Πώς να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τα έργα μάρκετινγκ;

Εισαγωγή

Η ανάπτυξη αποτελεσματικής διαπροσωπικής επικοινωνίας αποτελεί βασικό κλειδί της επιτυχίας για τους inbound marketers. Τα επιτυχημένα έργα προϋποθέτουν καλή επικοινωνία με τους συναδέλφους, τα αφεντικά και τους συνεργάτες σας. Οι ίδιες δεξιότητες είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική εργασία με πελάτες και υποψήφιους πελάτες.

Η έλλειψη ισχυρών δεξιοτήτων διαπροσωπικής επικοινωνίας μπορεί να οδηγήσει σε απογοήτευση, κακό ηθικό, αποτυχημένα έργα και χαμένες ευκαιρίες. Επιπλέον, μπορεί να βλάψει τόσο εσάς ως άτομο όσο και την εταιρεία σας στο σύνολό της. Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να γίνετε πιο αποτελεσματικός διαπροσωπικός επικοινωνιολόγος:

• Δώστε προσοχή
• Ακούστε ενεργά
• Κατανόηση της μη λεκτικής επικοινωνίας
• Εξάσκηση ενσυναίσθησης
• Να είστε πραγματικά περίεργοι
• Να είστε ειλικρινής
• Εξασκηθείτε στην ευελιξία και τη θετικότητα

Η εξάσκηση αυτών των δεξιοτήτων μπορεί να βελτιώσει την επικοινωνία σας και, με τη σειρά της, να βελτιώσει τα έργα, την παραγωγικότητα και τη συνεργασία σας. Οι δεξιότητες επικοινωνίας είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική συνεργασία. Ας ρίξουμε μια βαθύτερη ματιά στο τι κάνει τις συνεργασίες επιτυχημένες.

Αποτελεσματική συνεργασία

Υπάρχουν μερικές δεξιότητες συνεργασίας που μπορείτε να κατακτήσετε και οι οποίες θα κάνουν τη συνεργασία με συναδέλφους, συνεργάτες και πελάτες ευκολότερη και πιο παραγωγική. Πρώτον, ο καθορισμός ξεκάθαρων στόχων και προσδοκιών είναι το κλειδί για συνεργασίες που λειτουργούν. Στη συνέχεια, η αποτελεσματική χρήση των χρόνων συνεδριάσεων και ο σεβασμός και η εκτίμηση προς τους άλλους, ανεξάρτητα από τον τίτλο ή τη θέση τους στην εταιρεία, είναι χρήσιμα για επιτυχημένες συνεργασίες με άλλους. Συνιστούμε επίσης να κάνετε καλές ερωτήσεις, να είστε έτοιμοι να βοηθήσετε στην επίλυση προβλημάτων και να είστε πειθαρχημένοι και οργανωμένοι είναι εργαλεία αναπόσπαστα για την επιτυχία.

Εκτός από αυτά, είναι χρήσιμο να ενημερώνετε τους άλλους συνεργάτες για τις αναποδιές και τις αλλαγές στις προτεραιότητες. Τέλος, και ίσως το πιο σημαντικό, η ευγένεια είναι αναπόσπαστο στοιχείο της αποτελεσματικής συνεργασίας.

Τώρα που ασχοληθήκαμε με τις διαπροσωπικές δεξιότητες και την επικοινωνία που είναι απαραίτητες για επιτυχημένες συνεργασίες, ας μιλήσουμε για τις συμβουλές και τις δεξιότητες για τη διαχείριση έργων.

Αποτελεσματική διαχείριση έργων μάρκετινγκ

Εάν εργάζεστε σε έναν οργανισμό για κάποιο χρονικό διάστημα, είναι πιθανό να είστε εξοικειωμένοι με την ιδέα της διαχείρισης έργων και του σχεδιασμού, της οργάνωσης και της υλοποίησης ενός έργου, συχνά με τη συμμετοχή πολλών συντελεστών. Η διαχείριση έργου μάρκετινγκ είναι πιο συγκεκριμένη, καθώς πρόκειται για τη διαχείριση ολόκληρης της διαδικασίας ανάπτυξης και υλοποίησης μιας εκστρατείας μάρκετινγκ.

Η διαχείριση ενός έργου μάρκετινγκ δεν είναι πάντα εύκολη. Συχνά υπάρχουν πολλά κινούμενα μέρη που πρέπει να ληφθούν υπόψη, ειδικά όταν διαχειρίζεσαι πολλαπλά έργα και μέλη ομάδων. Τα έργα είναι πολλά που πρέπει να παρακολουθούνται και μερικές φορές, τα πράγματα δεν πάνε πάντα όπως έχουν προγραμματιστεί. Η επιτυχής ολοκλήρωση ενός έργου μπορεί να εξαρτάται από πολλά πράγματα: την υποστήριξη από την ηγεσία, έναν σταθερό προϋπολογισμό και ρεαλιστικούς στόχους. Δυστυχώς, η κακή διαχείριση έργων είναι πιο συχνή από ό,τι νομίζετε - μόνο το 55% των έργων μάρκετινγκ ολοκληρώνεται εγκαίρως.

Τα καλά νέα είναι ότι αναπτύσσοντας μια διαδικασία που εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να ακολουθήσετε, θα είστε σε θέση να παραμείνετε στην κορυφή των χρονοδιαγραμμάτων, των εργασιών και των προϋπολογισμών.

Υπάρχει ένα πλήθος μοντέλων διαχείρισης έργων και πολλοί έμποροι έχουν προσαρμόσει τις εκδόσεις ανάπτυξης προϊόντων, όπως το Agile και το Waterfall, για να τους βοηθήσουν στη διαχείριση εκστρατειών μάρκετινγκ. Οι περισσότερες εταιρείες επιλέγουν τη χρήση ενός εργαλείου CMS, όπως το HubSpot, για να βοηθήσουν στην αποτελεσματικότερη διαχείριση των εκστρατειών μάρκετινγκ. Ανεξάρτητα από το μοντέλο που επιλέγετε, υπάρχουν βήματα που βοηθούν στη διαμόρφωση κάθε επιτυχημένης καμπάνιας:

1. Σύλληψη και έναρξη έργου
2. Σχεδιασμός
3. Πεδίο εφαρμογής
4. Δημιουργία περιεχομένου
5. Προετοιμαστείτε για την εκτόξευση
6. Εκκίνηση
7. Ανασκόπηση μετά την έναρξη λειτουργίας

Σύλληψη και έναρξη έργου

Η σύλληψη ενός έργου και η έναρξη του εν λόγω έργου περιλαμβάνει την ανάπτυξη ενός χάρτη του έργου και την εναρκτήρια συνάντηση ή το υλικό για την ενημέρωση των συμμετεχόντων σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα προχωρήσει το έργο. Αυτό το πρότυπο μπορεί να σας καθοδηγήσει κατά τη διάρκεια του έργου σας, καθώς εννοιολογείτε το έργο, την επισκόπηση και την περιγραφή, τους διαθέσιμους πόρους και άλλα σημαντικά στοιχεία που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την έναρξη του έργου.

Σχεδιασμός

Το στάδιο του σχεδιασμού είναι αναμφισβήτητα το πιο σημαντικό από όλα τα βήματα του σχεδίου μάρκετινγκ. Σε αυτό το στάδιο, θα καθορίσετε το πεδίο εφαρμογής και τον προϋπολογισμό του έργου, θα δημιουργήσετε καταλόγους εργασιών και χρονοδιαγράμματα, θα καθορίσετε τρόπους για τον μετριασμό των κινδύνων και θα αναπτύξετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους ενδιαφερόμενους. Επιπλέον, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι θέτετε στόχους S.M.A.R.T. για το συνολικό έργο. Όταν θέτετε συγκεκριμένους, μετρήσιμους, εφικτούς, σχετικούς και έγκαιρους στόχους, αυξάνετε τις πιθανότητες επιτυχίας. Επαληθεύετε ότι ο στόχος είναι εφικτός, προσδιορίζετε τις μετρήσεις που καθορίζουν την επιτυχία και δημιουργείτε έναν οδικό χάρτη για την επίτευξη αυτών των μετρήσεων.

Οι στόχοι του S.M.A.R.T. είναι:

• Συγκεκριμένα: Εργαστείτε με σαφείς προθέσεις, όχι με ευρείς ή ασαφείς στόχους.
• Μετρήσιμο: Παρέχετε μια μέθοδο για να μετρήσετε την επιτυχία σας, θέτοντας σημεία αναφοράς που πρέπει να ικανοποιήσετε.
• Εφικτό: Λογικοί στόχοι που είναι ρεαλιστικοί και μπορούν να επιτευχθούν.
• Σχετικό: Κόψτε τις περιττές ή άσχετες εργασίες που θα μπορούσαν να απομακρύνουν από το σημαντικό.
• Έγκαιρα: Ορίστε μια ξεκάθαρη αρχή και ένα σαφές τέλος για την επίτευξη των στόχων σας.

Για να παραμείνετε συγκεντρωμένοι και σε καλό δρόμο, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σαφές και δομημένο πλαίσιο, ότι οι στόχοι σας είναι συγκεκριμένοι και όχι αφηρημένοι και ότι έχετε μια σύντομη προθεσμία που πρέπει να τηρήσετε. Η ανάπτυξη αυτών των συγκεκριμένων στόχων θα σας βοηθήσει επίσης να αποφύγετε την επέκταση του πεδίου εφαρμογής.

Πεδίο εφαρμογής

Το φαινόμενο του "Scope Creep" είναι ένα φαινόμενο στη διαχείριση έργων, κατά το οποίο το πεδίο εφαρμογής ενός έργου αυξάνεται - είτε συνεχώς είτε τυχαία - καθώς το έργο εξελίσσεται. Συνήθως συμβαίνει όταν το πεδίο εφαρμογής ενός έργου δεν είναι καλά καθορισμένο, δεν υπολογίζεται ή δεν τεκμηριώνεται. Αν και δεν είναι πάντα επιζήμιο, τείνει να είναι επιβλαβές και πρέπει να αποφεύγεται. Στη φάση του σχεδιασμού, είναι ζωτικής σημασίας να προσδιορίσετε όλους τους τρόπους με τους οποίους το έργο σας μπορεί να χάσει τους στόχους του και να καθορίσετε πώς θα μετριάσετε αυτούς τους κινδύνους. Οι συνήθεις κίνδυνοι περιλαμβάνουν μη ρεαλιστικές εκτιμήσεις χρόνου και κόστους, μακροχρόνιους κύκλους αναθεώρησης, περικοπές προϋπολογισμού, αλλαγή προτεραιοτήτων και έλλειψη δεσμευμένων πόρων (ανθρώπων, χρημάτων, εξοπλισμού κ.λπ.).

Ακολουθούν μερικές επιπλέον συμβουλές για τη φάση του σχεδιασμού:

• Πραγματοποιήστε μια εναρκτήρια συνάντηση για τα ενδιαφερόμενα μέρη. Εξετάστε το σχέδιο και το τι θα χρειαστεί για την επιτυχία του έργου. Ζητήστε τη γνώμη τους και τη συμμετοχή τους στις εργασίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου.
• Ανάπτυξη χάρτη πορείας του έργου. Αυτό το χρονοδιάγραμμα είναι σημαντικό για εσάς ή την ομάδα σας ώστε να παραμείνετε σε καλό δρόμο για να τηρήσετε τις προθεσμίες. Μπορείτε επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο διαχείρισης έργων, όπως το Airtable, το Monday.com, το CoSchedule, το ClickUp, το Trello ή το Asana.
• Ορίστε τα μέσα επικοινωνίας σας. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσετε να στέλνετε ένα εβδομαδιαίο email με ενημερώσεις ή να χρησιμοποιείτε το Slack για επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο. Βεβαιωθείτε ότι τα ενδιαφερόμενα μέρη γνωρίζουν πώς θα λαμβάνουν τις πληροφορίες που είναι πιο σημαντικές για αυτά.

Δημιουργία περιεχομένου

Ηδημιουργία περιεχομένου είναι η καρδιά του έργου. Θα καθορίσετε τις δημιουργικές πτυχές της καμπάνιας, είτε πρόκειται για βίντεο, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αναρτήσεις σε ιστολόγια, διαφημίσεις, μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ιστότοπο, λευκά έγγραφα ή άλλα στοιχεία.

Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε μια κεντρική τοποθεσία για την αποθήκευση αυτού του υλικού και ότι υπάρχουν διαδικασίες για την αναθεώρηση, επεξεργασία και έγκριση των διαφόρων τμημάτων της εκστρατείας σας.

Κατά τη διάρκεια της δημιουργίας περιεχομένου, θα πρέπει επίσης να διαχειρίζεστε τη διαδικασία με τακτικούς ελέγχους. Σχεδιάστε τη στρατηγική μάρκετινγκ περιεχομένου σας. Η τεκμηρίωση και η παρακολούθηση της προόδου σας είναι επίσης σημαντική. Υπάρχουν οπτικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, όπως διαγράμματα Gantt ή πίνακες Kanban, για να βοηθήσετε στη διαχείριση του έργου σας. Αυτά τα εργαλεία σας δίνουν μια άμεση αναπαράσταση του τρόπου με τον οποίο μια εργασία εξελίσσεται μέσα σε ένα έργο. Οι πίνακες Kanban έχουν πολλαπλές στήλες, τις οποίες μπορείτε να ονομάσετε για τα στάδια του έργου (π.χ. χάρτης, έρευνα, συγγραφή, αναθεώρηση, έναρξη, κ.λπ.). Όταν μια εργασία εξελίσσεται στο επόμενο στάδιο της διαδικασίας, η κάρτα μετακινείται στην κατάλληλη στήλη. Η οπτικοποίηση ενός έργου καθιστά εύκολο να κατανοήσετε τι πρέπει να συμβεί από την αρχή έως το τέλος.

Προετοιμαστείτε για την εκτόξευση

Σε αυτό το στάδιο μπορεί να ασχολείστε με τον ποιοτικό έλεγχο, τον καθορισμό των μετρήσεων και την ανάπτυξη προβλέψεων για την επιτυχία, καθώς και με τη σύνταξη των σχεδίων επικοινωνίας σας. Αυτό το στάδιο του έργου μπορεί μερικές φορές να είναι ταραχώδες και γι' αυτό η προηγούμενη προετοιμασία σας είναι τόσο σημαντική. Η ύπαρξη σαφών στόχων και προσδοκιών καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, που οδηγεί στην έναρξη του έργου σας, θα βοηθήσει αυτό το μέρος της διαδικασίας να κυλήσει πιο ομαλά.

Εκκίνηση

Η έναρξη της εκστρατείας μάρκετινγκ. Αυτό είναι όλο αυτό για το οποίο δουλεύατε και είναι μια μεγάλη στιγμή για εσάς, την ομάδα σας και την εταιρεία σας. Μερικές φορές η έναρξη θα περιλαμβάνει μια μεγάλη εκστρατεία μάρκετινγκ, όπως η προώθηση της έναρξής σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή σε άλλους τρόπους, ή μπορεί να είναι μια μικρότερη εστίαση. Όποια διαδρομή και αν επιλέξετε για την έναρξη της λειτουργίας σας, να θυμάστε ότι η επικοινωνία είναι το κλειδί.

Ανασκόπηση μετά την έναρξη λειτουργίας

Σε αυτό το στάδιο, θα επανεξετάσετε τα αποτελέσματά σας σε σχέση με τους προβλεπόμενους στόχους, θα προσδιορίσετε τι λειτούργησε και τι όχι και θα μοιραστείτε τα ευρήματά σας με τους ενδιαφερόμενους. Θα πρέπει να βελτιστοποιείτε συνεχώς τις εκστρατείες σας με βάση τα αποτελέσματα των επιδόσεων. Το CMS του HubSpot διαθέτει αναφορές απόδοσης επαφών, οι οποίες σας επιτρέπουν να δείτε ποια κανάλια μάρκετινγκ οδηγούν στις περισσότερες συνδέσεις.

Σε όλες αυτές τις φάσεις θα υπάρχει πολλή συνεργασία και ανάγκη επικοινωνίας με διάφορα άτομα, ενδεχομένως εξωτερικά και εσωτερικά. Όμως, με ένα σταθερό σχέδιο δράσης και τα κατάλληλα εργαλεία, θα είστε σε καλό δρόμο για την ανάπτυξη και υλοποίηση μιας πραγματικά επιτυχημένης εκστρατείας μάρκετινγκ.

Αποτελεσματικό inbound marketing

Συνολικά, με αυτές τις συμβουλές που μοιραστήκαμε σχετικά με τη διαπροσωπική επικοινωνία, την αποτελεσματική συνεργασία και τη διαχείριση έργων μάρκετινγκ, μπορείτε να γίνετε ένας αποτελεσματικός έμπορος εισερχόμενου μάρκετινγκ. Ο σεβασμός και η ευγένεια, σε συνδυασμό με τις καλές ερωτήσεις και την ευελιξία, αποτελούν τη βάση της σπουδαίας επικοινωνίας και των επιτυχημένων έργων.

Έχοντας ξεκάθαρους στόχους και προσδοκίες για τις συναντήσεις σας και τα έργα μάρκετινγκ, θα οδηγηθείτε στη σωστή πορεία, που θα σας οδηγήσει στην επιτυχία. Δείτε αυτό το βίντεο της HubSpot με μερικές συμβουλές για το πώς το inbound marketing μπορεί να βοηθήσει εσάς και την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί. (Επιπλέον, αν εξακολουθείτε να είστε μπερδεμένοι σχετικά με τη διαφορά μεταξύ inbound και outbound μάρκετινγκ, συζητείται και αυτό).

Αν όλα αυτά σας φαίνονται υπερβολικά, μην ανησυχείτε. Η οικοδόμηση αυτών των δεξιοτήτων απαιτεί χρόνο και τίποτα δεν είναι καλύτερος δάσκαλος από την εξάσκηση. Εξάσκηση, εξάσκηση, εξάσκηση και σύντομα θα γίνετε ο καλύτερος inbound marketer!