Wann ist 1099 MISC gegenüber 1099-NEC zu verwenden?

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Wenn es um die Zahlung von Steuern geht, müssen Freiberufler und Auftragnehmer mit zwei wichtigen Formularen vertraut sein: 1099-NEC und 1099-MISC. Beide dienen einem bestimmten Zweck, aber oft herrscht Verwirrung darüber, wann welches Formular zu verwenden ist. Jahrelang verwendeten Unternehmen und Selbstständige das Formular 1099-MISC, um Einkommen zu melden, das noch nicht versteuert wurde. Mit der Einführung des Formulars 1099-NEC im Jahr 2020, das speziell für Vergütungen von Nichtarbeitnehmern gedacht ist, hat sich die Situation jedoch geändert.

Wo sollten Sie anfangen, wenn Sie Vergütungen für Auftragnehmer, die keine fest angestellten Mitarbeiter sind, einreichen? Sollten Sie das Formular 1099-NEC oder MISC wählen? In diesem Leitfaden werden die Unterschiede zwischen diesen Formularen erläutert und es wird erläutert, wie die Formulare korrekt eingereicht werden müssen, um die Einhaltung der Vorschriften bei der Arbeit mit Auftragnehmern zu gewährleisten.

Wichtige Informationen zu den Formularen 1099 MISC und 1099 NEC

Ab 2020 wird das Formular 1099 NEC das Formular 1099 MISC ablösen, das für die Meldung von steuerpflichtigen Vergütungen an den IRS für Nicht-Mitarbeiter vorgesehen ist. Das Formular 1099 MISC wird zwar immer noch verwendet, aber jetzt vor allem für die Meldung von geschäftlichen Zahlungen wie Anwaltshonorare, Gesundheitsausgaben und Miete.

Was ist das Formular 1099-MISC?

Das Formular 1099-MISC ist ein Steuerdokument, mit dem verschiedene Einkünfte über 600 Dollar gemeldet werden, die nicht zu den regulären Vergütungen gehören. Vor 2020 wurde es für die Meldung von Einkünften von Auftragnehmern oder Einzelunternehmern verwendet, aber jetzt dient es nur noch für verschiedene Zahlungen.

Nach Angaben des IRS müssen Unternehmen oder Privatpersonen die folgenden Arten von Zahlungen melden:

• Mietzahlungen
• Lizenzgebühren
• Preise und Auszeichnungen
• Anwaltskosten
• Zahlungen im Bereich Medizin und Gesundheitspflege
• Erlöse aus der Ernteversicherung
• Einnahmen aus dem Betrieb von Fischereifahrzeugen
• Barzahlungen im Zusammenhang mit der Fischerei
• Zahlungen von 10 $ oder mehr bei Maklertransaktionen oder Lizenzgebühren anstelle von Dividenden oder steuerfreien Zinsen
• Einnahmen aus Direktverkäufen von Konsumgütern, die zum Wiederverkauf bestimmt sind, von mehr als 5.000 $

Was ist eine 1099 MISC?

Ein Unternehmen muss 1099-MISC online einreichen, wenn es mehr als 600 Dollar an eine natürliche oder juristische Person für verschiedene Ausgaben wie Miete, Preise, Auszeichnungen oder Anwaltskosten gezahlt hat.

Was sollte auf dem Formular 1099-MISC angegeben werden?

Unternehmen müssen die folgenden Informationen in das Formular 1099 MISC aufnehmen:

• Spezielle Felder für bestimmte Arten von Einkünften, z. B. Miete, Tantiemen oder Preise und Auszeichnungen
• Abzugsfelder für die Einkommensteuer auf Bundes- oder Landesebene
• Ausländische Vermögenswerte, die gemäß dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) einbehalten werden müssen

Was ist ein 1099 NEC?

Das Formular 1099-NEC (Non-Employee Compensation) ist ein Steuerformular, das von US-Unternehmen verwendet wird, um Zahlungen von mehr als 600 Dollar an US-Auftragnehmer, Berater, Freiberufler und andere Selbstständige zu melden, die Dienstleistungen für das Unternehmen erbringen, aber keine fest angestellten Mitarbeiter sind.

Wozu dient das Formular 1099 NEC?

Unternehmen sind verpflichtet, alle jährlichen Vergütungen von mehr als 600 Dollar, die an Nicht-Angestellte gezahlt werden, zu melden und einzureichen. Diese Meldung erfolgt mit dem Formular 1099-NEC, das beim IRS eingereicht wird.

Zu den unabhängigen Auftragnehmern, deren Einkommenszahlungen von den Zahlungspflichtigen auf dem Formular 1099-NEC gemeldet werden können, gehören:

• Freiberufler
• Anwälte
• CPAs
• Steuerfachleute
• Immobilienmakler, die nicht als Arbeitnehmer mit dem Formular W-2 vergütet werden

Was sollte auf dem Formular 1099-NEC angegeben werden?

Bei der Einreichung des Formulars 1099-NEC müssen die Unternehmen die folgenden Informationen angeben:

• Name, Adresse, Telefonnummer und Federal Employer Identification Number (FEIN) des Unternehmens
• Name, Adresse und Steueridentifikationsnummer (TIN) des Nichtbeschäftigten, wie auf dem Formular W-9 angegeben
• Staatliche Identifikationsnummer (falls zutreffend)
• Gesamtbetrag der im Vorjahr gezahlten Vergütungen an Nichtarbeitnehmer, die 600 $ übersteigen

Was ist der Unterschied zwischen 1099 MISC und 1099 NEC?

Der Hauptunterschied zwischen IRS 1099-NEC und 1099-MISC liegt in ihrer Verwendung. Das Formular 1099-NEC wird speziell für die Meldung von Vergütungen von Nicht-Mitarbeitern verwendet und unterliegt den Regeln für den Steuerrückbehalt. Im Gegensatz dazu wird das Formular 1099-MISC verwendet, um verschiedene Arten von Zahlungen an Nichtarbeitnehmer zu melden und umfasst auch die Meldung für den Steuerrückbehalt.

Der IRS bietet detaillierte Anleitungen für die beiden Formulare 1099-NEC und 1099-MISC, in denen die jeweiligen Zwecke und Unterschiede hervorgehoben werden.

Wie hoch sind die Strafen bei Versäumnis der Frist für die Formulare 1099-MISC und 1099-NEC?

Die Nichteinhaltung der Frist für die Einreichung von 1099 MISC 2024 und 1099-NEC kann zu Strafen führen, die je nach Verspätung der Einreichung variieren:

• 50 $ Strafe, wenn Sie innerhalb von 30 Tagen einreichen.
• 100 $ Strafe, wenn Sie mehr als 30 Tage zu spät, aber vor dem 1. August einreichen.
• 260 Dollar Strafe, wenn Sie den Antrag am oder nach dem 1. August stellen.

Der genaue Betrag hängt davon ab, wann Sie die korrekte Steuererklärung einreichen. Wenn Sie Ihre Steuererklärung nicht rechtzeitig einreichen können, können Sie eine Fristverlängerung beantragen, indem Sie das **Formular8809 beim IRS einreichen.

Formulare 1099-MISC vs. 1099-NEC: Wie man sie einreicht

Bei der Vorbereitung auf die Einreichung Ihrer 1099-Formulare müssen Sie zunächst sicherstellen, dass diese ausgefüllt und fristgerecht eingereicht werden. Ein wesentlicher Unterschied zwischen den Formularen 1099-MISC und 1099-NEC:

• Formular 1099-MISC: 31. März bei elektronischer Einreichung (28. Februar bei Einreichung in Papierform)
• Formular 1099-NEC: 31. Januar

Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung des Anmeldeverfahrens für jedes Formular:

1. Einreichung bei der IRS

Kopie A: Die Einreichung bei der IRS ist für beide Formulare unerlässlich. Es gibt zwei Einreichungsmethoden:

• Elektronische Einreichung: Dies ist die schnellste Methode, bei der das FIRE-System (Filing Information Returns Electronically) des IRS verwendet wird. Es hilft, Fehler zu vermeiden und ermöglicht eine schnellere Einreichung.
• Papiereinreichung: Dies ist eine langsamere Option, bei der Sie Ihre Formulare per Post an eine bestimmte Adresse am Standort Ihres Unternehmens senden. Viele Buchhaltungssoftwarepakete oder Zahlungsdienste für Auftragnehmer können die Anmeldung in Ihrem Namen elektronisch vornehmen.

2. Kopien an den Empfänger senden

Senden Sie dem Empfänger seine Kopien (Kopie B und Kopie 2). Wenn der Empfänger zustimmt, können Sie diese elektronisch versenden. Software- oder Dienstleistungsanbieter können diesen Schritt oft auch für Sie übernehmen.

3. Staatliche Einreichungsanforderungen

Die Anforderungen für die Einreichung der Formulare 1099-MISC und 1099-NEC variieren von Staat zu Staat. In einigen Staaten müssen diese Formulare beim Staat eingereicht werden, in anderen wiederum nicht.

Zu den Staaten, die von der Vorlage des Formulars 1099 ausgenommen sind, gehören Alaska, Florida, Illinois, Nevada, New Hampshire, New York, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming. Unternehmen, die in diesen Staaten tätig sind, müssen keine 1099-Formulare an den Staat übermitteln.

Die Anforderungen an die Einreichung können sich ändern. Erkundigen Sie sich daher immer bei den Steuerbehörden der einzelnen Bundesstaaten nach den neuesten Informationen.

Bewährte Praktiken für die Formulare 1099-MISC und 1099-NEC

Fehler auf den 1099-Formularen sind keine Seltenheit, daher ist es wichtig, dass Sie je nach Ihren Zahlungen mehr als ein Formular oder gar keins einreichen müssen:

• Nur 1099-MISC: Dient zur Meldung bestimmter Arten von Zahlungen, die keine Löhne sind.
• Nur 1099-NEC: Dient zur Meldung von Vergütungen an Nicht-Mitarbeiter.
• Beide Formulare: Erforderlich bei Zahlungen an einen unabhängigen Auftragnehmer von mehr als 600 $ und bei Mietzahlungen von mehr als 600 $.
• Keines der beiden Formulare: Nicht erforderlich, wenn ein unabhängiger Auftragnehmer im Jahr nur 300 $ erhält und keine sonstigen Zahlungen geleistet werden.

Wenn Sie eines dieser Formulare einreichen müssen, vergewissern Sie sich, dass Sie die Fristen einhalten und dass alle Angaben korrekt sind, einschließlich der Steuerzahler- oder Sozialversicherungsnummer des Empfängers.

Schlussfolgerung

Durch das Verständnis der wichtigen Unterschiede zwischen den Formularen 1099-MISC und 1099-NEC können Unternehmen und selbständige Auftragnehmer die Einhaltung der Steuergesetze sicherstellen und gleichzeitig ihre Finanzverwaltungsprozesse vereinfachen. Durch die genaue Meldung dieser Zahlungen mit dem entsprechenden Formular erfüllen Unternehmen nicht nur die Anforderungen der IRS, sondern führen auch klare Aufzeichnungen, die eine reibungslosere Finanzverwaltung und Berichterstattung ermöglichen. Wenden Sie sich immer an einen Steuerfachmann, wenn Sie unsicher sind, welches Formular zu verwenden ist.