Proč je zlepšování procesů nezbytné pro růst agentury

Úvodní stránka

Rozvoj agentury SEO není snadný. Pokud vám však ve firmě chybí zefektivněné pracovní postupy, neplavete jen proti proudu, ale máte k sobě přivázaná olověná závaží.

Zlepšování procesů je zásadní pro růst každého podniku. Pro SEO je však ještě důležitější.

Váš tým je vaším největším zdrojem (a nákladem) jako organizace poskytující profesionální služby. A pokud nemáte systémy pro zefektivnění pracovních postupů SEO, budete se snažit vytvářet aktiva pro klienty, což vám přinese ztráty.

Tento příspěvek se bude zabývat skutečnými náklady na neefektivní procesy ve vaší agentuře SEO a tím, co můžete udělat pro zefektivnění pracovních postupů již dnes.

Skutečná cena neefektivních procesů ve vaší agentuře SEO

Náklady na neefektivní procesy se plíživě zvyšují.

Zaměstnanci v průměru utratí:

• 1,8 hodiny denně hledání dokumentů
• 30 hodin měsíčně na schůzkách (nebo 1,2 hodiny denně)
• 4,1 hodiny denně ve schránce.

A jéje.

Nemělo by tedy být překvapením, že průměrný pracovník v kanceláři je denně produktivní přibližně 2 hodiny a 53 minut.

Je čas na rychlou matematiku, abyste zjistili, kolik to vaši agenturu stojí.

Podle portálu Indeed činí průměrný plat SEO specialisty 54 579 dolarů. Za předpokladu, že jsou produktivní pouze 3 z 8 hodin denně (37,5 %), přicházíte ročně o přibližně 34 111,87 USD na produktivitě jednoho zaměstnance.

Pracovat s dodavateli místo se zaměstnanci?

Řekněme, že vaši dodavatelé pracují 30 hodin týdně za 50 dolarů na hodinu (spodní hranice sazby SEO). Jsou však produktivní pouze 37,5 % času.

Pak přicházíte o 45 000 dolarů ročně (30 hodin týdně X 50 dolarů na hodinu X 48 týdnů vám dává 72 000 dolarů X 0,625 pro procento promarněného času.)

Jde samozřejmě o hrubé odhady.

Přesto to ukazuje, kolik času a peněz se věnuje administrativní práci a dalším úkolům, které nepřinášejí klientům přímé výsledky. Jinými slovy, práce, která je mimo rozsah.

Neefektivní procesy vyčerpávají vaše zaměstnance

Náklady jsou vyšší i v jiných ohledech. V důsledku neefektivních procesů jsou vaši zaměstnanci méně produktivní a více stresovaní.

To má negativní dopad na vaše podnikání. Vystresovaní zaměstnanci, kteří jsou zavaleni hromadou administrativních úkolů, nemají čas soustředit se na dosahování výsledků pro své klienty.

A co hůř, váš tým bude obvykle pracovat mimo svou smluvní pracovní dobu, aby zvládl úkoly a dohnal, co je třeba.

Tímto způsobem sice můžete získat zpět část peněz, které jste ztratili na neefektivních procesech, ale z dlouhodobého hlediska vás to bude stát více. Vaši zaměstnanci vám to budou mít za zlé. Kvalita jejich práce půjde dolů. A budou méně nadšeni prací ve vaší agentuře.

Nakonec odejdou z vaší organizace do efektivnější agentury.

To poškozuje kulturu vašeho pracoviště. Vyhořelí zaměstnanci mají tendenci strhávat ostatní zaměstnance kolem sebe. V důsledku toho se vaše pracoviště může stát toxickým.

Řízení odchodu zaměstnanců je také velmi nákladné. Nahrazení zaměstnance obvykle stojí přibližně 1,5 až dvojnásobek jeho platu.

Mějte na paměti, že v tomto případě nejsou zohledněny náklady na negativní dopad na kulturu pracoviště, stávající klienty a celkovou značku.

Skutečný důvod vysoké fluktuace zaměstnanců ve vaší agentuře

Vzhledem k "velké výpovědi", "inflaci" a "tichému odchodu", které jsou na předních místech zpráv, můžete snadno dojít k závěru, že všichni jsou všude nespokojeni se svou prací.

To ale není tak docela pravda.

I když existuje mnoho způsobů, jak zlepšit kulturu na pracovišti (lepší komunikace, více pochval, vyšší plat, lepší benefity), všechny tyto způsoby ignorují skutečnou příčinu nespokojenosti. Lidé opouštějí zbytečně stresující zaměstnání, kde nedostatek struktury a vedení značně komplikuje jednoduchou práci.

SEO vyžaduje čas.

Potřebujete čas na průzkum, vytvoření a optimalizaci aktiv. Pomocí analytiky je také velmi snadné propojit výsledky s úsilím vašeho týmu. Tento tlak na dosahování výsledků prostřednictvím překážkové dráhy neefektivity může váš tým rychle vyhořet.

Proto jsou vaše pracovní postupy základem vašeho obchodního úspěchu.

Bez jasně definovaných procesů podpořených šablonami, nástroji a standardními operačními postupy (SOP) bude mít váš tým problémy s rychlým zpracováním výstupů.

Místo toho se nechají strhnout kaleidoskopem podřadných úkolů, které jim ubírají dny, zatímco je stresují termíny a nutnost dosahovat výsledků.

Nakonec toho budou mít dost a odejdou.

Jak zlepšit procesy ve vaší SEO agentuře (5 kroků)

Pokud jsou problémem neefektivní procesy, řešením je jejich zlepšení.

Buďte připraveni. Změna je těžká.

A jako majitel agentury SEO budete muset věnovat více času a práce předem. Nebude to snadné. Ale bude to stát za to.

Postupujte podle těchto pěti kroků a zefektivněte procesy ve své agentuře.

1. Zmapujte si pracovní postupy

Procesy nemůžete opravit, dokud nezjistíte, jaké procesy již máte.

Můžete použít tabuli, poznámky, poznámkový papír nebo aplikace jako LucidChart nebo Creately. Nepotřebujete žádnou náročnou techniku. Aplikace jsou však lepší pro vzdálené agentury, protože usnadňují spolupráci.

Příklad pracovního postupu při přijímání klientů zmapovaného v grafech Lucid Charts

Vyberte si problémovou oblast ve svém podnikání a začněte mapovat pracovní postupy. Chtějte být co nejpodrobnější.

Může jít o drobnost, například o zjištění nedostatků v procesu optimalizace stávajících příspěvků. Nebo může jít o složitější pracovní postup, jako je například snaha optimalizovat proces nástupu nových klientů.

Po zvýraznění jednotlivých kroků procesu vyzvěte svůj tým ke spolupráci a kontrole. Ujistí se, že jste nic nevynechali.

2. Identifikace neefektivity

Jakmile si vše zmapujete, je velmi snadné zjistit problémy.

Všimnete si úzkých hrdel, nadbytečnosti a dalších zpomalení. Zdůrazněte tyto oblasti a prodiskutujte, zda jsou pro váš tým nezbytné.

3. Najděte řešení

Máte tři možnosti, jak zlepšit pracovní postupy:

• Eliminovat: Odstraňte všechny nepotřebné procesy.
• Konsolidace: Sloučení nadbytečných procesů.
• Zlepšit: Využijte nástroje, školení a šablony k zefektivnění procesů.

Většinu času strávíte zlepšováním procesů. Než však přijmete nějaké řešení, je třeba si uvědomit několik důležitých bodů.

Před zavedením nových nástrojů se poraďte se svým týmem. Mohou mít další doporučení. Nebo se jim vámi vybraný nástroj nemusí líbit. Chcete, aby do všech nových platforem investovali. V opačném případě budete plýtvat penězi na nástroje, které nikdo nepoužívá.

Vytvoření školení a šablon také vyžaduje čas a prostředky. Ale nakonec se to vyplatí. Místo toho, aby váš tým pokaždé začínal od nuly, může práci odvést na několik kliknutí.

A co je nejdůležitější, vytvářejte videoprohlídky složitých procesů. Písemné SOP jsou užitečné, ale videa jasně popisují kroky, které musí váš tým provést. To všem ušetří čas a frustraci.

4. Upgradujte své procesy

Začněte nejprve s nejproblematičtějšími (neefektivními) pracovními postupy. Údaje získané v prvních krocích použijte ke zlepšení procesů.

SEO zahrnuje řadu procesů s podrobnými pokyny v každém kroku. Chtějte jasně definované SOP a videoprohlídky složitých kroků. U jednoduchých úkolů budete potřebovat podrobné pokyny.

Každý člověk zpracovává informace jinak. Čím více podrobností, komunikace a pokynů poskytnete, tím snadněji váš tým rychle a přesněji zvládne úkoly.

A pokud zavádíte nové platformy, musíte také vytvořit procesy pro školení svého týmu o těchto nástrojích.

Pro dosažení nejlepších výsledků je důležité mít někoho, kdo je přímo spojen s pracovním postupem, aby procesy konkretizoval. Tím se maximalizuje efektivita a zajistí se, že váš tým bude postupovat v souladu s procesem.

Jedná se o proces náročný na čas a zdroje. Může to být frustrující a trochu bolet hlava. Investujete však do budoucího úspěchu své firmy. Stojí to za to.

5. Sledování výsledků a reflexe

Po zavedení nového procesu je třeba sledovat výsledky a reflektovat pracovní postupy. Po dokončení úkolu musíte požádat každého člena týmu, aby se nad pracovním postupem zamyslel.

Položte svému týmu tyto otázky týkající se zlepšování procesů:

• Co fungovalo?
• Co se nepovedlo?
• Co by se dalo zlepšit?
• A vylepšili byste ji?
• Chcete se s námi podělit o něco dalšího ohledně tohoto procesu?

Pokud to ještě neděláte, měli byste sledovat čas, který váš tým věnuje plnění úkolů.

Musíte být opatrní, aby to nepůsobilo jako mikromanagement. Místo toho vysvětlete svému týmu, že sledování času je způsob, jak zjistit, kde jsou "časové ztráty". Tímto způsobem můžete určit priority, které pracovní postupy by měly být optimalizovány jako další.

Bez sledování času si nemůžete být jisti, zda vaše změny zlepšují pracovní postupy.

V neposlední řadě byste měli pořádat pravidelné schůzky, na kterých budete kontrolovat procesy a implementovat nové návrhy vašeho týmu. Tím zajistíte, že vaše agentura SEO zůstane zefektivněná.

Nezapomeňte na tento kritický úkol zlepšování procesů

Bez podpory vedení nelze v agentuře SEO nic zlepšit. Je velmi důležité vnímat zlepšování procesů jako investici do vaší organizace.

Vyvíjíte chytřejší způsoby práce, abyste svým klientům poskytli lepší výsledky, snížili stres svého týmu a všem poskytli vyšší odměnu. Nemůžete přece přijímat nové klienty a zvyšovat své marže, pokud se topíte v administrativní práci.

Přesto se bez následných kroků ze strany vedení rozpadne.

Musíte podpořit a řídit změnu. Naslouchejte frustraci svého týmu a klientů. Všechny nadchněte. Zdůrazněte, jak tato zlepšení procesů učiní práci méně stresující a příjemnější.

Se správným přístupem, myšlením a následnými kroky můžete vytvořit příjemnější pracoviště a efektivnější a ziskovější agenturu SEO.