τους υπαλλήλους σας αβέβαιους για το τι αναμένεται από αυτούς.

Τα ψηφιακά φύλλα εργασίας παρακολουθούν τις απρογραμμάτιστες απουσίες και επισημαίνουν εάν αυτές οι απουσίες έχουν γίνει τάση. Διαπιστώνοντας μοτίβα απουσιών σε ορισμένους υπαλλήλους, οι διευθυντές μπορούν να αναλάβουν προληπτικές ενέργειες για την ελαχιστοποίηση της εμφάνισής τους, τη βελτίωση της δέσμευσης και τη βοήθεια των υπαλλήλων να τηρούν τους απαραίτητους κανόνες και κανονισμούς του οργανισμού.

Κάτω γραμμή

Στο επιχειρηματικό τοπίο, κάθε στιγμή μετράει, και τα χρονολόγια ανοίγουν το δρόμο στις επιχειρήσεις για τη συλλογή δεδομένων σχετικά με το χρόνο εργασίας των εργαζομένων και την ανάλυσή τους για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων. Οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν οποιοδήποτε από τα φύλλα χρόνου, είτε πρόκειται για έντυπα είτε για λογιστικά φύλλα. Ωστόσο, η ευαισθησία τους σε λάθη, κλοπή χρόνου και χειροκίνητη επεξεργασία τα καθιστά ακατάλληλα για σύγχρονη χρήση και ανοίγει το δρόμο για το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, αυτά τα σύγχρονα φύλλα χρόνου όχι μόνο βελτιώνουν τη χρήση των πόρων για τις επιχειρήσεις, αλλά και τις βοηθούν να αποκτήσουν σε πραγματικό χρόνο πληροφορίες σχετικά με τις βασικές επιχειρηματικές μετρήσεις για την καλύτερη λήψη αποφάσεων.