3 tips til at gøre outsourcing af dataindtastning mere effektiv

Intro

Selv om dataindtastning kan virke som en mindre opgave, afhænger din organisations driftseffektivitet af den. Det hjælper dig med at vedligeholde oplysninger om organisationens drift, hvilket giver dig mulighed for at træffe informerede beslutninger, planlægge strategier og skabe vækst i virksomheden.

Dataindtastning er virkelig vigtig for virksomhedens succes, og enhver organisation skal fokusere på nøjagtig dataindtastning. Men det er en kedelig og tidskrævende opgave, og dit nuværende team har måske ikke båndbredden til at håndtere den. I dette tilfælde kan outsourcede datahåndteringstjenester hjælpe med at tage byrden af dine skuldre. Men med så mange muligheder, hvordan vælger man så den rigtige? Den følgende artikel handler om tre strategier, der vil gøre outsourcing af dataindtastning mere effektiv.

Hvad er inkluderet i outsourcede dataindtastningstjenester?

Outsourcing af din dataindtastningsopgave betyder, at du hyrer en tredjepartsudbyder til at håndtere din organisations dataindtastning. Disse fagfolk vedligeholder vigtige oplysninger om din organisations drift og strømliner datahåndteringen.

Selvom de ikke er en del af din organisations interne team, udfører de alle opgaver i forbindelse med dataindtastning. Deres tjenester omfatter følgende:

• Indtastning af organisationens oplysninger i databasen, regneark eller CRM-systemer.
• Transskribering af lydfiler til tekstformater.
• Behandling af fakturaer, ordrer, formularer eller anmodninger.
• Konvertering af papirkopier af forskellige dokumenter til bløde kopier.

Når du søger hjælp hos en outsourcingvirksomhed, ansætter de et team af dataindtastningseksperter til din organisation. Teamet er meget erfarent og udstyret med værktøjer til at håndtere store mængder data.

Ved at outsource din dataindtastningsopgave kan du samle forskellige talenter fra hele verden til at håndtere nogle af de vigtige operationer i din organisation, og det bedste er, at du ikke behøver at give dem nogen personalegoder.

Strategier til at gøre outsourcing af dataindtastning mere effektiv

Outsourcing af dataindtastning har mange fordele. Men hvordan kan man gøre det mere effektivt? Lad os finde ud af det i afsnittet nedenfor:

1. Undersøg deres datasikkerhed

Datasikkerhed er et must for enhver organisation. Hvis du outsourcer din dataindtastningsopgave, er du sandsynligvis bekymret for, at en tredjepart vil få adgang til og behandle dine private og følsomme data. Hvis du ikke forhører dig om tjenesteudbyderens specifikke sikkerhedsbehov, kan du risikere at miste dine følsomme oplysninger og datafortroligheden.

Find ud af, hvilket niveau af datasikkerhed din organisation har brug for, og diskuter det med tjenesteudbyderen. Analyser også deres nuværende sikkerhedsopsætning. Hvis du planlægger at give dem dine interne værktøjer, skal du sørge for at vurdere deres datahåndteringsevner i forbindelse med håndtering af følsomme data og oplysninger.

2. Indfør en klar kontrakt

Når du indfører en gennemsigtig kontrakt med din serviceudbyder, som specificerer de regler for databeskyttelse og compliance, som de skal følge, sikrer du klar kommunikation om din organisations sikkerhedsstandarder.

For at reducere cybersikkerhedsrisici skal du også inkludere en databeskyttelsesklausul i din kontrakt. Aftalen skal være så omfattende som muligt og nævne de procedurer, de skal følge for at sikre datasikkerhed.

3. Beregn omhyggeligt din ROI

De fleste organisationer vælger at outsource deres dataindtastningsopgaver, fordi de ønsker at reducere deres driftsomkostninger. Når du hyrer et team af professionelle, skal du derfor kvantificere de fordele, de giver. Fordelene vil omfatte både monetære og ikke-monetære fordele, lige fra øget kundetilfredshed, forbedret cash flow, reduceret indkomst og meget mere.

Sammenlign fordelene med din investering for at bestemme din ROI. Hvis outsourcingprocessen giver et tilfredsstillende ROI, er du på rette vej. Men hvis den ikke gør det, skal du undersøge det nærmere for at finde en tjeneste, der giver et tilfredsstillende investeringsafkast.

Konklusion

Dataindtastning er en vigtig opgave, der indebærer håndtering af følsomme oplysninger om din organisations aktiviteter og systematisk organisering af dem. Men det er også kedeligt og tidskrævende. Derfor er outsourcing den bedste vej, din virksomhed kan gå.

Men husk, at hvis du vil have mest muligt ud af at outsource din dataindtastningsopgave, skal du hyre en velrenommeret tjenesteudbyder, der er udstyret til at overholde din organisations sikkerhedsregler.