Kundendatenschutz im GDPR-konformen Marketing: Bewährte Praktiken

Intro

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) trat vor einigen Jahren in Kraft, und als diese Zeit verstrich, stellte sich für viele Branchen die Frage: Wie hat sich die DSGVO auf das Marketing ausgewirkt? Die Antwort ist, dass die GDPR die Marketingansätze erheblich beeinflusst hat. Alle Organisationen unterschiedlicher Größe und in fast allen Branchen, die mit der EU und dem Vereinigten Königreich zusammenarbeiten, sollten sich an diese Verordnung halten, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Daher ist die GDPR zwar regional ausgelegt, aber in Wirklichkeit global.

In diesem Beitrag erklären wir, was die DSGVO für Vermarkter bedeutet, und stellen bewährte Verfahren vor, die ein Unternehmen im Marketing einführen kann, um Kundendaten im Rahmen der DSGVO effektiver zu schützen. Diese Praktiken können Ihnen helfen, das Risiko rechtlicher Probleme, eines schlechten Rufs und hoher Geldstrafen zu verringern.

Was bedeutet GDPR für Vermarkter?

Die DSGVO wurde von der Europäischen Kommission eingeführt und trat 2018 mit dem Ziel in Kraft, den Datenschutz für EU-Bürger zu verbessern. In diesem Bereich definiert die GDPR Mittel und Wege, um Nutzerdaten vor Diebstahl, Missbrauch und Verkauf durch geeignete Stellen zu schützen. Die DSGVO definiert zwei Stellen, die nach dem Gesetz unterschiedliche Verantwortlichkeiten haben: für die Datenverarbeitung Verantwortliche (Stellen, die die sensiblen Daten aufbewahren und speichern) und Datenverarbeiter (Stellen, die die Daten zugunsten der für die Datenverarbeitung Verantwortlichen verarbeiten).

Die wichtigsten Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung, die den Schwerpunkt des gesamten Gesetzes bilden, sind

• Rechtmäßigkeit, Transparenz und Fairness
• Zweckbindung
• Minimierung der Datenmenge
• Genauigkeit
• Beschränkung der Speicherung
• Sicherheit
• Rechenschaftspflicht

Für Vermarkter bedeutet die Datenschutz-Grundverordnung, dass sie einen ehrlichen und transparenten Umgang mit Kundendaten entwickeln müssen. Genauer gesagt, die sensiblen Daten, die wertvoll sein oder die Person identifizieren können, sollten respektvoll behandelt werden. Ein Unternehmen darf solche Daten nur dann sammeln, wenn es eine klare Zustimmung des Dateneigentümers (Kunden) erhalten hat, ausschließlich die erforderlichen Aufzeichnungen machen und die Richtigkeit der Daten sicherstellen. Ein weiteres wichtiges Detail ist die Verpflichtung einer Organisation, die notwendigen Mittel einzusetzen, um Kundendaten zuverlässig zu schützen.

Best Practices für die Sicherheit von Kundendaten im GDPR-Marketing

Wie schützen Unternehmen Kundendaten im Rahmen der GDPR? Speziell für Vermarkter gibt es bewährte Lösungen und Praktiken, die den Schutz sensibler Daten und die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung gewährleisten. Prüfen Sie die folgenden Empfehlungen und wenden Sie sie an, um die Datenschutzeffizienz Ihres Unternehmens im Allgemeinen zu steigern und insbesondere Kundendaten zuverlässiger zu schützen.

Erfassen Sie nur die erforderlichen Daten und holen Sie die Zustimmung der Kunden ein.

Die Verringerung der Menge der gesammelten Daten ist eine der effektivsten Möglichkeiten für ein Unternehmen, das Risiko von Datenverlusten und Datenschutzverletzungen zu senken. Hacker haben es auf Datenbanken mit möglichst vielen Daten abgesehen, da sie durch die größere Anzahl und die breitere Art von Datensätzen, auf die sie zugreifen, ihre Gewinne direkt steigern können. Wenn ein Unternehmen keine großen Mengen an Kundendaten speichert, haben es Cyberkriminelle möglicherweise nicht auf diese Datenbanken abgesehen.

Als Vermarkter können und sollten Sie nur die Daten erfassen, die für aktuelle Marketingzwecke erforderlich sind. Überprüfen Sie Ihre Arbeitsabläufe und Vorlagen für die Datenerfassung und analysieren Sie die Datenpraktiken, um festzustellen, ob die von Ihnen erfassten Datensätze tatsächlich verwendet werden. Falls einige Daten nicht verwendet werden oder keinen wesentlichen Einfluss auf die Erfahrungen Ihrer Kunden haben, sollten Sie die Erhebung dieser Art von Daten ablehnen und die bereits vorhandenen Datensätze entfernen.

Darüber hinaus müssen Sie laut DSGVO Ihre Kunden über die von Ihnen erhobenen Daten informieren und ihre ausdrückliche Zustimmung zu dieser Erhebung einholen. Andererseits sollte die Möglichkeit gegeben werden, jederzeit auszusteigen. Nach der DSGVO kann die Erhebung sensibler Daten ohne die Zustimmung des Kunden mit Geldstrafen geahndet werden.

Verteilerlisten prüfen

Auch hier gilt: Je mehr Daten in Ihrem Unternehmen gespeichert sind, desto höher ist das Risiko einer Datenschutzverletzung. Daher sind regelmäßige Überprüfungen der Mailinglisten die GDPR-Praxis für das E-Mail-Marketing, die Sie integrieren sollten. Kunden, die sich von Ihren Werbe-E-Mails, Newslettern und anderen Marketingmaterialien abmelden, sollten ihre Daten aus der Datenbank löschen lassen. Außerdem sollten Sie die Kundenadressen nach ihren E-Mail-Abonnement-Kategorien sortieren, um zu vermeiden, dass Sie ihnen Marketingmaterial zusenden, das sie nicht erhalten möchten.

Ziehen Sie die Automatisierung des Bereinigungsprozesses von E-Mail-Marketinglisten in Betracht, um die GDPR im Marketing einzuhalten, Zeit zu sparen und die Nutzererfahrung mit personalisierteren E-Mails zu verbessern.

Zusammenstellung eines Datenverwaltungsteams

Moderne Unternehmen, auch kleinere, sammeln, speichern und verarbeiten Terabytes von Daten für Marketing- und andere Zwecke. Mit einem Datenverwaltungsteam an Bord können Sie die Datensätze kategorisieren, für die Verwendung priorisieren und gemäß den gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz kontrollieren lassen. Qualifizierte Datenmanagement-Experten können Ihnen dabei helfen, ein höheres Maß an Sicherheit für die Kundendaten zu gewährleisten und gleichzeitig Kosten und Zeit bei den Speicher-, Such- und Schutzabläufen zu sparen.

Überprüfen Sie die Art und Weise, wie Sie personenbezogene Daten sammeln

Dazu gehören zumindest der Workflow für die Datenerfassung und der Weg, den die Daten durchlaufen, bevor sie in Ihrem Speicher erfasst werden. Überprüfen Sie das Formular auf der Landing Page, mit dem Sie Ihre Kunden auffordern, die erforderlichen Daten anzugeben. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt außerdem, dass Unternehmen den Website-Besuchern Informations-Pop-ups über die Datenerfassung hinzufügen und deren ausdrückliche Zustimmung einholen, damit Sie personenbezogene Daten erfassen können.

Der nächste wichtige Schritt besteht darin, andere Quellen sensibler Daten zu überwachen (wenn Ihre Organisation sie als Datensammler oder -verarbeiter gemäß den vertraglichen Anforderungen hat). Schließlich müssen Sie verstehen, welche Dritten auf diese Daten zugreifen können. Denken Sie daran, dass die Datenschutz-Grundverordnung rechtliche Verträge zwischen verschiedenen Einrichtungen, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten, vorschreibt, und erwägen Sie, Dritte ohne vertragliche Verpflichtungen aus Ihren Datenlieferketten auszuschließen.

Beschränkung und Kontrolle des Datenzugriffs

Genau wie bei Drittanbietern ist der Schutz von Kundendaten innerhalb einer Organisation eine Frage der Zugangskontrolle. Analysieren Sie, welche Daten und Zugriffe für welche Abteilungen und Teammitglieder erforderlich sind, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Geben Sie dann diesen Abteilungen und Teammitgliedern nur die Datenzugriffsebenen und Berechtigungen, die sie benötigen. Halten Sie sich an das Prinzip des geringsten Privilegs (PoLP) und integrieren Sie rollenbasierte Zugriffskontrolllösungen (RBAC), um die Datenzugriffsberechtigungen für Teams effektiv und schnell zu verwalten.

Informieren Sie Ihr Personal

Auch hier handelt es sich um ein komplexes Gesetz, das für jede Organisation, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern sammelt, verbindlich ist. Die rechtlichen Auswirkungen und Geldstrafen im Rahmen dieses Gesetzes sind schwerwiegend, und selbst ein kleiner Fehler eines Mitarbeiters kann ein Gerichtsverfahren auslösen. Daher sollten Mitarbeiter und Führungskräfte die Anforderungen und Feinheiten der DSGVO kennen, um die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler zu verringern. Ziehen Sie in Erwägung, eine Compliance-Schulung für jeden Neuankömmling abzuhalten, und führen Sie beispielsweise einmal im Jahr aktuelle Tests ein, um die GDPR-Qualifikation der Mitarbeiter nicht nur in Ihrem Marketingteam, sondern auch in anderen Abteilungen zu erhalten.

Überarbeiten Sie Ihre Daten und Sicherheitskonzepte

Die Bedrohungen für die Cybersicherheit entwickeln sich ständig weiter, da Cyberkriminelle immer neue Wege finden, um geschützte Systeme zu infiltrieren und auf sensible Daten zuzugreifen. Unabhängig von Ihren Sicherheitsmaßnahmen sollten Sie als Vermarkter stets bestrebt sein, den Schutz Ihrer Marketingdaten zu verbessern. Um dies effektiv zu tun, müssen Sie IT-Sicherheitsüberprüfungsworkflows einrichten, die Sie über die neuesten Trends im Bereich des Cyberschutzes auf dem Laufenden halten.

Erwägen Sie die Durchführung regelmäßiger umfassender Penetrationstests, bei denen ein Sicherheitsexperte versucht, den Schutz des Unternehmens zu überwinden. So können Sie Schwachstellen in Ihren Sicherheitsebenen aufdecken und diese beheben, bevor Hacker sie für einen tatsächlichen Einbruch nutzen können. Die Komplexität moderner Infrastrukturen und die Weiterentwicklung von Cyberangriffswerkzeugen machen es nahezu unmöglich, einen unüberwindbaren Schutzwall zu errichten.

Außerdem sollten Sie die von Ihnen gespeicherten Daten überprüfen. Falls es Daten gibt, die Sie nicht für Marketingzwecke verwenden (und die Sie auch in Zukunft nicht verwenden werden), sollten Sie in Erwägung ziehen, diese Daten zu löschen. Auf diese Weise reduzieren Sie die potenziellen Schwachstellen Ihres Unternehmens und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass sensible Daten auch nach einem erfolgreichen Verstoß weitergegeben werden.

Regelmäßige Backups durchführen

Was ist eines der größten Risiken, wenn ein Unternehmen Kundendaten speichert? Normalerweise würde man sagen, das ist Datendiebstahl oder Datenleck. Die Datenschutz-Grundverordnung sieht jedoch Strafen für eine andere häufige Folge einer Sicherheitsverletzung vor: Datenverlust. Darüber hinaus kann der Verlust sensibler Daten wie des Kundenstamms, z. B. nach einem erfolgreichen Ransomware-Angriff, erhebliche Schwierigkeiten für die künftige Tätigkeit und Rentabilität eines Unternehmens verursachen.

Unabhängig von den Sicherheitsmaßnahmen, die für die Infrastruktur Ihres Unternehmens gelten, sind Angreifer jeder Verteidigung immer einen Schritt voraus. Das bedeutet, dass Ihr Schutz früher oder später versagen wird und Ihre Daten gefährdet sind.

Ein Backup, eine eigenständige, wiederherstellbare Datenkopie, die auf einem anderen Speicher gespeichert wird, ist die einzige

eine zuverlässige Möglichkeit, die Kontrolle über die benötigten Daten nach größeren Datenverlusten zu behalten. Ziehen Sie den Einsatz von NAKIVO Backup & Replication in Betracht, wenn Sie Microsoft-Produkte für den Datenaustausch und die Datenverwaltung in Ihrem Unternehmen verwenden. Unabhängig von der IT-Infrastruktur sollten Sie darauf abzielen, die Sicherung sensibler Daten zu automatisieren und eine rasche Wiederherstellung zu gewährleisten, um die Anforderungen der GDPR jederzeit zu erfüllen.

Schlussfolgerung

Die Allgemeine Datenschutzverordnung ist für Unternehmen, die personenbezogene Daten von in der EU ansässigen Personen sammeln, verbindlich. Um die Einhaltung der GDPR zu gewährleisten und den Schutz der Kundendaten bei Marketingaktivitäten zu verbessern, sollten Sie:

• Minimieren Sie die Datenerfassung: Erfassen und speichern Sie nur das, was Sie brauchen;
• Führen Sie regelmäßig Mailing-Audits durch;
• Stellen Sie ein Datenverwaltungsteam zusammen, um die Erfassung, Nutzung und den Schutz sensibler Daten zu optimieren;
• Sie sollten wissen, wie und wo Sie Ihre Daten erhalten;
• Begrenzen Sie den Datenzugriff mit dem RBAC-Modell und halten Sie sich an das Prinzip der geringsten Privilegien;
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung kennen und sie befolgen;
• Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Datenschutzkonzepte;
• Integrieren Sie Backup-Workflows in die IT-Umgebung Ihres Unternehmens.