Indholdsfortegnelse
Intro
Du skal sikre dig, at du ansætter de rette medarbejdere, så dit SEO-bureau kan vokse ordentligt. Ressourcer og personale er to af de vigtigste dele af væksten af dit SEO-bureau fra en nystartet virksomhed til en virksomhed, der tjener millioner af dollars.
Din organisation kan ikke vokse uden hjælp fra et ordentligt personale, og derfor er dit personale en af de vigtigste ressourcer, som du har til rådighed. Dit agenturs image vil enten blive opbygget eller nedbrudt af de mennesker, som du beslutter dig for at ansætte.
Du er nødt til at træffe de rigtige beslutninger, når du ansætter de mennesker, som du vil ansætte i en overskuelig fremtid, fordi dit agenturs fremtid vil ligge i deres hænder. En dårlig ansættelse kan få katastrofale konsekvenser for din organisations resultater. Det betyder, at du bliver nødt til at fokusere på en lang række aspekter og faktorer.
Du skal også sikre dig, at du er ajour med de seneste tendenser i din branche og sørge for at ansætte de rigtige medarbejdere, der kan tilpasse sig dem. At ansætte folk med en masse færdigheder, men forældede idéer vil aldrig være en fordel for dig i det lange løb. Sørg for, at dine ansatte har de friskeste idéer.
Der er aldrig nogen, der har sagt, at det er let at ansætte personale. Du skal finde folk, du skal uddanne dem, du skal sørge for, at de altid gør det rigtige for din virksomhed. Du skal i bund og grund tage råvarer (arbejdstagerne) og forfine dem til de materialer, du har brug for for at få succes (kompetente medarbejdere).
I løbet af denne guide vil vi behandle nogle af de vigtigste aspekter af ansættelse og oprettelse af det rigtige team til dit SEO-bureau. Vi vil også gennemgå nogle strukturelle detaljer, som du skal overveje, når du begynder at udvide din virksomhed.
Sammen med denne strukturerede vækstplan for dit SEO-bureau tager vi fat på de små detaljer, som du skal tage højde for, så du kan ansætte de rigtige medarbejdere.
Hvilken slags job er der brug for i et SEO-bureau?
Før du begynder at ansætte, skal du overveje det hierarki, du gerne vil skabe i din SEO-virksomhed. Husk på, at der ikke findes ét hierarki, der fungerer bedst for alle bureauer, fordi hver virksomhed har sine egne behov.
Det højeste niveau i dit hierarki vil blive udfyldt af stillinger på C-niveau (CEO, COO, CFO osv.). Derefter skal du bemande mellemlederniveauet i din virksomhed. Endelig skal du udfylde trinene på de lavere ledelsesniveauer. Alle disse stillinger er afgørende, og enhver, der fortæller dig noget andet, er en løgner eller uvidende.
Det er på ledelsesniveau, at du finder de mest skinnende stillinger. Det er her, du har dine administrerende direktører, som udarbejder planen for de ansatte under dem. Efter dem finder du mellemledelsen, som specialiserer sig i at gøre den øverste ledelses drømme til virkelighed.
Endelig består udførelsesniveauet af de medarbejdere, der rent faktisk udfører det praktiske arbejde med at føre planerne ud i livet. Husk på, at et SEO-bureau ikke kan arbejde, hvis nogen af disse dele mangler, næsten som et Jenga-tårn.
SEO-bureauets gennemførelsesniveau
På grund af nødvendigheden af at udføre en lang række opgaver er det normalt det udførende niveau i et SEO-bureau det niveau, hvor der er flest ansatte. Dette skyldes, at det har den bredeste vifte af opgaver, der skal udføres, og de fleste vil fortælle dig, at dette er den mest afgørende del af et bureau.
Levering af tjenester
Det er dine serviceleverandører, der har til opgave at levere de tjenester, som du har fået udliciteret. Det er typisk en rolle, som SEO-strateger har, da det er dem, der har den dybeste viden om SEO's indre funktioner.
Husk, at et SEO-bureau i vækst har brug for en strateg, der kan mere end blot SEO. Mere avancerede strateger skal f.eks. kunne arbejde med taktisk SEO, content marketing, linkbuilding og meget mere.
Projektledelse og kontoadministration
Projektledere og account managers har til opgave at sikre, at kommunikationen mellem de forskellige grene af en virksomhed bliver lettere. Disse medarbejdere skal sørge for, at opgaverne bliver udført til tiden, og at kunderne er tilfredse.
Nogle af de almindelige opgaver for disse medarbejdere er at sørge for, at opgaverne bliver planlagt, at kunderne er tilfredse, og at skrive e-mails til folk i og uden for organisationen.
Disse medarbejdere skal være ansvarsbevidste, fornuftige og i stand til at udføre mange forskellige opgaver, og de skal kunne reagere på skiftende forhold og kommunikere gnidningsløst. Projektledere er olien i den velolierede maskine, som er dit SEO-firma.
Salg
Salgsagenter er dem, der har til opgave at sørge for, at du kan skaffe nye kunder. De er ansvarlige for at sikre, at din virksomhed vokser ved at opbygge tillid til kunderne og sørge for, at de er villige til at arbejde sammen med dig.
Salgsafdelingen i dit SEO-bureau vil bruge en række forskellige strategier for at skaffe dig disse kunder. Deres opgaver omfatter formulering af forslag, kontakt til kunder, udvikling af pipelines og udførelse af opgaver for at skaffe nye leads og kunder.
Salg er en ofte undervurderet del af enhver succesfuld SEO-virksomhed.
Markedsføring
Marketing er en anden vigtig afdeling, der sikrer, at din SEO-forretning vokser dramatisk, og det gør de ved at skabe efterspørgsel, opbygge dit brand og sikre, at du har den bredest mulige rækkevidde.
De fleste bureauer starter med at gøre det selv, men i sidste ende bliver de nødt til at ansætte en dedikeret marketingchef. Det skyldes, at strategierne begynder at blive mere komplekse, herunder markedsføring på sociale medier, markedsføring af websites, indholdsmarkedsføring, annoncemarkedsføring og meget mere.
Husk på, at salg og markedsføring er baseret på hinanden. Det betyder, at salgsmedarbejdere og marketingchefer skal arbejde tæt sammen, så de skal have en god kemi. Det vil alt sammen bidrage til at forbedre dit salg.
Finans
Glem ikke økonomien, når du organiserer dette niveau i dit SEO-bureau. Alle transaktioner bør logges og holdes i orden med henblik på senere brug. Hvis dit bureau ikke registrerer hver eneste transaktion, der finder sted, vil du ikke have et godt overblik over dine penge ind og dine penge ud.
Hovedopgaven for finansafdelingen i dit SEO-firma er at spore hver eneste transaktion, der sker hver dag. De skal også føre regnskaber, udarbejde prognoser for din økonomi og sikre, at dit budget overholdes.
Mindre bureauer har ikke brug for en uafhængig finansafdeling, men efterhånden som de vokser, vil de få flere og flere transaktioner at spore. Det betyder, at finansdelen af din virksomhed skal vokse samtidig.
Organisering af et SEO-bureau
Når du opretter et SEO-bureau, skal du altid have en plan for, hvordan du ønsker, at det skal vokse. I de fleste tilfælde vil dine ledende stillinger blive udfyldt af en CEO (Chief Executive Officer), COO (Chief Operating Officer) og CFO (Chief Financial Officer). Husk på, at disse tre stillinger alle har forskellige ansvarsområder, og nogle bureauer kan endda kombinere nogle af disse stillinger.
Dine lederstillinger på mellemniveau vil blive besat af en direktør for links, en direktør for SEO og en direktør for indhold. Som du kan se af deres titler, er det ret nemt at se, hvilke opgaver de er betroet.
Det næste niveau af ledere omfatter Senior Content Strategist, Senior SEO Strategist og Senior Links Strategist. Alle disse stillinger har også en tilsvarende ikke-senior, som arbejder under dem. Endelig vil det laveste niveau bestå af analytikere, der ansøger hver af afdelingerne.
Du har måske eller måske ikke alle disse stillinger, alt efter hvilken slags SEO-bureau du forsøger at sammensætte. Mens disse stillinger kan gælde for et typisk SEO-bureau, har alle virksomheder forskellige behov. Gør det, du skal gøre for at fokusere på væksten i din virksomhed og sætte turbo på den.
Nogle bureauer har f.eks. en supportafdeling, som tager sig af kundeserviceproblemer. Mange af disse virksomheder er afhængige af offshore-medarbejdere, fordi det er mere overkommeligt at beholde dem, mens de stadig udfører et godt nok stykke arbejde for dine kunder.
Strukturering af et SEO-bureau
Startups, der lige er begyndt at gå ind i SEO-branchen, har ikke nødvendigvis råd til at ansætte folk til at håndtere alle de forskellige områder, som vi har nævnt indtil nu. Langt de fleste af disse ting skal gøres af dig selv, så du har brug for den nødvendige ekspertise på hvert af disse områder.
Nogle nystartede virksomheder har nogle få medarbejdere i starten, ofte venner af den person, der starter virksomheden. Vælg dem med omtanke, for de er den eneste hjælp, du får, indtil virksomheden er kommet godt i gang. Det skyldes, at du typisk ikke vil have midlerne til at ansætte andre folk.
Mens dit bureau vokser, skal du bestemme, hvilke afdelinger du vil starte. Det skyldes, at det vil blive mere og mere udfordrende at håndtere alting selv. Det betyder, at du bliver nødt til at ansætte folk til at håndtere ledelse, eksekvering, markedsføring, salg, økonomi og meget mere.
Det er nu, du skal begynde at bekymre dig om, hvor meget du vil betale folk. Du skal starte med at finde på månedlige betalingsstrategier eller eventuelt årlige pakker. Månedlig betaling er dog ofte at foretrække, fordi det er lettere at administrere, og du kan lettere håndtere forhøjelser og sanktioner.
Hvornår skal du begynde at ansætte?
Så hvornår skal du begynde at ansætte folk? Det skal du gøre, når du føler, at arbejdsbyrden er for stor til, at du kan klare den. At ansætte folk før dette er simpelthen spild af ressourcer og vil påvirke din virksomheds rentabilitet.
Husk på, at det er en investering at ansætte folk, så hvis du ikke føler, at du er klar til at investere i din virksomhed, er det sandsynligvis ikke det rigtige tidspunkt at ansætte en person.
Hvem skal du ansætte først?
Desværre er der ikke noget nemt svar på dette spørgsmål, fordi hvert enkelt SEO-bureau er helt forskelligt. Du bliver nødt til at se på det område, som du lægger mest arbejde i, og hvor du kan bruge mest hjælp.
Hvis du ikke er god til en bestemt opgave, skal du hyre en person til at løse den hurtigst muligt, så du kan opretholde en god servicekvalitet.
Det er ofte en god idé at ansætte ledere først, fordi de ofte har mere erfaring, og de kan vejlede fremtidige medarbejdere for at sikre, at de ender med at gøre et godt stykke arbejde.
Ved at begynde at dele ansvaret op, kan du sikre, at du kan fokusere på de områder, der har brug for dit fokus.
Oprindelige lønsatser
Det er nødvendigt at fastlægge dine første lønsatser, før du begynder at ansætte folk. Det er klart, at en nystartet virksomhed ikke kan betale lige så meget som større virksomheder, men du skal altid tage hensyn til dine ansattes færdigheder og erfaring.
Det er ofte værd at betale lidt mere for at sikre dig en person med erfaring, der kan løfte din virksomhed, fordi du får et bedre afkast af din investering. Ligesom mange andre dele af opbygningen af et SEO-bureau er det noget, der skal håndteres fra sag til sag, når du beslutter dig for dine medarbejderes løn.
Hvor skal du få dine medarbejdere fra?
Det bliver mere og mere populært at vælge offshore-medarbejdere, men det er ikke altid den bedste idé. Du vil gerne sikre dig, at du har de bedst uddannede medarbejdere i dine øverste lederstillinger, fordi manglende færdigheder hos dem vil påvirke hele organisationen.
Det betyder endnu en gang, at det er vigtigere at betale dine vigtigste medarbejdere, hvad de er værd. Selv om det koster dig mere på kort sigt, vil du opnå mere for din virksomhed i det lange løb. Hvis en person har til opgave at kommunikere, bør vedkommende naturligvis altid have det sprog, som din virksomhed arbejder på, som modersmål.
Hvilke færdigheder skal dine medarbejdere have?
At finde ud af, hvilke færdigheder dine medarbejdere skal have, er en anden ting, der afhænger af den arbejdspladskultur, som du forsøger at skabe. Nogle bureauer forsøger f.eks. at skabe et sjovt miljø for deres medarbejdere, mens andre fokuserer på at skabe et strengt arbejdsfokuseret miljø.
Du skal sikre dig, at de mennesker, du arbejder sammen med, deler de samme værdier som dig, fordi det vil sikre, at de passer godt ind i kulturen på din arbejdsplads. Du skal også overveje erfaringen og knowhow hos de personer, du ansætter.
Kanaler til at finde arbejdskraft
Der er utallige kanaler, som du kan bruge til at finde medarbejdere, og internettet har gjort det meget nemmere at finde medarbejdere. Du kan f.eks. søge efter folk på LinkedIn og på websteder som Upwork. Du kan også ansætte folk ved personlige netværksarrangementer.
Fakturering pr. time
Du skal også tage højde for, hvordan du prissætter dine tjenester, da det er afgørende for, hvor meget du bliver betalt. Dit bureau vil blive enormt påvirket af den prismodel, som du beslutter dig for at indføre. Det vil f.eks. påvirke dit overskud, din løn, dine udgifter og meget mere.
Det er ofte meget vanskeligt at vælge den rigtige prismodel, og det afhænger af, hvordan din virksomhed er opbygget, og hvordan den tjener penge. Mens nogle virksomheder fokuserer på at opkræve månedlig betaling, er der andre, der i stedet går ind for at opkræve timeløn.
Den timebaserede faktureringsmetode sikrer, at du altid vil være i stand til at betale dine medarbejdere, fordi du højst sandsynligt betaler dem pr. time. Det gør det også nemmere for dig at fastsætte dit bureau prisfastsættelse, så det er i overensstemmelse med det, du betaler folk. Det passer også med den måde, som SEO-bureauer arbejder på.
Det er meget sværere at afgøre, om det arbejde, du udfører, er det værd, hvad du får betalt, når du opkræver betaling for dine tjenester pr. måned. Det vil også gøre det lettere for dig at redegøre for de ressourcer, du bruger.
Timelønnen sikrer også, at du får interne overskud, og at du får fuldt udbytte af satsen. Hvis du får løn, får du i bund og grund betaling for alt det arbejde, du lægger i et projekt.
En fast pris medfører ofte, at du skal tilbyde dine kunder yderligere tjenester stort set gratis, hvis du vil gøre et godt stykke arbejde. Ved at opkræve timeløn kan du sikre dig, at du kan gøre det, som din klient har brug for, mens du stadig bliver betalt.
Fordele ved timebaseret fakturering
Som du måske har gættet, er der masser af fordele ved at fakturere dine tjenester på timebasis. For eksempel sikrer denne form for fakturering, at du bliver betalt for dine tjenester, og at kunden ved præcis, hvad han/hun betaler for.
Husk, at kunderne betaler for din præstation og for din tid med en timemodel. Dette kan dog også gøre det sværere for dine kunder at finde ud af, om dine tjenester er værd at betale for, fordi det kan være subjektivt.
Imidlertid er timelønsfakturering utrolig enkel, og det sikrer, at der ikke er nogen forvirring mellem dig og kunden, når det kommer til, hvor mange penge du skylder for arbejdet. Du skal blot bestemme, hvor meget tid det vil tage dig at gennemføre et projekt mere præcist.
Du skal også holde styr på de resultater, som du opnår, når du gennemfører et projekt. Timeløn sikrer ofte, at resultaterne bliver hurtigere. Start med at overveje, hvor mange timer du vil arbejde i løbet af en måned, så du kan komme frem til et rimeligt estimat for timeafregning.
Når du går i gang med et projekt, skal du sikre dig, at din kunde forstår, hvad han/hun kan forvente af dig. Udarbejd en plan, og sørg for, at den bliver fulgt til punkt og prikke. Dette vil gøre dig mere attraktiv for fremtidige kunder.
Sådan skalerer du et SEO-bureau
Hvis du vil udvide dit bureau, kan du vokse ved at indføre timebaseret fakturering. Du vil være i stand til bedre at beregne, hvor mange penge du ender med at bruge på nye ansættelser og andre ting. Du kan bruge et par KPI'er til at bestemme, hvor meget du skal fakturere pr. time.
Indtægter pr. sæde
Det kan være svært at holde styr på, hvor mange penge hver enkelt medarbejder genererer i en større organisation. Ved hjælp af timeprisfastsættelse bliver det dog meget lettere at fastslå dette. Det skyldes, at du kan se, hvor mange penge dine medarbejdere tjener for hver time, de arbejder.
På den måde kan du se, hvor godt dit personale klarer sig. Det skyldes, at denne indikator vil vise dig, hvem af dine medarbejdere der arbejder, og hvem af dem der ikke arbejder ordentligt. Det har aldrig været nemmere at fastslå, hvor meget en medarbejder er værd for din virksomhed.
Udnyttelsesgrad
Denne næste KPI giver dig mulighed for at finde ud af, hvor ofte hver af dine medarbejdere er tilgængelig til at arbejde på et givet tidspunkt. Denne sats kan beregnes ved at dividere det antal timer, du har faktureret, med antallet af tilgængelige timer.
På den måde kan du beslutte, om du har brug for at ansætte flere medarbejdere, så din organisation kan fungere mere smidigt. Ved hjælp af denne måling kan du se, om dine spillere er overbebyrdede.
Hvis du finder ud af, at dine medarbejdere faktisk er overbebyrdede, skal du ansætte nye medarbejdere for at sikre, at de ikke ender med at brænde ud. På den anden side, hvis dine medarbejdere ikke arbejder hårdt nok, bliver de ikke udnyttet fuldt ud nok.
Behov for rørledninger
Denne KPI beregnes ved at tage hensyn til udnyttelsesgraden for de medarbejdere, som du har vurderet som overbebyrdede. På den måde kan du lettere finde medarbejdere, som du kan dele deres arbejdsbyrde op. På den måde kan du også lettere beregne, hvor mange medarbejdere du skal bruge for at udjævne arbejdsbyrden.
Beregning af en timeløn
Hvis du ønsker at beregne din timeløn manuelt, skal du gennemgå de parametre, du bruger til at beregne den. Start med at overveje dine udgifter, som omfatter de værktøjer, du bruger, din husleje og andre månedlige udgifter.
Derefter kan du begynde at overveje dine samlede fakturerbare timer. Begynd med at tage højde for dine sygedage, feriedage, helligdage, weekender og timer hver dag. De fleste virksomheder anser deres daglige arbejdstid for at være ca. seks timer pr. dag. Andre vil øge dette til otte timer hver dag.
Du skal også tage højde for udgifter som de skatter, du betaler, og dine fortjenstmargener. Du kan også tage højde for dit overskud i marginen. Du kan derefter regne din timepris ud på baggrund af, hvor meget du gerne vil tjene, og hvor meget du bruger.
Hvis du finder ud af, at din fakturerbare sats ikke er nok til, at din virksomhed er rentabel, kan du altid justere den opad. Du kan også bestemme dette på baggrund af dine historiske resultater og din erfaring, da folk betaler for erfarne medarbejdere.
Prognose for udnyttelse og rentabilitet
Ved hjælp af disse oplysninger kan du regne ud, hvor mange penge du vil tjene i fremtiden. For at finde ud af dette skal du tage højde for antallet af kunder, du har med hver måned at gøre, samt hvor meget de betaler dig, og hvor meget du bruger hver måned.
Derefter kan du begynde at beregne din bruttofortjeneste. Hvis din månedlige betaling fra kunderne er på 20.000 USD, og din lønsum er 23.000 USD, mens dine ekstraudgifter er på 2.000 USD, vil bruttofortjenesten være negativ på -5.000 USD. Dette er et tab. Du kan derefter omregne dette tab til en procentdel for at bestemme din bruttomargin.
For at gøre dette positivt skal du øge antallet af kunder, som du arbejder med, eller det beløb, som disse kunder betaler dig.
Sørg for at angive det beløb, du bruger hver måned, for at sikre, at alle data er tilgængelige det samme sted. Dette vil gøre det lettere at komme frem til dine udnyttelsesgrader samt at vide, at dine teammedlemmer samarbejder korrekt.
Udarbejdelse af en prognose-skabelon
Dette vil give dig mulighed for at finde ud af, hvordan du opretter en prognoseskabelon, så du nemmere kan spore de oplysninger, vi har beskrevet ovenfor. Vi vil hævde, at der er tre vigtige metrikker, som du skal tage højde for: din fakturerbare timetakst, din udnyttelsesgrad og din rentabilitet.
Start med at oprette et ark med fire faner: roller, kunder, udgifter og team.
Som du kan forvente, bør fanen kunder indeholde oplysninger om dine kunder, og hvor længe du vil arbejde på deres projekt. Du skal også nævne, hvor meget du bliver betalt af dem.
Under fanen roller skal du angive dit teams stillingsbetegnelser, roller og lønninger. Du kan derefter indtaste de faktiske teammedlemmer i fanen teams. Denne fane kan endda omfatte fremtidige medarbejdere samt den dato, hvor de kan begynde.
Du bør også angive udgifter og datoer for disse udgifter. Du kan også oprette en fane i regnearket, der omhandler de planer, du har for igangværende projekter, så det er lettere at holde styr på dem.
Ved at bruge alle disse oplysninger kan du bestemme udnyttelsesgraden. Du kan endda farvekode din udnyttelsesgrad på en skala fra rød til grøn, hvor rødt er dårligt og grønt er godt. Hvis dette fører til, at du kan konstatere, at en medarbejder underpræsterer, så ved du, at det er på tide at finde en erstatning.
Sporing af timer
Du skal også implementere en metode til at holde styr på antallet af timer, som hver enkelt medarbejder arbejder. Det vil sikre, at du ved, hvilke medarbejdere der arbejder mere, og hvilke af dem, der ikke tager deres egen vægt. Der findes flere værktøjer, som du kan bruge til at spore arbejdstiden.
Med Clockify-værktøjet kan du f.eks. holde styr på, hvor længe et projekt er i gang, og hvor længe folk arbejder på det pågældende projekt. Selv om dette værktøj automatiserer en stor del af processen, kan du også holde styr på tiden manuelt ved hjælp af Google Sheets. På den måde kan du nemt overvåge dine medarbejderes præstationer.
Brug af timer til at genopbygge projektplaner
Det kan du gøre ved at oprette et skema, der registrerer de opgaver, du skal udføre, og hvor lang tid det vil tage at få dem udført. Det gør det nemmere at finde ud af, hvor mange penge du bruger pr. time, og det vil også give dig mulighed for at spore de opgaver, der skal udføres.
Dette giver dig mulighed for at spore udnyttelsesgraden, så du kan holde styr på medarbejdernes præstationer. Forskellige projekter og deres planer skal spores, så du kan bestemme udgifterne og den tid, der bruges på hvert projekt. Alle disse oplysninger vil give dig mulighed for at sikre, at et projekt forløber så gnidningsløst som muligt.
Oprettelse af salgsprognoser med timedata
Ved at bruge dine timedata kan du lave prognoser for salget. Ved at gennemgå disse data kan du vurdere, hvor lang tid det vil tage at gennemføre et projekt. Du kan også bestemme, hvilke opgaver der skal udføres, så andre projekter kan blive udført til tiden.
Det vil gøre det nemmere at tage højde for fremtidige projekter, hvor du skal udføre den samme slags arbejde. Det vil også gøre det lettere for dig at præsentere dine tjenester for fremtidige kunder. Det betyder, at dine kunder vil få en bedre idé om, hvad du vil udføre for dem.
Hvad skal du fortælle dine kunder?
Når du fakturerer dine kunder, behøver du ikke engang at fortælle dem, at du bruger en timelønsfaktureringsplan. Hvis du beregner dine timer på forhånd, kan du derefter fakturere dine kunder hver måned ved hjælp af de oplysninger, du har fastlagt på forhånd. Ulempen er, at dine beregninger skal være ekstremt nøjagtige.
Det positive ved dette er dog, at du vil kunne blive betalt for det arbejde, du rent faktisk udfører, uden at din kunde tror, at du tager mere end konkurrenterne, fordi du fakturerer pr. time.
Hvis din kunde derimod beder om data om, hvor længe du har arbejdet, skal du sørge for at holde dem klar til dem, så de kan være sikre på, at du har gjort dit arbejde.
