Sådan forebygger du effektivt tidstyveri på arbejdspladsen

Introduktion

Benjamin Franklin, en af USA's grundlæggere, var mange ting - forfatter, succesrig forretningsmand, trykker, filantrop, politiker og opfinder.

I et af sine essays - "Advice to a Young Tradesman" - skrev han: "Husk, at tid er penge."

Franklin ville have moret sig over at vide, at hans råd til unge håndværkere stadig er relevant selv efter 275 år, især for organisationer, der ønsker at løse udfordringen med "medarbejdertidstyveri" og samtidig udnytte medarbejdernes tid optimalt.

Medarbejdernes tidstyveri er en stor udfordring for organisationer, der konstant forsøger at forbedre produktivitetsniveauet på arbejdspladsen. Hvis man ikke gør noget ved det, kan det føre til tab af profit og påvirke organisationens vækstudsigter og endda bæredygtighed på længere sigt.

Når organisationer undersøger årsagerne til lav medarbejderproduktivitet, er de nødt til at dykke dybt ned i, om deres medarbejdere bevidst eller ubevidst giver sig af med tidstyveri. Denne blog vil hjælpe dig med at forstå alt om tidstyveri, hvordan medarbejdere engagerer sig i sådanne praksisser, og hvordan du kan forhindre dem som arbejdsgiver.

Hvad er tidstyveri?

Billedkilde

Tidstyveri er ganske enkelt medarbejderes misbrug af arbejdstid, enten ved at foregive at arbejde og deltage i ikke-arbejdsrelaterede aktiviteter bevidst eller ubevidst. På den måde bliver medarbejderne betalt for de timer, de ikke har arbejdet, hvilket medfører et tab af produktivitet og output for organisationen.

Tidstyveri kan virke trivielt og endda svært at forstå, da det ikke er som materielt tyveri. Vi er indrettet til at tænke på tyveri som det fysiske tab af ejendom eller ejendele. Derfor kan organisationer finde det udfordrende at forstå konturerne af tidstyveri og dets indvirkning på deres forretningsresultater.

Men det er en form for dårlig opførsel, der kan føre til et enormt tab af organisationens produktion og indtægter, især for større organisationer med et betydeligt antal ansatte.

Lad os forstå dette med et eksempel på en organisation med 700 medarbejdere. Hvis hver medarbejder stjæler eller misbruger 30 minutter om dagen, så mister organisationen 21.000 minutter eller 250 timers produktiv tid hver dag!

Disse tal kan løbe op i hundredtusindvis af arbejdstimer og millioner af dollars i pengebeløb, hvilket understreger, hvordan tidstyveri kan påvirke virksomhedens output og endda true organisationens bæredygtighed på længere sigt.

Nu, hvor vi har forstået, hvad tidstyveri er, kan vi se på nogle af de måder, medarbejdere stjæler tid fra deres arbejdsgivere på.

Syv måder, medarbejdere stjæler tid på

Opfindsomheden kender ingen grænser, og der er ingen mangel på måder, hvorpå medarbejdere stjæler tid. Men nedenfor har vi listet de syv velkendte måder, hvorpå medarbejdere stjæler tid fra deres organisation.

1. Automatisering af mus

En af de mest effektive måder at snyde tidsregistreringssoftware på er ved at bruge en automatiseret mus. Medarbejderne kan placere en musedåse oven på en batteridrevet eller fjernstyret enhed, som de kan betjene på afstand.

På den måde bliver musen ved med at svæve over skærmen i periodiske og foruddefinerede intervaller, som brugeren finder passende, og computerskærmen forbliver aktiv. Da tidsregistreringssoftwaren antager, at brugeren er aktiv, kan den ikke registrere mistænkelig aktivitet og rapportere tidstyveri.

2. Åbning af flere små vinduer

En anden effektiv og enkel måde at stjæle tid på er at åbne flere små vinduer på computerskærmen. Ved hjælp af sådanne vinduer kan medarbejderne surfe på internettet, chatte med deres venner eller endda shoppe online. I mellemtiden holder de hovedvinduet med fuld skærm åbent til kontorrelaterede aktiviteter. Da nogle typer online tidsregistreringssoftware sporer fuldskærmsvinduet, kan de snyde medarbejderne til at registrere, at de arbejder aktivt med kontorrelaterede opgaver.

3. Timing af screenshot-softwaren

At bruge dette trick kræver en vis færdighed i at betjene software, især evnen til at omgå eller knække den softwarekode, der bruges til at spore medarbejdere. Medarbejderne kan hacke tidsregistreringssoftwaren for at finde ud af, i hvilket tidsinterval softwaren tager et screenshot af brugerens computerskærm.

Denne information kan hjælpe dem med at time deres aktiviteter på en måde, så tidsregistreringssoftwaren registrerer dem som værende i gang med officielle opgaver. I mellemtiden kan medarbejderen bekvemt surfe på internettet eller udføre ikke-arbejdsrelaterede opgaver i tidsrummet mellem de to skærmbilleder.

4. Brug af flere skærme

Nogle medarbejdere tilslutter deres bærbare computere til flere andre skærme via USB-kabler. Det giver dem mulighed for at betjene flere vinduer samtidigt, mens de bruger hovedvinduet til kontorrelaterede opgaver. Desværre er der ikke mange tidsregistreringsprogrammer på markedet, der kan identificere og spore flere skærme.

Denne eksisterende mangel gør det muligt for nogle medarbejdere at stjæle arbejdsgivernes tid.

5. Manipulation med softwarekoden

Det er en mere ualmindelig måde at snyde tidsregistreringssoftwaren på. Men medarbejdere, der er dygtige til teknologi og software, kan udnytte tidsregistreringsværktøjer ved at foretage ændringer i softwarekoden.

Nogle softwareværktøjer til tidsregistrering er modtagelige for hacking og manipulation, hvilket giver medarbejderne mulighed for at ændre deres arbejdsmetoder. På den måde registrerer sådanne værktøjer forkerte oplysninger, som medarbejderne har givet på forhånd.

6. Buddy stansning

Billedkilde

Buddy punching som et middel til at snyde arbejdsgivere om medarbejdernes brug af arbejdstid har eksisteret, siden begrebet tidsregistrering kom frem. Buddy punching involverer stedfortrædende fremmøde, hvor en anden medarbejder markerer fremmødet på vegne af sine kolleger.

Organisationer har dog i vid udstrækning sat en stopper for denne form for tidstyveri ved at indføre biometriske fremmødesystemer, hvor medarbejderne registrerer deres fremmøde ved hjælp af nethindescanninger, fingeraftryksscanninger, ansigtsgenkendelsessystemer osv.

7. Overdreven ikke-produktiv internetsurfing

Internetsurfing er naturligt, og medarbejdere besøger af og til internettet for at undersøge eller validere information eller for at få indsigt i et emne, som de sandsynligvis vil diskutere med deres kunder, ledere eller kolleger. Men overdreven internetsurfing, især til uproduktive opgaver som at svare på personlige e-mails, shoppe online eller læse om ikke-arbejdsrelaterede emner, kan føre til tab af produktiv arbejdstid.

Nogle medarbejdere surfer måske også meningsløst på internettet i arbejdstiden, mens de foregiver at lede efter relevant information i forbindelse med nogle officielle opgaver. For at håndtere sådanne scenarier kan det være nødvendigt at arbejde med at inspirere dine medarbejdere på forskellige måder for at forbedre deres præstationer.

Effekten af tidstyveri på virksomheder

Branchens resultater tyder på, at tidstyveri stadig er en alvorlig kilde til indtægtslækage for organisationer. En brancherapport afslørede for eksempel, at tidstyveri forårsagede et årligt tab på mellem 20 og 50 milliarder dollars for amerikanske organisationer.

I mellemtiden mister virksomheder på verdensplan mere end 400 milliarder dollars i tabt produktivitet på arbejdspladsen! Det er alvorlige tal og en grund til bekymring for organisationer, der kæmper med flere kriser som et turbulent arbejdsmarked og uinspirerende makroøkonomiske indikatorer på vigtige markeder.

Sådan stopper du tidstyveri

Nedenfor er nævnt nogle måder, hvorpå organisationer kan stoppe tidstyveri.

1. Forbedre medarbejdernes engagement

En nylig rapport fra branchen bekræfter, at medarbejdernes engagement fortsat er på et historisk lavt niveau. Kun en femtedel eller 21% af den globale arbejdsstyrke identificerer sig som aktivt engagerede. I mellemtiden nåede medarbejderstress op på 44% i 2022, hvilket var endnu højere end tallene for 2021.

Det pludselige skift til fjern- og hybridarbejdspladser påvirkede balancen mellem arbejde og privatliv og øgede udbrændtheden. Sådanne udfordringer har påvirket medarbejdernes evne til at fokusere på kontorrelaterede opgaver og balancere deres personlige og professionelle liv. For at håndtere dette skal organisationer bruge tid sammen med medarbejderne for at forstå årsagerne til deres lave produktivitet og behovet for at bruge måder at snyde tidsregistreringssoftwaren på.

Engagerede medarbejdere er mindre tilbøjelige til at spilde deres arbejdstid på uproduktive opgaver og skaber større værdi for organisationen. Derfor kan arbejdsgivere iværksætte forskellige aktiviteter for at engagere medarbejderne, så de øger produktiviteten og bidrager til at begrænse problemet med tidstyveri.

2. Kommuniker effektivt

Effektiv kommunikation er vigtigere end nogensinde, især når personlige møder bliver mindre hyppige, og fjernarbejde bliver mere almindeligt. Organisationer bør ikke kun kommunikere effektivt for at engagere medarbejderne, men også for at hjælpe dem med at forstå behovet for tidsregistreringssystemer.

Organisationer skal få deres medarbejdere til at tro på, at brugen af sådanne tidsregistreringsmekanismer ikke er for at detailstyre dem, men for at give dem mere handlingsorienteret indsigt i, hvordan de kan få mulighed for at engagere sig i opgaver af højere værdi. Virksomhedsledere skal gå forrest og hjælpe med at institutionalisere en sådan praksis i hele organisationen ved at fungere som forandringsskabere.

Læs også: 5 effektive interne kommunikationsværktøjer til at forbedre din virksomheds arbejdsgang

3. Indbygget software til tidsregistrering

Billedkilde

At onboarde en tidsregistreringssoftware er et strategisk skridt for virksomheder, der ønsker øget produktivitet og forebyggelse af tidstyveri. Ved at indføre et tidsregistreringsværktøj som Replicon kan organisationer nøjagtigt overvåge medarbejdernes arbejdstid og aktiviteter, hvilket mindsker risikoen for tidstyveri. Disse avancerede løsninger giver indsigt i realtid i opgaver og projekttidslinjer, hvilket sikrer ansvarlighed og gennemsigtighed på arbejdspladsen. Nogle af disse værktøjer tilbyder AI-drevne timesedler og mobile timesedler, der hjælper organisationer med at registrere tids- og tilstedeværelsesdata, booke afspadsering og administrere arbejdsplaner effektivt når som helst og hvor som helst.

4. Muliggør fleksible arbejdstider

Billedkilde

Arbejdsgivere kan hjælpe medarbejderne med at få et bedre arbejdsliv ved at give mulighed for fleksible arbejdstider. Fleksible arbejdstider kan hjælpe medarbejderne med at håndtere deres privatliv og ansvar på en måde, hvor de ikke behøver at lyve om, at de er online på "faste" tidspunkter eller finde på geniale måder at snyde tidsregistreringssoftwaren på.

Det vil give dem mulighed for at fokusere intenst på deres arbejde og leve et mere stressfrit liv, hvilket vil bidrage til at øge deres produktivitet og gavne organisationen i det lange løb ved at hjælpe dem med at vinde den igangværende krig om talent!

Du kan afprøve flekstidsordninger, hvor medarbejderne kan arbejde et bestemt antal timer, men selv vælge, hvornår de vil arbejde, eller endda prøve komprimerede arbejdsugeplaner som 4/10, 9/80 eller 2-2-3, der gør det muligt for medarbejderne at gennemføre deres arbejdsuge på mindre end de normale fem dage for at få mere fritid, hvor de kan udføre deres personlige aktiviteter.

5. Fokus på resultater

Organisationer er nødt til at udvikle en kultur, hvor medarbejdere og ledere fokuserer på resultater snarere end den tid, der bruges på et projekt eller en opgave. Dette kan være en ændring fra det etablerede paradigme, hvor "tidsforbrug" betragtes som målestok for produktivitet.

Men sådanne ændringer kræver langsigtede tiltag og engagement, da det tager lang tid for kulturelle ændringer at manifestere sig.

6. Revision med omhu

Ved at undersøge, hvordan medarbejderne bruger deres tid, kan man få dyb indsigt i tendenser i hele organisationen, som lederne kan bruge til at lave køreplaner for forbedringer. For eksempel kan en organisation automatisere administrative opgaver, hvis arbejdsstyrken bruger mere tid på administrative aktiviteter end forretningskritiske opgaver.

Konklusion {#conclusion}

De sidste par år har været turbulente for organisationer over hele verden. Reducerede profitmarginer, et betydeligt fald i kundernes udgifter, en rasende krig om talent og stigende omkostninger til menneskelige ressourcer kræver et skarpt øje på måder at lukke indtægtslækager på. Og at tage fat på problemet med tidstyveri blandt medarbejderne er en nem, men meget effektiv måde at forbedre bundlinjen på.