Πλοήγηση στο μελλοντικό τοπίο της αυτοματοποίησης στα χρηματοοικονομικά

Εισαγωγή

Στο σημερινό ταχέως εξελισσόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον, η διατήρηση της ανταγωνιστικότητας σημαίνει την υιοθέτηση των τεχνολογικών εξελίξεων. Ένας από τους τομείς στους οποίους η τεχνολογία έχει σημειώσει σημαντική βελτίωση είναι η αυτοματοποίηση χρηματοοικονομικών διαδικασιών (FPA).

Εκτιμάται ότι περίπου το 80% των χρηματοοικονομικών διαδικασιών έχουν τη δυνατότητα αυτοματοποίησης. Ταυτόχρονα, μόνο το ένα τρίτο περίπου των εταιρειών ισχυρίζονται ότι ένα μέρος των εργασιών στα οικονομικά τους τμήματα είναι πλήρως αυτοματοποιημένο.

Σε αυτή τη δημοσίευση, αναλύουμε τι συνεπάγεται η αυτοματοποίηση χρηματοοικονομικών διαδικασιών, τα οφέλη της, ποιες διαδικασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν και πώς να αρχίσετε να εφαρμόζετε τη FPA στην επιχείρησή σας.

Τι εννοείται κάτω από τη σύγχρονη αυτοματοποίηση χρηματοοικονομικών διαδικασιών;

Η αυτοματοποίηση χρηματοοικονομικών διαδικασιών είναι η χρήση της τεχνολογίας για την αυτοματοποίηση βασικών εργασιών που σχετίζονται με τα χρηματοοικονομικά. Πρόκειται για τη χρήση εργαλείων λογισμικού που μπορούν να διεκπεραιώνουν επαναλαμβανόμενες και χρονοβόρες εργασίες χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση, αυξάνοντας έτσι την αποτελεσματικότητα και την ακρίβεια.

Ο στόχος της FPA δεν είναι να αντικαταστήσει τους επαγγελματίες του χρηματοπιστωτικού τομέα, αλλά να τους δώσει τη δυνατότητα να επικεντρωθούν σε πιο στρατηγικά καθήκοντα, απαλλάσσοντάς τους από τις εργασίες ρουτίνας. Τα οφέλη αυτής της προσέγγισης παρατίθενται στην κατωτέρω ενότητα.

Ποια είναι τα οφέλη της αυτοματοποίησης των οικονομικών;

Η αυτοματοποίηση στις χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες ωφελεί την εταιρεία και τους υπαλλήλους της με διάφορους τρόπους. Ακολουθούν οι κυριότεροι από αυτούς:

• Αυξημένη αποδοτικότητα. Η αυτοματοποίηση επιταχύνει σημαντικά τις χρηματοοικονομικές συναλλαγές και ελαχιστοποιεί το χειροκίνητο χειρισμό, με αποτέλεσμα την ταχύτερη επεξεργασία για την τιμολόγηση, τη μισθοδοσία και τις χρηματοοικονομικές αναφορές.
• Ακρίβεια και συμμόρφωση. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα μειώνουν τα ανθρώπινα λάθη, εξασφαλίζοντας πιο αξιόπιστα οικονομικά αρχεία. Βοηθούν επίσης στην τήρηση των πολύπλοκων οικονομικών κανονισμών.
• Μείωση του κόστους. Η αυτοματοποίηση στα οικονομικά μειώνει την ανάγκη για εκτεταμένη χειροκίνητη επεξεργασία, μειώνοντας έτσι το κόστος εργασίας και αποτρέποντας δαπανηρά σφάλματα.
• Ενισχυμένη λήψη αποφάσεων. Η πρόσβαση σε οικονομικά δεδομένα και αναλύσεις σε πραγματικό χρόνο επιτρέπει στις επιχειρήσεις να λαμβάνουν γρήγορα τεκμηριωμένες αποφάσεις.
• Επεκτασιμότητα. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα μπορούν εύκολα να προσαρμόζονται σε αυξημένο φόρτο εργασίας, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να αναπτύσσονται χωρίς αντίστοιχη αύξηση του οικονομικού προσωπικού.
• Βελτιωμένη ικανοποίηση των εργαζομένων. Στην πραγματικότητα, λίγοι εργαζόμενοι απολαμβάνουν να εκτελούν κουραστικά καθήκοντα που δεν τους επιτρέπουν να εκφράσουν την καλύτερη δυνατή τεχνογνωσία ή δημιουργικότητά τους. Ο αποκλεισμός τέτοιων διαδικασιών μπορεί να επηρεάσει θετικά την ψυχική κατάσταση των εργαζομένων.

Εν ολίγοις, η αυτοματοποίηση των χρηματοοικονομικών διαδικασιών δεν είναι απλώς μια λειτουργική αναβάθμιση, αλλά μάλλον μια στρατηγική αναγκαιότητα για να παραμείνει κανείς ανταγωνιστικός στο σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον.

Σε περίπτωση που δεν διαθέτετε μια ομάδα προγραμματιστών λογισμικού fintech εντός της επιχείρησης, πιθανότατα θα χρειαστείτε εξωτερική βοήθεια για να αποκομίσετε όλα τα οφέλη της αυτοματοποίησης. Ένας αξιόπιστος πάροχος ανάπτυξης προσαρμοσμένου λογισμικού fintech μπορεί να σας συμβουλεύσει και να διεξάγει την απαραίτητη έρευνα, το σχεδιασμό και την υλοποίηση. Το αίτημα για εξωτερική ανάθεση υπηρεσιών ανάπτυξης fintech είναι η σωστή επιλογή για τις περισσότερες εταιρείες που αναζητούν κλιμακούμενη και αποδοτική από άποψη επενδύσεων ανάπτυξη χρηματοοικονομικού λογισμικού, η οποία δεν διαταράσσει τις υπάρχουσες διαδικασίες αλλά τις ενισχύει.

Τώρα ας προχωρήσουμε στην εξέταση των διαδικασιών που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε σε μεγάλο βαθμό χρησιμοποιώντας τεχνικές και εργαλεία αυτοματοποίησης χρηματοοικονομικών. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι μπορεί να μην είναι δυνατόν να εξαλειφθεί εντελώς η ανθρώπινη συμμετοχή σε όλες αυτές τις διαδικασίες. Ωστόσο, η μείωση του αριθμού των κουραστικών και επιρρεπών σε ανθρώπινα λάθη διαδικασιών μπορεί ήδη να αποφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα. ~~ ~~

Τι μπορεί να αυτοματοποιηθεί στα χρηματοοικονομικά;

Υπάρχουν διάφοροι βασικοί τομείς στα χρηματοοικονομικά όπου η αυτοματοποίηση μπορεί να έχει μεγάλη αξία. Αυτοί περιλαμβάνουν:

• Επεξεργασία τιμολογίων. Η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει στη διαχείριση ολόκληρου του κύκλου ζωής των τιμολογίων από την παραλαβή έως την πληρωμή, μειώνοντας το χρόνο επεξεργασίας και ελαχιστοποιώντας τα λάθη.
• Διαχείριση δαπανών. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα μπορούν να βελτιστοποιήσουν τις διαδικασίες αναφοράς, έγκρισης και επιστροφής εξόδων, εξασφαλίζοντας την τήρηση των πολιτικών και ταχύτερους χρόνους επεξεργασίας.
• Προϋπολογισμός και προβλέψεις. Τα εργαλεία αυτοματοποίησης μπορούν να συγκεντρώνουν δεδομένα από πολλαπλές πηγές για ακριβέστερη και έγκαιρη κατάρτιση προϋπολογισμού και προβλέψεων. Αυτό περιλαμβάνει προγνωστική ανάλυση για την πρόβλεψη μελλοντικών οικονομικών συνθηκών και τάσεων.
• Οικονομική πληροφόρηση. Η αυτοματοποίηση μπορεί να δημιουργήσει γρήγορα ολοκληρωμένες οικονομικές καταστάσεις και εκθέσεις, προσφέροντας κρίσιμες πληροφορίες για την οικονομική κατάσταση της εταιρείας.
• Φορολογική συμμόρφωση. Η αυτοματοποίηση εξασφαλίζει ακριβείς φορολογικούς υπολογισμούς και έγκαιρη υποβολή, μειώνοντας τον κίνδυνο επιβολής προστίμων. Μπορεί να βοηθήσει σημαντικά τους λογιστές στην καθημερινή τους ρουτίνα.
• Επεξεργασία μισθοδοσίας. Η αυτοματοποίηση της μισθοδοσίας διασφαλίζει την ακριβή και έγκαιρη αποζημίωση των εργαζομένων, μαζί με τις κατάλληλες φορολογικές κρατήσεις και τη συμμόρφωση με τους νόμους περί απασχόλησης.
• Διαχείριση περιουσιακών στοιχείων: Η παρακολούθηση και η διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων, τα δεδομένα των οποίων είναι αποθηκευμένα σε πολλαπλά έγγραφα, γίνονται πιο αποτελεσματικές με την αυτοματοποίηση, εξασφαλίζοντας βέλτιστη χρήση και εξοικονόμηση κόστους.
• Διαχείριση κινδύνων και συμμόρφωση: Τα αυτοματοποιημένα συστήματα μπορούν να παρακολουθούν και να υποβάλλουν εκθέσεις σχετικά με τους κινδύνους βάσει ιστορικών δεδομένων για τις επιχειρηματικές διαδικασίες και να διασφαλίζουν τη συμμόρφωση με διάφορες κανονιστικές απαιτήσεις.

Η αυτοματοποίηση αυτών και ενδεχομένως και άλλων διαδικασιών μπορεί να βελτιώσει σημαντικά το έργο του οικονομικού τμήματος και να το καταστήσει πιο αποτελεσματικό.

Παραδείγματα λύσεων λογισμικού που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών στα χρηματοοικονομικά παρέχονται στην παρακάτω εικόνα:

Πηγή εικόνας: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

Εάν ενδιαφέρεστε να εξερευνήσετε σύγχρονες λύσεις λογισμικού για ομάδες SEO, διαβάστε άλλη μια δημοσίευση στο ιστολόγιό μας.

Πώς να ξεκινήσετε με τον οικονομικό αυτοματισμό;

Ανεξάρτητα από τη διαδικασία που σκοπεύετε να αυτοματοποιήσετε ή τη λύση λογισμικού που θα υιοθετήσετε για την αυτοματοποίηση των χρηματοοικονομικών, πρέπει να υποβληθείτε σε μια συγκεκριμένη διαδικασία για να χειριστείτε σωστά αυτή την παρέμβαση. Ακολουθεί η βήμα προς βήμα διαδικασία για την εφαρμογή της αυτοματοποίησης στο οικονομικό τμήμα:

1. Προσδιορίστε τις τρέχουσες διαδικασίες σας. Ξεκινήστε με την αξιολόγηση των υφιστάμενων οικονομικών διαδικασιών σας για να ανακαλύψετε περιοχές που είναι επιρρεπείς σε αναποτελεσματικότητα ή σφάλματα. Αυτή η αξιολόγηση θα σας καθοδηγήσει στον εντοπισμό των λειτουργιών που θα επωφεληθούν περισσότερο από την αυτοματοποίηση.
2. Καθορίστε σαφείς στόχους για την προβλεπόμενη αυτοματοποίηση των οικονομικών. Ορίστε συγκεκριμένους στόχους για το τι θέλετε να επιτύχετε με την αυτοματοποίηση, είτε πρόκειται για μείωση του κόστους, είτε για αυξημένη ακρίβεια, είτε για βελτιωμένη συμμόρφωση.
3. Επιλογή κατάλληλων λύσεων λογισμικού. Ερευνήστε και επιλέξτε εργαλεία αυτοματοποίησης χρηματοοικονομικών διαδικασιών που ευθυγραμμίζονται με τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Οι βασικές εκτιμήσεις θα πρέπει να περιλαμβάνουν την επεκτασιμότητα, τη συμβατότητα με τα υπάρχοντα συστήματα, τη φιλικότητα προς το χρήστη και την υποστήριξη του προμηθευτή.
4. Επενδύστε στην κατάρτιση. Εκπαιδεύστε την ομάδα σας σχετικά με τα νέα συστήματα. Η εξατομικευμένη ψηφιακή εκπαίδευση και κατάρτιση του προσωπικού είναι ζωτικής σημασίας για την ομαλή μετάβαση και την πλήρη αξιοποίηση των πλεονεκτημάτων της αυτοματοποίησης. Αυτό το στάδιο του έργου είναι πιθανό να προχωρήσει παράλληλα με την υλοποίηση.
5. Προγραμματίστε την ενσωμάτωση και υλοποιήστε την σε φάσεις. Εξασφαλίστε τη δυνατότητα απρόσκοπτης ενσωμάτωσης των εργαλείων αυτοματοποίησης με τα τρέχοντα συστήματά σας, όπως το λογισμικό ERP ή το λογισμικό λογιστικής αυτοματοποίησης, για να αποφύγετε λειτουργικές διαταραχές. Στη συνέχεια, ξεκινήστε με την αυτοματοποίηση λίγων διαδικασιών και επεκτείνετε σταδιακά. Αυτή η σταδιακή προσέγγιση επιτρέπει στην ομάδα σας να προσαρμοστεί άνετα στη νέα τεχνολογία.
6. Παρακολούθηση και προσαρμογή. Αξιολογείτε συνεχώς την απόδοση των αυτοματοποιημένων συστημάτων σας και κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές. Αυτό θα σας βοηθήσει να προσαρμόσετε καλύτερα τη λειτουργία του υιοθετημένου λογισμικού στις διαδικασίες σας και να εξασφαλίσετε την υψηλή απόδοση των ομάδων που εργάζονται με αυτό.

Μπορείτε να εξοικειωθείτε με ένα από τα σχέδια λογισμικού μιας προσαρμοσμένης, ιδιαίτερα ολοκληρωμένης οικονομικής εφαρμογής για αυτοματοποίηση στα παρακάτω infographics:

Πηγή εικόνας: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

Υπάρχει μια σειρά άλλων πιθανών προσεγγίσεων για την εφαρμογή της οικονομικής αυτοματοποίησης στην ψηφιακή σας υποδομή. Χωρίς εσωτερική τεχνογνωσία, θα χρειαστεί πιθανότατα να επικοινωνήσετε με έναν πάροχο υπηρεσιών ανάπτυξης fintech για να τα ρυθμίσετε όλα.

Τελική λήψη

Η υιοθέτηση της αυτοματοποίησης των χρηματοοικονομικών διαδικασιών αποτελεί σχεδόν στρατηγική επιταγή για τις επιχειρήσεις που στοχεύουν στην αποτελεσματικότητα, την ακρίβεια και την ανάπτυξη. Με την αυτοματοποίηση των οικονομικών εργασιών ρουτίνας, οι εταιρείες μπορούν να ανακατευθύνουν την εστίαση και τους πόρους τους προς τον στρατηγικό σχεδιασμό και τις αναπτυξιακές πρωτοβουλίες.

Καθορίζοντας τις βασικές διαδικασίες που πρέπει να αυτοματοποιηθούν, αναπτύσσοντας και ενσωματώνοντας μια αντίστοιχη λύση λογισμικού και εκπαιδεύοντας τις ομάδες στην εργασία με αυτήν, οι επιχειρήσεις μπορούν να επιτύχουν νέα ύψη αποδοτικότητας στα οικονομικά τους τμήματα.