Πώς να σχεδιάσετε ένα περιβάλλον συνάντησης χωρίς αποκλεισμούς που να εμπλέκει τον καθένα

Εισαγωγή

Υπάρχει μεγάλη αξία στην αξιοποίηση όλων των ταλέντων της ομάδας σας. Ωστόσο, για να το κάνετε αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον συνεδριάσεων που να ενθαρρύνει κάθε μέλος της ομάδας να συμμετέχει. Μπορείτε να το κάνετε αυτό προωθώντας τη συμμετοχικότητα στις συναντήσεις σας.

Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε πώς να σχεδιάσετε ένα περιβάλλον συνεδριάσεων χωρίς αποκλεισμούς που ενθαρρύνει τη συμμετοχή ολόκληρης της ομάδας σας. Θα καλύψουμε τα βασικά στοιχεία των συναντήσεων χωρίς αποκλεισμούς και γιατί θα θέλατε να δημιουργήσετε έναν χώρο χωρίς αποκλεισμούς. Από εκεί και πέρα, θα εμβαθύνουμε σε ορισμένες εφαρμόσιμες συμβουλές για την προώθηση της συμμετοχικότητας στο χώρο εργασίας σας.

Περιβάλλοντα συνεδριάσεων χωρίς αποκλεισμούς: Τα βασικά

Τα περιεκτικά περιβάλλοντα συνεδριάσεων είναι ζωτικής σημασίας για την εμπλοκή κάθε μέλους της ομάδας και την ενθάρρυνση της ενεργούς συμμετοχής σε όλους τους τομείς.

Όλη η ομάδα θα πρέπει να αισθάνεται άνετα και να ενθαρρύνεται να συμμετέχει σε ένα περιβάλλον συνεδριάσεων χωρίς αποκλεισμούς. Θα πρέπει να εξετάζονται νέες ιδέες και να δίνεται η δυνατότητα στους ανθρώπους να σκέφτονται έξω από τα συνηθισμένα. Οι ιδέες δεν πρέπει να απορρίπτονται, ακόμη και αν είναι αντισυμβατικές.

Επιπλέον, τα περιβάλλοντα συνεδριάσεων χωρίς αποκλεισμούς θα πρέπει να μοιάζουν με ασφαλείς χώρους για όλους τους εμπλεκόμενους. Τουλάχιστον, οι προτιμώμενες αντωνυμίες των ανθρώπων γίνονται σεβαστές και δεν επιτρέπεται η συμπεριφορά που εισάγει διακρίσεις. Τα μέλη της ομάδας σας θα πρέπει να αισθάνονται όλοι άνετα, ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο ταυτοποιούνται.

Η συμμετοχικότητα στις συνεδριάσεις φαίνεται επίσης να προσφέρει διευκολύνσεις ώστε το περιβάλλον να είναι κατάλληλο για άτομα με αναπηρίες ή μειονεξίες.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε ένα περιβάλλον συνεδριάσεων χωρίς αποκλεισμούς

Μπορείτε να αυξήσετε την απόδοση και την παραγωγικότητα του οργανισμού σας, επιτρέποντας σε ολόκληρη την ομάδα σας να λάμψει με ένα περιβάλλον συνεδριάσεων χωρίς αποκλεισμούς. Η αξιοποίηση των δυνατών σημείων όλων θα σας βοηθήσει να εργαστείτε καλύτερα ως ομάδα.

Επιπλέον, η δημιουργία περιβαλλόντων συνεδριάσεων χωρίς αποκλεισμούς συμβάλλει στη δημιουργία μιας εργασιακής κουλτούρας που είναι γενικά πιο περιεκτική και θετική. Αυτό είναι εξαιρετικό για να διατηρηθεί το ηθικό σε υψηλά επίπεδα και η ομάδα σας να έχει κίνητρα.

Πώς να επιμεληθείτε ένα περιβάλλον συνεδριάσεων χωρίς αποκλεισμούς

Τώρα που κατανοείτε την αξία του σχεδιασμού μιας συνάντησης χωρίς αποκλεισμούς, ας δούμε μερικούς τρόπους για να το εφαρμόσετε στην πράξη.

1. Ορισμός βασικών κανόνων

Είναι σημαντικό να διαμορφώνετε τις συνεδριάσεις σας έτσι ώστε να επιτρέπετε στους ανθρώπους να συνεισφέρουν. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να θέσετε ορισμένους βασικούς κανόνες που να διασφαλίζουν την ψυχολογική ασφάλεια.

Ένας κρίσιμος βασικός κανόνας για τη δημιουργία μιας θετικής κουλτούρας συνεδριάσεων είναι η απαίτηση σεβασμού για κάθε μέλος της ομάδας. Αναπτύξτε μια πολιτική μηδενικής ανοχής για τις διακρίσεις ή την παρενόχληση. Δημιουργήστε ένα σύστημα ελέγχων και ισορροπιών που καθιστά τους ηγέτες και όλα τα άλλα μέλη της ομάδας υπόλογους για τις ενέργειές τους, ώστε να διασφαλίσετε ότι οι αλληλεπιδράσεις με αποκλειστικό σεβασμό αποτελούν πολιτισμικό κανόνα στο χώρο εργασίας σας.

Όταν θέτετε βασικούς κανόνες, θα πρέπει επίσης να θέτετε προσδοκίες. Σε πολλούς τύπους συνεδριάσεων, ορισμένοι άνθρωποι μπορεί φυσικά να αισθάνονται ως παρατηρητές όταν δεν έχουν κάτι συγκεκριμένο να παρουσιάσουν. Ωστόσο, αν θέλετε να συμμετέχουν αυτοί οι άνθρωποι, ενημερώστε τους συγκεκριμένα ότι θέλετε να συμβάλουν, είτε καταθέτοντας μια γνώμη είτε παρουσιάζοντας ένα σχέδιο δράσης.

2. Προσφορά βοηθημάτων προσβασιμότητας

Πολλές ομάδες περιλαμβάνουν άτομα με αναπηρίες και βλάβες. Η προσφορά βοηθημάτων προσβασιμότητας είναι πολύ σημαντική για την αποτελεσματική καλλιέργεια των ταλέντων και των ιδεών αυτών των ατόμων.

Για παράδειγμα, εάν ένα μέλος της ομάδας σας είναι βαρήκοο, είναι ζωτικής σημασίας να διευκολύνετε την επικοινωνία στις συνεδριάσεις με τρόπο που να είναι προσβάσιμο. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτό μπορεί να επιτευχθεί με τη χρήση λογισμικού διασκέψεων με ζωντανό υποτιτλισμό. Με αυτόν τον τρόπο, το βαρήκοο μέλος της ομάδας μπορεί να διαβάζει τα λόγια των άλλων σε πραγματικό χρόνο.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα μέλος της ομάδας σας με προβλήματα όρασης. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να κάνετε τις συναντήσεις σας πιο προσιτές εξηγώντας διεξοδικά τυχόν γραφικά στις παρουσιάσεις ή χρησιμοποιώντας εικόνες υψηλής αντίθεσης που μπορεί να μπορεί να δει.

Φυσικά, αυτά τα παραδείγματα δεν ισχύουν για κάθε ομάδα. Ως αρχηγός ομάδας, εναπόκειται σε εσάς να αξιολογήσετε τις ανάγκες της ομάδας σας και να παράσχετε βοήθεια ανάλογα με τις ανάγκες.

3. Προσκαλέστε τους ανθρώπους να συνεισφέρουν

Μιλήσαμε για τον καθορισμό προσδοκιών όταν θέλετε να συνεισφέρουν οι άνθρωποι. Έχοντας αυτό κατά νου, θα πρέπει να το προχωρήσετε περαιτέρω δημιουργώντας ενεργά ευκαιρίες για τους ανθρώπους να συνεισφέρουν στη συζήτηση. Αυτό θα φανεί διαφορετικό σε διαφορετικές μορφές συνεδριάσεων ή συζητήσεων.

Ας υποθέσουμε ότι λαμβάνετε μια σημαντική απόφαση που επηρεάζει μεγάλο μέρος της ομάδας σας. Αξίζει να κάνετε το γύρο του δωματίου και να ζητήσετε ρητά τη γνώμη του καθενός. Αυτό είναι το πιο άμεσο που μπορείτε να κάνετε.

Όταν συζητάτε μικρότερα θέματα, μπορείτε να ανοίξετε το λόγο για ερωτήσεις, σχόλια και ανησυχίες. Σε αυτό το σημείο είναι χρήσιμο να έχετε μια ισχυρή εταιρική κουλτούρα που δίνει στους ανθρώπους τη δυνατότητα να γνωρίζουν ότι η φωνή τους μετράει, ώστε να μιλούν σε ένα ανοιχτό φόρουμ όπως αυτό.

Για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα σε συσκέψεις με μεγάλες ομάδες ατόμων, δεν χρειάζεται απαραίτητα όλοι οι συμμετέχοντες στην κλήση να μιλούν προφορικά για ένα θέμα. Αντ' αυτού, σε μια εικονική συνάντηση, μπορείτε να ζητήσετε από τους ανθρώπους να αφήσουν τις σκέψεις τους στη συνομιλία και, στη συνέχεια, οι επικεφαλής στην κλήση μπορούν να εξετάσουν γρήγορα τις απαντήσεις και να τις αναγνωρίσουν ανάλογα.

4. Αφήστε ένα άτομο να μιλάει κάθε φορά

Θα πρέπει να δημιουργήσετε μια κουλτούρα συνεδριάσεων που να αποτρέπει την ομιλία του ενός πάνω από τον άλλο. Όταν οι άνθρωποι μιλούν πάνω από τους άλλους, μπορεί να απογοητευτούν, να χάσουν τον ειρμό της σκέψης τους και να νιώσουν αποθαρρυμένοι να μιλήσουν.

Φυσικά, είναι εύκολο να παρακάμψετε κάποιον κατά λάθος, αλλά ως συντονιστής συνεδριάσεων, ο ρόλος σας είναι να το αποτρέψετε αυτό. Ακούγεται απλό, αλλά αν κάποιος μιλάει ήδη και κάποιος άλλος μιλάει από πάνω του, ζητήστε από το δεύτερο άτομο να σταματήσει μέχρι να τελειώσει το πρώτο άτομο.

Παραμένοντας στην κορυφή αυτού του ζητήματος, μπορείτε να δημιουργήσετε μια κουλτούρα που δίνει προτεραιότητα στο να αφήνετε τους ανθρώπους να μιλούν χωρίς διακοπή.

5. Ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να "σηκώσουν τα χέρια τους".

(Η εικόνα παρέχεται από τον συγγραφέα)

Μερικές φορές, η εύρεση μιας ευκαιρίας για να μιλήσετε σε μια τηλεδιάσκεψη μπορεί να είναι δύσκολη, καθώς τα συνθήματα που θα χρησιμοποιούσατε για να μιλήσετε σε μια συνάντηση δια ζώσης δεν είναι πάντα τόσο αισθητά όταν είστε απομακρυσμένοι. Ευτυχώς, τα εργαλεία τηλεδιάσκεψης, όπως το Zoom, διαθέτουν μια επιλογή για τους συμμετέχοντες να "σηκώνουν το χέρι τους" για να δηλώσουν ότι έχουν κάτι να πουν.

Παρόλο που αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη, οι άνθρωποι δεν τη χρησιμοποιούν πάντα. Γι' αυτό είναι σημαντικό να υπενθυμίζετε στην ομάδα σας πού θα βρείτε αυτό το κουμπί και να την ενθαρρύνετε να το χρησιμοποιεί όταν θέλει να συμβάλει στη συζήτηση.

6. Καταγραφή πρακτικών συνεδριάσεων

Η τήρηση λεπτομερούς αρχείου των συνεδριάσεων είναι μια εξαιρετική τακτική για τη διατήρηση της συμμετοχής όλων και την ενθάρρυνση της συμπερίληψης κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων. Βοηθά να διασφαλιστεί ότι όλοι έχουν την ευκαιρία να μιλήσουν και ότι τα λόγια τους καταγράφονται με ακρίβεια. Αυτό ενθαρρύνει τη συνεργασία, ενισχύει τη συμμετοχή και βελτιώνει τη λογοδοσία.

Επιπλέον, η τήρηση σαφών πρακτικών συνεδριάσεων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε ποιοι συνήθως συμμετέχουν και συνεισφέρουν. Αυτό σας επιτρέπει επίσης να εντοπίσετε ποιοι τείνουν να σιωπούν κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων, ώστε να μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα στη δημιουργία χώρου για να μιλήσουν αυτοί οι άνθρωποι.

Οι εφαρμογές πρακτικών συνεδριάσεων προσφέρουν έναν εξαιρετικό τρόπο για τον εξορθολογισμό αυτής της διαδικασίας. Αυτή η τεχνολογία διατηρεί όλες τις λεπτομέρειες οργανωμένες και προσβάσιμες σε ολόκληρη την ομάδα σας.

(Πηγή εικόνας)

7. Γίνετε έξυπνοι με τις υβριδικές συσκέψεις

Εάν προσφέρετε υβριδικά ή απομακρυσμένα ωράρια εργασίας, η δημιουργία μιας υβριδικής διάταξης συσκέψεων είναι απαραίτητη για τη διευκόλυνση της αποτελεσματικής επικοινωνίας μεταξύ των ατόμων που βρίσκονται στο γραφείο και στο σπίτι.

Με αυτό, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι οι απομακρυσμένοι συμμετέχοντες έχουν τη δυνατότητα να συμμετέχουν, καθώς μπορεί να είναι δύσκολο να παρέμβουν όταν μιλάει το προσωπικό τμήμα της ομάδας.

Σε αυτό το σημείο, αν δεν προσφέρετε σήμερα επιλογές υβριδικής ή απομακρυσμένης εργασίας, θα πρέπει να το σκεφτείτε. Η υβριδική εργασία είναι μια πιο προσιτή επιλογή για πολλούς ανθρώπους, καθώς τους επιτρέπει να εργάζονται σε ένα περιβάλλον που είναι πιο άνετο και κατάλληλο για τις ανάγκες τους.

8. Αξιοποίηση των one-on-one follow ups

Ορισμένοι άνθρωποι είναι εκ φύσεως ντροπαλοί και μπορεί να είναι λιγότερο πρόθυμοι να εκφράσουν τις σκέψεις τους σε ένα ομαδικό περιβάλλον. Έχοντας αυτό κατά νου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συναντήσεις παρακολούθησης ένας προς έναν για να δώσετε σε αυτά τα άτομα ένα πιο άνετο περιβάλλον για να εκφράσουν τη γνώμη τους για ένα θέμα.

Με τη συνάντηση σε ένα πιο ιδιωτικό περιβάλλον, οι πιο συγκρατημένοι άνθρωποι μπορεί να αισθάνονται πιο άνετα να μιλήσουν και να μοιραστούν τις ιδέες τους. Μόλις οι ιδέες τους επικυρωθούν ή συγκεκριμενοποιηθούν κατ' ιδίαν, μπορεί να νιώσουν αρκετή αυτοπεποίθηση ώστε να τις μοιραστούν σε μια μεγαλύτερη ομάδα.

9. Δημιουργήστε μια ατζέντα

Η δημιουργία ενός περιβάλλοντος συνεδριάσεων χωρίς αποκλεισμούς απαιτεί προσεκτική προετοιμασία και προσβάσιμο υλικό, ώστε κάθε συμμετέχων να αισθάνεται ότι συμμετέχει και ότι εκτιμάται. Οι ενταξιακοί ηγέτες είναι φρόνιμο να δημιουργούν μια ημερήσια διάταξη, ώστε όλοι να γνωρίζουν τι να περιμένουν και να μπορούν να προετοιμάσουν τις δικές τους σκέψεις και σημειώσεις αναλόγως.

Η χρήση ενός επεξεργαστή PDF από το Smallpdf μπορεί να συμβάλει σε αυτόν τον στόχο. Για παράδειγμα, πριν από τις συνεδριάσεις, οι συντονιστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το εργαλείο για να τροποποιήσουν τα PDF προσθέτοντας σχόλια, επισημάνσεις ή υπογραμμίσεις για να τονίσουν τα βασικά σημεία, διευκολύνοντας τους συμμετέχοντες να τα παρακολουθήσουν.

(Πηγή εικόνας)

Επιπλέον, η παροχή στους συμμετέχοντες PDF με δυνατότητα συμπλήρωσης ή η δυνατότητα να προσθέτουν τις σημειώσεις τους απευθείας μέσα στο έγγραφο ενθαρρύνει την ενεργό συμμετοχή, ειδικά για όσους επεξεργάζονται τις πληροφορίες καλύτερα οπτικά ή προτιμούν διαδραστικές μορφές.

Ας υποθέσουμε ότι ένα μέλος της ομάδας έχει πρόβλημα όρασης. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να μεγεθύνετε το κείμενο, να προσαρμόσετε την αντίθεση ή να προσθέσετε περιγραφές που ευθυγραμμίζονται με τις οδηγίες προσβασιμότητας, δημιουργώντας μια εμπειρία χωρίς αποκλεισμούς.

Συμπέρασμα

Μπορείτε να ακολουθήσετε πολλές προσεγγίσεις για να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον χωρίς αποκλεισμούς για τις συναντήσεις της ομάδας σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δεσμεύσετε περισσότερο τους υπαλλήλους σας και να βελτιώσετε τις δραστηριότητές σας. Επιπλέον, συμβάλλει στην προώθηση μιας κουλτούρας συμμετοχικότητας σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Πώς θα κάνετε τις συναντήσεις σας χωρίς αποκλεισμούς;