Πώς να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση των επιχειρήσεων το 2024: Εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να μείνετε μπροστά

Εισαγωγή

Ας το παραδεχτούμε - το να συμβαδίζετε με τους κανονισμούς των επιχειρήσεων μπορεί να μοιάζει με μια δύσκολη πράξη. Ανάμεσα στους μεταβαλλόμενους φορολογικούς κανόνες, τους νόμους περί απορρήτου των δεδομένων και τις κατευθυντήριες γραμμές για συγκεκριμένους κλάδους, είναι εύκολο να ταλαιπωρηθεί κανείς.

Όμως, εδώ είναι το θέμα: το να παραμένετε συμμορφούμενοι δεν έχει να κάνει μόνο με το να τσεκάρετε κουτάκια σε έναν φανταστικό κατάλογο ελέγχου για την επιχείρησή σας. Πρόκειται για την προστασία της επιχείρησής σας από πρόστιμα, τη διατήρηση της εμπιστοσύνης των πελατών σας και την ομαλή λειτουργία των λειτουργιών σας.

Σήμερα, οι επιχειρήσεις δεν έχουν την πολυτέλεια να βασίζονται σε χειροκίνητες διαδικασίες. Τα εργαλεία συμμόρφωσης είναι ο δρόμος προς τα εμπρός. Με τον τρόπο με τον οποίο έχουν γίνει πολλά πράγματα με βάση την τεχνητή νοημοσύνη σήμερα, οι επιχειρήσεις δεν πρέπει να μείνουν πίσω.

Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με το παιχνίδι. Σε αυτό το άρθρο, θα αναλύσουμε τι σημαίνει συμμόρφωση, γιατί είναι κρίσιμη, τους κινδύνους που εγκυμονεί η αγνόησή της και ποια εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν να παραμείνετε στην κορυφή.

Τι είναι η Επιχειρησιακή Συμμόρφωση;

Σκεφτείτε την επιχειρηματική συμμόρφωση ως τα προστατευτικά κιγκλιδώματα που διατηρούν τις δραστηριότητές σας ασφαλείς και νόμιμες. Πρόκειται για την τήρηση των κανόνων και των κανονισμών που ισχύουν για την επιχείρησή σας - είτε πρόκειται για την εργατική νομοθεσία, είτε για τις απαιτήσεις προστασίας των δεδομένων, είτε για τις υποχρεώσεις υποβολής οικονομικών εκθέσεων. Το δύσκολο κομμάτι είναι να συμβαδίζετε με τους κανόνες, καθώς αυτοί δεν είναι σταθεροί.

Συμμόρφωση σημαίνει να είστε ενήμεροι για αυτές τις αλλαγές και να διασφαλίζετε ότι η επιχείρησή σας είναι πάντα ενήμερη. Στόχος σας είναι να αποφύγετε τα πρόστιμα, να διατηρήσετε την εμπιστοσύνη των πελατών σας και να λειτουργήσετε μια επιχείρηση που λειτουργεί νόμιμα και σωστά.

Γιατί η επιχείρησή σας χρειάζεται αυτοματοποιημένα εργαλεία συμμόρφωσης;

Το να προσπαθείτε να παραμείνετε συμμορφούμενοι χωρίς τα κατάλληλα εργαλεία είναι σαν να προσπαθείτε να τερματίσετε έναν μαραθώνιο με σαγιονάρες. Είναι δυνατόν να τερματίσετε τον μαραθώνιο, αλλά μην περιμένετε να βρεθείτε στην κατάταξη. Πιθανότατα επίσης θα προκαλέσετε στον εαυτό σας περιττό πόνο στην πορεία.

Γιατί να θέλεις τέτοιο πόνο, σωστά; Έτσι, για να προχωρήσετε, χρειάζεστε αυτοματοποιημένα εργαλεία συμμόρφωσης. Αυτά τα εργαλεία αφαιρούν μεγάλο μέρος του πονοκεφάλου από τη διαχείριση των κανονισμών. Ακολουθεί ο λόγος για τον οποίο είναι απαραίτητα:

Η πολυπλοκότητα των κανονισμών

Οι κανονισμοί αλλάζουν γρήγορα. Μόλις πέρυσι, περισσότερες από τις μισές επιχειρήσεις δήλωσαν ότι δυσκολεύονται να συμβαδίσουν με τους εξελισσόμενους κανόνες -ιδιαίτερα με τους νόμους για την προστασία των δεδομένων, όπως ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR). Τα αυτοματοποιημένα εργαλεία παραμένουν ενημερωμένα σε πραγματικό χρόνο, ώστε να μην χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως χάσετε κρίσιμες αλλαγές.

Ενσωμάτωση σε όλα τα τμήματα

Η συμμόρφωση δεν ανήκει σε ένα τμήμα. Ανθρώπινο δυναμικό, οικονομικά, πληροφορική - όλοι εμπλέκονται. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα διασφαλίζουν ότι όλα τα τμήματα της επιχείρησής σας είναι συγχρονισμένα. Αυτό σας βοηθά να ανταποκριθείτε στις απαιτήσεις σε όλους τους τομείς χωρίς ταλαιπωρία.

Παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο

Δεν θα ήταν ωραίο να σας προειδοποιούσαν όταν κάτι πρόκειται να πάει στραβά; Τα αυτοματοποιημένα εργαλεία συμμόρφωσης κάνουν ακριβώς αυτό. Παρέχουν ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο, εάν είστε κοντά στην παραβίαση ενός κανόνα, ώστε να μπορείτε να το διορθώσετε πριν γίνει πρόβλημα.

Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα

Οι πελάτες δίνουν μεγαλύτερη προσοχή στο ποιες επιχειρήσεις τηρούν τους κανόνες. Στην πραγματικότητα, σύμφωνα με έκθεση της NielsenIQ του 2022, πάνω από το 80% των καταναλωτών προτιμούν να συνεργάζονται με εταιρείες που είναι διαφανείς όσον αφορά τις διαδικασίες τους. Τα αυτοματοποιημένα εργαλεία σας βοηθούν να οικοδομήσετε αυτή την εμπιστοσύνη - και η εμπιστοσύνη μεταφράζεται σε αφοσίωση και μακροπρόθεσμη επιτυχία.

Οι κίνδυνοι της μη συμμόρφωσης: και λειτουργική διαταραχή.

Η μη συμμόρφωση δεν είναι απλώς επικίνδυνη - είναι και δαπανηρή. Η μη συμμόρφωση μπορεί να σας χτυπήσει από παντού, με συνέπειες που κυμαίνονται από οικονομικές κυρώσεις έως την πληγείσα εμπιστοσύνη των πελατών.

Μια μελέτη του 2017, με τίτλο True Cost of Compliance with Data Protection Regulations, από την GlobalScape και το Ponemon Institute, διαπίστωσε ότι το μέσο ετήσιο κόστος της μη συμμόρφωσης για τις επιχειρήσεις ανέρχεται σε 14,8 εκατομμύρια δολάρια. Αυτό είναι 45% υψηλότερο από ό,τι το 2011 και σημαντικά ακριβότερο από το μέσο κόστος συμμόρφωσης που ανέρχεται σε 5,5 εκατομμύρια δολάρια.

Αυτό το σενάριο απλώς σας δείχνει πόσο αποδοτική μπορεί να είναι η συμμόρφωση των επιχειρήσεων. Σας βοηθά να αποφύγετε αυτούς τους τρεις κορυφαίους κινδύνους:

Πρόστιμα και νομικά προβλήματα

Τα πρόστιμα και τα νομικά προβλήματα δεν είναι μόνο χαστούκια στον καρπό. Είναι σοβαρά ζητήματα που μπορεί ενδεχομένως να σας κοστίσουν εκατομμύρια. Πάρτε για παράδειγμα τον GDPR (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων) στην Ευρώπη. Αν κάνετε λάθος, μπορεί να αντιμετωπίσετε πρόστιμα GDPR ύψους έως και 20 εκατομμυρίων ευρώ ή 4% των παγκόσμιων εσόδων σας, όποιο από τα δύο είναι υψηλότερο.

Ζημία φήμης

Στον σημερινό κόσμο, η μάρκα σας είναι το παν. Ένα πρόβλημα συμμόρφωσης και μπορεί να θέσετε σε κίνδυνο τη φήμη της επιχείρησής σας.

Λάβετε υπόψη σας ότι οι πελάτες στις μέρες μας εκτιμούν το απόρρητό τους περισσότερο από ποτέ. Θέλουν να γνωρίζουν αν τα δεδομένα τους είναι ασφαλή μαζί σας. Αν μαθευτεί ότι υπήρξατε πολύ χαλαροί στην προστασία των προσωπικών τους πληροφοριών, μπορεί να αρχίσουν να ψάχνουν στους ανταγωνιστές σας.

Λειτουργικοί πονοκέφαλοι

Όταν η μη συμμόρφωση επισημαίνεται, μπορεί να σταματήσει τις λειτουργίες. Για παράδειγμα, είστε έτοιμοι να λανσάρετε το νέο σας προϊόν. Η ομάδα μάρκετινγκ είναι ενθουσιασμένη και όλοι είναι έτοιμοι να ξεκινήσουν. Ωστόσο, ξαφνικά εμφανίζονται ζητήματα συμμόρφωσης. Ξαφνικά, όλα σταματούν. Θα ήταν αρκετά απογοητευτικό για εσάς, τους υπαλλήλους σας και τους πελάτες σας.

Ποιοι είναι οι βασικοί τομείς της επιχειρηματικής συμμόρφωσης;

Η συμμόρφωση δεν είναι μια συμφωνία που ταιριάζει σε όλους. Καλύπτει πολλούς τομείς ανάλογα με τον κλάδο σας. Ακολουθούν οι βασικοί τομείς που πρέπει να προσέχουν οι επιχειρήσεις:

Προστασία δεδομένων

Κανόνες προστασίας δεδομένων όπως ο GDPR (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων) και ο Νόμος της Καλιφόρνιας για την Προστασία του Απορρήτου των Καταναλωτών (CCPA) απαιτούν από τις εταιρείες να χειρίζονται με υπευθυνότητα τις πληροφορίες των πελατών. Αυτό περιλαμβάνει την πραγματοποίηση των ακόλουθων βημάτων:

1. Λάβετε τη συγκατάθεση των πελατών για τη συλλογή δεδομένων.
2. Προστατεύστε τα δεδομένα που συλλέγονται με κρυπτογράφηση.
3. Ειδοποίηση των πελατών σε περίπτωση παραβίασης.

Περιβαλλοντικοί κανονισμοί

Εάν η επιχείρησή σας έχει περιβαλλοντικές επιπτώσεις (και οι περισσότερες έχουν), θα πρέπει να ακολουθείτε κανονισμούς σχετικά με θέματα όπως οι εκπομπές διοξειδίου του άνθρακα, η διαχείριση αποβλήτων και οι φιλικές προς το περιβάλλον πρακτικές. Η βιωσιμότητα δεν είναι απλώς καλό για τον πλανήτη - γίνεται πλέον ένα απαραίτητο ρυθμιστικό στοιχείο.

Στην πραγματικότητα, σύμφωνα με την έρευνα της PwC για τη Φωνή του Καταναλωτή 2024, το 9,7% των καταναλωτών θα πληρώσει υψηλότερες τιμές για βιώσιμα προϊόντα και αγαθά. Αυτό συνάδει με την περσινή έρευνα, η οποία έδειξε ότι το 9,8% είναι διατεθειμένο να πληρώσει υψηλότερες τιμές για την αειφορία.

Χρηματοοικονομική πληροφόρηση και λογιστικός έλεγχος

Το να κρατάτε τα βιβλία σας σε τάξη δεν είναι απλώς έξυπνο - είναι και νομικά απαραίτητο. Οι κυβερνήσεις αναμένουν ακριβή χρηματοοικονομική πληροφόρηση και πολλές επιχειρήσεις πρέπει να προετοιμάζονται για ελέγχους. Η αυτοματοποίηση της οικονομικής συμμόρφωσης μπορεί να σας γλιτώσει από εργασίες και ζητήματα της τελευταίας στιγμής.

Κανονισμοί ειδικού κλάδου

Ορισμένοι κλάδοι έχουν επιπλέον κανόνες που πρέπει να ακολουθούνται. Για παράδειγμα, οι πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης πρέπει να συμμορφώνονται με τον νόμο περί φορητότητας και λογοδοσίας της ασφάλισης υγείας (HIPAA) για την προστασία των δεδομένων των ασθενών. Ομοίως, τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα πρέπει να πληρούν τις απαιτήσεις για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (AML ) για την πρόληψη της απάτης.

Πώς το λογισμικό ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να βελτιώσει τη ρυθμιστική συμμόρφωση

Αν νομίζετε ότι η συμμόρφωση είναι μόνο οικονομικό ή νομικό θέμα, ξανασκεφτείτε το. Το ανθρώπινο δυναμικό παίζει επίσης σημαντικό ρόλο. Ευτυχώς, το λογισμικό ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να κάνει τη διαχείριση της συμμόρφωσης πολύ πιο εύκολη.

Αυτοματοποίηση της τεκμηρίωσης και της υποβολής εκθέσεων

Τα εργαλεία ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να δημιουργούν αυτόματα αναφορές και να διατηρούν τα αρχεία σας ενημερωμένα, ώστε να είστε πάντα προετοιμασμένοι για ελέγχους και επιθεωρήσεις.

Η συμμόρφωση με την εργατική νομοθεσία γίνεται εύκολα

Από την παρακολούθηση των ωρών εργασίας έως τη διασφάλιση της ίσης αμοιβής, τα εργαλεία ανθρώπινου δυναμικού σας βοηθούν να παραμείνετε συμβατοί με την εργατική νομοθεσία. Τα συστήματα με ενσωματωμένους ελέγχους καθιστούν εύκολο τον εντοπισμό πιθανών παραβιάσεων πριν αυτές γίνουν πρόβλημα.

Εργαλεία συμμόρφωσης για τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση

Η οικονομική συμμόρφωση είναι ένας τομέας όπου η αυτοματοποίηση πραγματικά λάμπει. Ας δούμε πώς τα χρηματοοικονομικά εργαλεία μπορούν να σας κρατήσουν σε καλό δρόμο:

Μείνετε ενημερωμένοι για τις αλλαγές στη φορολογική νομοθεσία

Οι φορολογικοί νόμοι μπορούν να αλλάξουν γρήγορα, ειδικά σε πολιτείες όπως η Καλιφόρνια, όπου οι κανονισμοί ενημερώνονται συχνά. Τα συστήματα μισθοδοσίας που έχουν σχεδιαστεί για επιχειρήσεις στην Καλιφόρνια, όπως το EarnPayroll, σας βοηθούν να παραμείνετε μπροστά, παρέχοντας αυτόματα ενημερώσεις σχετικά με τους νέους φορολογικούς κανονισμούς. Αυτό διασφαλίζει ότι οι δηλώσεις σας είναι πάντα ακριβείς, διατηρώντας τη συμμόρφωσή σας με τις πιο πρόσφατες νομικές απαιτήσεις ειδικά για την Καλιφόρνια.

Πιάστε τα λάθη πριν γίνουν προβλήματα

Λάθη συμβαίνουν - αλλά δεν χρειάζεται να οδηγούν σε πρόστιμα. Τα αυτοματοποιημένα χρηματοοικονομικά εργαλεία χρησιμοποιούν αλγόριθμους για τον εντοπισμό λαθών. Αυτοί οι αλγόριθμοι μπορούν να εντοπίσουν ζητήματα που το ανθρώπινο μάτι μπορεί να μην προσέξει. Μπορείτε να διορθώσετε οποιοδήποτε σφάλμα αμέσως πριν υποβάλετε την έκθεσή σας.

Αποθήκευση με δυνατότητα ελέγχου στο Cloud

Η αποθήκευση οικονομικών εγγράφων στο cloud διατηρεί τα πάντα οργανωμένα και προσβάσιμα για ελέγχους. Η αποθήκευση στο σύννεφο όχι μόνο εγγυάται τη συμμόρφωση αλλά και προστατεύει τα αρχεία σας με κορυφαία ασφάλεια. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα έγγραφά σας ανά πάσα στιγμή και οπουδήποτε με ασφάλεια.

Εργαλεία για τη συμμόρφωση προς το απόρρητο και την ασφάλεια δεδομένων

Με την αύξηση των παραβιάσεων δεδομένων, οι επιχειρήσεις δεν έχουν την πολυτέλεια να τσιγκουνευτούν την ασφάλεια. Ακολουθούν ορισμένα απαραίτητα εργαλεία για τη συμμόρφωση με το απόρρητο των δεδομένων:

Εργαλεία κυβερνοασφάλειας για να παραμείνετε συμβατοί

Η συμμόρφωση με τους νόμους περί δεδομένων σημαίνει κάτι περισσότερο από το απλό κλείδωμα των δεδομένων - απαιτεί συνεχή παρακολούθηση. Τα εργαλεία κυβερνοασφάλειας σας βοηθούν να εντοπίζετε απειλές σε πραγματικό χρόνο και να προλαβαίνετε τους κινδύνους στον κυβερνοχώρο. Μπορείτε να αποτρέψετε πιθανές κλοπές ταυτότητας και άλλα ζητήματα που μπορεί να προκύψουν από επιθέσεις στον κυβερνοχώρο.

Υπάρχουν διαθέσιμα εργαλεία που σας βοηθούν να συμμορφώνεστε με τον νόμο περί δίκαιης αναφοράς πιστώσεων (FCRA ) κατά τη διαχείριση των πιστωτικών πληροφοριών των πελατών. Η συμμόρφωση με τον FCRA είναι ζωτικής σημασίας για τη νόμιμη αναφορά ακριβών πιστωτικών πληροφοριών.

Η συμμόρφωση μπορεί να μην είναι το πιο συναρπαστικό μέρος της λειτουργίας μιας επιχείρησης, αλλά είναι σίγουρα ένα από τα πιο σημαντικά. Τα καλά νέα είναι ότι δεν χρειάζεται να το αντιμετωπίσετε μόνοι σας. Τα αυτοματοποιημένα εργαλεία μπορούν να διευκολύνουν τη συμμόρφωση.

Με τα κατάλληλα εργαλεία, μπορείτε να αποφύγετε τα δαπανηρά λάθη. Μπορείτε να επικεντρωθείτε στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες σας και να αναπτύξετε την επιχείρησή σας. Σήμερα, η συμμόρφωση δεν έχει να κάνει μόνο με την αποφυγή προβλημάτων. Έχει να κάνει με το να προετοιμάζετε τον εαυτό σας για μακροπρόθεσμη επιτυχία.