6 έξυπνοι τρόποι για να βελτιώσετε τη λειτουργική αποδοτικότητα της εταιρείας σας

Εισαγωγή

Η λειτουργία μιας επιχείρησης δεν είναι για τους αδύναμους. Οι περισσότεροι από εμάς έχουμε βιώσει στιγμές που τα πράγματα μοιάζουν περιττά χαοτικά: μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν τελειώνουν ποτέ, συναντήσεις που θα μπορούσαν να είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εργασίες που φαίνεται να καταναλώνουν χρόνο χωρίς να προσφέρουν μεγάλη αξία.

Αν αυτό σας ακούγεται οικείο, δεν είστε οι μόνοι. Οι λειτουργικές ανεπάρκειες είναι σαν τις κρυφές διαρροές σε ένα πλοίο - μπορεί να φαίνονται μικρές στην αρχή, αλλά με την πάροδο του χρόνου θα βυθίσουν την παραγωγικότητά σας.

Τα καλά νέα είναι ότι δεν χρειάζεστε πλήρη επιχειρηματική αναμόρφωση για να διορθώσετε αυτά τα ζητήματα. Ακολουθούν έξι στρατηγικές για να κάνετε την εταιρεία σας να λειτουργεί σαν καλολαδωμένη μηχανή.

1. Βελτιστοποιήστε τη ροή εργασίας σας με αυτοματοποίηση

Να μια δυσάρεστη αλήθεια: οι περισσότερες εταιρείες σπαταλούν ώρες κάθε εβδομάδα σε εργασίες που θα μπορούσαν εύκολα να αυτοματοποιηθούν. Σκεφτείτε τις αναφορές που δημιουργείτε κάθε Παρασκευή ή τις επαναλαμβανόμενες απαντήσεις στα email που στέλνει η ομάδα σας. Τι θα γινόταν αν το λογισμικό μπορούσε να τα χειριστεί αυτά για εσάς;

Ρίξτε μια ματιά σε εργαλεία όπως το Zapier-συνδέειτις εφαρμογές σας και αυτοματοποιεί ροές εργασίας χωρίς καμία κωδικοποίηση. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύστημα όπου κάθε φορά που ένας πελάτης συμπληρώνει μια φόρμα στον ιστότοπό σας, τα δεδομένα του προστίθενται αυτόματα στο CRM σας. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά μειώνει επίσης την πιθανότητα ανθρώπινου λάθους.

2. Διορθώστε τις δυσχέρειες επικοινωνίας

Όλοι έχουμε βρεθεί εκεί: συσκέψεις που σέρνονται χωρίς σκοπό, ατελείωτες ειδοποιήσεις στο Slack και σημαντικές ενημερώσεις θαμμένες κάτω από ένα βουνό από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το κλειδί για να ξεπεραστεί αυτό είναι ο καθορισμός σαφών κανόνων επικοινωνίας. Χρησιμοποίησε το Slack αντί για το WhatsApp για συνομιλία σε πραγματικό χρόνο. Οτιδήποτε απαιτεί βαθύτερη σκέψη μπορεί να τεθεί σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Περιορίστε τις συναντήσεις σε 15 λεπτά με καθορισμένη ημερήσια διάταξη. Αν κάποιος χρειάζεται περισσότερο χρόνο, επιτρέψτε του να προγραμματίσει μια συνέχεια.

Ένα άλλο εργαλείο που αλλάζει το παιχνίδι είναι τα εργαλεία ασύγχρονης επικοινωνίας όπως το Loom, τα οποία σας επιτρέπουν να καταγράφετε βιντεοσκοπημένα μηνύματα αντί να προγραμματίζετε άλλη μια συνάντηση. Όταν οι άνθρωποι έχουν χρόνο να αφομοιώσουν τις πληροφορίες με τους δικούς τους όρους, λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις.

3. Αφήστε τα δεδομένα να οδηγήσουν τις αποφάσεις σας

Ξέρετε αυτό το συναίσθημα στο οποίο βασίζεστε μερικές φορές όταν παίρνετε μια απόφαση; Είναι χρήσιμο, αλλά δεν μπορεί να σας οδηγήσει μακριά. Αν θέλετε να βελτιώσετε την αποδοτικότητα, τα δεδομένα πρέπει να υποστηρίζουν τις επιλογές σας.

Ξεκινήστε απλά. Αν δεν χρησιμοποιείτε ήδη ένα εργαλείο όπως το Google Data Studio ή το Power BI, ήρθε η ώρα να το σκεφτείτε. Ακόμα και η παρακολούθηση μικρών μετρήσεων, όπως οι χρόνοι απόκρισης πελατών ή τα ποσοστά αναπήδησης του ιστότοπου, μπορεί να παράσχει πληροφορίες που δεν γνωρίζατε ότι χρειάζεστε.

4. Επενδύστε στην ανάπτυξη της ομάδας σας

Ας αλλάξουμε ταχύτητα για λίγο. Έχετε δουλέψει ποτέ κάπου που δεν επένδυε στην ανάπτυξή σας; Αισθάνεστε στασιμότητα, έτσι δεν είναι; Το ίδιο ισχύει και για την ομάδα σας. Αν οι υπάλληλοί σας δεν αισθάνονται ότι υποστηρίζονται ή ότι δεν προκαλούνται, η επιχειρησιακή σας αποδοτικότητα δέχεται πλήγμα.

Η αναβάθμιση της κατάρτισης δεν χρειάζεται να είναι δαπανηρή. Πλατφόρμες όπως το Coursera ή το Udemy προσφέρουν οικονομικά προσιτά μαθήματα για τα πάντα, από τη διαχείριση έργων έως την κωδικοποίηση.

Σκεφτείτε το εξής: τι θα γινόταν αν ενθαρρύνατε τη διατμηματική εκπαίδευση; Ένας ειδικός μάρκετινγκ που κατανοεί τη βασική κωδικοποίηση θα μπορούσε να επικοινωνήσει καλύτερα με την ομάδα ανάπτυξης και το αντίστροφο. Η οικοδόμηση μιας κουλτούρας μάθησης αποδίδει πάντα.

5. Υιοθέτηση της λιτής σκέψης

Ο όρος "lean" χρησιμοποιείται συχνά, αλλά στον πυρήνα του, αφορά ένα πράγμα: την περικοπή της σπατάλης. Σπατάλη δεν σημαίνει μόνο φυσικοί πόροι - είναι επίσης η σπατάλη χρόνου και προσπάθειας.

Μια απλή άσκηση που μπορείτε να δοκιμάσετε αύριο είναι ένας "έλεγχος αποβλήτων". Συγκεντρώστε την ομάδα σας και καταγράψτε βήμα προς βήμα τις διαδικασίες σας. Ρωτήστε τους: Πού τα πράγματα σας φαίνονται αργά ή περιττά; Η μετάβαση σε ένα εργαλείο βασισμένο στο cloud έλυσε το πρόβλημα αμέσως.

Οι αρχές του Lean δεν χρειάζεται να είναι συντριπτικές. Ξεκινήστε από τα μικρά, εντοπίζοντας μια αναποτελεσματική διαδικασία, βελτιώνοντάς την και προχωρώντας στην επόμενη. Με την πάροδο του χρόνου, αυτές οι μικρές αλλαγές καταλήγουν σε σημαντικά κέρδη.

6. Μείνετε μπροστά με τη συμμόρφωση και τη διαχείριση κινδύνων

Να κάτι που δεν σκέφτονται πολλοί όταν συζητούν για την αποδοτικότητα: η συμμόρφωση. Οι κανονισμοί μπορεί να φαίνονται σαν γραφειοκρατία, αλλά η αγνόησή τους μπορεί να οδηγήσει σε δαπανηρά πρόστιμα, ζημιά στη φήμη και λειτουργικό χάος.

Για παράδειγμα, η συμμόρφωση AML και KYC (καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και γνώση του πελάτη σας) είναι απαραίτητη στις χρηματοοικονομικές και τεχνολογικές βιομηχανίες. Η αυτοματοποίηση των ελέγχων συμμόρφωσης μέσω πλατφορμών όπως η Fenergo όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά εξασφαλίζει και ακρίβεια. Είναι σαν να έχετε ένα δίχτυ ασφαλείας που σας επιτρέπει να επικεντρωθείτε στην ανάπτυξη χωρίς να ανησυχείτε μήπως πέσετε θύμα των κανονισμών.

Αφιερώστε χρόνο για να επανεξετάσετε τις απαιτήσεις συμμόρφωσης του κλάδου σας. Η αυτοματοποίηση αυτών των διαδικασιών δεν έχει να κάνει μόνο με την αποφυγή κινδύνων - έχει να κάνει με το να δώσει στην ομάδα σας την ηρεμία να εργαστεί πιο αποτελεσματικά.

Ανακεφαλαιώνοντας

Η επιχειρησιακή αποδοτικότητα δεν έχει να κάνει με το να εργάζεσαι πιο σκληρά - έχει να κάνει με το να εργάζεσαι πιο έξυπνα. Εστιάζοντας στην αυτοματοποίηση, την καλύτερη επικοινωνία, τις αποφάσεις βάσει δεδομένων, την ανάπτυξη των εργαζομένων, τις λιτές πρακτικές και τη συμμόρφωση, θα οικοδομήσετε μια εταιρεία που θα είναι όχι μόνο παραγωγική αλλά και ανθεκτική.

Να θυμάστε ότι αυτές οι αλλαγές δεν θα συμβούν από τη μια μέρα στην άλλη. Διαλέξτε μια στρατηγική για να επικεντρωθείτε σε αυτόν τον μήνα και συνεχίστε από εκεί. Η αποτελεσματικότητα, εξάλλου, είναι ένα ταξίδι - όχι ένας προορισμός.