Η σημασία των τιμολογίων σε ένα κατάστημα ηλεκτρονικού εμπορίου

Εισαγωγή

Κάθε επιχειρηματίας ηλεκτρονικού εμπορίου κατανοεί τη σημασία της διατήρησης των πελατών ευχαριστημένων και της οργάνωσης της επιχείρησης - και τα τιμολόγια είναι ένας σίγουρος τρόπος για να πετύχετε και τους δύο στόχους με ένα βέλος.

Για τους νέους, το τιμολόγιο είναι ένα νομικό έγγραφο που εκδίδει ο πωλητής στους αγοραστές για να καταγράψει την οικονομική συναλλαγή της πώλησης. Χρησιμεύει για πολλούς σκοπούς, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών αρχείων, της απόδειξης της αγοράς και της φορολογικής συμμόρφωσης.

Αλλά τα τιμολόγια είναι πολύ περισσότερα από αυτό - ειδικά στον κλάδο του ηλεκτρονικού εμπορίου των 16,6 τρισεκατομμυρίων δολαρίων ΗΠΑ.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας βοηθήσουμε να κατανοήσετε τους βασικούς ρόλους και τα οφέλη αυτού του κρίσιμου οικονομικού εγγράφου για το κατάστημά σας ηλεκτρονικού εμπορίου (καθώς και πέντε βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης τιμολογίων στο τέλος).

Ο ρόλος των τιμολογίων στα καταστήματα ηλεκτρονικού εμπορίου

Οι επιχειρήσεις βασίζονται στα χρήματα, και τα τιμολόγια καθιστούν σαφείς τους όρους των χρημάτων. Εκτός όμως από την ευκολία και την ευελιξία πληρωμών που παρέχουν τα τιμολόγια, παίζουν καθοριστικό ρόλο σε δύο βασικούς τομείς των επιχειρήσεων ηλεκτρονικού εμπορίου:

Διευκόλυνση των συναλλαγών

Τα τιμολόγια κάνουν τη διαδικασία πληρωμής παιχνιδάκι για εσάς και τους πελάτες σας. Κάνοντας την τιμολόγηση ένα τυπικό μέρος της διαδικασίας αγοράς, μπορείτε να παρακολουθείτε τις πληρωμές και να διακρίνετε τα εξοφλημένα τιμολόγια από τους ανεξόφλητους λογαριασμούς.

Συμβάλλει στην απρόσκοπτη πραγματοποίηση συναλλαγών, καθώς χρησιμεύει ως:

• Επίσημη επιβεβαίωση της αγοράς (συμπεριλαμβανομένων λεπτομερειών όπως το όνομα του προϊόντος, οι τιμές και οι λεπτομέρειες αποστολής)
• Μέσο για την κοινοποίηση των οδηγιών πληρωμής στους πελάτες, όπως οι πύλες πληρωμής και η ημερομηνία λήξης.
• Εργαλείο παρακολούθησης της παραγγελίας που επιτρέπει στους πελάτες να παρακολουθούν σε πραγματικό χρόνο τις ενημερώσεις της αποστολής

Η νομική και οικονομική σημασία

Κάθε χώρα χρεώνει κάποια μορφή φόρου πωλήσεων ηλεκτρονικού εμπορίου επί των φορολογητέων αγαθών και υπηρεσιών - ΦΠΑ, GST, πολιτειακός ή επαρχιακός φόρος - για να αναφέρουμε μερικά.

Εδώ, το τιμολόγιο θα είναι το νομικό έγγραφο που θα διαχωρίζει και θα προσδιορίζει τον φόρο επί των πωλήσεων. Οι φορολογικές σας αρχές ενδέχεται επίσης να σας ζητήσουν τιμολόγια στο πλαίσιο της υποχρέωσης υποβολής φορολογικών δηλώσεων.

Να θυμάστε ότι τα τιμολόγια μπορούν να σας προστατεύσουν από πιθανές αγωγές. Εάν οι απατεώνες προσπαθήσουν να σας ξεγελάσουν - ας πούμε, αρνούμενοι να πληρώσουν μετά την παραλαβή της παραγγελίας - ένα τιμολόγιο θα αποδείξει ότι η οικονομική συναλλαγή έγινε πραγματικά.

Οφέλη από τη χρήση τιμολογίων σε ένα κατάστημα ηλεκτρονικού εμπορίου

Τα οφέλη των τιμολογίων υπερτερούν των όποιων επιχειρημάτων κατά της τιμολόγησης στο ηλεκτρονικό εμπόριο. Ακολουθούν τα δύο κορυφαία που πιστεύουμε ότι είναι αρκετά για να πείσουν κάθε φιλόδοξο ιδιοκτήτη ηλεκτρονικού καταστήματος:

Επαγγελματισμός και εμπιστοσύνη των πελατών

Τα τιμολόγια δεν είναι μόνο για να πληρώνονται. Αποτελούν επίσης ζωτικό μέρος της εμπειρίας του πελάτη σας μετά την αγορά. Οι έξυπνες εταιρείες χρησιμοποιούν τα τιμολόγια ως πρόσθετη ευκαιρία για branding. Για παράδειγμα, με ένα CTA για να χρησιμοποιήσετε έναν κωδικό προσφοράς ή να συμμετάσχετε σε ένα πρόγραμμα επιβράβευσης πελατών.

Η συνετή χρήση του μπορεί να έχει αντίκτυπο στους πελάτες σας - με αποτέλεσμα να έχετε περισσότερους επαναλαμβανόμενους πελάτες και καλύτερο μάρκετινγκ από στόμα σε στόμα.

Επιπλέον, η χρήση τιμολογίων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εξαλειφθούν οι περιττές μετα-αγοραπωλησίες μεταξύ των πελατών και των χρόνων υποστήριξης.

Έτσι, όταν σχεδιάζετε το πρότυπο τιμολογίου σας, σκεφτείτε τα εξής:

• Εικόνα μάρκας
• Τόνος της φωνής
• Τυπογραφία
• Λογότυπο

Αφού λάβετε τις αποφάσεις σας, βεβαιωθείτε ότι αυτές διαχέονται σε όλα τα σημεία επαφής με τον πελάτη, συμπεριλαμβανομένου του ιστότοπου, των banners, των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και των τιμολογίων.

Τήρηση και οργάνωση αρχείων

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια είναι ένας απροβλημάτιστος τρόπος για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας πληρωμών σας. Η μετάβαση σε αυτά τα ηλεκτρονικά τιμολόγια είναι το κλειδί για τη διατήρηση ακριβών οικονομικών αρχείων των επιχειρήσεων ηλεκτρονικού εμπορίου σας.

Σας βοηθά να παρακολουθείτε στενά όχι μόνο τις πωλήσεις σας, αλλά και τα έξοδα και τα έσοδα, υποστηρίζοντάς σας στην οικονομική ανάλυση, τον υπολογισμό των κερδών του ηλεκτρονικού εμπορίου και τον μελλοντικό σχεδιασμό.

Επιπλέον, η χρήση ενός προτύπου τιμολογίου θα τυποποιήσει τα τιμολόγια. Αυτό σημαίνει ότι με λίγα μόνο κλικ όλα τα αρχεία πληρωμών σας βρίσκονται με τον πιο οργανωμένο τρόπο.

Ωστόσο, φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις σχετικές πληροφορίες στα τιμολόγιά σας, όπως το όνομα του πελάτη, τα στοιχεία επικοινωνίας και την περιγραφή του προϊόντος. Η αναφορά αυτών των στοιχείων θα βοηθήσει τόσο εσάς όσο και τους πελάτες σας να έχουν μια ολοκληρωμένη καταγραφή των συναλλαγών.

Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα αρίθμησης τιμολογίων για ακόμη καλύτερη οργάνωση. Εκχωρήστε σε κάθε τιμολόγιο έναν μοναδικό αριθμό για να συμβιβάζετε εύκολα τις πληρωμές και να παρακολουθείτε τα ανεξόφλητα υπόλοιπα.

Συμβουλή επαγγελματία: Πολλές αρμόδιες εταιρείες επιθυμούν να κάνουν τη δουλειά για εσάς. Αυτές οι εταιρείες είναι λογιστικές και λογιστικές εταιρείες, πάροχοι υπηρεσιών για μικρές επιχειρήσεις και ομάδες επαγγελματικής δικτύωσης και όλες αναρωτιούνται πώς να αποκτήσουν πελάτες λογιστικής όπως εσείς. Είναι πρόθυμοι να σας βοηθήσουν. Έτσι, πάρτε το επιπλέον βάρος από τους ώμους σας και αναθέστε σε εξωτερικούς συνεργάτες πεζές εργασίες όπως η τήρηση αρχείων και η δημιουργία τιμολογίων, όταν χρειάζεται.

Πληροφορίες για την απόδοση των διαφημίσεων

Ως λεπτομερής καταγραφή των εξόδων σας στο ηλεκτρονικό εμπόριο, τα τιμολόγια σας δίνουν μια λεπτομερή εικόνα της οικονομικής πτυχής των εκστρατειών μάρκετινγκ, ιδίως της απόδοσης των διαφημίσεων. Αυτά τα τιμολόγια θα σας δώσουν πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με την απόδοση των διαφημίσεών σας, όπως:

• Κατανομή του κόστους (τοποθέτηση διαφημίσεων, δημιουργική παραγωγή, αμοιβές πρακτορείων κ.λπ.)
• Ανάλυση επιδόσεων (συσχέτιση δεδομένων τιμολογίων με μετρήσεις επιδόσεων διαφημίσεων, όπως εμφανίσεις και μετατροπές)
• Προγραμματισμός του προϋπολογισμού
• Αξιολόγηση ROI (Σύγκριση του κόστους στο τιμολόγιο με τα έσοδα που προκύπτουν από τις πωλήσεις βάσει διαφημίσεων)

Συνεπώς, αξιοποιώντας τα δεδομένα τιμολογίων, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τις στρατηγικές απόδοσης των διαφημίσεών σας. Ένας πολύ καλός τρόπος για να το επιτύχετε αυτό είναι η ενσωμάτωση του εργαλείου παρακολούθησης διαφημίσεων με το σύστημα τιμολόγησης ηλεκτρονικού εμπορίου - συνδέοντας τις πωλήσεις σας απευθείας με στοχευμένες διαφημιστικές καμπάνιες.

Η ενσωμάτωση θα σας βοηθήσει να κάνετε καλύτερες διαφημιστικές επενδύσεις, να μετρήσετε την απόδοση των διαφημιστικών δαπανών και την αξιολόγηση των προμηθευτών.

5 βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση τιμολογίων στο ηλεκτρονικό εμπόριο

Ας μιλήσουμε για τις βέλτιστες πρακτικές μας για τη διαχείριση τιμολογίων στο ηλεκτρονικό εμπόριο που μπορούν να σας δώσουν ένα πλεονέκτημα έναντι των ανταγωνιστών. Εφαρμόστε τις, και διατηρήστε την επιχειρηματική σας συναλλαγή, το branding και τη διαχείρισή της στο σωστό δρόμο:

Αυτοματοποίηση των συστημάτων τιμολόγησης

Οι περισσότερες επιχειρήσεις ηλεκτρονικού εμπορίου έχουν περιορισμένο προσωπικό και το τμήμα πληρωτέων λογαριασμών μπορεί να κάνει μόνο τόσα πολλά. Οι καταπονημένοι υπάλληλοι δημιουργούν επίσης λάθη και καθυστερήσεις που αυξάνουν περισσότερο τα έξοδα και, στη χειρότερη περίπτωση, επηρεάζουν την εικόνα της μάρκας σας.

Εδώ είναι που η αυτοματοποίηση υπόσχεται πολλά. Η αυτοματοποίηση των συστημάτων τιμολόγησης σας επιτρέπει να:

• Έγκριση τιμολογίου Quicken
• Εξάλειψη της χειροκίνητης καταχώρησης δεδομένων
• Μείωση της πιθανότητας απάτης
• Μείωση του κόστους επεξεργασίας τιμολογίων
• Εύκολη ηλεκτρονική αποθήκευση οικονομικών εγγράφων

Συγκεκριμένα, επικεντρωθείτε στην αυτοματοποίηση της δημιουργίας τιμολογίων, της παράδοσης και των υπενθυμίσεων πληρωμής.

Κωδικός εξαπάτησης: Το σύστημα αυτοματοποίησης τιμολογίων σας θα είναι ένα χρυσωρυχείο πολύτιμων δεδομένων για τη συμπεριφορά των πελατών και το μοτίβο αγοράς. Έτσι, ενσωματώνοντας το σύστημα με τις διαφημίσεις Google για καμπάνιες ηλεκτρονικού εμπορίου, μπορείτε να προσαρμόσετε τις διαφημίσεις και τη στόχευσή σας με ακρίβεια λέιζερ.

Για παράδειγμα, εάν τα συστήματα τιμολόγησης δείχνουν μια αύξηση στις παραγγελίες ενός συγκεκριμένου προϊόντος, μπορείτε εύκολα να ξεκινήσετε μια στοχευμένη διαφημιστική καμπάνια για να εκμεταλλευτείτε την τάση αυτή. Αντίθετα, αν τα τιμολόγια αποκαλύπτουν μια πτώση στις πωλήσεις για ορισμένα είδη, μπορείτε να διαμορφώσετε τη διαφημιστική στρατηγική για να τονώσετε τη ζήτηση.

Παροχή αναλυτικού τιμολογίου

Βεβαιωθείτε ότι τα τιμολόγια ηλεκτρονικού εμπορίου αναφέρουν όλα τα προϊόντα/υπηρεσίες και τους χρόνους παράδοσης. Είναι ένα κρίσιμο στοιχείο ενός ευπαρουσίαστου και ευανάγνωστου τιμολογίου - λέγοντας στους πελάτες _ακριβώς _ότι πληρώνουν.

Περιγράψτε με σαφήνεια την περιγραφή κάθε προϊόντος για καλύτερη κατανόηση. Διαχωρίστε τα μεγαλύτερα έργα σε μικρότερα ορόσημα με το κόστος τους για τους πελάτες σας. Ακόμα καλύτερα, μπορείτε να προσαρμόσετε τα τιμολόγια προσθέτοντας συνδέσμους σε flipbooks για να ενισχύσετε ακόμα περισσότερο την παρουσίαση των προϊόντων.

Όταν οι πελάτες κατανοήσουν το τιμολόγιο, θα προχωρήσουν γρήγορα στην πληρωμή χωρίς περαιτέρω διευκρινίσεις ή καθυστερήσεις. Και, όσο πιο γρήγορα γίνεται η πληρωμή, τόσο καλύτερη είναι η ταμειακή ροή για την επιχείρησή σας.

Ενσωμάτωση με λογιστικό λογισμικό

Σύμφωνα με την έκθεση AIA Tech Culture Report, το 59% των επιχειρήσεων χρησιμοποιεί λογιστικό λογισμικό μόνο για την τιμολόγηση των πελατών. Ελπίζουμε να ανήκετε στο 59%. Αν όχι, αρχίστε να αναζητάτε μια λύση λογισμικού που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε απρόσκοπτα τα τιμολόγιά σας.

Ακολουθούν ορισμένα κορυφαία χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητήσετε κατά την επιλογή του κατάλληλου λογισμικού για το ηλεκτρονικό σας εμπόριο:

• Ενσωμάτωση πλατφόρμας (π.χ. επίπεδα αποθεμάτων, εισπραχθείσες πληρωμές, φόροι και άλλα)
• Διαμόρφωση φόρου πωλήσεων
• Συνολικές εκθέσεις
• Ασφάλεια των οικονομικών δεδομένων
• Πρόσθετη λειτουργία για να προσαρμόσετε την υπηρεσία για την επιχείρησή σας
• Υποστήριξη και αναβαθμίσεις

Επίσης, το λογισμικό πρέπει να επιτρέπει σε εσάς και τους πελάτες να παρακολουθείτε τα τιμολόγια και τις πληρωμές. Αυτό θα βελτιώσει τις εμπειρίες των χρηστών μετά την αγορά (δημιουργώντας έτσι την αφοσίωση των πελατών) και θα διευκολύνει την παρακολούθηση των τιμολογίων για εσάς.

Μόλις το αποφασίσετε, ενσωματώστε την αυτοματοποίηση τιμολογίων και αναπτύξτε τις επιχειρήσεις σας. Να θυμάστε, το καλό λογιστικό λογισμικό είναι μια επένδυση στην οικονομική διαχείριση, την αποτελεσματικότητα και την επεκτασιμότητα της επιχείρησής σας.

Επιλέξτε το σωστό λογισμικό, αυτοματοποιήστε τη διαδικασία και αναπτύξτε την επιχείρησή σας χωρίς λογιστικούς περιορισμούς.

Συμβουλή επαγγελματία: Μπορούν να αποτελέσουν πολύτιμο εργαλείο για την ενίσχυση της ασφάλειας των επιδόσεων και της εμπειρίας των χρηστών στη διαχείριση τιμολογίων. Έτσι, φροντίστε να ενσωματώσετε τα CDN στο λογιστικό σας λογισμικό.

Παρακολούθηση των απλήρωτων τιμολογίων

Περιστασιακά, οι πελάτες μπορεί να ξεχάσουν να πληρώσουν το τιμολόγιο ή ακόμη και να αντιμετωπίσουν επιπλοκές κατά την πληρωμή. Εδώ, μια ευγενική και έγκαιρη παρακολούθηση μπορεί να υπενθυμίσει απαλά στους πελάτες τα ληξιπρόθεσμα τιμολόγια.

Μπορείτε να ορίσετε αυτοματοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για υπενθυμίσεις πληρωμής στο λογιστικό σας λογισμικό για να στέλνετε επαγγελματικά και φιλικά προς τον πελάτη μηνύματα παρακολούθησης. Επιπλέον, πρέπει να παρέχετε στους πελάτες πολλαπλές επιλογές πληρωμής, όπως τραπεζική μεταφορά, πιστωτική κάρτα ή PayPal, για να αυξήσετε την πιθανότητα γρήγορης πληρωμής.

Ο σεβασμός και η αποτελεσματική επικοινωνία θα πρέπει να βρίσκονται στο επίκεντρο της παρακολούθησης των τιμολογίων. Διατηρήστε ένα ανοιχτό κανάλι επικοινωνίας για την αντιμετώπιση τυχόν ανησυχιών ή ζητημάτων που μπορεί να εμποδίσουν τους πελάτες να οριστικοποιήσουν την πληρωμή.

Προτεραιότητα στην ασφάλεια και την ιδιωτικότητα των δεδομένων.

Τώρα, το πιο κρίσιμο μέρος είναι η ασφάλεια και η ιδιωτικότητα. Οι πελάτες σας σάς εμπιστεύονται τα οικονομικά τους δεδομένα- η διατήρησή τους σε ασφάλεια θα πρέπει να είναι η ύψιστη προτεραιότητά σας.

Επομένως, φροντίστε να επιλέξετε λογισμικό υψηλής ασφάλειας με πολυεπίπεδους ελέγχους ταυτότητας για να αποτρέψετε τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

Τελικές σκέψεις

Η τιμολόγηση μπορεί να μοιάζει με μια καθημερινή εργασία, αλλά είτε σας αρέσει είτε όχι, είναι μια κρίσιμη εργασία.

Ένα αξιόπιστο σύστημα επεξεργασίας τιμολογίων μπορεί να μεταμορφώσει τον τρόπο δημιουργίας και επεξεργασίας των τιμολογίων - με αποτέλεσμα την αύξηση της αποδοτικότητας, της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας.

Δημιουργήστε λοιπόν εντυπωσιακά και συμβατά τιμολόγια για το ανθισμένο ηλεκτρονικό σας κατάστημα χρησιμοποιώντας τις παραπάνω συμβουλές. Χρησιμοποιήστε λογισμικό υψηλών προδιαγραφών και συνεχίστε να ενημερώνετε το σύστημα διαχείρισης τιμολογίων σας για να προσφέρετε στους υπαλλήλους και τους πελάτες σας την καλύτερη δυνατή εμπειρία - γιατί δεν αξίζουν τίποτα λιγότερο!