Πώς να δημιουργήσετε μια καλή κουλτούρα απομακρυσμένης εργασίας

Εισαγωγή

Η απομακρυσμένη εργασία γίνεται δημοφιλής τάση καθώς η τεχνολογία εξελίσσεται. Επιλέγοντας να εργάζονται εξ αποστάσεως, οι εργαζόμενοι μπορούν να κάνουν τη δουλειά τους από οπουδήποτε στον κόσμο, αρκεί να έχουν σύνδεση στο διαδίκτυο. Αυτό μπορεί να είναι μια εξαιρετική επιλογή για όσους θέλουν να ταξιδεύουν ή να εργάζονται από το σπίτι, καθώς και για τις επιχειρήσεις που επιθυμούν να εξοικονομήσουν χώρο γραφείων.

Ωστόσο, η δημιουργία και η διατήρηση μιας ευχάριστης εμπειρίας εργασίας εξ αποστάσεως δεν είναι πάντα εύκολη. Σε αυτή την ανάρτηση ιστολογίου, θα σας δώσουμε μερικές συμβουλές για την καλλιέργεια ενός θετικού περιβάλλοντος εργασίας εξ αποστάσεως.

Τι είναι η κουλτούρα απομακρυσμένης εργασίας και γιατί είναι σημαντική;

Η κουλτούρα εργασίας εξ αποστάσεως μπορεί να οριστεί ως το σύνολο των κοινών αξιών, πεποιθήσεων και πρακτικών που διαμορφώνουν τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι ενός οργανισμού εργάζονται και συνεργάζονται εξ αποστάσεως. Καλύπτει τα πάντα, από τον τρόπο επικοινωνίας των μελών της ομάδας μέχρι τους πόρους που χρησιμοποιούν για να κάνουν τη δουλειά τους.

Η δημιουργία μιας ισχυρής κουλτούρας εργασίας εξ αποστάσεως είναι σημαντική για πολλούς λόγους. Πρώτον, μπορεί να σας βοηθήσει να προσελκύσετε και να διατηρήσετε κορυφαία ταλέντα. Στη σημερινή ανταγωνιστική αγορά εργασίας, όλο και περισσότεροι εργαζόμενοι αναζητούν εταιρείες που προσφέρουν ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας. Σύμφωνα με έρευνα της CompareCamp, το 76% των εργαζομένων θα ήταν πρόθυμοι να παραμείνουν σε μια εταιρεία που προσφέρει μια τέτοια επιλογή ωραρίου.

(Πηγή εικόνας)

Δεύτερον, μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα των εργαζομένων, καθώς αυξάνει την ευτυχία τους κατά 20%, σύμφωνα με πρόσφατη μελέτη. Όταν τα μέλη της ομάδας αισθάνονται συνδεδεμένα με την εταιρεία τους και μεταξύ τους και έχουν τους πόρους που χρειάζονται για να κάνουν καλά τη δουλειά τους, είναι πιο πιθανό να είναι παραγωγικά.

Τέλος, μπορεί να επηρεάσει έμμεσα την ικανοποίηση των πελατών. Οι ευχαριστημένοι εργαζόμενοι οδηγούν σε ευχαριστημένους πελάτες, οπότε είναι προς το συμφέρον σας να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον εργασίας εξ αποστάσεως που να υποστηρίζει την ικανοποίηση των εργαζομένων.

11 συμβουλές για την οικοδόμηση πολιτισμού σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας

Όπως είδαμε, η εργασία εξ αποστάσεως μπορεί να είναι μια κατάσταση win-win-win για έναν οργανισμό, τους υπαλλήλους του και τους πελάτες του, αλλά μόνο εάν έχει δημιουργηθεί μια καλή βάση προσδοκιών. Τώρα, λοιπόν, ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικούς από τους τρόπους με τους οποίους μπορεί να επιτευχθεί αυτό.

1. Καθορίστε τις βασικές αξίες της εταιρείας σας

Οι βασικές αξίες είναι οι κατευθυντήριες αρχές που θα διαμορφώσουν τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας συνεργάζεται. Όταν τα μέλη της ομάδας γνωρίζουν τι πρεσβεύει η εταιρεία σας, θα είναι σε θέση να λαμβάνουν αποφάσεις που ευθυγραμμίζονται με τα προσδοκώμενα από αυτά.

• Επιλέξτε μερικές (2-5) αξίες που είναι σημαντικές για την εταιρεία σας.
• Καταγράψτε τι σημαίνει κάθε αξία με συγκεκριμένους όρους.
• Μοιραστείτε αυτές τις αξίες με την ομάδα σας και βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι στην ίδια σελίδα.

Ορισμένα παραδείγματα βασικών αξιών για την εργασία εξ αποστάσεως περιλαμβάνουν την ανοιχτή επικοινωνία, την άμεση ανατροφοδότηση και τον αμοιβαίο σεβασμό.

2. Μην υποτιμάτε τη σημασία του Onboarding

Το γεγονός ότι οι εργαζόμενοι εργάζονται εξ αποστάσεως δεν σημαίνει ότι μπορείτε να παραλείψετε τη διαδικασία εισαγωγής. Στην πραγματικότητα, είναι ακόμη πιο σημαντικό να έχετε ένα καλά καθορισμένο σύστημα που θα βοηθήσει τους νέους υπαλλήλους να αισθάνονται άνετα και με αυτοπεποίθηση στο νέο τους ρόλο από την αρχή.

Κατά την ένταξη των μελών απομακρυσμένων ομάδων, φροντίστε να συμπεριλάβετε:

• Μια εισαγωγή στις βασικές αξίες της εταιρείας σας: Βοηθήστε τα νέα μέλη της ομάδας να κατανοήσουν τι πρεσβεύει η εταιρεία σας και πώς μπορούν να συνεισφέρουν.
• Μια περιήγηση στα εργαλεία απομακρυσμένης εργασίας σας: Ξεναγήστε τα νέα μέλη της ομάδας σας στα εργαλεία που χρησιμοποιείτε.
• Επισκόπηση των προσδοκιών σας: Εξηγήστε πώς περιμένετε από τα μέλη της ομάδας να επικοινωνούν και να συνεργάζονται.

3. Βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι εξοικειωμένοι με τις προσδοκίες σας

Όταν οι εργαζόμενοι εργάζονται εξ αποστάσεως, είναι σημαντικό να καθιερώσετε σαφείς προσδοκίες για να διασφαλίσετε ότι η εργασία γίνεται και οι προθεσμίες τηρούνται. Ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να ορίσετε καθημερινές ή εβδομαδιαίες συναντήσεις ελέγχου, είτε μέσω βιντεοκλήσης είτε μέσω τηλεφωνικής κλήσης. Αυτό θα σας δώσει τη δυνατότητα να ελέγχετε την πρόοδο, να απαντάτε σε τυχόν ερωτήσεις και να παρέχετε ανατροφοδότηση. Η ομάδα σας θα πρέπει επίσης να κατανοήσει ποιες εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν και μέχρι πότε. Αυτό μπορεί να γίνει με τη δημιουργία ενός λεπτομερούς σχεδίου έργου με συγκεκριμένες προθεσμίες για κάθε εργασία. Θέτοντας σαφείς προσδοκίες και καθιερώνοντας τακτική επικοινωνία, μπορείτε να διαχειριστείτε την απομακρυσμένη ομάδα σας πιο παραγωγικά.

4. Ενθαρρύνετε την κοινωνική αλληλεπίδραση

Η επικοινωνία και η συνεργασία είναι το κλειδί για κάθε επιτυχημένη ομάδα. Η ενθάρρυνση των μελών της ομάδας να επικοινωνούν τακτικά και ανοιχτά θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα και εργάζονται για τον ίδιο στόχο. Να θυμάστε ότι τόσο η εργασιακή όσο και η ανεπίσημη επικοινωνία έχουν σημασία για την οικοδόμηση μιας στενής σχέσης μεταξύ των μελών της ομάδας, οπότε μην αποθαρρύνετε τις συζητήσεις εκτός εργασίας και την ανεπίσημη ενασχόληση.

(Πηγή εικόνας)

Η συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας είναι επίσης απαραίτητη, καθώς επιτρέπει την ανάδειξη διαφορετικών ιδεών και προοπτικών. Αυτό θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια πιο συνεκτική και παραγωγική ομάδα.

5. Σεβαστείτε το χρόνο του άλλου

Εάν τα μέλη της ομάδας εργάζονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας, είναι σημαντικό να σέβονται ο ένας το χρονοδιάγραμμα του άλλου. Αυτό σημαίνει να μην περιμένετε να είναι όλοι διαθέσιμοι την ίδια ώρα και να δείχνετε κατανόηση αν κάποιος πρέπει να απαντήσει σε ένα τηλεφώνημα εκτός ωραρίου εργασίας. Ένας άλλος σημαντικός παράγοντας είναι να μην κάνετε τις εικονικές συνεδριάσεις σας μεγαλύτερες από όσο χρειάζεται. Βεβαιωθείτε ότι κάθε συνάντηση αφορά συγκεκριμένα ζητήματα ή ενημερώνει την ομάδα για την πρόοδο. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε όλοι την πορεία σας και να αποφύγετε περιττές περισπασμούς.

(Πηγή εικόνας)

6. Προώθηση της ισορροπίας εργασίας/ζωής

Στον σημερινό ταχέως εξελισσόμενο κόσμο, είναι πιο σημαντικό από ποτέ να προάγουμε μια υγιή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Ενθαρρύνοντας τους εργαζόμενους να κάνουν διαλείμματα, θέτοντας λογικές προθεσμίες και παρέχοντας ευκαιρίες για ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας, οι εργοδότες μπορούν να συμβάλουν στην πρόληψη της επαγγελματικής εξουθένωσης και στη μείωση των επιπέδων άγχους. Με τη σειρά του, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε βελτιωμένη εργασιακή ικανοποίηση, αυξημένη παραγωγικότητα και μειωμένες απουσίες.

Επιπλέον, προωθώντας την καλή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, οι εργοδότες μπορούν να δείξουν στους υπαλλήλους τους ότι εκτιμούν την ευημερία τους. Αυτό μπορεί να συμβάλει στην προώθηση μιας θετικής κουλτούρας σε ολόκληρο τον εικονικό χώρο εργασίας και να βελτιώσει τα ποσοστά διατήρησης των εργαζομένων.

7. Κάντε την ανατροφοδότηση προτεραιότητα

Μια κουλτούρα τακτικής ανατροφοδότησης είναι απαραίτητη για κάθε απομακρυσμένη ομάδα. Όταν τα μέλη της ομάδας δίνουν και λαμβάνουν τακτικά ανατροφοδότηση, μπορούν να εντοπίζουν προβλήματα και να βρίσκουν τρόπους βελτίωσης της δουλειάς τους, οπότε προγραμματίστε τακτικές επισκέψεις με τα μέλη της ομάδας για την παροχή ανατροφοδότησης και καθοδήγησης. Επιπλέον, μπορείτε να ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας να δίνουν ο ένας στον άλλον ανεπίσημη ανατροφοδότηση.

Είναι σημαντικό, ωστόσο, να θυμάστε τους βασικούς κανόνες ανατροφοδότησης: πρέπει να είναι έγκαιρη, συγκεκριμένη, να αφορά τη συμπεριφορά και όχι το άτομο. Η ανατροφοδότηση πρέπει επίσης να δίνεται με εποικοδομητικό τρόπο, με στόχο να βοηθήσει το άτομο να βελτιώσει την απόδοσή του. Θυμηθείτε το παλιό ρητό: επαινείτε δημοσίως, ασκείτε κριτική κατ' ιδίαν.

8. Γιορτάστε τις επιτυχίες

Όταν τα μέλη της ομάδας αισθάνονται ότι τους εκτιμούν, θα έχουν περισσότερα κίνητρα για να κάνουν την καλύτερη δυνατή δουλειά. Υπάρχουν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να δείξετε την εκτίμησή σας στην ομάδα σας, όπως:

• Αναγνώριση των ατομικών επιτευγμάτων, είτε πρόκειται για μια ομαδική συνάντηση είτε για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλη την εταιρεία.
• Φιλοξενία τακτικών ομαδικών εκδηλώσεων, όπως βραδιές εικονικών παιχνιδιών ή χαρούμενες ώρες. Αυτές οι εκδηλώσεις είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δείξετε στην ομάδα σας ότι την εκτιμάτε.
• Να δίνετε μπόνους και ανταμοιβές στα μέλη της ομάδας που υπερβαίνουν τα εσκαμμένα. Αυτό θα τους δείξει ότι η σκληρή δουλειά τους γίνεται αντιληπτή και εκτιμάται.

9. Παροχή κατάρτισης και μαθησιακών πόρων

Η επένδυση στην εταιρική κατάρτιση θα αποδώσει με τη μορφή ενός πιο παραγωγικού και αποδοτικού εργατικού δυναμικού. Ενώ είναι αλήθεια ότι ορισμένοι άνθρωποι μπορούν να εργαστούν αποτελεσματικά χωρίς καμία βοήθεια, άλλοι μπορεί να χρειάζονται κάποια καθοδήγηση για να είναι παραγωγικοί. Παρέχοντας στους εργαζομένους τα εργαλεία και τις γνώσεις που χρειάζονται για να επιτύχουν, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον στο οποίο όλοι μπορούν να συμβάλουν στην επιτυχία της εταιρείας. Επιπλέον, προσφέροντας υποστήριξη και συμβουλές, χτίζετε σχέσεις εμπιστοσύνης με τους υπαλλήλους σας, γεγονός που μπορεί να βελτιώσει το ηθικό και την αφοσίωση.

Υπάρχουν δύο τύποι επαγγελματικής κατάρτισης - εξωτερική και εσωτερική. Η εξωτερική κατάρτιση περιλαμβάνει τοπικά και διεθνή συνέδρια, διαδικτυακά μαθήματα και συναντήσεις. Μπορείτε επίσης να καλλιεργήσετε μια κουλτούρα εσωτερικής κατάρτισης, για την οποία βοηθάει να γνωρίζετε πώς να καταγράφετε την οθόνη σε Mac ή Windows για να δημιουργήσετε οδηγίες προγράμματος και να δημιουργήσετε μια πύλη μάθησης στην οποία θα τις αποθηκεύσετε.

10. Επενδύστε σε εταιρικά εμπορεύματα

βασικά - ή/και διασκεδαστικά - εταιρικά εμπορεύματα, μπορείτε να δείξετε στην ομάδα σας ότι εκτιμάτε τη σκληρή δουλειά της. Αυτό μπορεί να είναι οτιδήποτε, από επώνυμα μπλουζάκια μέχρι κούπες καφέ, στυλό και θήκες τηλεφώνου. Είναι μια μικρή χειρονομία που μπορεί να συμβάλει σημαντικά στην ανάπτυξη του ηθικού και της αφοσίωσης της ομάδας. Επιπλέον, είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να προωθήσετε το εμπορικό σήμα και την κουλτούρα του οργανισμού σας. Βεβαιωθείτε όμως ότι το εμπόρευμά σας είναι πραγματικά αξιοποιήσιμο - δηλαδή ότι τα μπλουζάκια είναι διαθέσιμα στα κατάλληλα μεγέθη και τα στυλό λειτουργούν πραγματικά.

11. Βρείτε χρόνο για δραστηριότητες οικοδόμησης ομάδας

Σε κάθε χώρο εργασίας, είναι σημαντικό οι εργαζόμενοι να αισθάνονται συνδεδεμένοι μεταξύ τους. Υπάρχουν διάφορες δραστηριότητες ομαδικής ανάπτυξης που μπορούν να βοηθήσουν στην προώθηση αυτής της αίσθησης σύνδεσης, ακόμη και για ένα απομακρυσμένο κοινό. Αυτές μπορεί να είναι απλές τεχνικές όπως το "2 αλήθειες και 1 ψέμα" έως πιο περίπλοκες διαδικτυακές αναζητήσεις και κουίζ. Συμμετέχοντας σε αυτές τις δραστηριότητες, τα μέλη της ομάδας θα μπορέσουν να γνωρίσουν καλύτερα ο ένας τον άλλον. Θα έχουν επίσης την ευκαιρία να συνεργαστούν και να μάθουν πώς να επικοινωνούν αποτελεσματικά μεταξύ τους.

Συμπέρασμα

Αν και μπορεί να χρειαστεί κάποια προσπάθεια για να καθιερωθεί μια ισχυρή κουλτούρα εργασίας εξ αποστάσεως, τα οφέλη σίγουρα αξίζουν τον κόπο. Ενθαρρύνοντας την επικοινωνία και τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας, διευκολύνοντας τις δραστηριότητες ομαδικής ανάπτυξης και προωθώντας την ισορροπία μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής, μπορείτε να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας να αισθάνονται συνδεδεμένοι και υποστηριζόμενοι, ανεξάρτητα από τον τόπο εργασίας τους. Και με τη σωστή εκπαίδευση και τους κατάλληλους πόρους, μπορούν να είναι εξίσου παραγωγικοί (αν όχι περισσότερο) από ό,τι αν βρίσκονταν στο γραφείο. Ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές, μπορείτε να δημιουργήσετε μια κουλτούρα που θα βοηθήσει την ομάδα σας να πετύχει.