5 Αποτελεσματικά εργαλεία εσωτερικής επικοινωνίας για να βελτιώσετε τη ροή εργασιών της επιχείρησής σας

Εισαγωγή

Η λειτουργία μιας νεοσύστατης επιχείρησης χωρίς ένα σταθερό σύστημα επικοινωνίας μεταξύ των τμημάτων και των μελών της ομάδας μπορεί να είναι χαοτική.

Είναι σαν μια ορχήστρα χωρίς μαέστρο. Ο καθένας παίζει το όργανό του, αλλά ο ήχος δεν είναι αρμονικός.

Για να ολοκληρώνετε τα έργα εγκαίρως, χρειάζεστε ένα σύστημα επικοινωνίας που να τους κρατά όλους συγχρονισμένους. Ο ευκολότερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι η χρήση ενός εσωτερικού εργαλείου επικοινωνίας.

Τα περισσότερα εργαλεία εσωτερικής επικοινωνίας μπορούν να διεκπεραιώσουν εργασίες όπως η αποστολή μηνυμάτων κειμένου, η τηλεδιάσκεψη και ο προγραμματισμός έργων.

Παρόλα αυτά, μπορεί να είναι δύσκολο να επιλέξετε από τις διάφορες επιλογές στο διαδίκτυο.

Γι' αυτό αποφασίσαμε να συγκεντρώσουμε τα πέντε καλύτερα, σύμφωνα με τα βιβλία μας, εργαλεία εσωτερικής επικοινωνίας που εσείς και τα μέλη της ομάδας σας πρέπει να εξετάσετε.

Εφαρμογή άμεσων μηνυμάτων: Slack

Το Slack είναι μια εφαρμογή μηνυμάτων για επιχειρήσεις που συνδέει τους ανθρώπους με τις πληροφορίες που χρειάζονται.

Με έναν οργανωμένο χώρο που ονομάζεται "Κανάλια", η ομάδα σας μπορεί να έχει πρόσβαση σε οποιαδήποτε πληροφορία χρειάζεται, ανεξάρτητα από την τοποθεσία, τη ζώνη ώρας και την ευκολία της.

Ως εκ τούτου, η λήψη των σωστών αποφάσεων με ευκολία για τη στερέωση ενός εν εξελίξει έργου.

Η διεπαφή χρήστη είναι εύχρηστη, βοηθώντας τους χρήστες που χρησιμοποιούν την πλατφόρμα για πρώτη φορά να αποκτήσουν γρήγορα εμπειρία.

Οι χρήστες του Slack μπορούν να μοιράζονται αρχεία και να πραγματοποιούν φωνητικές και βιντεοκλήσεις, καθιστώντας το ένα φοβερό εργαλείο εσωτερικής επικοινωνίας.

Σας επιτρέπει επίσης να ενσωματώσετε λογισμικό και προσαρμοσμένες εφαρμογές απευθείας στο Slack. Βοηθώντας εσάς και την ομάδα σας να εξοικονομήσετε χρόνο και να μεταβείτε από τη μία εργασία στην άλλη.

Τιμολόγηση:

Δωρεάν πακέτο με περιορισμένες δυνατότητες

Business Plus Plan: $12,50/μήνα

Enterprise Grid (επαφή με τις πωλήσεις)

Χαρακτηριστικά που υποστηρίζουν την ομαδική επικοινωνία

• Κανάλια: Το Slack σας βοηθά να δημιουργήσετε έναν χώρο όπου μπορείτε να επικοινωνείτε με τα μέλη της ομάδας σας για ένα πράγμα, απλά για να είναι όλοι στην ίδια σελίδα.

Πλεονεκτήματα: Μπορείτε να δημιουργήσετε κανάλια για συγκεκριμένα θέματα, ομάδες ή έργα για να διατηρείτε τις συζητήσεις οργανωμένες και εύκολα προσβάσιμες. Τα κανάλια μπορούν να είναι είτε δημόσια είτε ιδιωτικά.

Μειονεκτήματα: Το Slack διαθέτει πολλούς τρόπους για να σας ειδοποιεί όταν έχετε ένα ή περισσότερα νέα μηνύματα, δημιουργώντας αυτό το σκανδαλιστικό αποτέλεσμα για να δείτε τι συμβαίνει.

• Άμεση αποστολή μηνυμάτων: Αυτό είναι μια μικρότερη συζήτηση στο Slack που συμβαίνει εκτός των καναλιών.

Πλεονεκτήματα: Ορισμένες συζητήσεις δεν είναι γραφτό να είναι γενικές. Μπορείτε να γλιστρήσετε κατευθείαν στα DM τους και να στείλετε ιδιωτικά μηνύματα σε μέλη της ομάδας για συζητήσεις ένας προς έναν.

Μειονεκτήματα: Το ιστορικό των μηνυμάτων σας θάβεται.

• Κοινή χρήση αρχείων: Μπορείτε να μοιράζεστε έγγραφα, εικόνες, βίντεο και άλλα αρχεία απευθείας στις συζητήσεις του Slack.

Πλεονεκτήματα: Είναι εύκολο να μοιράζεστε και να συνεργάζεστε με κάποιον σε πραγματικό χρόνο. Αυτό είναι εξαιρετικό για όταν χρειάζεστε άμεση απάντηση σχετικά με μια προθεσμία.

Μειονεκτήματα: Υπάρχει ελάχιστη αποθήκευση αρχείων, επειδή έχετε μόνο τόσο αποθηκευτικό χώρο όσο πληρώνετε ως εταιρεία. Το Slack διαγράφει αργά τα αρχεία με την πάροδο του χρόνου.

• Ενσωματώσεις: Το Slack έχει καταστήσει δυνατή την αποτελεσματική συνεργασία των εργαζομένων με άλλο λογισμικό.

Πλεονεκτήματα: Το Slack μπορεί να συνδεθεί με άλλες εφαρμογές ή λογισμικό (π.χ. Google Drive, Trello και GitHub) για τη συγκέντρωση πληροφοριών και την αυτοματοποίηση διαδικασιών.

Μειονεκτήματα: Με τόσες πολλές δυνατότητες και ενσωματώσεις, το Slack μπορεί να είναι συντριπτικό για τους νέους χρήστες. Μπορεί να χρειαστεί κάποιος χρόνος για να συνηθίσουν όλες τις λειτουργίες και να μάθουν πώς να τις χρησιμοποιούν αποτελεσματικά.

• Κλήσεις βίντεο και φωνής: Με το Slack, μπορείτε να κάνετε συνομιλίες σε πραγματικό χρόνο με τα μέλη της ομάδας σας μέσω βίντεο και φωνητικών κλήσεων για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας.

Πλεονεκτήματα: Εύκολο στη χρήση.

Μειονεκτήματα: Κατά την πραγματοποίηση κλήσεων βίντεο ή φωνής μέσα από το Slack, οι χρήστες ενδέχεται να παρατηρήσουν κάποια προβλήματα με αργές απαντήσεις από το άτομο που λαμβάνει την κλήση.

Πλατφόρμα Intranet: Microsoft SharePoint

Το Microsoft SharePoint αποκαλύπτει έναν εύκολο τρόπο συνεργασίας και ανταλλαγής πληροφοριών με την ομάδα σας.

Χρησιμοποιείται από πάνω από 190 εκατομμύρια ανθρώπους σε όλο τον κόσμο, το SharePoint μεταμορφώνει τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας θα συνδέεται, θα επικοινωνεί και θα συνεργάζεται.

Το Microsoft SharePoint είναι μια διαδικτυακή πλατφόρμα συνεργασίας και διαχείρισης εγγράφων που συνεργάζεται με διάφορες εφαρμογές, για την αποθήκευση εγγράφων και την επικοινωνία πληροφοριών σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Με την υψηλή ευελιξία του, οι οργανισμοί χρησιμοποιούν το SharePoint για να δημιουργήσουν ένα intranet (ή εσωτερικό σύστημα διαδικτύου) το οποίο λειτουργεί όπως κάθε άλλος ιστότοπος, για κάθε έργο, ομάδα, τμήμα και τμήμα.

Μπορούν να δημιουργηθούν υποσελίδες για ένα συγκεκριμένο τμήμα ή ομάδα. Μέσω αυτών των κεντρικών, ασφαλών χώρων οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση, να μοιράζονται και να επεξεργάζονται έγγραφα.

Χαρακτηριστικά που υποστηρίζουν την ομαδική συνεργασία και την κοινή χρήση εγγράφων

• Εξωτερική κοινή χρήση αρχείων και περιεχομένου:

Το SharePoint επιτρέπει την αποθήκευση εγγράφων και φακέλων με εξωτερικούς χρήστες, παρέχοντάς τους ελεγχόμενη πρόσβαση.

Πλεονεκτήματα: Το SharePoint εξοικονομεί χρόνο. Μπορείτε εύκολα να έχετε πρόσβαση σε κοινόχρηστα αρχεία και έγγραφα.

Μειονεκτήματα: Θα μπορούσατε να αντιμετωπίσετε προβλήματα ασφαλείας.

• Διαχείριση περιεχομένου: Το SharePoint οργανώνει και διαχειρίζεται περιεχόμενο χρησιμοποιώντας βιβλιοθήκες, λίστες, μεταδεδομένα, διαχείριση αρχείων και πολιτικές διατήρησης.

Επίσης, τα έγγραφα μπορούν να περάσουν από μια διαδικασία έγκρισης για τη διατήρηση της ποιότητας και των προτύπων συμμόρφωσης.

Πλεονεκτήματα: Το SharePoint επιτρέπει στην ομάδα σας να αποθηκεύει και να συλλέγει πολύτιμα οργανωτικά δεδομένα και έγγραφα.

Μειονεκτήματα: Παρόλο που το περιβάλλον εργασίας του SharePoint είναι εύκολο στη χρήση, θα μπορούσε να απαιτήσει αρκετή εκπαίδευση για να διασφαλιστεί ότι η ομάδα σας το χρησιμοποιεί σωστά.

• **Τοποθεσίες της ομάδας: **Το SharePoint παρέχει ένα μέρος για ομάδες χρηστών για να προβάλλουν και να συνεργάζονται σε περιεχόμενο, δεδομένα και ειδήσεις.

Πλεονεκτήματα:

• Η ομάδα σας μπορεί να συνεργάζεται σε περιεχόμενο και δεδομένα και να επεξεργάζεται έγγραφα ταυτόχρονα.

Μειονεκτήματα:

• Μπορεί να είναι δύσκολο για τους μη τεχνικούς χρήστες να το ρυθμίσουν και να το προσαρμόσουν.
• Τοποθεσίες επικοινωνίας: Μοιραστείτε και επικοινωνήστε μηνύματα μεταξύ οργανισμών με προσαρμόσιμες, δυναμικές υπο-θέσεις.

Πλεονεκτήματα:

• Αποτελεσματική για τη μετάδοση μηνυμάτων και πληροφοριών σε όλους τους οργανισμούς.
• Επιτρέπει δυναμικές και επώνυμες υποσελίδες.
• Ενσωμάτωση με άλλες εφαρμογές του Office 365 για ολοκληρωμένη επικοινωνία.

Μειονεκτήματα:

• Η δημιουργία και η συντήρηση διαφορετικών υποσελίδων μπορεί να απαιτεί κάποια τεχνική εμπειρογνωμοσύνη.
• Πρόσβαση σε εφαρμογές για κινητά για να διασφαλίζεται η συνεργασία από τα μέλη της ομάδας, οπουδήποτε.

Πλεονεκτήματα:

• Εξασφαλίζει τη συνεργασία εν κινήσει για τα μέλη της ομάδας που χρησιμοποιούν συσκευές Android, iOS και Windows.
• Οι εφαρμογές για κινητά παρέχουν πρόσβαση σε ενδοδίκτυα, ομαδικές τοποθεσίες και περιεχόμενο.

Μειονεκτήματα:

• Οι εφαρμογές για κινητά ενδέχεται να μην προσφέρουν τα ίδια χαρακτηριστικά και τις ίδιες λειτουργίες με την έκδοση για υπολογιστές.
• Αυτοματοποιήστε τις επιχειρηματικές διαδικασίες δημιουργώντας ειδοποιήσεις και ροές εργασίας.

Πλεονεκτήματα:

• Βελτιστοποιεί και αυτοματοποιεί τις ροές εργασίας και τις ειδοποιήσεις.
• Βοηθά στη βελτίωση της παραγωγικότητας και της συνέπειας των επιχειρηματικών διαδικασιών.
• Ενσωμάτωση με το Power Automate για εκτεταμένες δυνατότητες αυτοματοποίησης.

Μειονεκτήματα:

• Η ρύθμιση πολύπλοκων ροών εργασίας μπορεί να απαιτεί τεχνική εμπειρογνωμοσύνη.
• Λειτουργίες αναζήτησης που βοηθούν στην εμφάνιση σχετικών ατόμων και σημαντικού περιεχομένου.

Πλεονεκτήματα:

• Ισχυρές δυνατότητες αναζήτησης για την εύρεση σχετικών ατόμων και περιεχομένου.
• Βοηθά στον γρήγορο εντοπισμό σημαντικών πληροφοριών και πόρων.
• Εξατομικευμένα αποτελέσματα αναζήτησης για τους χρήστες.

Μειονεκτήματα:

• Η καταλληλότητα της αναζήτησης μπορεί μερικές φορές να είναι δύσκολο να ρυθμιστεί λεπτομερώς για συγκεκριμένες ανάγκες.

Λογισμικό διαχείρισης έργων: ClickUp

Το ClickUp είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργων "όλα-σε-ένα" που προσφέρει λύσεις για τις ομάδες ώστε να χειρίζονται όλους τους τύπους εργασιών, να συνεργάζονται σε εργασίες και να απλοποιούν τις ροές εργασίας τους.

Παρέχετε μια ευχάριστη εμπειρία στα μέλη της ομάδας σας, ώστε να εργάζονται αποτελεσματικά και να παράγουν καλά αποτελέσματα.

Με την ευέλικτη υποδομή ιεραρχίας της, η ομάδα σας μπορεί να οργανώνει έργα, να διαχειρίζεται εργασίες και υποεργασίες και να παρακολουθεί τους στόχους, όλα με την άνεσή της.

Ενσωματώνοντας πάνω από 1.000+ εργαλεία εργασίας, όπως το Slack, το Google Drive, το Figma και το Loom, μπορείτε να επιταχύνετε τη διαδικασία διαχείρισης έργων και να φέρετε την ομάδα σας ένα βήμα πιο κοντά στο στόχο της.

Το ClickUp σας έχει καλύψει με ένα εύρος τιμών για να απολαμβάνετε το καλύτερο από όλα και να αυξάνετε την παραγωγικότητα.

Τιμολόγηση

Free Forever Plan (καλύτερο για προσωπική χρήση)

Απεριόριστο πρόγραμμα (καλύτερο για μικρές ομάδες) -

$7/μέλος ανά μήνα.

Business Plan (καλύτερο για μεσαίου μεγέθους ομάδες) - $12/μέλος ανά μήνα.

**Enterprise Plan ** (καλύτερο για πολλές μεγάλες ομάδες) - Επικοινωνήστε με τις πωλήσεις

Ενσωμάτωση της επικοινωνίας στις ροές εργασίας διαχείρισης έργων

• Οργανώστε τα έργα σας στο ClickUp δημιουργώντας χώρους και φακέλους. Αυτό θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον για την εργασία σας.

Πλεονεκτήματα:

• Καθορίζει μια σαφή και οργανωμένη δομή έργου.
• Εργαστείτε μεταξύ διαφορετικών έργων και χώρων εργασίας.

Μειονεκτήματα:

• Μπορεί να είναι πολύπλοκο για τους χρήστες που το χρησιμοποιούν για πρώτη φορά λόγω των πολλών επιλογών.
• Για επικοινωνία, χρησιμοποιήστε την ενότητα σχολίων για να συζητήσετε λεπτομέρειες, να παρέχετε ενημερώσεις και να κάνετε ερωτήσεις. Μπορείτε επίσης να αναφέρετε τα μέλη της ομάδας για να τραβήξετε την προσοχή τους.

Πλεονεκτήματα:

• Ενθαρρύνει εστιασμένες συζητήσεις στο πλαίσιο συγκεκριμένων εργασιών.
• Βοηθά στην κατεύθυνση της επικοινωνίας στα σωστά άτομα.
• Όλη η επικοινωνία συνδέεται με το πλαίσιο του έργου.

Μειονεκτήματα:

• Μπορεί να γίνει συντριπτική αν δεν γίνει σωστή διαχείριση, ειδικά σε μεγάλα έργα.
• Προσαρμόστε την προβολή των εργασιών σας στο ClickUp, με βάση τις απαιτήσεις του έργου σας και το στυλ επικοινωνίας σας. Επιλέξτε ανάμεσα σε λίστες, πίνακες ή ημερολόγια για να βρείτε την προβολή που σας ταιριάζει καλύτερα.

Πλεονεκτήματα:

• Επιλέξτε την προβολή (λίστες, πίνακες, ημερολόγια) που ταιριάζει στη ροή εργασιών σας.
• Οραματιστείτε την εργασία με τρόπο που να έχει το μεγαλύτερο νόημα για την ομάδα σας.
• Φίλτρα και επιλογές ταξινόμησης για τη λεπτομερή ρύθμιση των προβολών εργασιών.

Μειονεκτήματα:

• Η καμπύλη εκμάθησης κατά τη ρύθμιση και διαμόρφωση των προβολών, ειδικά για τους νέους χρήστες.
• Εάν η παρακολούθηση του χρόνου είναι σημαντική για το έργο σας, επωφεληθείτε από τη λειτουργία παρακολούθησης χρόνου του ClickUp. Αυτό θα σας επιτρέψει να καταγράφετε τις ώρες εργασίας και να διατηρείτε τη διαφάνεια όσον αφορά την προσπάθεια που καταβάλλεται στο έργο.

Πλεονεκτήματα:

• Εύκολη παρακολούθηση και αναφορά των ωρών εργασίας για καλύτερη διαχείριση του έργου.
• Ενσωμάτωση με εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου ή τον ενσωματωμένο χρονοδιακόπτη του ClickUp.
• Πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο κατανομής του χρόνου μεταξύ εργασιών και έργων.

Μειονεκτήματα:

• Απαιτεί πειθαρχία για τη συνεπή παρακολούθηση του χρόνου, την οποία ορισμένα μέλη της ομάδας μπορεί να θεωρούν δυσκίνητη.
• Οι προηγμένες δυνατότητες παρακολούθησης χρόνου ενδέχεται να είναι περιορισμένες σε σύγκριση με τα ειδικά εργαλεία παρακολούθησης χρόνου.

Εργαλείο τηλεδιάσκεψης: Zoom

Το Zoom είναι ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία λογισμικού τηλεδιάσκεψης στην αγορά που συνδέει ανθρώπους, προωθεί τη συνεργασία και διευκολύνει την παραγωγικότητα.

Το Zoom είναι μια πλατφόρμα τηλεδιάσκεψης βασισμένη στο cloud για να συναντάτε εικονικά συναδέλφους είτε μόνο με βίντεο είτε μόνο με ήχο ή και με τα δύο, όταν οι προσωπικές συναντήσεις δεν είναι δυνατές.

Είναι ένα απαραίτητο εργαλείο για μικρές, μεσαίες και μεγάλες ομάδες που θέλουν να διατηρούν επαφή και να συνεχίζουν τις καθημερινές τους ροές εργασίας με ελάχιστες διακοπές.

Με τις εύκολες στη χρήση λειτουργίες του, που κυμαίνονται από: συναντήσεις ένας προς έναν, ομαδικές βιντεοδιασκέψεις, κοινή χρήση οθόνης και εγγραφή, εσείς και η ομάδα σας θα αξιοποιήσετε στο έπακρο την αποτελεσματική χάραξη στρατηγικής και θα καταλήξετε σε ένα επιθυμητό συμπέρασμα για κάθε έργο εισαγωγής.

Τιμολόγηση

Βασικό πρόγραμμα - Δωρεάν πρόγραμμα το οποίο περιλαμβάνει ομαδικές συναντήσεις με 100 συμμετέχοντες διάρκειας 40 λεπτών.

Pro Plan - $15,99/£11,99 το μήνα, που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα προσωπικό αναγνωριστικό σύσκεψης για επαναλαμβανόμενες συσκέψεις Zoom και να καταγράφετε συσκέψεις για 30 ώρες, με αποθήκευση 5 GB στο cloud.

Business Plan - $19,99/£15,99 ανά μήνα. Μπορείτε να δώσετε το σήμα σας στις συνεδριάσεις Zoom με ματαιόδοξες διευθύνσεις URL και εταιρικά σήματα, ενώ οι συνεδριάσεις Zoom καταγράφονται. Διαθέτει χρονικά όρια 30 ωρών για έως 300 συμμετέχοντες, με 5 GB αποθήκευσης στο cloud.

Business Plus - Κόστος $25,00 ανά μήνα με ελάχιστο αριθμό 10 χρηστών. Συνεδριάσεις διάρκειας 30 ωρών, 10 GB αποθηκευτικού χώρου στο cloud και έως 300 συμμετέχοντες.

_ Πηγή: Πηγή: Zoom_

Enterprise Plan - Αυτή η βαθμίδα προορίζεται για επιχειρήσεις με 1.000+ υπαλλήλους και θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το τμήμα πωλήσεων για να καθορίσετε την τιμή.

Βέλτιστες πρακτικές για τη διεξαγωγή παραγωγικών εικονικών συνεδριάσεων

• Ορίστε μια ατζέντα: Μοιραστείτε εκ των προτέρων μια σαφή ημερήσια διάταξη, στην οποία περιγράφονται οι στόχοι της συνάντησης και τα θέματα που θα συζητηθούν. Αυτό βοηθά τους συμμετέχοντες να προσέλθουν προετοιμασμένοι.
• Προγραμματίστε με σύνεση: Επιλέξτε ώρες συνεδριάσεων που εξυπηρετούν όλους τους συμμετέχοντες και διατηρήστε τη διάρκεια της συνεδρίασης όσο το δυνατόν συντομότερη, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι καλύπτονται όλα τα βασικά σημεία.
• Τεχνολογία δοκιμής: Βεβαιωθείτε ότι ο λογαριασμός Zoom και ο εξοπλισμός σας λειτουργούν σωστά πριν από τη συνάντηση. Δοκιμάστε την κάμερα, το μικρόφωνο και τη σύνδεση στο διαδίκτυο.
• Ενεργοποιήστε τους συμμετέχοντες: Ενθαρρύνετε την ενεργό συμμετοχή κάνοντας ερωτήσεις, χρησιμοποιώντας δημοσκοπήσεις ή επιτρέποντας στους συμμετέχοντες να μοιραστούν τις οθόνες τους ή να αποσιωπηθούν όταν είναι απαραίτητο.
• Σίγαση όταν δεν μιλάτε: Κρατήστε το μικρόφωνό σας σε σίγαση όταν δεν μιλάτε για να ελαχιστοποιήσετε το θόρυβο του περιβάλλοντος και τους περισπασμούς.
• Ηχογράφηση: Ηχογραφήστε τη συνάντηση για όσους δεν μπορούν να παρευρεθούν και μοιραστείτε την ηχογράφηση αργότερα για αναφορά.
• Ιστορικό: Επιλέξτε ένα επαγγελματικό ή ουδέτερο φόντο για να διατηρήσετε μια κομψή εμφάνιση.

Σουίτες συνεργασίας: Notion

Η Notion έχει αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο εργάζονται οι ομάδες με την ευέλικτη, φιλική προς το χρήστη και προσαρμόσιμη σουίτα συνεργασίας της, δίνοντας τη δυνατότητα στις ομάδες να είναι πιο παραγωγικές, οργανωμένες και δημιουργικές.

Είναι κάτι περισσότερο από ένα απλό εργαλείο.

Το Notion είναι ένα σύνθετο εργαλείο "όλα σε ένα" που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διάφορους σκοπούς: σημειώσεις, διαχείριση εργασιών, διαχείριση γνώσεων και διαχείριση βάσεων δεδομένων. Αυτό είναι ένα χαρακτηριστικό που το κάνει να ξεχωρίζει - Ευελιξία.

Με τη διεπαφή drag-and-drop, το Notion παρέχει στους χρήστες πρότυπα για να προσαρμόσουν το χώρο εργασίας τους στις ανάγκες τους και να ξεκινήσουν γρήγορα.

Ως μία από τις πιο ισχυρές πλατφόρμες συνεργασίας, οι χρήστες μπορούν να αναθέτουν εργασίες, να ορίζουν προθεσμίες, να παρακολουθούν την πρόοδο των εν εξελίξει έργων ή ακόμη και να διαχειρίζονται μια ολόκληρη εταιρεία, ακριβώς όπως θέλουν.

Η ισχυρή λειτουργία αναζήτησης επιτρέπει στους χρήστες με μεγάλο όγκο δεδομένων να αναζητούν μια συγκεκριμένη σημείωση, εργασία ή καταχώρηση στη βάση δεδομένων για να την βρουν, μέσα σε δευτερόλεπτα.

Ακολουθούν 5 τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Notion στη δουλειά:

• Παρακολούθηση στόχων
• Δημιουργία συστημάτων σχεδιασμού
• Αυτοματοποίηση με χρήση API
• Παρακολούθηση και διαχείριση περιεχομένου
• Διαχείριση σύνθετων έργων

Τιμολόγηση

Δωρεάν σχέδιο: για ένα άτομο που θέλει να οργανώσει κάθε γωνιά της ζωής και της εργασίας του

Τιμή: Τιμή: Δωρεάν

Plus Plan: Plan: Το καλύτερο για μικρές ομάδες που θέλουν ένα εργαλείο σχεδιασμού και οργάνωσης.

Τιμή: $8 ανά χρήστη ανά μήνα/ με ετήσια χρέωση ($10 ανά χρήστη/ με μηνιαία χρέωση)

Επιχειρηματικό σχέδιο: Καλύτερα για εταιρείες που χρησιμοποιούν το Notion για να συνδέσουν διάφορες ομάδες και εργαλεία.

Τιμή: $15 ανά χρήστη/μήνα με ετήσια χρέωση ( $18 με μηνιαία χρέωση)

_ Πηγή: Πηγή: Notion_

**Επιχείρηση: **Προηγμένοι έλεγχοι και υποστήριξη για τη λειτουργία ολόκληρου του οργανισμού σας.

**Τιμή: **Επικοινωνήστε με την ομάδα πωλήσεων

**Χαρακτηριστικά που υποστηρίζουν την ομαδική συνεργασία **

• Συνεργασία σε πραγματικό χρόνο: Αυτό διευκολύνει τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο.

Πλεονεκτήματα:

• Πολλοί χρήστες μπορούν να εργάζονται ταυτόχρονα σε ένα έγγραφο.
• Εύκολη επικοινωνία εντός των εγγράφων.
• Παρακολούθηση αλλαγών και επαναφορά σε προηγούμενες εκδόσεις.

Μειονεκτήματα:

• Απαιτείται σύνδεση στο διαδίκτυο για συνεργασία σε πραγματικό χρόνο.
• Περιορίζεται σε χρήστες με λογαριασμούς Notion.
• Κοινόχρηστος χώρος εργασίας: Το Notion σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν κοινόχρηστο χώρο εργασίας για την ομάδα σας, για επιλεγμένα άτομα ή για ολόκληρο τον ιστό, διευκολύνοντας την οργάνωση και την πρόσβαση σε πληροφορίες συλλογικά, στις σελίδες που επεξεργάζεστε.

Πλεονεκτήματα:

• Μπορείτε να δημιουργήσετε κοινόχρηστους χώρους εργασίας προσαρμοσμένους στις ανάγκες σας.
• Όλες οι πληροφορίες που σχετίζονται με την ομάδα βρίσκονται σε ένα μέρος.
• Εκχωρήστε δικαιώματα για να ελέγχετε ποιος μπορεί να προβάλλει και να επεξεργάζεται περιεχόμενο.

Μειονεκτήματα:

• Δυσκολία στην εκμάθηση εγκατάστασης και προσαρμογής.
• Δωρεάν περιορισμοί στο μέγεθος του χώρου εργασίας.
• Βάση δεδομένων και πρότυπα: Μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη βάση δεδομένων και να προσαρμόσετε το χώρο εργασίας σας με πρότυπα για να διαχειρίζεστε έργα, εργασίες και άλλες πληροφορίες συνεργατικά.

Πλεονεκτήματα:

• Εύκολη οργάνωση και φιλτράρισμα δεδομένων.
• Ένα ευρύ φάσμα προτύπων για διάφορες περιπτώσεις χρήσης.
• Δημιουργία προτύπων που ανταποκρίνονται σε συγκεκριμένες ανάγκες.

Μειονεκτήματα:

• Η αρχική ρύθμιση της βάσης δεδομένων μπορεί να είναι χρονοβόρα.
• Τα πρότυπα ενδέχεται να μην καλύπτουν πολύ εξειδικευμένες απαιτήσεις
• Διαχείριση εργασιών: Οι λειτουργίες διαχείρισης εργασιών και έργων του Notion επιτρέπουν στις ομάδες να παρακολουθούν την πρόοδο και να αναθέτουν εργασίες στα μέλη της ομάδας.

Πλεονεκτήματα:

• Οπτικοποιήστε εργασίες και έργα με πίνακες.
• Απλή διαχείριση εργασιών με πλαίσια ελέγχου.
• Παρακολουθήστε τις προθεσμίες.

Μειονεκτήματα:

• Ορισμένοι χρήστες προτιμούν ειδικά εργαλεία διαχείρισης εργασιών για πιο προηγμένες λειτουργίες.
• Η διαχείριση εργασιών μπορεί να είναι λιγότερο διαισθητική για όσους είναι νέοι στο Notion.
• Ενσωμάτωση με εργαλεία: Το Notion προσθέτει ένα ευρύ φάσμα εφαρμογών και εργαλείων, όπως το Slack, το Google Drive και άλλα, για τον εξορθολογισμό των ροών εργασίας.

Πλεονεκτήματα:

• Υποστηρίζει διάφορες ενσωματώσεις μέσω εφαρμογών τρίτων και του Zapier.
• Πρόσβαση API για προσαρμοσμένες ενσωματώσεις.
• Επέκταση αποκόπτη ιστού για γρήγορη σύλληψη περιεχομένου.

Μειονεκτήματα:

• Περιορισμένες ενσωματωμένες ενσωματώσεις σε σύγκριση με εξειδικευμένα εργαλεία.
• Ορισμένες ενσωματώσεις ενδέχεται να απαιτούν ένα πρόγραμμα επί πληρωμή ή υπηρεσίες τρίτων.

Παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την επιλογή ενός εργαλείου εσωτερικής επικοινωνίας

Τώρα που είστε εξοικειωμένοι με αυτά τα εργαλεία, η επιλογή του εργαλείου που θα χρησιμοποιήσετε είναι εξαιρετικά σημαντική.

Η επιλογή του καλύτερου εργαλείου για την επιχείρησή σας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τους στόχους σας και το μέγεθος των ανθρώπων στους οποίους θέλετε να απευθυνθείτε.

Επομένως, καθώς η ομάδα σας αυξάνεται, αυξάνεται και η ανάγκη για την εξεύρεση εργαλείων επικοινωνίας και τεκμηρίωσης υψηλής ποιότητας, για τη διευκόλυνση και τη βελτίωση της αλληλεπίδρασης της ομάδας, η οποία αποτελεί βασικό παράγοντα της αγοράς για τη διευκόλυνση των συνεχιζόμενων έργων.

Πώς μπορείτε λοιπόν να επιλέξετε το κατάλληλο εργαλείο για την επιχείρησή σας;

Επιχειρηματικές ανάγκες και στόχοι

Όταν επιλέγετε ένα εργαλείο επικοινωνίας, πρόκειται πρωτίστως για την επίλυση ενός προβλήματος, αλλά για ορισμένες επιχειρήσεις μπορεί να διαφέρει.

Κάποιοι μπορεί να χρειάζονται ένα εργαλείο κυρίως για συνομιλία σε πραγματικό χρόνο, για να διευκολύνουν την επικοινωνία, ενώ άλλοι μπορεί να χρειάζονται μια προηγμένη λειτουργία, όπως η διαχείριση έργων, η κοινή χρήση εγγράφων ή η τηλεδιάσκεψη.

Ό,τι κι αν είναι αυτό, η κατανόηση των επιχειρηματικών σας αναγκών ευθυγραμμίζεται επίσης με τον στόχο σας να αποκτήσετε αυτά τα εργαλεία, είτε για να αυξήσετε την παραγωγικότητα, είτε για να διευκολύνετε την επικοινωνία, είτε για να βελτιώσετε τη ροή εργασιών.

Φιλικότητα προς το χρήστη

Μια περίπλοκη διεπαφή θα εμποδίσει την υιοθέτηση και θα αναιρέσει την ιδέα ότι πρόκειται για λύση προβλημάτων.

Η αναζήτηση μιας φιλικής προς το χρήστη διεπαφής είναι βασικός παράγοντας κατά την επιλογή ενός εργαλείου επικοινωνίας, επειδή μια καλά σχεδιασμένη διεπαφή μειώνει την καμπύλη εκμάθησης της ομάδας ή των υπαλλήλων σας.

Ένα εργαλείο που είναι εύκολο στη χρήση είναι πιθανό να γίνει αναπόσπαστο μέρος των καθημερινών λειτουργιών του οργανισμού.

Δυνατότητες ενσωμάτωσης

Το εργαλείο επικοινωνίας σας θα πρέπει να μπορεί να συνδεθεί με τα άλλα εργαλεία και συστήματα που χρησιμοποιείτε στον οργανισμό σας, όπως: διαχείριση έργων, CRM ή πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η σύνδεση αυτή δημιουργεί απρόσκοπτες ροές εργασίας, μειώνοντας την ανάγκη για χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων και βελτιώνοντας τη συνολική αποδοτικότητα.

Επιπλέον, η επιλογή ενός εργαλείου εσωτερικής επικοινωνίας, επιτρέπει στον οργανισμό σας να αξιοποιήσει τις υπάρχουσες επενδύσεις σε λογισμικό και δημιουργεί ένα ψηφιακό περιβάλλον που υποστηρίζει τις συγκεκριμένες επιχειρηματικές ανάγκες και στόχους σας.

Κόστος

Η εξισορρόπηση του κόστους του εργαλείου με την ικανότητά του να συμβάλλει στην επιτυχία του οργανισμού σας είναι αυτό που το καθιστά μια οικονομικά αποδοτική επιλογή.

Κάνοντας μια οικονομικά αποδοτική επιλογή σχετικά με το εργαλείο επικοινωνίας που θα χρησιμοποιήσετε, διασφαλίζετε ότι ο οργανισμός σας μπορεί να κατανέμει τους πόρους του με σύνεση, βελτιστοποιώντας την απόδοση της επένδυσης.

Εκτός από το κόστος αγοράς, είναι επίσης σημαντικό να λάβετε υπόψη τα τέλη συνδρομής, το κόστος συντήρησης και τα έξοδα προσαρμογής, όταν επιλέγετε ένα εργαλείο εσωτερικής επικοινωνίας.

Με αυτόν τον τρόπο, ευθυγραμμίζετε τον προϋπολογισμό του οργανισμού σας, ώστε το εργαλείο σας να μην επιβαρύνει τους οικονομικούς σας πόρους.

Συμπέρασμα

Όταν πρόκειται για επικοινωνία εντός του οργανισμού σας, ο τρόπος με τον οποίο επικοινωνείτε το μήνυμα είναι εξίσου σημαντικός με το μήνυμα που στέλνετε.

Ως εκ τούτου, η χρήση εργαλείων εσωτερικής επικοινωνίας στην επιχείρησή σας εξασφαλίζει ότι η ομάδα σας συμμετέχει ενεργά στην εκτέλεση μιας εργασίας ή ενός έργου.

Τα πέντε εργαλεία που συζητήθηκαν - Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion και Zoom - έχουν το καθένα τα χαρακτηριστικά του για να ανταποκρίνονται στις οργανωτικές σας ανάγκες.

Είτε πρόκειται για διαχείριση εργασιών, συνεργασία σε έργα, κοινή χρήση εγγράφων ή ανταλλαγή μηνυμάτων συνομιλίας, υπάρχει ένα εργαλείο για κάθε επιχειρηματική απαίτηση.

Οι δωρεάν δοκιμές και τα demo είναι ένας τέλειος τρόπος για να διαπιστώσετε αν αυτά τα εργαλεία είναι κατάλληλα για εσάς.

Έτσι, ανεξάρτητα από το όφελος, τα χαρακτηριστικά ή τον προϋπολογισμό που έχετε για την επιλογή του καλύτερου εργαλείου για την επιχείρησή σας, πρέπει να ληφθούν υπόψη οι ανάγκες της επιχείρησής σας.