Τεχνολογική στοίβα για επιχειρήσεις επαγγελματικών υπηρεσιών: Απαραίτητα εργαλεία για αποδοτικότητα

Εισαγωγή

Ο κόσμος των επαγγελματικών υπηρεσιών ενέχει υψηλά διακυβεύματα: καθώς ο ανταγωνισμός αυξάνεται, οι επιχειρήσεις βρίσκονται υπό συνεχή πίεση να προσφέρουν περισσότερα με λιγότερα. Από τη διαχείριση πολλαπλών έργων έως τη διασφάλιση της ακριβούς τιμολόγησης, οι επιχειρήσεις συχνά παλεύουν με αναποτελεσματικότητες που μειώνουν την κερδοφορία. Αλλά η τεχνολογία προσφέρει μια διέξοδο.

Μια αποτελεσματική τεχνολογική στοίβα με τα κατάλληλα εργαλεία μπορεί να βοηθήσει τις επαγγελματικές εταιρείες να αντιμετωπίσουν πολλά από αυτά τα προβλήματα μετωπικά. Οι αποδιοργανωμένες διαδικασίες και οι επικοινωνιακές βλάβες στην καταγραφή των χρεώσιμων ωρών οδηγούν σε απώλειες σχεδόν 9,1 δισεκατομμυρίων δολαρίων την ημέρα σε όλο τον κόσμο, με σχεδόν μία στις πέντε χρεώσιμες ώρες να μην καταγράφονται. Όταν η τεχνολογική στοίβα εφαρμόζεται σωστά, οι επιχειρήσεις μπορούν να βελτιώσουν την επικοινωνία, να διαχειριστούν αποτελεσματικά τα έργα και να επιτύχουν οικονομική ορθότητα, παρέχοντας παράλληλα εξαιρετική εξυπηρέτηση πελατών.

Σε αυτό το ιστολόγιο, θα ασχοληθούμε με το λογισμικό για επιχειρήσεις επαγγελματικών υπηρεσιών που:

• Απλοποίηση της εποπτείας του έργου
• Προώθηση της συνεργασίας
• Ενεργοποίηση εντοπισμού
• Δημιουργία ακριβών προτάσεων πελατών
• Ενίσχυση των σχέσεων με τους πελάτες

Ας δούμε πώς μια καλά επιλεγμένη τεχνολογική στοίβα μπορεί να μετατρέψει τις ανεπάρκειες σε ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα.

Λογισμικό διαχείρισης ροής εργασιών

Η McKinsey εκτιμά ότι έως και το 60% των επαγγελμάτων θα μπορούσαν να εξοικονομήσουν το 30% του χρόνου τους με την αυτοματοποίηση των διαδικασιών ρουτίνας. Το λογισμικό διαχείρισης ροής εργασιών βοηθά στη διαχείριση επαναλαμβανόμενων εργασιών και λειτουργιών. Για τα λογιστικά γραφεία, διασφαλίζει την ομαλή διαχείριση των πελατών, των προθεσμιών και των εργασιών συμμόρφωσης με τη συγκέντρωση των ροών εργασίας του έργου, τη μείωση της χειροκίνητης προσπάθειας και την ελαχιστοποίηση του κινδύνου απώλειας προθεσμιών.

Γιατί λογισμικό διαχείρισης ροής εργασιών;

• Αυτοματοποιήστε βασικές και επαναλαμβανόμενες διαδικασίες για να απελευθερώσετε χρόνο για κρίσιμα καθήκοντα.
• Να εργάζεστε αποτελεσματικά σε πολλούς πελάτες και έργα ταυτόχρονα
• Βελτίωση της επικοινωνίας και της λογοδοσίας

Καλύτερα εργαλεία

Η ιδανική τεχνολογική στοίβα για τη διαχείριση ροής εργασιών δεν αφορά μόνο τη συνάφεια, αλλά και ένα εργαλείο που βελτιώνει και φέρνει επανάσταση στις διαδικασίες εργασίας σας. Μερικά από τα καλύτερα που κυκλοφορούν στην αγορά είναι τα Cone, Asana, Monday και ClickUp.

Η Asana είναι γνωστή για τη λύση συνεργασίας πελατών που βοηθά τις ομάδες να σχεδιάζουν και να παρακολουθούν τα έργα τους μέσω φιλικών προς το χρήστη διεπαφών και ενός ευρέος φάσματος λειτουργιών. Η απεικόνιση του έργου, η διαχείριση εργασιών και η παρακολούθηση της προόδου σε πραγματικό χρόνο σε συνδυασμό με την απρόσκοπτη ενσωμάτωση επιτρέπει εξορθολογισμένες ροές εργασίας.

Εν τω μεταξύ, το Monday.com θεωρείται πρωτοπόρος στους οπτικούς και εύχρηστους πίνακες. Προσφέρει δωρεάν σχέδια που σας επιτρέπουν να πειραματιστείτε με την καταλληλότητά του για την ομάδα σας. Το ClickUp είναι επίσης ένας άξιος διεκδικητής για την προσαρμογή, την ισχυρή ενσωμάτωση και την ενοποιημένη λύση του.

Το λογισμικό διαχείρισης πρακτικών της Cone αξίζει να εξεταστεί για τα χαρακτηριστικά του, όπως ο χειρισμός πολλαπλών εργασιών μέσω προτάσεων, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαχείρισης εργασιών και τιμολόγησης, όλα σε μία πλατφόρμα. Τα κορυφαία χαρακτηριστικά του περιλαμβάνουν την αυτόματη παρακολούθηση πελατών, την κεντρική αλληλογραφία, τις ολοκληρωμένες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μια αποτελεσματική πύλη πελατών που λειτουργεί τόσο για μικρές όσο και για μεγάλες ομάδες. Το Cone είναι επίσης σημαντικά φθηνότερο από ορισμένους από τους ανταγωνιστές του. Επίσης, εξετάστε και άλλα διαθέσιμα καλύτερα λογισμικά ροής εργασιών για λογιστές.

Εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας

Το να διατηρήσετε όλους στην ίδια σελίδα, είτε πρόκειται για την ομάδα σας είτε για τους πελάτες σας, μπορεί να είναι δύσκολο. Σε αυτό το σημείο το λογισμικό επικοινωνίας μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε σωστά τη συζήτησή σας, να κάνετε τις συναντήσεις να κυλήσουν ομαλά και να βοηθήσετε τα έργα σας να προχωρήσουν χωρίς προβλήματα.

Γιατί χρειάζεστε εργαλεία επικοινωνίας;

• Να επικοινωνείτε γρήγορα με ενοποιημένο λογισμικό με οποιονδήποτε στην εταιρεία μέσω άμεσων μηνυμάτων.
• Εργαστείτε στο ίδιο έγγραφο με την ομάδα σας σε πραγματικό χρόνο.
• Πραγματοποιήστε γρήγορες βιντεοκλήσεις, μοιραστείτε άμεσα ενημερώσεις και κρατήστε τους πελάτες σας ενήμερους.

Καλύτερα εργαλεία

Τα κορυφαία ονόματα των εργαλείων συνεργασίας στην αγορά είναι το Slack, η Microsoft και το Zoom.

Το Slack έχει γίνει ένα δημοφιλές ομαδικό κανάλι που χρησιμοποιεί μηνύματα σε πραγματικό χρόνο για να επικοινωνούν τα μέλη ανά πάσα στιγμή. Επιτρέπει την άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων, την κοινή χρήση αρχείων, τις κλήσεις ήχου και βίντεο και υποστηρίζει επίσης ενσωματώσεις με εφαρμογές όπως το Google Drive, το Trello και το Zoom, καθιστώντας το ένα δημοφιλές εργαλείο για απομακρυσμένη εργασία.

Εν τω μεταξύ, το Microsoft Teams έχει το πλεονέκτημα της ενσωμάτωσης του Microsoft Office 365. Τα χαρακτηριστικά του, όπως η συνομιλία και η ανταλλαγή μηνυμάτων, η τηλεδιάσκεψη, η εύκολη κοινή χρήση αρχείων και ο προγραμματισμός συναντήσεων, παρέχουν ένα κεντρικό κόμβο για συζητήσεις. \

Το Zoom κέρδισε έδαφος κατά τη διάρκεια της πανδημίας λόγω της ικανότητάς του να φιλοξενεί διαδικτυακές συναντήσεις σε κλίμακα και να διευκολύνει τη διεξαγωγή διαδικτυακών σεμιναρίων και διαδικτυακών εκδηλώσεων. Χαρακτηριστικά όπως οι αίθουσες διαλείμματος με οθόνη και η εγγραφή το καθιστούν χρήσιμο για εκδηλώσεις επιχειρήσεων. Η επιλογή μεταξύ αυτών εξαρτάται από τις πρωταρχικές σας ανάγκες επικοινωνίας και τις απαιτήσεις κλιμάκωσης.

Λογισμικό λογιστικής και οικονομικής διαχείρισης

Η διαχείριση των οικονομικών της επιχείρησής σας δεν χρειάζεται να είναι πονοκέφαλος. Σύμφωνα με έρευνες, η χρήση λογιστικού λογισμικού που φιλοξενείται στο cloud μείωσε το λειτουργικό κόστος έως και 50% Με το σωστό λογιστικό λογισμικό, μπορείτε να παρακολουθείτε τα έσοδα, τα έξοδα, τα τιμολόγια και τους φόρους χωρίς να σας τρελαίνουν τα λογιστικά φύλλα.

Γιατί χρειάζεστε λογισμικό λογιστικής και οικονομικής διαχείρισης;

• Αξιοποιήστε τις εγγενείς δυνατότητες αναφοράς και ανάλυσης για να προβλέψετε τις ταμειακές ροές και να λάβετε τις σωστές αποφάσεις για τη μελλοντική οικονομική κατάσταση.
• Τα αρχεία διατηρούνται πάντα τακτοποιημένα και όλες οι αποδείξεις που απαιτούνται για τη φορολόγηση είναι καλά τακτοποιημένες.
• Δημιουργήστε λογαριασμούς και στείλτε τους αμέσως, ορίστε αυτόματες ειδοποιήσεις αν θέλετε να πληρώνεστε πιο γρήγορα, ή ακόμη και κάντε πληρωμές online.

Καλύτερα εργαλεία

Το QuickBooks είναι ένα δημοφιλές λογιστικό λογισμικό που χρησιμοποιείται τόσο από μικρές όσο και από μεσαίες επιχειρήσεις. Ο διαισθητικός σχεδιασμός και η εύκολη αλληλεπίδρασή του σε συνδυασμό με λειτουργίες όπως η τιμολόγηση, η καταγραφή εξόδων, η διαχείριση μισθοδοσίας και η προετοιμασία φόρων το καθιστούν αποτελεσματικό. Το πρόσθετο πλεονέκτημα είναι μια εφαρμογή για κινητά τηλέφωνα.

Το Xero είναι ένας στενός ανταγωνιστής με λύσεις cloud για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και τους λογιστές που συνεργάζονται για να παρακολουθούν τους λογαριασμούς τους. Εκτός από τα χαρακτηριστικά του QuickBook, παρέχει πιο βελτιωμένες λύσεις, επιτρέποντας στην επιχείρηση να επικεντρωθεί περισσότερο στην ανάπτυξή της.

Το FreshBooks είναι επίσης μια δημοφιλής επιλογή μεταξύ των ελεύθερων επαγγελματιών, των επαγγελματικών εταιρειών και των μικρών επιχειρήσεων που αντιμετωπίζουν προβλήματα με την τιμολόγηση και την καταγραφή του χρόνου. Παρέχει διαχείριση προτάσεων και έργων εκτός από γρήγορες λύσεις πληρωμών. Το Cone δραστηριοποιείται επίσης σε αυτόν τον χώρο, προσφέροντας τα περισσότερα από αυτά τα χαρακτηριστικά με το πρόσθετο πλεονέκτημα της βέλτιστης κοστολόγησης.

Λογισμικό προτάσεων

Μια τέλεια πρόταση μπορεί να κάνει ή να χαλάσει μια συμφωνία. Οι εκθέσεις δείχνουν ότι μόνο το 36% του χρόνου των πωλήσεων δαπανάται για τις πωλήσεις, ενώ το υπόλοιπο 65% δαπανάται για την ανταπόκριση στη σύνταξη προτάσεων. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η χρήση λογισμικού προτάσεων μειώνει μεγάλο μέρος του άγχους κατά τη δημιουργία προτάσεων και αυξάνει τα ποσοστά μετατροπής. Τα εργαλεία αυτά βοηθούν στη σύνταξη, τη διαβίβαση και την παρακολούθηση των προτάσεων, ώστε να διασφαλίζεται ότι οι προτάσεις σας είναι βέλτιστες για τους πελάτες.

Γιατί χρειάζεστε λογισμικό προτάσεων;

• Με πρότυπα και λειτουργίες drag-and-drop, μπορείτε να ετοιμάσετε εκπληκτικές προτάσεις, εξοικονομώντας πολύτιμες ώρες.
• Δείτε πότε οι πελάτες ανοίγουν τις προτάσεις σας και πόσο χρόνο αφιερώνουν σε κάθε ενότητα και παρακολουθήστε αποτελεσματικά.
• Το λογισμικό προτάσεων μπορεί να συνδεθεί με τα εργαλεία διαχείρισης CRM και έργων, διατηρώντας τα πάντα συγχρονισμένα για ομαλές ροές εργασίας.

Καλύτερα εργαλεία

Η ενοποιημένη λύση της Cone για τη διαχείριση προτάσεων, λογαριασμών και τιμολογίων με χαρακτηριστικά όπως προσαρμόσιμα πρότυπα για παράδειγμα πρότυπο πρότασης λογιστικής, μια καθαρή πύλη πελατών και ενσωμάτωση ηλεκτρονικής υπογραφής σας επιτρέπει να δημιουργείτε τις καλύτερες προτάσεις για τους πελάτες, συμπεριλαμβανομένης της χρέωσης και των πληρωμών σε μια ενιαία πλατφόρμα.

Το Proposify προσφέρει απλότητα στις προτάσεις με μια διεπαφή drop-and-drag και πρότυπα προτάσεων. Το Proposify βελτιώνει τη διαδικασία υποβολής προτάσεων, επιτρέποντας στις ομάδες να δημιουργούν γρήγορα οπτικά ελκυστικά έγγραφα.

Το PandaDoc είναι μια άλλη επιλογή που βελτιώνει τη δημιουργία, τη διανομή και τη διαχείριση των προτάσεων. Τα διαισθητικά χαρακτηριστικά του PandaDoc σε συνδυασμό με τα εργαλεία ανάλυσης διευκολύνουν τη δημιουργία προτάσεων.

Για πολλούς παρόχους επαγγελματικών υπηρεσιών, το μάρκετινγκ και το SEO είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση και την προσέλκυση πελατών. Τα εργαλεία marketing ad SEO μπορούν να είναι εξαιρετικά χρήσιμα. Βοηθούν τις επιχειρήσεις να αυξήσουν την προβολή του ιστοτόπου τους Να αποκτήσουν δυνητικούς πελάτες Να γίνουν αξιόπιστες μάρκες Ένα εργαλείο που ξεχωρίζει και μπορεί να σας βοηθήσει να το κάνετε αυτό είναι το Rank Tracker. Σας δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθείτε την απόδοση του ιστοτόπου σας, να παρακολουθείτε την κατάταξη των λέξεων-κλειδιών και να αναλύετε τις στρατηγικές των ανταγωνιστών. Ελέγξτε τα διάφορα εργαλεία τους, όπως το Rank Tracker, το Web Audit και το SEO Checklist, για να μετατρέψετε τους leads σε πιστούς πελάτες.

Λογισμικό CRM

Χρησιμοποιώντας λογισμικό CRM, μπορείτε να διαχειρίζεστε τα δεδομένα των πελατών σας και να αλληλεπιδράτε μαζί τους με τρόπο που να βολεύει τόσο εσάς όσο και τους ίδιους.

Γιατί χρειάζεστε λογισμικό CRM;

• Βρείτε γρήγορα δεδομένα πελατών, όπως στοιχεία επικοινωνίας, δείτε προηγούμενες αλληλεπιδράσεις και κατανοήστε τις προτιμήσεις τους.
• Βελτίωση της διαδικασίας επικοινωνίας για την αποστολή μηνυμάτων και την παρακολούθηση.
• Τα CRM είναι χρήσιμα για την παρακολούθηση του αγωγού σας, ώστε να καταλάβετε τι leads έχετε τώρα, πόσο ποιοτικοί είναι και τι είναι πιθανό να έχετε στο μέλλον.

Καλύτερα εργαλεία

Το Salesforce κατέχει ζωτική θέση στην αγορά CRM σήμερα, γνωστό για τις τεράστιες δυνατότητες προσαρμογής του και τη διαθεσιμότητα πλούσιων λειτουργιών. Οι δυνατότητές του περιλαμβάνουν τη διαχείριση μολύβδων και ευκαιριών, τη διαχείριση επαφών και λογαριασμών, την πρόβλεψη πωλήσεων και τη ροή εργασιών και την αυτοματοποίηση μάρκετινγκ.

Το HubSpot CRM δίνει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να λαμβάνουν αποφάσεις βάσει δεδομένων με πληροφορίες και αναφορές σε πραγματικό χρόνο. Τα χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν διαχείριση επαφών, διαχείριση αγωγών, εφαρμογές Hubspot, παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αναφορές πωλήσεων. Πολλές μικρομεσαίες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το HubSpot CRM επειδή έχει σύντομη καμπύλη εκμάθησης και η πλατφόρμα παρέχει δωρεάν δοκιμή.

Συγκεντρώστε τώρα

Η επένδυση στη σωστή τεχνολογική στοίβα είναι μια έξυπνη κίνηση και απαραίτητη για την ανάπτυξη. Εάν οι επιχειρήσεις βελτιώσουν την τεχνολογική τους στοίβα με εργαλεία που διευκολύνουν την παρακολούθηση και τη συνεργασία των έργων, τότε οι οργανισμοί παροχής επαγγελματικών υπηρεσιών μπορούν να ευδοκιμήσουν. Στο τέλος, οι εξορθολογισμένες ροές εργασίας όχι μόνο ενισχύουν την παραγωγικότητα αλλά και βελτιώνουν την ποιότητα των εμπειριών των πελατών. Δεν υπάρχει αμφιβολία για τη σημασία των τεχνολογικών εργαλείων για την αποτελεσματικότητα στη σημερινή εποχή. Ως εταιρεία επαγγελματικών υπηρεσιών, αν θέλετε να κάνετε μια κοιλιά, πρέπει να βρείτε αμέσως την τεχνολογική σας προσαρμογή.