Úvodní stránka
Jak víme, role veřejných zakázek se v posledních letech značně rozšířila. Organizace zabývající se zadáváním veřejných zakázek, které se tradičně zaměřovaly na vyvažování nákladů s kvalitou a dodávkami, jsou nyní zodpovědné za mnohem širší cíle, jako je zmírňování rizik, inovace, udržitelnost a rozmanitost, rovnost a inkluze (DEI).
Tento vývoj zdůrazňuje potřebu strategického přístupu k organizačnímu uspořádání a strukturování týmu tak, aby bylo možné tyto nové priority účinně naplňovat.
Jaké jsou výzvy při transformaci zadávání veřejných zakázek?
S rostoucím rozsahem veřejných zakázek čelí vedoucí pracovníci několika výzvám, včetně nedostatku talentů a nutnosti upřednostnit dlouhodobý rozvoj. Podle průzkumu Procurement Competencies Survey společnosti Gartner více než 75 % vedoucích pracovníků v oblasti sourcingu a nákupu zavádí přístup k externím kurzům a interaktivním interním školením s cílem rozvíjet kompetence zaměstnanců. Toto zaměření na rozvoj talentů je klíčové pro překonání nedostatku dovedností a sladění týmů s cíli organizace.
3 Klíčové činnosti pro optimalizaci organizačního designu
Pro vytvoření organizace nákupu, která je v souladu s prioritami společnosti, doporučuje společnost Gartner zaměřit se na tři klíčové oblasti:
1. Srovnávací linie podávání zpráv a rozpětí kontroly
Efektivní organizační uspořádání začíná pochopením struktury výkaznictví. Srovnávací analýza rozpočtů společnosti Gartner ukazuje, že vedoucí oddělení veřejných zakázek (CPO) nejčastěji podléhají:
- Finanční ředitelé (38 %)
- Ředitelé dodavatelských řetězců (20 %)
- Vedoucí provozu (19 %)
Rozsah kontroly se také liší v závislosti na výkonnosti organizace. Vysoce výkonní CPO řídí v průměru osm zaměstnanců, zatímco jejich kolegové v průměrně výkonných společnostech dohlížejí na šest a málo výkonné organizace uvádějí v průměru čtyři. Tato měřítka poskytují rámec pro optimalizaci linií podřízenosti a velikosti týmů s cílem zvýšit efektivitu a odpovědnost.
2. Určení ideální úrovně centralizace
Míra centralizace významně ovlivňuje efektivitu zadávání veřejných zakázek. Průzkum organizační struktury nákupu identifikuje tři základní modely:
- **Centralizované struktury: **Využívají úspory z rozsahu a standardizují procesy, ale mohou ztěžovat reakční dobu a řízení vztahů s dodavateli.
- **Decentralizované struktury: **umožňují větší flexibilitu a schopnost reagovat, ale chybí jim standardizace.
- Struktury řízené centrem: Kombinují centralizovaný dohled s lokálním prováděním a nabízejí vyvážený přístup.
Nedávné trendy naznačují, že se znovu objevují struktury řízené centrem - 51 % organizací používá tento model ve srovnání s 39 %, které upřednostňují centralizované struktury. Tento posun je přičítán zvýšenému počtu narušení dodavatelského řetězce, která vyžadují větší přizpůsobivost a strategické sladění. Vedoucí pracovníci musí vyhodnotit potřeby své organizace, aby určili nejvhodnější strukturu.
3. Sladění hodnotových faktorů s rozhodnutími o návrhu org.
Koncepce organizací pro zadávání veřejných zakázek by měla odrážet jejich strategické priority. Například:
- Struktury založené na činnostech: Zaměření na efektivitu a rychlost.
- Struktury založené na kategoriích: Upřednostněte celkovou hodnotu a úspory nákladů.
Kromě organizační struktury musí vedoucí pracovníci řešit strukturální nedostatky zdokonalením provozních modelů a rámců řízení. To zajistí, že organizace zůstane pružná a bude reagovat na měnící se priority.
Jaký význam má plánování kompetencí?
Budování týmových schopností je zásadním aspektem transformace zadávání veřejných zakázek. Více než 75 % vedoucích pracovníků v oblasti sourcingu a nákupu investuje do externích kurzů a interních školení s cílem zlepšit týmové dovednosti a také do efektivního využívání nákupního softwaru. Plánování kompetencí pomáhá organizacím řešit nedostatky v dovednostech a umožňuje nákupním týmům efektivně řešit různé výzvy.
Organizace také provádějí významné změny ve svých strukturách, přičemž 82 % z nich plánuje v příštím roce mírné až významné organizační úpravy. Tento proaktivní přístup zajišťuje, že nákupní týmy jsou připraveny zvládat konkurenční priority a neustálé změny.
4 Strategie pro efektivní organizační design
Klíčové oblasti, které by vedoucí pracovníci měli optimalizovat v organizacích zabývajících se zadáváním veřejných zakázek, jsou:
- *Srovnánís průmyslovými standardy: *Využívejte poznatky založené na datech k posouzení linií podávání zpráv, rozsahu kontroly a organizačních struktur.
- Zhodnoťte centralizaci vs. decentralizaci: Zvažte kompromisy mezi efektivitou a rychlostí reakce a určete ideální rovnováhu.
- Upřednostněte rozvoj kompetencí: Investujte do programů školení a rozvoje, abyste získali kvalifikované a agilní pracovníky.
- **Odstranit strukturální nedostatky: **Zpřesněte modely řízení a provozu tak, aby byly v souladu s cíli organizace.
Závěr
Vytváření organizací pro zadávání veřejných zakázek v souladu s obchodními prioritami je dynamický proces, který vyžaduje neustálé vyhodnocování a přizpůsobování.
Doporučení pro manažery nákupu je zaměřit se na podávání zpráv, centralizaci a návrh založený na hodnotě, aby mohli vytvořit struktury, které podporují jejich rozšířené odpovědnosti. Ve spojení s důkladným plánováním kompetencí a strukturálním zdokonalením tyto strategie umožňují týmům pro zadávání zakázek poskytovat výjimečnou hodnotu ve složitém a rychle se vyvíjejícím podnikatelském prostředí.
