Πώς να αποτρέψετε αποτελεσματικά την κλοπή χρόνου στο χώρο εργασίας

Εισαγωγή

Ο Βενιαμίν Φραγκλίνος, ένας από τους ιδρυτές των ΗΠΑ, ήταν πολλά πράγματα - συγγραφέας, επιτυχημένος επιχειρηματίας, τυπογράφος, φιλάνθρωπος, πολιτικός και εφευρέτης.

Σε ένα από τα δοκίμιά του - "Συμβουλές σε έναν νεαρό έμπορο", έγραφε: "Να θυμάστε ότι ο χρόνος είναι χρήμα".

Ο κ. Φράνκλιν θα διασκέδαζε αν ήξερε ότι οι συμβουλές του προς τους νεαρούς τεχνίτες παραμένουν επίκαιρες ακόμη και μετά από 275 χρόνια, ιδίως για τους οργανισμούς που φιλοδοξούν να αντιμετωπίσουν την πρόκληση της "κλοπής του χρόνου των εργαζομένων", αξιοποιώντας παράλληλα με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τον χρόνο των εργαζομένων.

Η κλοπή χρόνου των εργαζομένων αποτελεί σημαντική πρόκληση για τους οργανισμούς που επιδιώκουν τη συνεχή βελτίωση των επιπέδων παραγωγικότητας στο χώρο εργασίας. Η μη αντιμετώπισή της μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια κερδών και να επηρεάσει τις προοπτικές ανάπτυξης των οργανισμών, ακόμη και τη μακροπρόθεσμη βιωσιμότητα.

Καθώς οι οργανισμοί διερευνούν τους λόγους για τη χαμηλή παραγωγικότητα των εργαζομένων, πρέπει να εμβαθύνουν στο κατά πόσο οι εργαζόμενοί τους εν γνώσει τους ή ακούσια επιδίδονται σε κλοπή χρόνου. Αυτό το ιστολόγιο θα σας βοηθήσει να καταλάβετε τα πάντα για την κλοπή χρόνου, πώς οι εργαζόμενοι εμπλέκονται σε τέτοιες πρακτικές και πώς να τις αποτρέψετε ως εργοδότες.

Τι είναι η κλοπή χρόνου;

Πηγή εικόνας

Η κλοπή χρόνου είναι απλώς η υπεξαίρεση ωρών εργασίας από τους εργαζόμενους, είτε προσποιούμενοι ότι εργάζονται και ασκώντας δραστηριότητες που δεν σχετίζονται με την εργασία, εν γνώσει ή εν αγνοία τους. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι πληρώνονται για τις ώρες που δεν έχουν εργαστεί, προκαλώντας έτσι απώλεια παραγωγικότητας και παραγωγής για τον οργανισμό.

Η κλοπή χρόνου μπορεί να φαίνεται ασήμαντη και μάλιστα δύσκολα κατανοητή, καθώς δεν είναι όπως η κλοπή υλικού. Είμαστε συνηθισμένοι να σκεφτόμαστε την κλοπή ως τη φυσική απώλεια περιουσίας ή αντικειμένων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι οργανισμοί μπορεί να δυσκολεύονται να κατανοήσουν πλήρως το περίγραμμα της κλοπής χρόνου και τον αντίκτυπό της στις επιχειρηματικές τους επιδόσεις.

Ωστόσο, πρόκειται για μια μορφή παραβατικής συμπεριφοράς που μπορεί να οδηγήσει σε τεράστια απώλεια οργανωτικής παραγωγής και εσόδων, ιδίως για μεγαλύτερους οργανισμούς με σημαντικό αριθμό εργαζομένων.

Ας το κατανοήσουμε αυτό με το παράδειγμα ενός οργανισμού με 700 υπαλλήλους. Αν κάθε εργαζόμενος κλέβει ή υπεξαιρεί 30 λεπτά την ημέρα, τότε ο οργανισμός χάνει 21.000 λεπτά ή 250 ώρες παραγωγικού χρόνου κάθε μέρα!

Αυτοί οι αριθμοί μπορούν να μετατραπούν σε εκατοντάδες χιλιάδες ώρες εργασίας και εκατομμύρια δολάρια σε χρηματικά ποσά, υπογραμμίζοντας τον τρόπο με τον οποίο η κλοπή χρόνου μπορεί να επηρεάσει την επιχειρηματική απόδοση και να θέσει σε κίνδυνο ακόμη και τη μακροπρόθεσμη βιωσιμότητα του οργανισμού.

Τώρα που καταλάβαμε τι συνιστά κλοπή χρόνου, ας δούμε μερικούς τρόπους με τους οποίους οι εργαζόμενοι κλέβουν χρόνο από τους εργοδότες τους.

Επτά τρόποι με τους οποίους οι εργαζόμενοι προβαίνουν σε κλοπή χρόνου

Η εφευρετικότητα δεν έχει όρια, και δεν υπάρχει έλλειψη τρόπων με τους οποίους οι εργαζόμενοι εμπλέκονται σε κλοπή χρόνου. Ωστόσο, παραθέτουμε παρακάτω τους επτά γνωστούς τρόπους με τους οποίους οι εργαζόμενοι κλέβουν χρόνο από τον οργανισμό τους.

1. Αυτοματοποίηση ποντικιών

Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους εξαπάτησης των εργαλείων λογισμικού παρακολούθησης χρόνου είναι η χρήση ενός αυτοματοποιημένου ποντικιού. Οι εργαζόμενοι μπορούν να τοποθετήσουν ένα δοχείο ποντικιού πάνω σε μια συσκευή που λειτουργεί με μπαταρία ή τηλεχειριζόμενη, την οποία μπορούν να χειρίζονται από απόσταση.

Με αυτόν τον τρόπο, το ποντίκι συνεχίζει να αιωρείται στην οθόνη σε περιοδικά και προκαθορισμένα χρονικά διαστήματα, όπως κρίνει ο χρήστης, διατηρώντας την οθόνη του υπολογιστή ενεργή. Καθώς το εργαλείο λογισμικού παρακολούθησης χρόνου υποθέτει ότι ο χρήστης είναι ενεργός, δεν είναι σε θέση να καταγράψει οποιαδήποτε ύποπτη δραστηριότητα και να αναφέρει κλοπή χρόνου.

2. Άνοιγμα πολλαπλών μικρών παραθύρων

Ένα άλλο αποτελεσματικό αλλά απλό μέσο κλοπής χρόνου είναι το άνοιγμα πολλών μικρών παραθύρων στην οθόνη του υπολογιστή. Χρησιμοποιώντας αυτά τα παράθυρα, οι εργαζόμενοι μπορούν να σερφάρουν στο Διαδίκτυο, να συνομιλούν με τους φίλους τους ή ακόμη και να κάνουν ηλεκτρονικές αγορές. Εν τω μεταξύ, διατηρούν ανοιχτό το κύριο παράθυρο πλήρους οθόνης για δραστηριότητες που σχετίζονται με το γραφείο. Καθώς ορισμένοι τύποι διαδικτυακών λογισμικών παρακολούθησης του χρόνου παρακολουθούν το παράθυρο πλήρους οθόνης, αυτά μπορούν να εξαπατηθούν ώστε να καταγράψουν τους υπαλλήλους ως εργαζόμενους που εργάζονται ενεργά σε εργασίες που σχετίζονται με το γραφείο.

3. Χρονισμός του λογισμικού screenshot

Η χρήση αυτού του τεχνάσματος απαιτεί κάποια επάρκεια στο λειτουργικό λογισμικό, ιδίως την ικανότητα παράκαμψης ή σπασίματος του κώδικα λογισμικού που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση των εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι μπορούν να παραβιάσουν το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου για να διακρίνουν το χρονικό διάστημα στο οποίο το λογισμικό λαμβάνει στιγμιότυπο οθόνης από την οθόνη του υπολογιστή του χρήστη.

Οι πληροφορίες αυτές μπορούν να τους βοηθήσουν να χρονομετρήσουν τις δραστηριότητές τους κατά τρόπο ώστε το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου να τους καταγράφει ως απασχολούμενους σε επίσημα καθήκοντα. Εν τω μεταξύ, ο εργαζόμενος μπορεί άνετα να σερφάρει στο διαδίκτυο ή να ασχολείται με μη συναφή με την εργασία του καθήκοντα κατά τη διάρκεια του διαστήματος μεταξύ των δύο στιγμιότυπων οθόνης.

4. Χρήση πολλαπλών οθονών

Ορισμένοι εργαζόμενοι συνδέουν τους φορητούς υπολογιστές τους σε πολλές άλλες οθόνες/οθόνες μέσω καλωδίων USB. Αυτό τους επιτρέπει να χειρίζονται ταυτόχρονα πολλαπλά παράθυρα, ενώ χρησιμοποιούν το κύριο παράθυρο για εργασίες που σχετίζονται με το γραφείο. Δυστυχώς, δεν υπάρχουν πολλά λογισμικά παρακολούθησης χρόνου στην αγορά που να μπορούν να αναγνωρίσουν και να παρακολουθήσουν πολλαπλές οθόνες.

Αυτό το υπάρχον κενό επιτρέπει σε ορισμένους εργαζόμενους να κλέβουν το χρόνο των εργοδοτών.

5. Παραποίηση του κώδικα λογισμικού

Πρόκειται για έναν πιο ασυνήθιστο τρόπο εξαπάτησης του λογισμικού παρακολούθησης χρόνου. Ωστόσο, οι εργαζόμενοι που κατέχουν καλά την τεχνολογία και το λογισμικό μπορούν να εκμεταλλευτούν τα εργαλεία χρονομέτρησης κάνοντας αλλαγές στον κώδικα του λογισμικού.

Ορισμένα εργαλεία λογισμικού παρακολούθησης του χρόνου είναι επιρρεπή σε πειρατεία και παραποίηση, δημιουργώντας στους εργαζόμενους την ευκαιρία να αλλάξουν τον τρόπο εργασίας τους. Με αυτόν τον τρόπο, τα εν λόγω εργαλεία καταγράφουν εσφαλμένες πληροφορίες, οι οποίες προ-τροφοδοτούνται από τους εργαζόμενους.

6. Buddy punching

Πηγή εικόνας

Το buddy punching ως μέσο εξαπάτησης των εργοδοτών σχετικά με τη χρήση των ωρών εργασίας από τους εργαζόμενους υπάρχει από τότε που εμφανίστηκε η έννοια της καταγραφής του χρόνου εργασίας. Το buddy punching περιλαμβάνει την παρουσία με πληρεξούσιο, όπου κάποιος άλλος εργαζόμενος σημειώνει την παρουσία για λογαριασμό των συναδέλφων του.

Ωστόσο, οι οργανισμοί έχουν καλύψει σε μεγάλο βαθμό αυτό το μέσο κλοπής χρόνου με τη θεσμοθέτηση βιομετρικών συστημάτων παρουσίας, όπου οι εργαζόμενοι καταγράφουν τη συμμετοχή τους χρησιμοποιώντας σαρώσεις αμφιβληστροειδούς, δακτυλικά αποτυπώματα, συστήματα αναγνώρισης προσώπου κ.λπ.

7. Υπερβολική μη παραγωγική πλοήγηση στο διαδίκτυο

Η περιήγηση στο Διαδίκτυο είναι φυσική και οι εργαζόμενοι επισκέπτονται το Διαδίκτυο περιστασιακά για να ερευνήσουν ή να επικυρώσουν πληροφορίες ή για να αποκτήσουν γνώσεις σχετικά με ένα θέμα με το οποίο είναι πιθανό να ασχοληθούν με τους πελάτες, τους διευθυντές ή τους συναδέλφους τους. Ωστόσο, η υπερβολική πλοήγηση στο Διαδίκτυο, ιδίως για μη παραγωγικές εργασίες, όπως η απάντηση σε προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι ηλεκτρονικές αγορές ή η ανάγνωση για θέματα που δεν σχετίζονται με την εργασία, μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια παραγωγικών ωρών εργασίας.

Ορισμένοι εργαζόμενοι μπορεί επίσης να σερφάρουν στο Διαδίκτυο χωρίς νόημα κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας, προσποιούμενοι ότι αναζητούν σχετικές πληροφορίες που σχετίζονται με κάποια υπηρεσιακά καθήκοντα. Για να αντιμετωπίσετε τέτοια σενάρια, ίσως χρειαστεί να εργαστείτε για να εμπνεύσετε τους υπαλλήλους σας με διάφορους τρόπους για να βελτιώσετε την απόδοσή τους.

Επιπτώσεις της κλοπής χρόνου στις επιχειρήσεις

Τα ευρήματα του κλάδου δείχνουν ότι η κλοπή χρόνου παραμένει μια σοβαρή πηγή διαφυγής εσόδων για τους οργανισμούς. Μια έκθεση του κλάδου, για παράδειγμα, αποκάλυψε ότι η κλοπή χρόνου προκαλεί ετήσια απώλεια 20 δισεκατομμυρίων και 50 δισεκατομμυρίων δολαρίων για τους οργανισμούς των ΗΠΑ.

Εν τω μεταξύ, οι επιχειρήσεις παγκοσμίως χάνουν περισσότερα από 400 δισεκατομμύρια δολάρια ΗΠΑ σε απώλεια παραγωγικότητας στο χώρο εργασίας! Πρόκειται για σοβαρούς αριθμούς και αιτία ανησυχίας για τους οργανισμούς που διέρχεται από πολλαπλές κρίσεις, όπως η ταραχώδης αγορά εργασίας και οι μη ενθαρρυντικοί μακροοικονομικοί δείκτες σε βασικές αγορές.

Πώς να σταματήσετε την κλοπή χρόνου

Παρακάτω αναφέρονται ορισμένοι τρόποι με τους οποίους οι οργανισμοί μπορούν να σταματήσουν την κλοπή χρόνου.

1. Ενίσχυση της δέσμευσης των εργαζομένων

Μια πρόσφατη έκθεση του κλάδου επιβεβαίωσε ότι τα επίπεδα δέσμευσης των εργαζομένων παραμένουν σε ιστορικά χαμηλά επίπεδα. Μόνο το ένα πέμπτο ή το 21% του παγκόσμιου εργατικού δυναμικού χαρακτηρίζεται ως ενεργά δεσμευμένο. Εν τω μεταξύ, το άγχος των εργαζομένων σημείωσε ποσοστό 44% το 2022, το οποίο ήταν ακόμη υψηλότερο από τα στοιχεία του 2021.

Η απότομη στροφή σε απομακρυσμένους και υβριδικούς χώρους εργασίας επηρέασε την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, αυξάνοντας τα ποσοστά επαγγελματικής εξουθένωσης. Οι προκλήσεις αυτές επηρέασαν την ικανότητα των εργαζομένων να επικεντρώνονται σε καθήκοντα που σχετίζονται με το γραφείο και να εξισορροπούν την προσωπική και επαγγελματική τους ζωή. Για να το αντιμετωπίσουν αυτό, οι οργανισμοί πρέπει να αφιερώσουν χρόνο με τους εργαζόμενους για να κατανοήσουν τους λόγους που κρύβονται πίσω από τα χαμηλά ποσοστά παραγωγικότητάς τους και την ανάγκη χρήσης τρόπων εξαπάτησης του λογισμικού καταγραφής χρόνου.

Οι αφοσιωμένοι εργαζόμενοι είναι λιγότερο πιθανό να σπαταλούν τις ώρες εργασίας τους σε μη παραγωγικές εργασίες και δημιουργούν μεγαλύτερη αξία για τον οργανισμό. Για το σκοπό αυτό, οι εργοδότες μπορούν να αναλάβουν διάφορες δραστηριότητες δέσμευσης των εργαζομένων για να ενισχύσουν την παραγωγικότητα και να συμβάλουν στον περιορισμό του προβλήματος της κλοπής χρόνου.

2. Επικοινωνήστε αποτελεσματικά

Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι πιο κρίσιμη από ποτέ, ιδίως καθώς οι προσωπικές αλληλεπιδράσεις γίνονται λιγότερο συχνές και η εργασία εξ αποστάσεως αποκτά ένα πιο διαδεδομένο καθεστώς. Οι οργανισμοί θα πρέπει όχι μόνο να επικοινωνούν αποτελεσματικά για να δεσμεύουν τους εργαζομένους, αλλά και να τους βοηθούν να κατανοήσουν την ανάγκη για συστήματα παρακολούθησης του χρόνου εργασίας.

Οι οργανισμοί πρέπει να κάνουν τους υπαλλήλους τους να πιστέψουν ότι η χρήση τέτοιων μηχανισμών παρακολούθησης του χρόνου δεν αποσκοπεί στη μικροδιαχείρισή τους, αλλά στο να τους προσφέρει πιο αξιοποιήσιμες γνώσεις σχετικά με το πώς μπορούν να ενδυναμωθούν ώστε να ασχοληθούν με καθήκοντα υψηλότερης αξίας. Οι ηγέτες των επιχειρήσεων πρέπει να αναλάβουν το προβάδισμα για να βοηθήσουν στη θεσμοθέτηση τέτοιων πρακτικών σε ολόκληρο τον οργανισμό, ενεργώντας ως φορείς αλλαγής.

Διαβάστε επίσης: 5 αποτελεσματικά εργαλεία εσωτερικής επικοινωνίας για να βελτιώσετε τη ροή εργασιών της επιχείρησής σας

3. Λογισμικό παρακολούθησης χρόνου

Πηγή εικόνας

Η υιοθέτηση ενός λογισμικού παρακολούθησης χρόνου αποτελεί στρατηγική κίνηση για τις επιχειρήσεις που επιδιώκουν την αύξηση της παραγωγικότητας και την πρόληψη της κλοπής χρόνου. Με την υιοθέτηση ενός εργαλείου παρακολούθησης χρόνου όπως το Replicon, οι οργανισμοί μπορούν να παρακολουθούν με ακρίβεια τις ώρες εργασίας και τις δραστηριότητες των εργαζομένων, μειώνοντας τον κίνδυνο κλοπής χρόνου. Αυτές οι προηγμένες λύσεις προσφέρουν πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τις εργασίες και τα χρονοδιαγράμματα έργων, εξασφαλίζοντας υπευθυνότητα και διαφάνεια στο χώρο εργασίας. Ορισμένα από αυτά τα εργαλεία προσφέρουν φύλλα εργασίας με τεχνητή νοημοσύνη και φύλλα εργασίας για κινητά, τα οποία βοηθούν τους οργανισμούς να καταγράφουν δεδομένα χρόνου και παρουσίας, να κλείνουν ρεπό και να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τα προγράμματα εργασίας οποτεδήποτε και οπουδήποτε.

4. Επιτρέψτε ευέλικτο ωράριο εργασίας

Πηγή εικόνας

Οι εργοδότες μπορούν να βοηθήσουν τους εργαζομένους να επιτύχουν καλύτερη εργασιακή ζωή, επιτρέποντας ευέλικτο ωράριο εργασίας. Τα ευέλικτα ωράρια εργασίας μπορούν να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να διαχειριστούν την προσωπική τους ζωή και τις ευθύνες τους με τρόπο που δεν θα χρειάζεται να λένε ψέματα ότι είναι συνδεδεμένοι κατά τις "καθορισμένες" ώρες ή να βρίσκουν έξυπνους τρόπους για να ξεγελούν το λογισμικό καταγραφής του χρόνου εργασίας.

Αυτό θα τους επέτρεπε να επικεντρωθούν στην εργασία τους και να ζήσουν μια ζωή χωρίς άγχος, γεγονός που θα τους βοηθούσε να αυξήσουν τα επίπεδα παραγωγικότητάς τους, ωφελώντας μακροπρόθεσμα τον οργανισμό, βοηθώντας τον να κερδίσει τον συνεχή πόλεμο για ταλέντα!

Μπορείτε να δοκιμάσετε ρυθμίσεις ευέλικτου χρόνου εργασίας, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να εργάζονται για έναν καθορισμένο αριθμό ωρών, αλλά να επιλέγουν πότε θα εργάζονται, ή ακόμη και να δοκιμάσετε προγράμματα συμπιεσμένης εβδομαδιαίας εργασίας, όπως 4/10, 9/80 ή 2-2-3, που επιτρέπουν στους εργαζόμενους να συμπληρώνουν τις ώρες της εβδομαδιαίας εργασίας τους σε λιγότερες από τις συνήθεις πέντε ημέρες, ώστε να παίρνουν περισσότερα ρεπό, όπου μπορούν να πραγματοποιούν τις προσωπικές τους δραστηριότητες.

5. Εστίαση στα αποτελέσματα

Οι οργανισμοί πρέπει να αναπτύξουν μια κουλτούρα όπου οι εργαζόμενοι και οι διευθυντές θα εστιάζουν στα αποτελέσματα και όχι στον χρόνο που δαπανάται για ένα έργο ή μια εργασία. Αυτό μπορεί να αποτελεί μια αλλαγή από το καθιερωμένο παράδειγμα όπου ο "δαπανημένος χρόνος" θεωρείται το κριτήριο της παραγωγικότητας.

Ωστόσο, η πραγματοποίηση τέτοιων αλλαγών απαιτεί πιο μακροπρόθεσμες παρεμβάσεις και δέσμευση, καθώς οι πολιτισμικές αλλαγές χρειάζονται πολύ χρόνο για να εκδηλωθούν.

6. Επιμελής έλεγχος

Ο έλεγχος του τρόπου με τον οποίο οι εργαζόμενοι ξοδεύουν το χρόνο τους μπορεί να προσφέρει βαθιές γνώσεις σχετικά με τις τάσεις σε επίπεδο οργανισμού, τις οποίες οι ηγέτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να δημιουργήσουν οδικούς χάρτες για βελτιώσεις. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός μπορεί να αυτοματοποιήσει τις διοικητικές εργασίες αν το εργατικό δυναμικό του ξοδεύει περισσότερο χρόνο σε διοικητικές δραστηριότητες παρά σε κρίσιμα για την επιχείρηση καθήκοντα.

Συμπέρασμα {#conclusion}

Τα τελευταία χρόνια υπήρξαν ταραχώδη για τους οργανισμούς παγκοσμίως. Τα μειωμένα περιθώρια κέρδους, η σημαντική πτώση των δαπανών των πελατών, ο λυσσαλέος πόλεμος για τα ταλέντα και το αυξανόμενο κόστος των ανθρώπινων πόρων επιβάλλουν να αναζητηθούν με προσοχή τρόποι για την κάλυψη των διαρροών εσόδων. Και η αντιμετώπιση του ζητήματος της κλοπής χρόνου από τους υπαλλήλους είναι ένας εύκολος αλλά ιδιαίτερα αποτελεσματικός τρόπος για τη βελτίωση του τελικού αποτελέσματος.