Wie man ein integratives Meeting-Umfeld gestaltet, das alle einbezieht

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Es ist von großem Wert, alle Talente Ihres Teams zu nutzen. Dazu müssen Sie jedoch ein Besprechungsumfeld schaffen, das jedes Teammitglied zur Teilnahme ermutigt. Dies können Sie erreichen, indem Sie in Ihren Besprechungen die Inklusivität fördern.

In diesem Artikel wird erörtert, wie Sie eine integrative Besprechungsumgebung gestalten können, die die Teilnahme des gesamten Teams fördert. Wir befassen uns mit den Grundlagen inklusiver Meetings und den Gründen, warum Sie einen inklusiven Raum schaffen wollen. Danach werden wir einige praktische Tipps für die Förderung der Inklusion an Ihrem Arbeitsplatz geben.

Inklusive Meeting-Umgebungen: Die Grundlagen

Um alle Teammitglieder einzubeziehen und eine aktive Beteiligung zu fördern, ist eine integrative Sitzungsumgebung unerlässlich.

Das gesamte Team sollte sich wohlfühlen und ermutigt werden, sich in einer integrativen Sitzungsumgebung zu beteiligen. Neue Ideen sollten in Betracht gezogen werden, und die Mitarbeiter sollten ermutigt werden, über den Tellerrand hinauszuschauen. Ideen sollten nicht abgeschmettert werden, auch wenn sie unkonventionell sind.

Darüber hinaus sollten sich integrative Begegnungsumgebungen wie sichere Räume für alle Beteiligten anfühlen. Zumindest werden die von den Teilnehmern bevorzugten Pronomen respektiert, und diskriminierendes Verhalten ist nicht erlaubt. Ihre Teammitglieder sollten sich alle wohlfühlen, unabhängig davon, wie sie sich identifizieren.

Inklusivität in Meetings bedeutet auch, dass die Umgebung für Menschen mit Behinderungen oder Beeinträchtigungen geeignet ist.

Warum eine integrative Sitzungsumgebung nutzen

Sie können die Leistung und Produktivität Ihres Unternehmens steigern, indem Sie Ihr gesamtes Team in einer integrativen Meeting-Umgebung zur Geltung kommen lassen. Wenn Sie die Stärken jedes Einzelnen nutzen, können Sie als Team besser arbeiten.

Außerdem trägt die Schaffung eines integrativen Sitzungsumfelds dazu bei, eine Arbeitskultur zu schaffen, die allgemein integrativer und positiver ist. Dies trägt dazu bei, dass die Arbeitsmoral hoch und Ihr Team motiviert bleibt.

Wie man ein integratives Sitzungsumfeld schafft

Da Sie nun wissen, wie wichtig es ist, ein Meeting so zu gestalten, dass alle Teilnehmer einbezogen werden, wollen wir uns nun einige Möglichkeiten ansehen, dies in die Praxis umzusetzen.

1. Grundregeln festlegen

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Sitzungen so gestalten, dass die Teilnehmer ihren Beitrag leisten können. Dazu müssen Sie einige Grundregeln festlegen, um die psychologische Sicherheit zu gewährleisten.

Eine wichtige Grundregel für die Schaffung einer positiven Sitzungskultur ist die Forderung nach Respekt für jedes Teammitglied. Entwickeln Sie eine Null-Toleranz-Politik für Diskriminierung oder Belästigung. Schaffen Sie ein System der gegenseitigen Kontrolle, das Führungskräfte und alle anderen Teammitglieder für ihre Handlungen zur Verantwortung zieht, um sicherzustellen, dass ausschließlich respektvolle Interaktionen eine kulturelle Norm an Ihrem Arbeitsplatz sind.

Wenn Sie Grundregeln festlegen, sollten Sie auch Erwartungen formulieren. Bei vielen Arten von Besprechungen fühlen sich manche Personen als Beobachter, wenn sie nichts Bestimmtes zu sagen haben. Wenn Sie jedoch möchten, dass sich diese Personen einmischen, sollten Sie sie ausdrücklich darauf hinweisen, dass sie sich einbringen sollen, sei es mit einer Meinung oder einem Aktionsplan.

2. Zugänglichkeitshilfen anbieten

Zu vielen Teams gehören Menschen mit Behinderungen und Beeinträchtigungen. Die Bereitstellung von Hilfsmitteln für die Zugänglichkeit ist sehr wichtig, um die Talente und Ideen dieser Menschen effektiv zu fördern.

Wenn zum Beispiel ein Mitglied Ihres Teams schwerhörig ist, ist es wichtig, die Kommunikation in Meetings so zu gestalten, dass sie barrierefrei ist. In vielen Fällen kann dies durch den Einsatz von Konferenzsoftware mit Live-Untertitelung erreicht werden. Auf diese Weise kann das hörgeschädigte Teammitglied die Worte der anderen in Echtzeit lesen.

Nehmen wir an, Sie haben ein sehbehindertes Teammitglied. In diesem Fall können Sie Ihre Besprechungen zugänglicher gestalten, indem Sie Grafiken in Präsentationen gründlich erklären oder kontrastreiche Bilder verwenden, die das Mitglied sehen kann.

Natürlich treffen diese Beispiele nicht auf jedes Team zu. Als Teamleiter ist es Ihre Aufgabe, die Bedürfnisse Ihres Teams einzuschätzen und bei Bedarf Hilfe zu leisten.

3. Menschen zum Mitmachen einladen

Wir haben darüber gesprochen, dass Sie Erwartungen stellen, wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter einen Beitrag leisten. In diesem Sinne sollten Sie noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie den Teilnehmern aktiv die Möglichkeit geben, sich an der Diskussion zu beteiligen. Dies wird in verschiedenen Besprechungsformaten oder Diskussionen unterschiedlich aussehen.

Nehmen wir an, Sie treffen eine wichtige Entscheidung, die einen großen Teil Ihres Teams betrifft. Es lohnt sich, durch den Raum zu gehen und ausdrücklich nach der Meinung jedes Einzelnen zu fragen. Direkter können Sie nicht sein.

Bei der Erörterung weniger wichtiger Themen könnten Sie Fragen, Kommentare und Bedenken einbringen. Hier kommt es auf eine starke Unternehmenskultur an, die den Mitarbeitern das Gefühl gibt, dass ihre Stimme zählt, so dass sie sich in einem offenen Forum wie diesem zu Wort melden werden.

Um bei Besprechungen mit großen Gruppen effizient zu sein, müssen sich nicht unbedingt alle Teilnehmer mündlich zu einem Thema äußern. Stattdessen können Sie in einer virtuellen Besprechung die Teilnehmer auffordern, ihre Gedanken im Chat zu äußern, und die Leiter der Besprechung können die Antworten schnell durchgehen und entsprechend würdigen.

4. Immer nur eine Person sprechen lassen

Sie sollten eine Besprechungskultur schaffen, die verhindert, dass man sich gegenseitig überspricht. Wenn Menschen überredet werden, können sie frustriert werden, ihren Gedankengang verlieren und sich entmutigt fühlen, ihre Meinung zu sagen.

Natürlich ist es leicht, jemanden versehentlich zu überreden, aber als Moderator einer Sitzung ist es Ihre Aufgabe, dies zu verhindern. Es klingt einfach, aber wenn jemand bereits spricht und ein anderer über ihn hinweg spricht, bitten Sie die zweite Person zu warten, bis die erste Person fertig ist.

Wenn Sie dies im Auge behalten, können Sie eine Kultur schaffen, in der es wichtig ist, dass die Mitarbeiter ohne Unterbrechung sprechen können.

5. Ermutigen Sie die Leute, "ihre Hände zu heben".

(Bild vom Autor zur Verfügung gestellt)

Manchmal kann es schwierig sein, bei einer Telefonkonferenz eine Gelegenheit zum Reden zu finden, da die Signale, die man bei einer persönlichen Besprechung verwenden würde, um sich zu Wort zu melden, nicht immer so deutlich sind, wenn man ferngesteuert ist. Glücklicherweise bieten Videokonferenz-Tools wie Zoom eine Option, mit der die Teilnehmer ihre Hand heben können, um anzuzeigen, dass sie etwas zu sagen haben.

Obwohl diese Funktion verfügbar ist, wird sie nicht immer genutzt. Deshalb ist es wichtig, Ihr Team daran zu erinnern, wo diese Schaltfläche zu finden ist, und sie zu ermutigen, sie zu benutzen, wenn sie zur Konversation beitragen wollen.

6. Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen

Das Führen eines detaillierten Sitzungsprotokolls ist eine ausgezeichnete Taktik, um die Beteiligung aller zu gewährleisten und die Einbeziehung der Teilnehmer in die Sitzungen zu fördern. So kann sichergestellt werden, dass jeder zu Wort kommt und dass seine Worte genau aufgezeichnet werden. Dies fördert die Zusammenarbeit, erhöht die Beteiligung und verbessert die Rechenschaftspflicht.

Darüber hinaus ist eine klare Aufzeichnung der Sitzungsprotokolle eine gute Möglichkeit, um zu verfolgen, wer typischerweise teilnimmt und seinen Beitrag leistet. Auf diese Weise können Sie auch feststellen, wer während der Besprechungen eher schweigt, so dass Sie vorrangig Raum für diese Personen schaffen können, damit sie sich äußern können.

Besprechungsprotokoll-Apps bieten eine großartige Möglichkeit, diesen Prozess zu rationalisieren. Mit dieser Technologie bleiben alle Details organisiert und für Ihr gesamtes Team zugänglich.

(Bildquelle)

7. Machen Sie sich schlau über hybride Meetings

Wenn Sie hybride oder dezentrale Arbeitszeiten anbieten, ist die Einrichtung eines hybriden Besprechungssystems unerlässlich, um eine effektive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern im Büro und zu Hause zu ermöglichen.

Dabei sollten Sie sicherstellen, dass die Teilnehmer aus der Ferne sich einbringen können, da es schwierig sein kann, sich einzubringen, wenn der Teil des Teams, der persönlich anwesend ist, spricht.

In diesem Sinne sollten Sie, wenn Sie derzeit keine Hybrid- oder Fernarbeitsoptionen anbieten, dies in Betracht ziehen. Hybridarbeit ist für viele Menschen eine leichter zugängliche Option, da sie in einer Umgebung arbeiten können, die bequemer und für ihre Bedürfnisse geeignet ist.

8. Einzelne Nachfassaktionen nutzen

Manche Menschen sind von Natur aus schüchtern und neigen vielleicht weniger dazu, ihre Gedanken in einer Gruppe zu äußern. Daher können Sie Einzelgespräche nutzen, um diesen Personen ein angenehmeres Umfeld zu bieten, in dem sie sich zu einem Thema äußern können.

Bei einem Treffen in einem privateren Rahmen fühlen sich zurückhaltende Menschen vielleicht wohler, wenn sie ihre Ideen äußern und mitteilen können. Sobald ihre Ideen unter vier Augen bestätigt oder vertieft wurden, fühlen sie sich vielleicht selbstbewusst genug, um sie in einer größeren Gruppe vorzutragen.

9. Eine Agenda erstellen

Die Schaffung eines inklusiven Sitzungsumfelds erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und zugängliches Material, damit sich jeder Teilnehmer angesprochen und wertgeschätzt fühlt. Es ist ratsam, eine Tagesordnung zu erstellen, damit alle wissen, was sie erwartet, und ihre eigenen Gedanken und Notizen entsprechend vorbereiten können.

Die Verwendung eines PDF-Editors von Smallpdf kann zu diesem Ziel beitragen. Beispielsweise können Moderatoren vor Meetings mit diesem Tool PDFs ändern, indem sie Anmerkungen, Kommentare oder Hervorhebungen hinzufügen, um wichtige Punkte zu betonen und es den Teilnehmern zu erleichtern, dem Text zu folgen.

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Wenn man den Teilnehmern ausfüllbare PDF-Dateien zur Verfügung stellt oder ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Notizen direkt in das Dokument einzufügen, wird die aktive Beteiligung gefördert, insbesondere bei Personen, die Informationen besser visuell verarbeiten oder interaktive Formate bevorzugen.

Nehmen wir an, ein Teammitglied hat eine Sehschwäche. Mit diesem Tool können Sie den Text vergrößern, den Kontrast anpassen oder Beschreibungen hinzufügen, die den Richtlinien für Barrierefreiheit entsprechen, und so für mehr Integration sorgen.

Schlussfolgerung

Es gibt viele Möglichkeiten, ein integratives Umfeld für Ihre Teamsitzungen zu schaffen. Auf diese Weise können Sie Ihre Mitarbeiter stärker einbinden und Ihre Abläufe verbessern. Außerdem trägt es zur Förderung einer Kultur der Inklusion im gesamten Unternehmen bei.

Wie werden Sie Ihre Treffen inklusiv gestalten?