Ένας ολοκληρωμένος οδηγός για τη συμμόρφωση με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για το 2023

Εισαγωγή

Το 2021, το 91,9% των επιχειρήσεων αναμένει ότι το προσωπικό μάρκετινγκ θα χρησιμοποιεί τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Είναι σχεδόν αδύνατο για τις επιχειρήσεις σήμερα να επιβιώσουν χωρίς παρουσία στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Πρόκειται για μια ζωτικής σημασίας, άμεση μορφή αμφίδρομης επικοινωνίας που επιτρέπει την επαφή με πελάτες και υποψήφιους πελάτες και μπορεί να επιταχύνει την ανάπτυξη των επιχειρήσεων.

Αυτή η αύξηση της χρήσης των μέσων κοινωνικής δικτύωσης οδήγησε αναπόφευκτα σε αυστηρότερους κανόνες και κανονισμούς. Ως εκ τούτου, οι έμποροι πρέπει να γνωρίζουν τι κάνουν και να εργάζονται σκληρά για να αποφύγουν τους κινδύνους που μπορεί να τους φέρουν σε δύσκολη θέση.

Η συμμόρφωση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης με απλά λόγια σημαίνει την τήρηση των κανόνων κατά τη χρήση μιας πλατφόρμας μέσων κοινωνικής δικτύωσης για επικοινωνία. Ωστόσο, υπάρχουν και άλλα πράγματα. Υπάρχει ένα πολύπλοκο μείγμα κανόνων της πλατφόρμας, κανονισμών του κλάδου και τοπικών νόμων που πρέπει να τηρούνται.

Ποιοι είναι οι κίνδυνοι που συνδέονται με τη μη συμμόρφωση;

Η παραβίαση της συμμόρφωσης με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μπορεί να σημαίνει ζημιά στη φήμη, κανονιστικά πρόστιμα ή προσωπικό κίνδυνο για τις επιχειρήσεις. Ανάλογα με τον τύπο του κλάδου και την τοποθεσία, οι κίνδυνοι μπορεί να ποικίλλουν, αλλά σε γενικές γραμμές, εμπίπτουν στις ακόλουθες κατηγορίες:

Προστασία δεδομένων και ιδιωτικότητα

Είναι ζωτικής σημασίας να ενημερωθείτε για τους νόμους περί προστασίας δεδομένων και απορρήτου στις χώρες και τις περιοχές όπου εδρεύουν οι πελάτες σας. Υπάρχουν πολλές κοινές επικαλύψεις, οι οποίες περιλαμβάνουν την ασφαλή αποθήκευση των προσωπικών δεδομένων, τους περιορισμούς στην αποστολή ανεπιθύμητων μηνυμάτων και την ενημέρωση των πελατών για το πού και πώς θα αποθηκεύονται και θα χρησιμοποιούνται τα δεδομένα τους.

Εμπιστευτικότητα

Οι έμποροι πρέπει να κατανοήσουν τους κανονισμούς περί εμπιστευτικότητας στον κλάδο τους. Όταν συνεργάζονται με τον τομέα της εκπαίδευσης, τον χρηματοπιστωτικό τομέα ή τον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης, θα υπάρχουν αυστηροί κανόνες σχετικά με αυτό. Οι ρυθμιζόμενες βιομηχανίες θα πρέπει να έχουν αυστηρή, εσωτερική πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Κανόνες μάρκετινγκ

Οι νόμοι σχετικά με τα τρόφιμα, τα ναρκωτικά, το αλκοόλ και τον καπνό μπορεί να σημαίνουν ότι οι έμποροι θα πρέπει να είναι προσεκτικοί όταν δημοσιεύουν μηνύματα σχετικά με αυτά τα αντικείμενα. Επιπλέον, με την αύξηση των "ψεύτικων ειδήσεων", οι ισχυρισμοί που αποδεικνύονται αναληθείς μπορεί επίσης να αποτελούν κίνδυνο για τους εμπόρους. Το μάρκετινγκ στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης γύρω από τα χάπια απώλειας βάρους, οι ψεύτικες εγκρίσεις επιρροών και το COVID-19 μπορεί να καταλήξουν σε έρευνα.

Πρόσβαση και αρχειοθέτηση

Εάν εργάζεστε σε έναν ρυθμιζόμενο κλάδο, είναι σημαντικό να αρχειοθετείτε όλες τις επικοινωνίες για νομικούς λόγους. Σε ορισμένες χώρες, οι λογαριασμοί κυβερνητικών αξιωματούχων και υπηρεσιών δεν μπορούν να μπλοκάρουν ακόμη και τους πιο προβληματικούς χρήστες, καθώς θεωρείται ότι παραβιάζουν τους νόμους περί ελευθερίας του λόγου.

Τι γίνεται με τους κινδύνους για εσάς;

Είναι επίσης σημαντικό να προστατεύετε τον εαυτό σας στο διαδίκτυο. Στοιχεία όπως ο αριθμός τηλεφώνου σας που δημοσιοποιούνται για τους πελάτες σας μπορούν επίσης να γίνουν αντιληπτά από απατεώνες και spammers. Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε προστασία, όπως ένα προσαρμόσιμο σύστημα αναγνώρισης κλήσεων, για να εντοπίζετε τέτοιες εισερχόμενες κλήσεις.

Επειδή υπάρχει σύνδεση μεταξύ των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και της πρόσκλησης σε δράση, οι προσκλήσεις μπορούν να συνδεθούν με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και οι κίνδυνοι που σχετίζονται με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μπορούν σύντομα να μεταφερθούν. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η παρακολούθηση των τηλεφωνικών κλήσεων είναι σημαντική.

Είναι καλύτερο να αποφύγετε εντελώς τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης;

Καθόλου. Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι ένα σπουδαίο εργαλείο για την προώθηση των ανθρώπων στον ιστότοπό σας. Αν προσπαθήσετε να ενισχύσετε το SEO των κοινωνικών μέσων σας, μπορείτε πραγματικά να οδηγήσετε την επισκεψιμότητα προς τη σωστή κατεύθυνση. Εάν ο ιστότοπός σας είναι επίσης καλά βελτιστοποιημένος, μπορεί να είναι μια αμφίδρομη σχέση.

Σε αυτό το σημείο θα μπορούσατε να εξετάσετε το ενδεχόμενο ενός εργαλείου ελέγχου ιστότοπου. Ωστόσο, είναι ζωτικής σημασίας να παραμείνετε μπροστά από το παιχνίδι και να συνεχίσετε να επανεξετάζετε και να παρακολουθείτε τη συμμόρφωση.

(Στιγμιότυπο από το ranktracker.com)

Τι έρχεται το 2023

Όπως είπαμε, τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης εξακολουθούν να αποτελούν έναν εξαιρετικό τρόπο προσέλκυσης και επικοινωνίας με τους πελάτες/υποψήφιους πελάτες. Για να σχεδιάσετε τη στρατηγική συμμόρφωσης που ακολουθείτε εκ των προτέρων, είναι βασικό να γνωρίζετε ποιες αλλαγές αναμένεται να δούμε στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης το επόμενο έτος.

1. Αντίο μπισκότα

Το 2023 αναμένεται να σημάνει το τέλος του μπισκότου. Ενώ πολλοί χρήστες το καλωσορίζουν αυτό, υπάρχουν ανησυχίες σχετικά με τη διαφήμιση και τον τρόπο που θα λειτουργεί μετά. Έχοντας αυτό κατά νου, θα πρέπει να αρχίσετε να χτίζετε πραγματικές σχέσεις με τους πελάτες τώρα αντί να βασίζεστε στα cookies.

Δημιουργήστε θετικές σχέσεις και λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να προγραμματίσετε τις αλλαγές που μπορεί να σημαίνει αυτό όσον αφορά τους κανονισμούς και τη συμμόρφωση.

2. Το 2023 θα αυξηθεί η ζήτηση για ειλικρίνεια και ακεραιότητα. Οι κυβερνήσεις πιέζονται να πατάξουν τις αναλήθειες, οπότε αν βασίζεστε σε ψεύτικες ειδήσεις ή ψεύτικες μαρτυρίες, τώρα είναι η ώρα να αλλάξετε.
3. Αποκεντρωμένες πλατφόρμες κοινωνικής δικτύωσης. Αυτό μπορεί να αποτελέσει πρόκληση για τους κεντρικά ελεγχόμενους ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης (ή για τους μεγάλους παίκτες των κοινωνικών μέσων). Παραδοσιακά, ο ιδιοκτήτης της εταιρείας κοινωνικών μέσων ενημέρωσης καλούσε τους πυροβολισμούς, αλλά το 2023 θα δούμε τις μικρότερες, αποκεντρωμένες πλατφόρμες κοινωνικών μέσων ενημέρωσης να θέτουν τον χρήστη σε πιο ισχυρή θέση.

Αυτό θα μπορούσε να αναγκάσει τις παλαιότερες, μεγαλύτερες εταιρείες να λάβουν υπόψη τις επιθυμίες και τις ανάγκες των πελατών και μπορεί να οδηγήσει σε νέους κανόνες.

Πώς να διατηρήσετε τη συμμόρφωση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

(Εικόνα που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ελεύθερα από το Pexels)

Διεξαγωγή αξιολόγησης κινδύνων

Παρόλο που η αξιολόγηση κινδύνων δεν θα αποτρέψει κάθε ενδεχόμενο, θα σας βοηθήσει να προβλέψετε τι μπορεί να συμβεί, τους κινδύνους για την επιχείρησή σας και τι μπορείτε να κάνετε για να τους προλάβετε και να τους μετριάσετε.

Κατανοήστε τους κανονισμούς του κλάδου σας.

Οι μεγαλύτερες ρυθμιζόμενες βιομηχανίες θα έχουν πιθανότατα εσωτερικούς εμπειρογνώμονες συμμόρφωσης και θα πρέπει να είναι σε θέση να απαντήσουν σε τυχόν ερωτήσεις σχετικά με τη συμμόρφωση, οπότε είναι σημαντικό οι ομάδες μάρκετινγκ να συνεργάζονται στενά με εμπειρογνώμονες συμμόρφωσης.

Ελέγξτε ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε λογαριασμούς κοινωνικών μέσων

Ο έλεγχος του ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση και να δημοσιεύει στους λογαριασμούς κοινωνικής δικτύωσης της επιχείρησής σας αποτελεί σημαντικό μέρος της διατήρησης της συμμόρφωσης. Τα μέλη της ομάδας χρειάζονται τη σωστή εκπαίδευση για να έχουν πρόσβαση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και μπορεί να είναι πιθανό ένας ανώτερος ηγέτης της ομάδας να ελέγχει όλα τα μέσα πριν από την ανάρτησή τους για να διασφαλίσει την ποιότητα, την ακρίβεια και φυσικά τη συμμόρφωση. Η χορήγηση του κωδικού πρόσβασης σε πολλά μέλη της ομάδας δημιουργεί τον περιττό κίνδυνο τυχαίων ή κακόβουλων παραβιάσεων.

Το λογισμικό που σας βοηθά να διαχειρίζεστε όλα τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης σε ένα μέρος μπορεί να σας βοηθήσει σε αυτό. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένα σύστημα ανάθεσης εισιτηρίων, ώστε τα ερωτήματα να αποστέλλονται στον σωστό συντονιστή της ομάδας.

Παρακολούθηση λογαριασμών

Ανάλογα με τον κλάδο σας, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι πρέπει να απαντάτε σε σχόλια και άμεσα μηνύματα εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου. Ενδέχεται να έχετε την υποχρέωση να αναφέρετε τα σχόλια σε κάποιο ρυθμιστικό ή διοικητικό όργανο. Μπορεί ακόμη και να είστε υπεύθυνοι για τα σχόλια που αφήνουν άλλοι, εάν είναι παραπλανητικά. Για παράδειγμα, η αποδοχή μιας ψεύτικης μαρτυρίας και η εγκατάστασή της στη σελίδα σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ενώ γνωρίζετε ότι παραπλανά το κοινό.

Προσέξτε για αντιγραφείς ιστότοπους. Θα μπορούσαν να είναι ιστοσελίδες απατεώνων που έχουν δημιουργηθεί για να μαζέψουν τους οπαδούς σας, ιστοσελίδες θαυμαστών που δεν έχουν σκοπό να είναι κακόβουλες ή ιστοσελίδες που σκοπεύουν να προκαλέσουν ζημιά. Σε κάθε περίπτωση, ένας αντιγραφικός ιστότοπος μπορεί να παραβιάσει ηθελημένα ή αθέλητα τη συμμόρφωση και να βλάψει τη φήμη σας.

Βεβαιωθείτε ότι τυχόν ελεύθεροι επαγγελματίες ή εξωτερικοί φορείς, όπως πωλητές, δεν προβάλλουν υπερβολικούς ή ψευδείς ισχυρισμούς στους λογαριασμούς σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Οι εξωτερικοί οργανισμοί πρέπει να ενημερώνονται για τυχόν κανονισμούς που πρέπει να τηρεί ο κλάδος σας.

Αρχειοθετήστε τα πάντα

Πρέπει να αρχειοθετείτε όλες τις επικοινωνίες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης εάν δραστηριοποιείστε σε ρυθμιζόμενο κλάδο. Μπορείτε να αγοράσετε εξειδικευμένο λογισμικό, όπως ένα αυτοματοποιημένο πρόγραμμα ελέγχου συμμόρφωσης με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, για να το κάνετε αυτό για εσάς.

Διατηρήστε τακτική και ενημερωμένη την εκπαίδευση του προσωπικού

Για να διατηρήσουν τη συμμετοχή των χρηστών, τα χαρακτηριστικά των μέσων κοινωνικής δικτύωσης ενημερώνονται διαρκώς, και ως εκ τούτου, το ίδιο ισχύει και για τους κανονισμούς. Αυτό που ήταν αποδεκτό πέρυσι μπορεί να μην είναι πλέον, οπότε είναι σημαντικό να είστε ενήμεροι για τυχόν αλλαγές.

Η μεγαλύτερη αλλαγή που αναμένεται το 2023 είναι η ανάπτυξη της τεχνητής νοημοσύνης. Οι αυτόματες λεζάντες και το φιλτράρισμα των καταχρηστικών σχολίων έχουν ήδη εφαρμοστεί και εδώ είναι που πρέπει να είστε προσεκτικοί. Η αυτόματη λεζάντα δεν τα καταφέρνει πάντα σωστά, οπότε φροντίστε να ελέγχετε ξανά το κείμενο πριν δημοσιεύσετε.

Έχετε ενημερωμένες πολιτικές για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Αυτό το σημείο αναφοράς θα πρέπει να σχεδιαστεί έτσι ώστε να είναι σχετικό με τον κλάδο σας και να περιλαμβάνει όλους τους κανονισμούς. Αυτοί θα διαφέρουν από κλάδο σε κλάδο, αλλά θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στοιχεία:

• Πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Αυτή θα περιλαμβάνει κατευθυντήριες γραμμές, κανόνες και κανονισμούς και θα ενημερώνει τους χρήστες για το πώς να συμμορφώνονται.
• Πολιτική αποδεκτής χρήσης. Αυτή ενημερώνει τους χρήστες και τους θαυμαστές για το πώς να αλληλεπιδρούν μαζί σας με αποδεκτό τρόπο.
• Πολιτική απορρήτου. Αυτή ενημερώνει τους χρήστες για τον τρόπο με τον οποίο τα δεδομένα τους θα αποθηκεύονται, θα συλλέγονται και θα χρησιμοποιούνται.
• Πολιτική συμμόρφωσης με την επιρροή (όπου ισχύει). Οι επηρεαστές μπορεί να μην είναι τόσο ενήμεροι για τη συμμόρφωση όσο εσείς, ιδίως για τη συμμόρφωση που σχετίζεται με τον κλάδο, οπότε ενσωματώστε μια πολιτική συμμόρφωσης στη συμβατική σας συμφωνία. Οι κανονισμοί συμμόρφωσης θα τεθούν σε εφαρμογή το 2023 και θα πρέπει να ενημερώνεστε. Προσέξτε εάν βασίζεστε σε εργαλεία συγκατάθεσης δεδομένων τρίτων, καθώς ενδέχεται να μην είναι αρκετά ενημερωμένα για την περιοχή σας.

Πλήρης διαφάνεια

Ενημερώστε τους χρήστες όταν τρίτα μέρη πληρώνονται ή αποζημιώνονται για την προώθηση του προϊόντος ή της υπηρεσίας σας. Κατά παρόμοιο τρόπο, οι εργαζόμενοι που δημοσιεύουν αναρτήσεις της εταιρείας στους ιδιωτικούς τους λογαριασμούς θα πρέπει να αποκαλύπτουν ποιοι είναι.

Να έχετε μια εξαιρετική ομάδα εξυπηρέτησης πελατών

Αν είστε αρκετά τυχεροί ώστε να έχετε μεγάλο αριθμό χρηστών στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, είναι πιθανό να κατακλυστείτε από ερωτήματα, παράπονα και μηνύματα από ανθρώπους που χρειάζονται βοήθεια. Είναι σημαντικό να έχετε πίσω σας μια καλή ομάδα που θα χειρίζεται την επικοινωνιακή πλευρά των πραγμάτων με ευγενικό και επαγγελματικό τρόπο.

Από την άλλη πλευρά, έχετε κάνει ό,τι μπορείτε, αλλά δεν μπορείτε να προβλέψετε κάθε παραβίαση της συμμόρφωσης που μπορεί να συμβεί με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Σε περίπτωση που προκύψουν ζητήματα, είναι σημαντικό η ομάδα εξυπηρέτησης πελατών σας να είναι καλά εξοπλισμένη για να χειριστεί αποτελεσματικά κάθε κανονιστική παραβίαση.

Μια καλή ομάδα εξυπηρέτησης πελατών θα μπορούσε να είναι εσωτερική, αλλά η εξωτερική ανάθεση της ομάδας εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να είναι πιο αποδοτικός τρόπος και να μειώνει τον κίνδυνο συμμόρφωσης.

Τελικές σκέψεις

Η συμμόρφωση με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι μια συνεχής διαδικασία. Δεν αρκεί να το κάνετε και να το ξεχάσετε. Πρέπει να παρακολουθείτε τις αλλαγές στους κανόνες, τους κανονισμούς, τους νόμους και τα χαρακτηριστικά του λογισμικού για να παραμένετε συμβατοί. Με το 2023 να αναμένεται να φέρει μεγάλες αλλαγές στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, αυτό μπορεί να σημαίνει ανατροπή των κανόνων συμμόρφωσης.

Για να μείνετε μπροστά, σχεδιάστε μπροστά. Προσέξτε τις αλλαγές και να είστε έτοιμοι να εφαρμόσετε αλλαγές στις πολιτικές και τις πρακτικές σας.