Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι το κλειδί για την επιτυχία της επιχείρησής σας

Εισαγωγή

Ξέρω ότι το ακούμε αυτό συχνά: "Η επικοινωνία είναι το κλειδί." Αλλά είναι όντως έτσι; Φυσικά και είναι! Η επικοινωνία είναι απαραίτητη σε κάθε πτυχή της ζωής μας. Είτε πρόκειται για τις προσωπικές ή επαγγελματικές σας σχέσεις, είτε για τις επιχειρηματικές σας στρατηγικές, είτε ακόμη και για τα emoji που χρησιμοποιούνται για να απαλύνουν το σκληρό κείμενο - παρεμπιπτόντως, αυτό είναι μη λεκτική επικοινωνία.

Συνήθως πιστεύουμε ότι όταν κάτι ορίζεται ως ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ δύο ή περισσότερων ανθρώπων, αυτό αφορά μόνο τη γραπτή και προφορική επικοινωνία.

Ωστόσο, η επικοινωνία είναι κάτι περισσότερο από την απλή χρήση λέξεων. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη γλώσσα του σώματός σας, τις εκφράσεις του προσώπου σας και τον τόνο της φωνής σας- κάθε ένα από αυτά τα πράγματα στέλνει ένα μήνυμα στο άτομο με το οποίο μιλάτε.

Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, περνάτε πολύ χρόνο επικοινωνώντας. Είτε εσωτερικά, περιγράφοντας τους στόχους σας, επαναλαμβάνοντας τις αρχές σας, συμμετέχοντας σε συζητήσεις και παρακολουθώντας τους συναδέλφους σας. Ή εξωτερικά, συντονίζοντας με άλλα μέρη, συνομιλώντας με πελάτες ή προωθώντας τα αγαθά ή τις υπηρεσίες σας.

Νομίζω ότι μια επιτυχημένη μορφή επικοινωνίας είναι όταν το μήνυμα γίνεται κατανοητό με τον τρόπο που προοριζόταν να μεταδοθεί. Χωρίς αυτή την κατανόηση, ένα μήνυμα μπορεί να παρεξηγηθεί ή να μεταφερθεί εσφαλμένα, οδηγώντας σε λάθος ή απογοήτευση.

Κάθε επιχείρηση χρειάζεται αποτελεσματική οργανωτική επικοινωνία, διότι χωρίς αυτήν δεν μπορούν να ολοκληρωθούν οι εργασίες και οι διαδικασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν προκειμένου να λειτουργήσει η επιχείρηση. Με αυτά τα δεδομένα, ας ρίξουμε πρώτα μια βαθύτερη ματιά στο γιατί η αποτελεσματική επικοινωνία είναι σημαντική.

Σημασία της αποτελεσματικής επικοινωνίας

(Πηγή)

Η επικοινωνία έχει σημαντικό αντίκτυπο στην παραγωγικότητα, την κουλτούρα και τον ενθουσιασμό ενός οργανισμού. Η ανάπτυξη αποτελεσματικών επικοινωνιακών δεξιοτήτων ως διευθυντής παρέχει σημαντικά βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα οφέλη για την εταιρεία σας. Ένας καλός επικοινωνιολόγος μπορεί να εμπνεύσει την ομάδα του να εργαστεί σκληρότερα, να προσφέρει καλύτερα αποτελέσματα και να αποφύγει τις παρεξηγήσεις.

Όλοι αυτοί οι παράγοντες μπορούν να συμβάλουν στην επιτυχία της εταιρείας - καθώς και στη δική σας. Βοηθά στην ανάπτυξη της αίσθησης της συμβολής στο μέλλον του οργανισμού όταν οι εργαζόμενοι συμμετέχουν άμεσα στα προϊόντα εργασίας και στα έργα. Τους παρακινεί επίσης να εργαστούν για τη βελτίωση της κερδοφορίας, της ικανοποίησης των πελατών και της αναγνωρισιμότητας της μάρκας. Οι εργαζόμενοι που επενδύουν προσωπικά στους στόχους της εταιρείας ενδιαφέρονται περισσότερο για άλλες πτυχές. Για παράδειγμα, εάν η μάρκα έχει θετική φήμη ως εξαιρετικό μέρος για να εργάζεσαι, αυτό μπορεί να επηρεάσει την ικανότητά σας να προσελκύετε και να διατηρείτε κορυφαία ταλέντα μακροπρόθεσμα.

Έντεκα λόγοι για τους οποίους η αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία είναι το κλειδί της επιτυχίας

(Πηγή)

1. Δημιουργεί καλύτερη εταιρική κουλτούρα

Μια σωστή στρατηγική επιχειρηματικών επικοινωνιών είναι ζωτικής σημασίας για την οικοδόμηση μιας θετικής ομαδικής κουλτούρας και ενός θετικού εργασιακού περιβάλλοντος. Οι εταιρείες που επικοινωνούν με διαφανή και ανοιχτό τρόπο έχουν πολύ πιο υγιή εργασιακή ατμόσφαιρα και υψηλότερα κίνητρα και ικανοποίηση των εργαζομένων.

Από την άλλη πλευρά, οι οργανισμοί που παραμελούν τις επιχειρηματικές επικοινωνίες ως μέσο για τη βελτίωση της εργασιακής κουλτούρας υποφέρουν από χαμηλή δέσμευση, χαμηλή ικανοποίηση των εργαζομένων, χαμηλά ποσοστά ικανοποίησης των πελατών και υψηλά ποσοστά κύκλου εργασιών.

2. Βελτιώνει τις προσπάθειες ανταλλαγής γνώσεων

Ένας από τους κύριους στόχους που προσπαθούν να επιτύχουν οι εταιρείες επενδύοντας στις εσωτερικές επικοινωνίες είναι η βελτίωση των πρακτικών ανταλλαγής γνώσεων. Σε έναν κόσμο όπου οι εργαζόμενοι αναπτύσσονται συνεχώς και μαθαίνουν νέα πράγματα, οι εργοδότες πρέπει να καταστήσουν δυνατή την εύκολη ανταλλαγή γνώσεων εντός των οργανισμών τους. Χωρίς μια καλά καθορισμένη στρατηγική εσωτερικής επιχειρηματικής επικοινωνίας, η ανταλλαγή γνώσεων και η οργανωτική γνώση υποφέρουν.

3. Βελτιώνει τη συμμετοχή των εργαζομένων

Σύμφωνα με τη μελέτη της Ragan για τη δέσμευση των εργαζομένων, η επικοινωνία της ηγεσίας είναι η πιο σημαντική πτυχή της εσωτερικής επικοινωνίας που συσχετίζεται στατιστικά με τη δέσμευση των εργαζομένων. Οι ομάδες εσωτερικής επικοινωνίας διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στην παροχή βοήθειας, εκπαίδευσης και κατάρτισης στους ηγέτες σχετικά με την αξία της επικοινωνίας.

4. Ενισχύει τη διατμηματική συνεργασία

Είναι εξαιρετικά δύσκολο να διατηρηθεί αποτελεσματική διατμηματική επικοινωνία εντός των επιχειρήσεων χωρίς ένα ισχυρό σχέδιο επικοινωνίας. Οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι σε θέση να αλληλεπιδρούν και να συνεργάζονται αβίαστα για να είναι πιο παραγωγικοί. Για παράδειγμα, τα τμήματα έρευνας και μάρκετινγκ πρέπει να βρίσκονται στην ίδια σελίδα και το γραφείο επιχειρήσεων και το τμήμα πληροφορικής πρέπει να είναι συγχρονισμένα.

5. Βελτιώνει την ικανοποίηση και τη διατήρηση των πελατών

Καλύτερη επιχειρηματική επικοινωνία σημαίνει επίσης καλύτερη ικανοποίηση των πελατών. Εάν υπάρχει κακή επικοινωνία σε έναν οργανισμό, δύο πράγματα συμβαίνουν όσον αφορά την εξυπηρέτηση και την ικανοποίηση των πελατών: Πρώτον, οι εργαζόμενοι σε ρόλους που έρχονται σε επαφή με τον πελάτη δεν θα έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται. Δεύτερον, οι πελάτες θα διαισθανθούν το χαμηλό ηθικό των εργαζομένων και θα έχουν αρνητική εμπειρία.

Στην πραγματικότητα, μια μελέτη διαπίστωσε ότι η στάση των εργαζομένων έχει σημαντικό αντίκτυπο στην ικανοποίηση των πελατών, η οποία στη συνέχεια οδηγεί σε αύξηση των εσόδων.

6. Εξάλειψη της υπερφόρτωσης με email

Από ενημερώσεις προόδου έως αιτήματα δεδομένων, αναθέσεις εργασίας, αλληλεπιδράσεις και ανατροφοδότηση εργαζομένων, προσκλήσεις σε συσκέψεις, επικοινωνίες με πελάτες και προμηθευτές, παράδοση εγγράφων και ευχές για γενέθλια, γενικά όλα αυτά διεκπεραιώνονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις επιχειρήσεις.

Σύμφωνα με τον Radicati, ο μέσος εργαζόμενος σε επιχειρήσεις ξοδεύει το 25% της εργάσιμης ημέρας του σε ρουτίνες που σχετίζονται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ωστόσο, μόνο λίγες από αυτές αξίζουν την άμεση βοήθειά μας. Πολλά από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουμε είναι εντελώς άσχετα με εμάς. Η υπερφόρτωση με ηλεκτρονικά μηνύματα έχει μειωθεί στις εσωτερικές επιχειρηματικές επικοινωνίες που χρησιμοποιούν αποτελεσματικές πλατφόρμες για τη δέσμευση και τη συνεργασία των εργαζομένων.

7. Μειώνει τον κύκλο εργασιών των εργαζομένων

Οι εταιρείες με πιο αφοσιωμένους και ικανοποιημένους υπαλλήλους απολαμβάνουν πολύ χαμηλότερα ποσοστά κύκλου εργασιών. Προκειμένου να προσελκύσουν και να κρατήσουν τους Millennials και τις νεότερες γενιές στον εργασιακό χώρο, οι εργοδότες πρέπει να φροντίζουν να ενημερώνουν τους υπαλλήλους τους για ό,τι αφορά τη δουλειά τους.

Από την άλλη πλευρά, οι πολλές άσχετες πληροφορίες οδηγούν συχνά σε άγχος, αποδέσμευση, απογοήτευση και, κατ' επέκταση, σε χαμηλότερη διατήρηση των εργαζομένων.

8. Καλύτερη επικοινωνία για απομακρυσμένους εργαζόμενους

Οι απομακρυσμένες ομάδες είναι ο δρόμος του μέλλοντος. Σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία, μέχρι το 2028, το 73% όλων των επιχειρηματικών τμημάτων θα προσλάβει απομακρυσμένους εργαζόμενους. Επιπλέον, σε εύπορες χώρες όπως οι Ηνωμένες Πολιτείες, τα ποσοστά θα μπορούσαν τελικά να ξεπεράσουν το 75%.

Αυτό απαιτεί μια νέα προσέγγιση στην επικοινωνία, την ηγεσία και τη διαχείριση. Οι απομακρυσμένες ομάδες αντιμετωπίζουν ποικίλα ζητήματα επικοινωνίας, όπως ο συντονισμός μεταξύ των ζωνών ώρας, η υπέρβαση των εμποδίων πληροφόρησης και η υπέρβαση των γλωσσικών και πολιτισμικών εμποδίων. Επιπλέον, η απόσταση δυσκολεύει τα μέλη της ομάδας να νιώσουν ότι ανήκουν μαζί. Ωστόσο, η βελτίωση των εσωτερικών εταιρικών επικοινωνιών μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά στον τρόπο με τον οποίο οι απομακρυσμένες ομάδες συνεργάζονται και αλληλεπιδρούν.

9. Εξάλειψη των εμποδίων επικοινωνίας

Τα εμπόδια πληροφόρησης είναι συνηθισμένα όταν υπάρχουν πάρα πολλά άσχετα πράγματα. Ως εκ τούτου, οι ζωτικής σημασίας πληροφορίες για έναν εργαζόμενο μπορεί γρήγορα να χάνονται. Οι αποτελεσματικές εσωτερικές εταιρικές επικοινωνίες, καθώς και η χρήση των κατάλληλων εργαλείων επικοινωνίας, είναι ζωτικής σημασίας για την αντιμετώπιση αυτής της δυσκολίας.

10. Αυξάνει τη συνηγορία των εργαζομένων

Όταν οι εργοδότες γνωρίζουν πώς να επικοινωνούν αποτελεσματικά με τους υπαλλήλους τους, είναι πολύ πιο επιτυχημένοι στο να μετατρέψουν τους υπαλλήλους τους σε πρεσβευτές της μάρκας τους. Η πρεσβεία της μάρκας δεν είναι τόσο δύσκολο να επιτευχθεί όσο πιστεύουν πολλές εταιρείες. Στην πραγματικότητα, οι ευτυχισμένοι εργαζόμενοι θα ήθελαν πολύ να συνεισφέρουν σε προγράμματα πρεσβευτών μάρκας.

Υπάρχουν τέσσερις βασικοί τρόποι με τους οποίους η πρεσβεία της μάρκας και η συνηγορία των εργαζομένων μπορούν να βοηθήσουν τις λειτουργίες μιας εταιρείας:

• Αύξηση της αναγνωρισιμότητας της μάρκας
• Βελτίωση της επωνυμίας του εργοδότη και προσέλκυση υποψηφίων υψηλής ποιότητας
• Ενίσχυση των προσπαθειών μάρκετινγκ
• Αύξηση των πωλήσεων

Πώς μπορούν οι επιχειρήσεις να εργαστούν για την αποτελεσματική διαδικασία επικοινωνίας;

(Πηγή)

1. Χρησιμοποιήστε τα σωστά εργαλεία επικοινωνίας

Τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε για την επικοινωνία εντός της ομάδας σας μπορούν να έχουν μεγάλο αντίκτυπο στην αποτελεσματικότητα της διαδικασίας επικοινωνίας σας. Εάν χρησιμοποιείτε εργαλεία που είναι αργά, δεν είναι πολύ φιλικά προς τον χρήστη ή χρειάζονται πολλή εκπαίδευση για να συνηθίσουν οι εργαζόμενοι, τότε μπορεί να απογοητευτούν οι εργαζόμενοι.

Αυτή η απογοήτευση μπορεί να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις και απώλεια παραγωγικότητας και χρόνου. Ως αποτέλεσμα, τα πραγματικά μηνύματα μπορεί να θολώσουν στη διαδικασία. Επομένως, φροντίστε να κάνετε την έρευνά σας σχετικά με τα κατάλληλα εργαλεία ομαδικής επικοινωνίας και στη συνέχεια επιλέξτε με σύνεση.

Λάβετε υπόψη τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Τα τηλεφωνικά συστήματα γραφείου για μικρές επιχειρήσεις μπορεί να είναι η ιδανική λύση για την επιχείρησή σας, αλλά οι μεγαλύτεροι οργανισμοί μπορεί να έχουν διαφορετικές απαιτήσεις.

2. Να ξέρετε για τι μιλάτε

Οι σοφοί μιλούν επειδή έχουν κάτι να πουν- οι ανόητοι μιλούν επειδή πρέπει να πουν κάτι. - Πλάτων

Είτε μιλάτε σε έναν πελάτη, συνάδελφο ή συνεργάτη με επαγγελματική ιδιότητα, μιλάτε πάντα εκ μέρους κάποιου άλλου εκτός από εσάς. Μπορεί να παρουσιάζετε τον οργανισμό σας, μια υπηρεσία ή ένα τμήμα.

Θα πρέπει πάντα να γνωρίζετε για ποιον μιλάτε και γιατί επικοινωνείτε. Σκεφτείτε τα ακόλουθα πριν μιλήσετε:

1. Για ποιον μιλάω;
2. Γιατί μιλάω;

3. Αποφύγετε να προσβάλλετε τους ανθρώπους

Μην προσβάλλετε τους άλλους με τον ίδιο τρόπο που σας κάνει να χάνετε την ψυχραιμία σας. Ως καλός επικοινωνιολόγος στις επιχειρήσεις, να έχετε κατά νου ότι στόχος σας είναι να ευθυγραμμίσετε το ακροατήριό σας με τους στόχους σας. Οι άνθρωποι είναι πολύ λιγότερο διατεθειμένοι να θέλουν να σας ακούσουν, να συνεργαστούν ή να συνεργαστούν μαζί σας αν δεν τους σέβεστε με οποιονδήποτε τρόπο.

Επιπλέον, η προσβολή κάποιου άλλου του δίνει μια νέα άμυνα που προηγουμένως δεν είχε. Η στάση σας είναι πλέον το κύριο σημείο της προσοχής και το μήνυμα που πραγματικά προσπαθείτε να μεταφέρετε χάνεται στο παρασκήνιο.

4. Ακούστε προσεκτικά με προσοχή

Δεν ακούτε πραγματικά όταν συζητάτε και η προσοχή σας είναι στραμμένη στο τι πρόκειται να πείτε στη συνέχεια και όχι στο τι λέει ο άλλος. Μπορεί να παρερμηνεύσετε ή να παραβλέψετε κρίσιμα στοιχεία του μηνύματός του, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε άκαρπες αποφάσεις. Το να τους δίνετε όλη σας την προσοχή είναι το πρώτο βήμα για την αποτελεσματική επικοινωνία.

5. Διατηρήστε θετική γλώσσα του σώματος

Η ικανότητα ελέγχου της γλώσσας του σώματός σας είναι απολύτως απαραίτητη για την επικοινωνία. Οραματιζόμενοι μια γραμμή που εκτείνεται από το στήθος σας προς το ταβάνι ή τον ουρανό και σας τραβάει απαλά ψηλότερα, μπορείτε να εξασκηθείτε στο να στέκεστε όρθιοι. Προσέξτε να μην το παρακάνετε. Θέλετε να φαίνεστε όσο το δυνατόν πιο φυσικά.

6. Να έχετε το νου σας για δύσκολα συναισθήματα

Μερικές φορές, οι δύσκολες συνθήκες προκαλούν πολλά ισχυρά συναισθήματα. Πρέπει να είμαστε σε θέση να αναγνωρίζουμε και να διαχειριζόμαστε τα συναισθήματά μας, αν θέλουμε να βελτιώσουμε την επικοινωνία. Πρέπει επίσης να είμαστε σε θέση να αντιδρούμε κατάλληλα στις εκδηλώσεις οργής ή δυσαρέσκειας των άλλων.

Παρόλο που συνομιλούμε με τους άλλους καθημερινά, κάποιοι άνθρωποι δεν έχουν διδαχθεί ή δεν τους έχει δοθεί η ευκαιρία να εξασκηθούν στις κατάλληλες τεχνικές επικοινωνίας.

Ξεκινήστε να επικοινωνείτε καλύτερα σήμερα

Κάθε χρόνο, οι επικοινωνιακές δεξιότητες βρίσκονται στην κορυφή του καταλόγου των δεξιοτήτων που ζητούν οι εργοδότες. Ο λόγος για αυτό είναι ότι η επικοινωνία είναι αυτό που διατηρεί τις επαγγελματικές και προσωπικές μας σχέσεις σε ομαλή λειτουργία. Είναι ο τρόπος με τον οποίο δείχνουμε ενδιαφέρον, καταλύουμε την αλλαγή και φέρνουμε τα πράγματα εις πέρας. Αυτός είναι αρκετός λόγος για να βελτιώσουμε και να συνεχίσουμε να βελτιώνουμε αυτές τις σημαντικές δεξιότητες. Ευτυχώς, όλοι μπορούμε να μάθουμε να επικοινωνούμε καλύτερα.

Η κατανόηση περισσότερων πληροφοριών σχετικά με τα στυλ επικοινωνίας θα σας βοηθήσει να ακουστείτε, ανεξάρτητα από τον συνομιλητή σας. Και αυτό είναι ένα ζωτικό μέρος της ηγεσίας των άλλων και του να τους βοηθήσετε να καταλάβουν την άποψή σας.

Να θυμάστε ότι οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν ένα μείγμα από στυλ επικοινωνίας και μπορεί να προσαρμόζονται ανάλογα με τη διάθεσή τους και την κατάσταση. Δουλειά σας ως επικοινωνιολόγος -και ηγέτης- είναι να βεβαιωθείτε ότι όλοι σας καταλαβαίνουν, ανεξάρτητα από το με ποιον έχετε να κάνετε. Όποιο κι αν είναι το στυλ σας, αν αναπτύξετε έναν τρόπο επικοινωνίας με την ομάδα σας που σας εξυπηρετεί, είστε στο δρόμο προς την επιτυχία της επιχείρησής σας.