Επιτύχετε μια υπέροχη κουλτούρα συναντήσεων σύμφωνα με την ομάδα σας

Εισαγωγή

Ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει 6 ώρες σε συσκέψεις. Οι διευθυντές ξοδεύουν κατά μέσο όρο περισσότερες από 23 ώρες την εβδομάδα σε συσκέψεις, και ο αριθμός αυτός αυξάνεται, σύμφωνα με έρευνα. Οι συσκέψεις είναι μια δραστηριότητα που απορροφά τόσο πολύ χρόνο και ενέργεια στο χώρο εργασίας. Λαμβάνουν λίγη σκέψη από πλευράς κουλτούρας και δεν καταβάλλεται αρκετή προσπάθεια για το πρόβλημα αυτό. Οι συσκέψεις είναι ένας από τους πιο κρίσιμους, αλλά παραγνωρισμένους τομείς της εταιρικής κουλτούρας.

Οι λόγοι για αυτή την έλλειψη προσοχής είναι πολλοί. Δεν υπάρχει σαφής διαδικασία για την αποτελεσματικότητά τους. Ο ενίοτε άτυπος χαρακτήρας της ανταλλαγής πληροφοριών της τελευταίας στιγμής. Η μελέτη των συνεδριάσεων είναι ευρεία και ποικίλη, αλλά δεδομένης της εξαιρετικά διαφορετικής φύσης των συνεδριάσεων, τείνουν να υπάρχουν λίγα αξιοποιήσιμα συμπεράσματα.

Στο Hybryd, αφιερώσαμε τον τελευταίο χρόνο στη βελτίωση των συναντήσεων σε οργανισμούς κάθε είδους. Μάθαμε από εκατοντάδες πειράματα και δοκιμές πώς κυλούν οι συσκέψεις. Παρακάτω παρατίθενται μερικά από τα βασικά μας συμπεράσματα.

Οι συνεδριάσεις διεξάγονται με τρόπο που θέτει την κουλτούρα σε προτεραιότητα

Η κουλτούρα είναι η ψυχή μιας εταιρείας, είναι το σύνολο των πεποιθήσεων και των συμπεριφορών που κατευθύνουν τους ανθρώπους στον τρόπο με τον οποίο ενεργούν και αλληλεπιδρούν. Κατά την ένταξη νέων μελών οι συναντήσεις είναι ο τρόπος με τον οποίο αλληλεπιδρά η ομάδα. Οι συσκέψεις είναι αυτές που δίνουν στα νέα μέλη της ομάδας σας τις καλύτερες ενδείξεις για την κουλτούρα σας. Εκεί που θα την παρατηρήσουν πραγματικά είναι στις συναντήσεις. Είναι ένα παράθυρο στον οργανισμό σας.

Πώς μπορούν οι συνεδριάσεις να ενισχύσουν την κουλτούρα;

• Γνωρίζουν οι προσκεκλημένοι σε μια συνάντηση περί τίνος πρόκειται;
• Γνωρίζουν ποιο είναι το αποτέλεσμα της συνάντησης;
• Ο επικεφαλής της συνεδρίασης μοιράζεται εγκαίρως τις πληροφορίες;
• Οι συμμετέχοντες αισθάνονται άνετα να μοιραστούν τις ιδέες τους;
• Είναι διαθέσιμα τα αποτελέσματα και οι αποφάσεις των συνεδριάσεων για τα άτομα που δεν πήγαν στη συνεδρίαση;
• Είναι προσβάσιμα μόνο σε μια επιλεγμένη ομάδα ανθρώπων;

Οι συναντήσεις ενισχύουν την κουλτούρα που θέλετε να οικοδομήσετε

Ενώ ορισμένες πρακτικές συνεδριάσεων σας απομακρύνουν από την επιθυμητή κουλτούρα, άλλες πρακτικές συνεδριάσεων ενισχύουν μια θετική κουλτούρα. Οι πελάτες ήρθαν σε εμάς επειδή θέλουν να βελτιώσουν τόσο τα αποτελέσματα όσο και την κουλτούρα. Οι εταιρείες συχνά εισήγαγαν νέες διαδικασίες συσκέψεων, συσκέψεις δομημένες με την ανώτατη ηγεσία και ένα γενικότερο πλαίσιο για τη σύσκεψη. Το πρόβλημα έγκειται στο να ενταχθεί η ομάδα σε αυτές τις διαδικασίες.

Το κλειδί για καλύτερα αποτελέσματα είναι να διευκολύνετε τα μέλη της ομάδας να υιοθετήσουν το πλαίσιο. Πρέπει να είναι σαφές, εύκολο στη χρήση και να υπάρχει όταν το χρειάζονται.

Ακολουθούν μερικές από τις βέλτιστες πρακτικές που θα σας βοηθήσουν να γίνετε ήρωας των συναντήσεων:

• Ορίστε έναν στόχο, βεβαιωθείτε ότι είναι συγκεκριμένος και εφαρμόσιμος.
• Ορίστε μια ατζέντα για να βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν παραλείπεται στις συνεδριάσεις.
• Οι ημερήσιες διατάξεις διασφαλίζουν επίσης ότι η ομάδα σας βρίσκεται στην ίδια σελίδα όταν αρχίζει η συνεδρίαση.
• Προεργασία όταν υπάρχουν κενά γνώσεων που πρέπει να καλυφθούν μέχρι την έναρξη της συνεδρίασης.
• Οι σημειώσεις, ακόμη και οι μικρές υπενθυμίσεις συμβάλλουν στην αύξηση της ανταλλαγής πληροφοριών σε ολόκληρη την εταιρεία.
• Η αντιστοίχιση σημειώσεων σε ενέργειες βοηθά στη λογοδοσία μεταξύ των συνεδριάσεων, ώστε να διασφαλιστεί η επιτυχία του έργου.

Μετά από τις πρώτες συναντήσεις με τη χρήση αυτού του συστήματος θα δείτε μια σημαντική αλλαγή τόσο στα αποτελέσματα όσο και στη δέσμευση των εργαζομένων. Η επιτυχία των στόχων και η υπευθυνότητα βοηθούν κάθε εταιρεία και την κουλτούρα της.

Πώς πρέπει να επηρεάζει η κουλτούρα σας τις συναντήσεις σας;

Η κουλτούρα σας θα πρέπει να καθοδηγεί τον τρόπο με τον οποίο εφαρμόζονται οι διαδικασίες των συναντήσεών σας και ο τρόπος διεξαγωγής των συναντήσεών σας. Στον νέο κόσμο της υβριδικής εργασίας οι ομάδες συχνά εργάζονται με μικτά μοντέλα. Είναι πιο σημαντικό από ποτέ να παρακολουθείτε προσεκτικά την κουλτούρα. Οι συσκέψεις που πραγματοποιούν οι ομάδες σας προσφέρουν πλήθος ευκαιριών για να εκφράσετε τις αξίες και τους στόχους που έχει η εταιρεία.

Ο σεβασμός του χρόνου όλων, η σαφής επικοινωνία και η εύκολη μεταφορά πληροφοριών είναι μερικοί μόνο από τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να υποστηρίξετε την κουλτούρα μέσω των συνεδριάσεων. Οι σαφείς στόχοι, οι ημερήσιες διατάξεις και η προεργασία είναι μερικά μόνο από τα σημαντικά εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν στην πορεία σας.