Intro
Som vi ved, er indkøbets rolle blevet udvidet betydeligt i de senere år. Traditionelt fokuseret på at afbalancere omkostninger med kvalitet og levering, er indkøbsorganisationer nu ansvarlige for meget bredere mål såsom risikominimering, innovation, bæredygtighed og mangfoldighed, retfærdighed og inklusion (DEI).
Denne udvikling understreger behovet for en strategisk tilgang til organisationsdesign og for at strukturere teamet på en sådan måde, at disse nye prioriteter kan opfyldes effektivt.
Hvad er udfordringerne ved transformation af indkøb?
I takt med at indkøbets omfang vokser, står lederne over for flere udfordringer, herunder mangel på talent og behovet for at prioritere langsigtet udvikling. Ifølge Gartners Procurement Competencies Survey implementerer over 75 % af sourcing- og procurement-ledere adgang til eksterne kurser og interaktiv intern træning for at opbygge medarbejdernes kompetencer. Dette fokus på talentudvikling er afgørende for at overvinde kvalifikationsmangler og tilpasse teams til organisatoriske mål.
3 Nøgleaktiviteter til optimering af organisationsdesign
For at skabe en indkøbsorganisation, der er i overensstemmelse med virksomhedens prioriteter, anbefaler Gartner, at man fokuserer på tre kritiske områder:
1. Benchmark rapporteringslinjer og kontrolspænd
Effektivt organisationsdesign begynder med at forstå rapporteringsstrukturer. Gartners budgetbenchmarking afslører, at indkøbschefer (CPO'er) oftest rapporterer til:
- Økonomidirektører (38%)
- Chief Supply Chain Officers (20%)
- Driftschefer (19%)
Kontrolspændet varierer også afhængigt af organisationens præstation. Højt præsterende CPO'er leder i gennemsnit otte medarbejdere, mens deres kolleger i virksomheder, der præsterer gennemsnitligt, fører tilsyn med seks, og organisationer, der præsterer dårligt, rapporterer et gennemsnit på fire. Disse benchmarks giver en ramme for optimering af rapporteringslinjer og teamstørrelser for at forbedre effektiviteten og ansvarligheden.
2. Bestem det ideelle niveau af centralisering
Graden af centralisering har stor indflydelse på indkøbets effektivitet. Undersøgelsen af indkøbsorganisationens struktur identificerer tre primære modeller:
- **Centraliserede strukturer: **Udnytter stordriftsfordele og standardiserer processer, men kan hindre responstid og styring af leverandørforhold.
- **Decentrale strukturer: **Tillader større fleksibilitet og lydhørhed, men mangler standardisering.
- Center-ledede strukturer: Kombinerer centraliseret tilsyn med lokal udførelse og tilbyder en afbalanceret tilgang.
De seneste tendenser tyder på en genopblomstring af centerledede strukturer, idet 51 % af organisationerne anvender denne model sammenlignet med 39 %, der foretrækker centraliserede strukturer. Dette skift tilskrives øgede forstyrrelser i forsyningskæden, som kræver større tilpasningsevne og strategisk justering. Ledere skal evaluere deres organisations behov for at finde frem til den bedst egnede struktur.
3. Tilpas værdidrivere til beslutninger om organisationsdesign
Indkøbsorganisationernes design bør afspejle deres strategiske prioriteter. For eksempel:
- Aktivitetsbaserede strukturer: Fokus på effektivitet og hastighed.
- Kategoribaserede strukturer: Prioriter den samlede værdi og omkostningsbesparelser.
Ud over organisationsdiagrammet skal lederne afhjælpe strukturelle mangler ved at forfine driftsmodeller og styringsrammer. Det sikrer, at organisationen forbliver smidig og lydhør over for skiftende prioriteter.
Hvad er vigtigheden af kompetenceplanlægning?
Opbygning af teamkompetencer er et vigtigt aspekt af transformation af indkøb. Mere end 75 % af sourcing- og indkøbscheferne investerer i eksterne kurser og intern uddannelse for at forbedre teamets færdigheder og i effektiv brug af indkøbssoftware. Kompetenceplanlægning hjælper organisationer med at afhjælpe huller i færdighederne, så indkøbsteams kan tackle forskellige udfordringer effektivt.
Organisationerne foretager også betydelige ændringer i deres strukturer, og 82 % planlægger moderate til betydelige organisatoriske justeringer i løbet af det næste år. Denne proaktive tilgang sikrer, at indkøbsteams er rustet til at håndtere konkurrerende prioriteter og konstante forandringer.
4 Strategier for effektivt organisationsdesign
De vigtigste områder, som ledere bør optimere i indkøbsorganisationer, er
- *Benchmarkmod industristandarder: *Brug datadrevet indsigt til at vurdere rapporteringslinjer, kontrolspænd og organisationsstrukturer.
- Evaluer centralisering vs. decentralisering: Overvej kompromiserne mellem effektivitet og lydhørhed for at finde den ideelle balance.
- Prioriter kompetenceudvikling: Invester i uddannelses- og udviklingsprogrammer for at opbygge en dygtig og smidig arbejdsstyrke.
- **Udbedre strukturelle mangler: **Forbedre ledelses- og driftsmodellerne, så de passer til organisationens mål.
Konklusion
At designe indkøbsorganisationer, der er i overensstemmelse med virksomhedens prioriteter, er en dynamisk proces, der kræver løbende evaluering og tilpasning.
Anbefalingen til indkøbschefer er at fokusere på rapporteringslinjer, centralisering og værdibaseret design, så de kan skabe strukturer, der understøtter deres udvidede ansvarsområder. Sammen med robust kompetenceplanlægning og strukturel forbedring gør disse strategier indkøbsteams i stand til at levere enestående værdi i et komplekst og hurtigt udviklende forretningsmiljø.
