Φορολογικός οδηγός για ψηφιακούς ελεύθερους επαγγελματίες

Εισαγωγή

Αν είστε ελεύθερος επαγγελματίας που εργάζεται στον ψηφιακό τομέα, αναμφίβολα θα περνάτε το 99% της εργάσιμης ημέρας σας απορροφημένοι από τις εργασίες που σχετίζονται με τη δουλειά σας. Η υποβολή φορολογικής δήλωσης ή ακόμη και η σκέψη για τη διαχείριση των φορολογικών σας υποθέσεων δεν είναι κάτι που οι περισσότεροι επαγγελματίες θα εξετάσουν σε καθημερινή βάση. Τούτου λεχθέντος, η καταβολή φόρων είναι μια νομική απαίτηση, πράγμα που σημαίνει ότι όλοι πρέπει να παρακολουθούν τις δικές τους φορολογικές υποχρεώσεις, ακόμη και αν δεν είναι κάτι που κάποιος απολαμβάνει ιδιαίτερα να κάνει. Παρακάτω παρατίθενται ορισμένες χρήσιμες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να μειώσετε το βάρος όσον αφορά τη διαχείριση των φορολογικών σας υποθέσεων.

Συμβουλές για να ολοκληρώσετε τους φόρους σας με ελάχιστη φασαρία

Η συμπλήρωση των φόρων σας δεν χρειάζεται πάντα να είναι μια επίπονη ή χρονοβόρα διαδικασία. Υπάρχουν τρόποι για να κάνετε την παρακολούθηση των πάντων πιο απλή.

Παρακολουθήστε τα έσοδα και τα έξοδά σας

Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τα έσοδα και τα έξοδα της επιχείρησης καθ' όλη τη διάρκεια του έτους, ώστε όταν έρθει η ώρα να υποβάλετε τη δήλωσή σας να το κάνετε με ακριβή και επικαιροποιημένα στοιχεία. Η καταγραφή του τι κερδίσατε και τι ξοδέψατε γίνεται καλύτερα με τη χρήση ενός λογιστικού πακέτου λογισμικού, καθώς όλα τα δεδομένα τηρούνται με ασφάλεια στο διαδίκτυο. Τούτου λεχθέντος, μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιείτε ακόμα και φυσικά έγγραφα εκτός του λογισμικού από καιρό σε καιρό. Για παράδειγμα, αν επεκταθείτε σε μια μικρή εταιρεία, ίσως θελήσετε να κατεβάσετε ένα πρότυπο κατάστασης εσόδων-εξόδων, το οποίο μπορεί να επεξεργαστεί και να ανοιχτεί στο Excel και όχι μέσα στο λογισμικό.

Βάλτε χρήματα στην άκρη για να πληρώσετε φόρους

Το άνοιγμα ενός ξεχωριστού λογαριασμού για την αποταμίευση χρημάτων για το φορολογικό σας νομοσχέδιο θα σας διευκολύνει να αποφύγετε να ξοδέψετε χρήματα που πρέπει να αποταμιεύσετε για τη φορολογική σας δήλωση. Ίσως να θέλετε να χρησιμοποιείτε περιοδικά μια αριθμομηχανή υπολογισμού φόρων για να υπολογίζετε κατά προσέγγιση το ποσό του φόρου που είναι πιθανό να οφείλετε για το εισόδημά σας μετά την αφαίρεση των δαπανών.

Για να απλοποιήσετε ακόμη περισσότερο αυτό το έργο, μπορείτε να ρυθμίσετε αυτόματες μεταφορές στον αποταμιευτικό σας λογαριασμό, ώστε να μη χρειάζεται καν να θυμάστε να το κάνετε αυτό με το χέρι. Αν μπορείτε, η προσθήκη λίγων επιπλέον ποσών μπορεί να σας βοηθήσει να καλύψετε περισσότερους φόρους τους μήνες που έχετε υψηλότερο εισόδημα. Η ανεξάρτητη εργασία δεν είναι μια ακριβής επιστήμη και κανένας μήνας δεν είναι ίδιος. Επομένως, είναι προτιμότερο να αποταμιεύετε περισσότερα από όσα χρειάζεστε, παρά να αποταμιεύετε λιγότερα και στη συνέχεια να πρέπει να βρείτε επιπλέον χρήματα για να καλύψετε τον λογαριασμό του φόρου σας.

Ποια στοιχεία μπορώ να εκπέσω ως επαγγελματικά έξοδα;

Η ανεξάρτητη εργασία ή η λειτουργία μιας μικρής επιχείρησης μπορεί να είναι δαπανηρή, αλλά ευτυχώς, υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να προσθέσετε στα έξοδά σας για να μειώσετε τον φορολογικό σας λογαριασμό (νόμιμα).

Εξοπλισμός και προμήθειες

Για τους ψηφιακούς ελεύθερους επαγγελματίες, η αρχική δαπάνη για τον εξοπλισμό και τις προμήθειες που καθιστούν δυνατή τη λειτουργία της επιχείρησής σας μπορεί να είναι ένα μεγάλο έξοδο. Αυτό περιλαμβάνει υπολογιστές, εκτυπωτές, λογισμικό και επαγγελματικές εγκαταστάσεις, αν νοικιάζετε χώρο γραφείου αντί να εργάζεστε στο σπίτι. Αυτό είναι μια πολύ καλή ιδέα για το διαχωρισμό της επαγγελματικής και της ιδιωτικής σας ζωής, αλλά εξακολουθεί να αποτελεί δαπάνη. Ακόμα και μικρά αντικείμενα αθροίζονται γρήγορα, όπως γραφική ύλη, επαγγελματικές κάρτες και μελάνι εκτυπωτή. Η παρακολούθηση όλων αυτών των αγορών είναι ζωτικής σημασίας, ώστε να μπορείτε να τις προσθέσετε ως έξοδα για να μειώσετε τον φόρο που πρέπει να πληρώσετε.

Εκπαίδευση

Ορισμένα μαθήματα κατάρτισης, εργαστήρια και διαδικτυακά σεμινάρια μπορούν επίσης να καταχωρηθούν ως επιχειρηματικές δαπάνες. Η βασική προϋπόθεση είναι ότι αυτά συνδέονται με την ψηφιακή σας ανεξάρτητη εργασία. Για παράδειγμα, αν παρέχετε υπηρεσίες γραφιστικής, θα πρέπει να ενημερώνεστε για τις εξελίξεις στην τεχνολογία που σας βοηθούν να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας στον γραφιστικό σχεδιασμό. Αυτές αλλάζουν συχνά, οπότε μπορεί να παρακολουθείτε περιστασιακά διαδικτυακά σεμινάρια και εργαστήρια αντί για πλήρη μαθήματα. Αυτά είναι μια βιώσιμη δαπάνη. Άλλα μαθήματα που σας βοηθούν να βελτιώσετε τις επιχειρηματικές σας δεξιότητες που είναι πιο γενικευμένες, όπως το να μάθετε πώς να δικτυώνεστε και να βελτιώνετε τις δεξιότητές σας στο μάρκετινγκ. Ανεξάρτητα από τις υπηρεσίες που παρέχετε, η μάθηση μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε και να διατηρήσετε περισσότερους πελάτες.

Επαγγελματικά ταξίδια

Εάν πρέπει να ταξιδέψετε για οποιονδήποτε λόγο που σχετίζεται με την επιχείρησή σας, αυτό μπορεί επίσης να αποτελέσει δαπάνη. Αυτό καλύπτει τις μεταφορές, όπως πτήσεις, χιλιόμετρα και ενοικιάσεις αυτοκινήτων - υπό την προϋπόθεση ότι το ταξίδι είναι απαραίτητο για να συναντήσετε πελάτες, να παρακολουθήσετε συνέδρια που σχετίζονται με την επιχείρησή σας ή μπορεί να οδηγήσει σε επιχειρηματικές ευκαιρίες κ.λπ.

Δαπάνες για το γραφείο στο σπίτι

Αυτές μπορεί να είναι παρόμοιες με τις δαπάνες για εξοπλισμό και προμήθειες. Ορισμένοι ψηφιακοί ελεύθεροι επαγγελματίες θα επιλέξουν να εργάζονται αποκλειστικά από το σπίτι τους αντί να νοικιάσουν χώρο γραφείου. Το βρίσκουν πιο βολικό, και ένα από τα μεγάλα δέλεαρ της ελεύθερης εργασίας είναι ότι δεν χρειάζεται να ταξιδεύουν στο γραφείο.

Εκτός από τα στοιχεία που έχουν ήδη αναφερθεί για ένα γραφείο, αν έχετε έναν ειδικό χώρο εργασίας στο σπίτι σας, ίσως μπορέσετε να το καταγράψετε ως δαπάνη, με βάση το μέγεθος του χώρου εργασίας σας και τη συχνότητα χρήσης. Αξίζει να ζητήσετε συμβουλές για να βεβαιωθείτε ότι καταχωρίζετε το σωστό ποσό ως δαπάνη. Ενδεικτικά, μπορείτε να λάβετε μείωση φόρου κατά 5 δολάρια ανά τετραγωνικό πόδι του σπιτιού σας που χρησιμοποιείται για επαγγελματικούς σκοπούς. Ωστόσο, υπάρχει μέγιστο όριο τα 300 πόδια, αλλά αυτό είναι μια λογική ποσότητα χώρου για έναν ψηφιακό ελεύθερο επαγγελματία.

Έξοδα οχήματος

Εκτός από τα ταξίδια, μπορείτε επίσης να λάβετε φορολογικές μειώσεις εάν έχετε ένα όχημα που χρησιμοποιείτε για την επιχείρησή σας. Τα έξοδα που αναφέρετε μπορούν να περιλαμβάνουν βενζίνη, πετρέλαιο, επισκευές, ασφάλιση και αποσβέσεις. Για να χαρακτηριστεί ως επαγγελματική δαπάνη, πρέπει να χρησιμοποιείτε το όχημα για την οδήγηση για να συναντήσετε πελάτες, να παραδώσετε αγαθά (κατά περίπτωση), να παρευρεθείτε σε εκδηλώσεις που σχετίζονται με την επιχείρηση και άλλες εργασίες.

Διαφήμιση και μάρκετινγκ

Ως ελεύθερος επαγγελματίας μπορείτε να επιλέξετε να προσλάβετε εξωτερικές υπηρεσίες μάρκετινγκ ή να το κάνετε μόνοι σας. Σε κάθε περίπτωση, θα υπάρξουν δαπάνες που κατατάσσονται στα επιχειρηματικά έξοδα. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν διαδικτυακές ή μη διαδικτυακές διαφημίσεις, ανάπτυξη και συντήρηση ιστότοπου, φυλλάδια/προσπέκτους και πληρωμένες καμπάνιες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Επαγγελματικές υπηρεσίες

Ακόμα και αν είστε ο μοναδικός υπεύθυνος της επιχείρησής σας ως ελεύθερος επαγγελματίας, κάποια στιγμή θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε εξωτερικές υπηρεσίες. Αυτές μπορεί να είναι νομικοί σύμβουλοι, λογιστές ή οικονομικοί σύμβουλοι. Καθένας από αυτούς τους επαγγελματίες μπορεί να συμβάλει στην ομαλή λειτουργία της επιχείρησής σας, οπότε όλοι τους αποτελούν βιώσιμες δαπάνες που μπορούν να συμβάλουν στη μείωση του φόρου που πρέπει να πληρώσετε.

Πράγματα που δεν μπορείτε να διεκδικήσετε ως έξοδα

Δεν μπορούν να δηλωθούν όλα ως νόμιμα επαγγελματικά έξοδα. Ωστόσο, ορισμένοι ελεύθεροι επαγγελματίες μπορεί να θεωρούν ορισμένες δαπάνες ως γκρίζα ζώνη. Για να βοηθήσετε να ξεκαθαρίσει αυτό το θέμα, ακολουθούν παραδείγματα αγορών που συνήθως δεν εκπίπτουν ως επαγγελματικά έξοδα.

Προσωπικά ταξίδια ή τρόφιμα

Η ιδιότητα του ψηφιακού ελεύθερου επαγγελματία μπορεί να σας δώσει την ελευθερία να εργάζεστε από οπουδήποτε για μέρος ή για το σύνολο της εργασίας σας. Ορισμένοι ελεύθεροι επαγγελματίες απολαμβάνουν να κάνουν διακοπές εργασίας όπου περνούν χρόνο στο εξωτερικό ενώ εργάζονται, αλλά η τοποθεσία δεν έχει καμία σχέση με τις επιχειρηματικές τους δραστηριότητες. Τα ταξίδια για τον λόγο αυτό (και τα γεύματα που αγοράζετε όσο βρίσκεστε εκεί) δεν αποτελούν επαγγελματικά έξοδα.

Αντικείμενα για προσωπική χρήση

Αντικείμενα όπως ένας φορητός υπολογιστής ή ένα τηλέφωνο μπορούν να αποτελέσουν δαπάνες μόνο εάν χρησιμοποιούνται μόνο για την ελεύθερη επαγγελματική σας δραστηριότητα. Εάν αγοράσετε ένα συμβόλαιο τηλεφώνου που σπάνια ή ποτέ δεν χρησιμοποιείται για επαγγελματικές κλήσεις, είναι για προσωπική χρήση. Ωστόσο, αν χρησιμοποιείτε αυτό το τηλέφωνο τακτικά για την εργασία σας, αλλά το χρησιμοποιείτε και για προσωπικούς λόγους, μπορείτε να διεκδικήσετε ένα μέρος του ως δαπάνη.

Μη επιχειρηματικές συνδρομές

Παρόλο που οι συνδρομές όπως τα εργαλεία μάρκετινγκ, το λογισμικό για ιούς, τα προγράμματα που βοηθούν στην εργασία σας ως ελεύθερος επαγγελματίας και το λογιστικό λογισμικό είναι όλα λογικά έξοδα. Ορισμένες άλλες συνδρομές δεν είναι. Για παράδειγμα, μπορεί να σας αρέσει να ακούτε μουσική ενώ εργάζεστε και να σας αποσπούν την προσοχή οι διαφημίσεις ανάμεσα στα τραγούδια. Έτσι, συνάπτετε μια συνδρομή επί πληρωμή για την αφαίρεση των διαφημίσεων. Αυτό δεν θεωρείται δαπάνη επειδή δεν έχει άμεση και προφανή σχέση με την εργασία σας και θα ήταν δύσκολο να αποδειχθεί ότι σας κάνει πιο παραγωγικούς.

Ένδυση

Ο ρουχισμός σπάνια θα χαρακτηριστεί ως δαπάνη, εκτός αν έχετε μια συγκεκριμένη στολή ή αν πρέπει να φοράτε ρούχα ασφαλείας για την εκτέλεση της εργασίας σας. Καθώς αυτό είναι απίθανο να ισχύει για τους ψηφιακούς ελεύθερους επαγγελματίες, δεν θα μπορούσατε να το καταγράψετε. Οποιοδήποτε ρούχο αγοράζετε για να συναντήσετε πελάτες ή να παρευρεθείτε σε εκδηλώσεις μπορεί να φορεθεί και στον προσωπικό σας χρόνο.

Ψυχαγωγία

Εάν συναντηθείτε με έναν πελάτη ή δυνητικό πελάτη, μπορεί να μπορείτε να καταχωρίσετε τα γεύματα ως δαπάνη, αλλά η ψυχαγωγία, όπως μια συναυλία ή μια αθλητική εκδήλωση, δεν θα είναι επιλέξιμη. Αν και αυτά μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος να εντυπωσιάσετε έναν πελάτη και να σπάσετε τον πάγο, δεν επιτρέπονται ως έξοδα, επειδή είναι αδύνατο να αποδειχθεί η σχέση μεταξύ των εξόδων ψυχαγωγίας και αυτών που σας φέρνουν περισσότερη δουλειά.

Πολιτικές συνεισφορές

Σε αντίθεση με τις φιλανθρωπικές δωρεές, οι πολιτικές εισφορές δεν είναι επιλέξιμες για φορολογική έκπτωση. Αυτές δεν είναι απαραίτητες για τη λειτουργία της επιχείρησής σας ως ελεύθερου επαγγελματία και οι αποδέκτες δεν είναι φιλανθρωπικό ίδρυμα. Έτσι, αν αποφασίσετε να συνεισφέρετε σε έναν πολιτικό σκοπό για τον οποίο αισθάνεστε έντονα, αυτό δεν θα μειώσει το ποσό του φόρου που πληρώνετε.

Γνωρίζοντας τι είναι και τι δεν είναι επαγγελματική δαπάνη, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι θα πληρώσετε το χαμηλότερο ποσό φόρου χωρίς να παραβιάσετε κανέναν κανόνα. Παρακολουθώντας τα πάντα, όντας προετοιμασμένοι και μην αφήνετε τους φόρους σας μέχρι την τελευταία στιγμή, θα κάνετε τα πράγματα πιο εύκολα διαχειρίσιμα.