Απομακρυσμένες ομάδες Social Media: Media: Πώς να επικοινωνούν αποτελεσματικά

Εισαγωγή

Το 2023, πολλές ομάδες κοινωνικής δικτύωσης θα εργάζονται εξ αποστάσεως, είτε με μερική είτε με πλήρη απασχόληση. Όχι μόνο πολλές εταιρείες διατήρησαν μια υβριδική ή WFH πολιτική μετά την πανδημία. Η προσφορά πλήρως απομακρυσμένης εργασίας επιτρέπει επίσης στις ομάδες να προσελκύσουν τα μεγαλύτερα ταλέντα που έχει να προσφέρει η αγορά εργασίας.

Ωστόσο, ο συντονισμός μιας απομακρυσμένης ομάδας μέσων κοινωνικής δικτύωσης μπορεί να αποτελέσει πρόκληση. Ειδικά όσον αφορά την επικοινωνία.

Πώς μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα; Ότι οι ροές εργασίας λειτουργούν ομαλά; Πώς μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τις απώλειες τριβής και τις παρεξηγήσεις;

Ακολουθούν επτά εργαλεία και στρατηγικές που μπορείτε να αξιοποιήσετε για να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με την απομακρυσμένη ομάδα σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Καθορισμός ενός ενιαίου συστήματος συνεργασίας εγγράφων

(Πηγή: Freepik)

Αρχικά, θα πρέπει να αποφασίσετε για μια πλατφόρμα συνεργασίας για έγγραφα, στην οποία θα παραμείνουν όλοι. Ναι, αυτό είναι βασικό. Παρ' όλα αυτά, πολλές ομάδες εξακολουθούν να χάνουν πάρα πολύ χρόνο στέλνοντας έγγραφα μπρος-πίσω και μετατρέποντάς τα άσκοπα σε διαφορετικές μορφές αρχείων.

Προτιμήστε ένα ενιαίο σύστημα συνεργασίας εγγράφων που βασίζεται στο cloud και σας επιτρέπει να μοιράζεστε, να συν-δημιουργείτε και να συν-επεξεργάζεστε έγγραφα κειμένου, λογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις. Ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για την ανακεφαλαίωση του 2ου τριμήνου, μια παρουσίαση στρατηγικής ή την ετήσια έκθεση, η ύπαρξη ενός κεντρικού συστήματος καθιστά πολύ πιο εύκολη τη δημιουργία ενός συνεκτικού εγγράφου με ελάχιστη απογοήτευση.

Επί του παρόντος, οι πιο διαδεδομένες λύσεις που βασίζονται στο cloud είναι το Google Workspace και το Microsoft 365. Και οι δύο προσφέρουν ποικιλία τύπων αρχείων και ενσωματώνονται με μεγάλο αριθμό άλλων επιχειρηματικών εφαρμογών.

Προτεραιότητα σε λύσεις που βασίζονται στο cloud

Μιλώντας για λύσεις βασισμένες στο cloud, θα πρέπει να τους δώσετε προτεραιότητα για όσο το δυνατόν περισσότερες από τις ροές εργασίας σας, όχι μόνο για την κοινή χρήση εγγράφων.

Αποθήκευση αρχείων, γραφικός σχεδιασμός, επεξεργασία βίντεο. Για όλα αυτά υπάρχουν εξελιγμένα εργαλεία βασισμένα στο cloud. Και κάνουν τη ζωή των απομακρυσμένων ομάδων πολύ πιο εύκολη.

Για παράδειγμα, ας πούμε ότι ένα από τα μέλη της ομάδας σας σχεδιάζει ένα γραφικό για ένα ρολό στο Instagram ή μια ανάρτηση σχετικά με μια μαρτυρία για το τελευταίο σας προϊόν. Αν το κάνουν στο Photoshop στον προσωπικό τους φορητό υπολογιστή, μόνο αυτοί μπορούν να το επεξεργαστούν. Και αν αρρωστήσουν ή δεν είναι με άλλο τρόπο διαθέσιμοι, μένετε μετέωροι.

Η πιο αποτελεσματική λύση είναι να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο σχεδιασμού που βασίζεται στο cloud, όπως το Canva. Όλη η ομάδα σας έχει πρόσβαση σε όλα τα σχέδια. Και εφόσον ονομάζετε σωστά τα αρχεία και τα έργα σας, όλοι μπορούν να βρουν και να επεξεργαστούν ό,τι χρειάζονται.

Δοκιμάστε ασύγχρονες συναντήσεις

Στη συνέχεια, εξετάστε το ενδεχόμενο μετάβασης σε ασύγχρονες βιντεοκλήσεις, ειδικά αν έχετε μέλη της ομάδας σας σε διαφορετικές ζώνες ώρας.

Οι βιντεοκλήσεις είναι ένας πολύ καλός τρόπος για τα μέλη της ομάδας να αλληλεπιδρούν, να μοιράζονται ιδέες, να παρουσιάζουν τα τελευταία τους σχέδια, να λαμβάνουν ανατροφοδότηση για σύνθετες ιδέες και να συνδέονται. Ωστόσο, καταβροχθίζουν επίσης τεράστια ποσά χρόνου. Και μπορεί να είναι δύσκολο να οργανωθούν, ιδίως αν η ομάδα σας είναι διεθνής.

Οι ασύγχρονες συνεδριάσεις, αντίθετα, σας επιτρέπουν να καταγράψετε τη συμβολή σας ως βίντεο κλιπ - συμπεριλαμβανομένων των κοινοποιήσεων οθόνης - και στη συνέχεια να το μοιραστείτε μέσω ενός απλού συνδέσμου. Τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας σας μπορούν στη συνέχεια να το παρακολουθήσουν όταν έχουν χρόνο. Επιπλέον, μπορούν να ελέγξουν την αυτοματοποιημένη απομαγνητοφώνηση για τις πιο ενδιαφέρουσες πληροφορίες, να επιταχύνουν ή να επιβραδύνουν το κλιπ σας και να αντιδράσουν μέσω σχολίων ή ενός δικού τους βίντεο.

Αυτό σας επιτρέπει να επικοινωνείτε αποτελεσματικά πολύ περισσότερες και πιο σύνθετες πληροφορίες από ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά εξαλείφει την ανάγκη να βρείτε μια ώρα που να εξυπηρετεί όλους για να κανονίσετε μια βιντεοκλήση.

Κεντρικοποιήστε την επιχειρηματική σας τηλεφωνία

Ένας άλλος εξαιρετικός τρόπος για να αυξήσετε την αποδοτικότητα της επικοινωνίας σας είναι να αποκτήσετε μια κεντρική υπηρεσία επαγγελματικής τηλεφωνίας.

Όπως και πολλά άλλα εργαλεία σε αυτόν τον κατάλογο, οι σύγχρονες υπηρεσίες επαγγελματικής τηλεφωνίας βασίζονται συνήθως στο cloud. Αυτό σημαίνει ότι η ομάδα σας μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτές από οπουδήποτε, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται.

Επιπλέον, διαθέτουν πολύ περισσότερα κανάλια από τις απλές φωνητικές κλήσεις. Συχνά περιλαμβάνονται επίσης βιντεοκλήσεις, άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων, ζωντανή συνομιλία και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Επιπλέον, πολλοί πάροχοι προσφέρουν επίσης έξυπνες πρόσθετες λειτουργίες, συχνά βασισμένες στην τεχνητή νοημοσύνη, για να κάνουν τη ζωή σας ευκολότερη. Για παράδειγμα, ορισμένες υπηρεσίες διαθέτουν αυτόματες απομαγνητοφωνήσεις κλήσεων και περιλήψεις κλήσεων. Αυτό κάνει την τήρηση πρακτικών συσκέψεων παιχνιδάκι.

Αξιοποίηση της ομαδικής συνεργασίας βάσει μηνυμάτων

(Πηγή: Freepik)

Έχετε κουραστεί από ατελείωτες αλυσίδες email; Και να χάνετε κρίσιμα μηνύματα επειδή κάποιος ξέχασε να πατήσει το "απαντήστε σε όλα";

Τότε ίσως να θέλετε να στραφείτε σε εργαλεία ομαδικής συνεργασίας που βασίζονται σε μηνύματα. Κατά τη διάρκεια των τελευταίων ετών, το Slack και το Discord ειδικότερα έχουν αναδειχθεί ως ισχυροί διεκδικητές σε αυτόν τον τομέα. Και για καλό λόγο.

Αυτά τα εργαλεία σας επιτρέπουν να δομείτε αποτελεσματικά την επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας. Ενώ μπορείτε να στείλετε απευθείας μήνυμα σε κάποιον, οι περισσότερες ανταλλαγές είναι δομημένες σε κανάλια.

Για παράδειγμα, ας πούμε ότι έχετε μια ομάδα εργασίας στην ομάδα σας η οποία έχει αναλάβει να εκπονήσει μια νέα στρατηγική για περιεχόμενο βίντεο μικρής διάρκειας, ως απάντηση σε μια πιθανή απαγόρευση του TikTok στις ΗΠΑ. Αντί τα μέλη αυτής της ομάδας εργασίας να στέλνουν email μεταξύ τους, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κανάλι Slack για να ανταλλάσσουν μηνύματα και να μοιράζονται έγγραφα. Με αυτόν τον τρόπο, κανείς δεν θα χρειάζεται να ανησυχεί μήπως χάσει σημαντικές πληροφορίες.

Αξιοποίηση των σουιτών διαχείρισης έργων

Αν εργάζεστε σε μεγαλύτερα ή πιο σύνθετα έργα ή αν πρέπει να συντονίσετε μια μεγαλύτερη ομάδα, σκεφτείτε να αξιοποιήσετε ένα εργαλείο διαχείρισης έργων.

Αυτά διαθέτουν πιο εξελιγμένες λειτουργίες από τα παραπάνω εργαλεία συνεργασίας. Σας επιτρέπουν να αναθέτετε ρόλους, να καθορίζετε προθεσμίες, να δημιουργείτε εξαρτήσεις μεταξύ εργασιών και να αποσαφηνίζετε τις ροές εργασίας.

Κάθε μέλος της ομάδας θα βλέπει τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί και την ημερομηνία μέχρι την οποία πρέπει να ολοκληρωθούν. Επιπλέον, αν θέλετε να ελέγξετε την κατάσταση ενός έργου, μπορείτε εύκολα να το απεικονίσετε ως πίνακα Kanban ή διάγραμμα Gantt.

Επιλέξτε το καλύτερο εργαλείο απομακρυσμένης διαχείρισης κοινωνικών μέσων

Τέλος, υπάρχει το εργαλείο διαχείρισης των μέσων κοινωνικής δικτύωσης που χρησιμοποιείτε. Σε μια απομακρυσμένη ομάδα, η επιλογή του εργαλείου που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας μπορεί να είναι λίγο δύσκολη. Υπάρχουν διαφορετικές προτεραιότητες.

Εξετάστε πόσους χρήστες επιτρέπουν τα διάφορα εργαλεία σε διαφορετικά πακέτα. Εάν μπορείτε να καθορίσετε ροές εργασίας και διαφορετικά δικαιώματα για διαφορετικούς ρόλους. Εάν είναι δυνατή η αποθήκευση και η επεξεργασία προσχεδίων και η υποβολή σχολίων και προτάσεων.

Αυτό μπορεί να ακούγεται βασικό, αλλά πολλά σπουδαία εργαλεία διαχείρισης μέσων κοινωνικής δικτύωσης δεν περιλαμβάνουν αυτές τις λειτουργίες και, επομένως, είναι λιγότερο κατάλληλα για απομακρυσμένες ομάδες.

Συμπέρασμα

Η εργασία ως μέλος μιας απομακρυσμένης ομάδας μπορεί να είναι μια σπουδαία εμπειρία για τους εμπειρογνώμονες κοινωνικών μέσων με κίνητρα. Και μπορείτε να συγκεντρώσετε μια φανταστική, δραστήρια και παραγωγική ομάδα για να ανεβάσετε το παιχνίδι των κοινωνικών μέσων της επιχείρησής σας στο επόμενο επίπεδο.

Αυτό ισχύει εφόσον η επικοινωνία λειτουργεί ομαλά.

Ενσωματώνοντας τα παραπάνω εργαλεία και στρατηγικές στις ροές εργασίας σας, θα είστε σε θέση να εξασφαλίσετε ακριβώς αυτό. Αυτό θα σας βοηθήσει να ελαχιστοποιήσετε την απογοήτευση, την κακή επικοινωνία και τις απώλειες τριβής. Και να βεβαιωθείτε ότι ολόκληρη η ομάδα σας μπορεί να εργάζεται για την επίτευξη των κοινών σας στόχων συγχρονισμένα.