Týmy sociálních médií na dálku: Jak efektivně komunikovat

Úvodní stránka

V roce 2023 bude mnoho týmů sociálních médií pracovat na dálku, ať už na částečný nebo plný úvazek. Nejenže si mnoho firem zachovalo hybridní nebo WFH politiku po pandemii. Nabídka plně vzdálené práce také umožňuje týmům přilákat ty největší talenty, které trh práce nabízí.

Koordinace týmu sociálních médií na dálku však může být náročná. Zejména pokud jde o komunikaci.

Jak se můžete ujistit, že jsou všichni na stejné vlně? Aby pracovní postupy probíhaly hladce? Jak můžete minimalizovat třecí ztráty a nedorozumění?

Zde je sedm nástrojů a strategií, které můžete využít k efektivní komunikaci se svým týmem na sociálních sítích.

Rozhodněte se pro jediný systém pro spolupráci na dokumentech

(Zdroj: Freepik)

Na začátku je třeba se rozhodnout pro jednu platformu pro spolupráci na dokumentech, které se budou všichni držet. Ano, to je základ. Přesto mnoho týmů stále ztrácí příliš mnoho času posíláním dokumentů tam a zpět a jejich zbytečným převáděním mezi formáty souborů.

Vyberte si jediný cloudový systém pro spolupráci na dokumentech, který vám umožní sdílet, spoluvytvářet a upravovat textové dokumenty, tabulky a prezentace. Nezáleží na tom, zda se jedná o shrnutí 2. čtvrtletí, prezentaci strategie nebo výroční zprávu, stačí mít jeden centrální systém, aby bylo mnohem snazší vytvořit ucelený dokument s minimem frustrace.

V současné době jsou nejběžnějšími cloudovými řešeními Google Workspace a Microsoft 365. Obě nabízejí různé typy souborů a jsou integrovány s velkým množstvím dalších podnikových aplikací.

Upřednostnění cloudových řešení

Pokud jde o cloudová řešení, měli byste je upřednostnit pro co nejvíce pracovních postupů, nejen pro sdílení dokumentů.

Ukládání souborů, grafický design, střih videa. Pro všechny tyto účely existují sofistikované cloudové nástroje. A ty velmi usnadňují život vzdáleným týmům.

Řekněme, že jeden z členů vašeho týmu připravuje grafiku pro Instagram nebo příspěvek o referenci vašeho nejnovějšího produktu. Pokud ji vytvoří ve Photoshopu na svém osobním notebooku, může na ní pracovat pouze on. A pokud onemocní nebo je z jiného důvodu nedostupný, zůstanete na holičkách.

Efektivnějším řešením je použít cloudový nástroj pro navrhování, jako je například Canva. Celý váš tým má přístup ke všem návrhům. A pokud soubory a projekty správně pojmenujete, každý může najít a upravit, co potřebuje.

Vyzkoušejte asynchronní schůzky

Dále zvažte přechod na asynchronní videohovory, zejména pokud máte členy týmu v různých časových pásmech.

Videohovory jsou skvělým způsobem, jak mohou členové týmu komunikovat, sdílet nápady, předvádět své nejnovější návrhy, získávat zpětnou vazbu na složité koncepty a navazovat vztahy. Zároveň však pohlcují obrovské množství času. A může být obtížné je zorganizovat, zejména pokud je váš tým mezinárodní.

Asynchronní schůzky naopak umožňují nahrát váš příspěvek jako videoklip - včetně sdílení obrazovky - a poté jej sdílet prostřednictvím jednoduchého odkazu. Zbytek týmu se na něj pak může podívat, až bude mít čas. Navíc mohou zkontrolovat automatický přepis a najít nejzajímavější informace, zrychlit nebo zpomalit váš klip a reagovat prostřednictvím komentářů nebo vlastního videa.

Díky tomu můžete efektivně sdělit mnohem více a složitějších informací než e-mailem, ale nemusíte hledat čas, který by vyhovoval všem, abyste si mohli domluvit videohovor.

Centralizace podnikové telefonie

Dalším vynikajícím způsobem, jak zvýšit efektivitu komunikace, je pořízení centrální podnikové telefonní služby.

Stejně jako mnoho dalších nástrojů v tomto seznamu jsou moderní podnikové telefonní služby obvykle založeny na cloudu. To znamená, že váš tým k nim může přistupovat odkudkoli, bez ohledu na to, kde se nachází.

Navíc mají mnohem více kanálů než jen hlasové hovory. Často jsou součástí také videohovory, instant messaging, živý chat a e-mail.

Kromě toho mnoho poskytovatelů nabízí také šikovné doplňkové funkce, často založené na umělé inteligenci, které vám usnadní život. Některé služby například obsahují automatické přepisy a shrnutí hovorů. Díky tomu je vedení zápisů ze schůzek hračkou.

Využití týmové spolupráce založené na zprávách

(Zdroj: Freepik)

Jste unaveni z nekonečných e-mailových řetězců? A zmeškaných důležitých zpráv, protože někdo zapomněl stisknout "odpovědět všem"?

Pak možná budete chtít přejít na nástroje pro týmovou spolupráci založené na zprávách. V posledních několika letech se v této oblasti staly silnými soupeři zejména Slack a Discord. A to z dobrého důvodu.

Tyto nástroje umožňují efektivně strukturovat komunikaci mezi členy týmu. I když můžete někomu poslat přímou zprávu, většina výměn je strukturována do kanálů.

Řekněme, že máte v týmu pracovní skupinu, která má za úkol vypracovat novou strategii pro krátký videoobsah v reakci na možný zákaz TikToku v USA. Místo toho, aby si členové této pracovní skupiny posílali e-maily, můžete pro ně zřídit kanál Slack, kde si budou vyměňovat zprávy a sdílet dokumenty. Nikdo se tak nebude muset obávat, že by přišel o důležité informace.

Využití sad pro řízení projektů

Pokud pracujete na větších nebo složitějších projektech nebo musíte koordinovat větší tým, zvažte využití nástroje pro řízení projektů.

Ty mají sofistikovanější funkce než výše uvedené nástroje pro spolupráci. Umožňují přidělovat role, určovat termíny, nastavovat závislosti mezi úkoly a zpřehledňovat pracovní postupy.

Každý člen týmu uvidí úkoly, které mu byly přiděleny, a datum, do kterého musí být splněny. Pokud navíc chcete zkontrolovat stav projektu, můžete jej snadno vizualizovat jako tabuli Kanban nebo Ganttův diagram.

Výběr nejlepšího nástroje pro vzdálenou správu sociálních médií

A nakonec je tu nástroj pro správu sociálních médií, který používáte. Ve vzdáleném týmu může být výběr nástroje, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám, poněkud složitý. Existují totiž různé priority.

Zvažte, kolik uživatelů umožňují různé nástroje v různých plánech. Zda můžete určit pracovní postupy a různá oprávnění pro různé role. Zda je možné ukládat a upravovat návrhy a zanechávat připomínky a návrhy.

Může to znít jako základní informace, ale mnoho skvělých nástrojů pro správu sociálních médií tyto funkce ve skutečnosti neobsahuje, a proto jsou pro vzdálené týmy méně vhodné.

Závěr

Práce v týmu na dálku může být pro motivované odborníky na sociální média skvělou zkušeností. A můžete sestavit fantastický, cílevědomý a produktivní tým, který posune hru vaší firmy v oblasti sociálních médií na vyšší úroveň.

Tedy pokud komunikace funguje bez problémů.

Integrací výše uvedených nástrojů a strategií do svých pracovních postupů to zajistíte. Pomůže vám to minimalizovat frustraci, špatnou komunikaci a ztráty třením. A zajistíte, že celý váš tým bude moci synchronizovaně pracovat na společných cílech.