Jak zvýšit produktivitu svého týmu na dálku

Úvodní stránka

Navzdory všem fanfárám, které se před pandemií koronaviru o práci na dálku vedly, měla kancelářská práce několik výhod, které její vzdálený protějšek nemohl popřít.

Jednou z nejvíce přehlížených výhod kancelářské práce bylo, že umožňovala firmám ovlivňovat výkonnost svých zaměstnanců. Ať už to znamená, že manažer může s každým zaměstnancem probrat jeho problémy nebo mu dát pobídku k osobnímu zvýšení jeho výkonu, práce na dálku vytváří nové výzvy pro společnosti, které chtějí zvýšit produktivitu svého týmu.

Nedávný přechod na práci na dálku možná změnil přístup firem k produktivitě, ale není to konec. S ohledem na to existuje mnoho háčků v oblasti produktivity a řízení času, které můžete použít ke zvýšení produktivity svého týmu na dálku. Zde je návod, jak to můžete udělat.

Definujte produktivitu svých zaměstnanců

Produktivita definuje schopnost pracovníka úspěšně dokončit daný úkol. Jinými slovy jde o efektivitu práce; čím lépe dokáže pracovník plnit své povinnosti, tím je produktivnější.

Protože produktivita je tak obecné a nadužívané slovo, je třeba definovat, co pro zaměstnance znamená v souvislosti s jejich pracovními povinnostmi. Ponoření se do statistik a faktů o produktivitě může vám i vašemu týmu pomoci lépe pochopit, jak být produktivní. Vaši zaměstnanci by měli vědět, jak je jejich práce sledována a hodnocena, abyste mohli následně diskutovat o případných zlepšeních.

Měřící jednotky, které používáte ke sledování jejich výkonu, by měly vycházet z odpovědností definovaných při jejich přijímání a z vašich obchodních cílů.

V širším slova smyslu bude měření produktivity založeno na některém z následujících aspektů práce vašeho zaměstnance:

• Rychlost, s jakou je daný úkol dokončen včas.
• Počet úkolů dokončených v daném časovém období.
• Schopnost dokončit daný úkol, jak je vysvětleno ve standardním operačním postupu (SOP).
• Zpětná vazba od vedoucích pracovníků, spolupracovníků a/nebo zákazníků
• Dostupnost v pracovní době

Každý z těchto atributů by měl být přizpůsoben pracovním povinnostem každého zaměstnance.

U agenta zákaznické podpory mohou být ukazateli produktivity výsledky spokojenosti zákazníků, průměrná doba hovoru a počet vyřešených požadavků. U vývojáře by to mohl být dodaný kód, odliv kódu a čas potřebný k dokončení projektu. Pro obchodníka by mohly být metrikami náklady na lead, náklady na akvizici a počet vygenerovaných leadů.

Ať už používáte jakékoli ukazatele, sdělte jejich měření produktivity ještě předtím, než si sednete a budete diskutovat o jejich výkonu.

Vypracování jasných zásad pro práci z domova

Práce z domova se pro někoho může zdát jako všelék, ale realita ukazuje, že tento způsob práce má i své stinné stránky. Ze zprávy společnosti Buffer o stavu práce na dálku v roce 2019 vyplynulo, že nejčastěji uváděnými problémy při práci na dálku jsou odpojení od práce po skončení pracovní doby (22 %), osamělost (19 %) a komunikace (17 %).

Místo toho, abyste tyto problémy přehlíželi, je třeba je řešit vypracováním politiky práce z domova. I když se domácí kanceláře staly v důsledku pandemie běžnou záležitostí, chcete zachovat zásady práce z domova, které definují očekávání vzdálených pracovníků.

Zásady by měly mimo jiné obsahovat, jaké nástroje by měli zaměstnanci používat - software nebo hardware - v jakou dobu by měli být k dispozici pro komunikaci, jak by měli chránit sebe i společnost.

Vzhledem k problémům, které práce na dálku pro zaměstnance představuje, by se jimi vaše zásady měly aktivně zabývat. Ve vašich zásadách práce z domova by například mohlo být uvedeno, kdy končí pracovní den, nebo byste mohli sdílet veřejné online akce, kde se mohou zaměstnanci setkávat a komunikovat.

V zásadách by měly být uvedeny různé komunikační kanály, způsob jejich použití a okolnosti. Můžete mít například Slack pro osobní a celofiremní komunikaci, e-mail pro specifičtější komunikaci, Zoom pro hovory a Asanu pro řízení projektů.

Vaše společnost by také měla vyplácet bonusy zaměstnancům, kteří potřebují nové počítače, rychlejší připojení k internetu a kancelářské vybavení (např. stoly, židle atd.).

Vytvoření programu zapojení zaměstnanců

Vzhledem k náhlému přijetí práce na dálku jako standardního - i když dočasného - pracovního uspořádání pocítí mnoho zaměstnanců problémy, které s sebou přináší. Jako protiváhu chcete vytvořit program zapojení zaměstnanců, aby byli spokojeni se svou prací.

Nedávný průzkum společnosti Gallup zjistil, že 32 % respondentů se cítí být ve své práci angažováno, zbylých 50 % uvedlo, že nejsou angažováni, a 17 %, že nejsou angažováni.

Cílem programu angažovanosti je propojit zaměstnance s vaší organizací a zvýšit jejich současný pocit angažovanosti na požadovanou, optimální úroveň. Ukázalo se, že vysoká míra angažovanosti zaměstnanců podporuje jejich udržení, pocit loajality a produktivitu najednou.

Pro začátek je třeba provést průzkum, který odhalí aktuální úroveň vnímaného zapojení. Zeptejte se svých zaměstnanců:

• Jak se cítíte ve své současné roli?
• Co byste na své práci chtěli změnit?
• Jak jste spokojeni s rovnováhou mezi pracovním a soukromým životem?

Vytvořte program zapojení založený na kombinaci osvědčených postupů a řešení k odstranění problémů zjištěných v průzkumech. Mezi běžné osvědčené postupy patří vytváření programů odměn založených na bodech, nabídka wellness programů a podpora celopodnikových sítí.

Váš program by měl také zohlednit zpětnou vazbu od zaměstnanců a ukázat, že vaší společnosti záleží na jejich emocionální a profesní pohodě. Otevřeně se o tento program podělte se stávajícími i nově přijatými zaměstnanci, abyste od začátku budovali správná očekávání.

Podpora rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem

Průzkum společnosti Buffer ukazuje, že rovnováha mezi pracovním a soukromým životem je pro pracovníky na dálku problém. Samostatný průzkum provedený na 1004 zaměstnancích na plný úvazek v USA zjistil, že 29 % zaměstnanců na dálku uvedlo, že se potýká s rovnováhou mezi pracovním a soukromým životem, zatímco 31 % uvedlo, že si potřebovali vzít den volna kvůli svému duševnímu zdraví.

I když vaši zaměstnanci mohou teoreticky kdykoli zavřít svůj počítač, většina z nich jsou zodpovědní lidé, kteří berou svou práci vážně. Pro vaši společnost to může znít jako skvělá zpráva, ale pro vaše zaměstnance je tento přístup daní za jejich produktivitu.

Vaše společnost musí aktivně podporovat rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem tím, že bude vysvětlovat - nebo v případě potřeby vynucovat -, kdy by vaši zaměstnanci měli přestat pracovat, za jakých okolností a v jakou dobu by měli být k dispozici.

Nejlepším způsobem, jak zajistit spokojenost vzdálených pracovníků, je nechat je, aby si sami určovali pracovní dobu. Pokud nemuseli čelit zákazníkům v určitých časových pásmech - vzpomeňte si na pracovníka zákaznické podpory nebo obchodního zástupce -, může většina zaměstnanců plnit většinu svých povinností, ne-li všechny, kdykoli.

Případně jim můžete říct, že musí být určitý počet hodin v práci ve stejnou dobu jako většina práce, a nechat je, ať si ostatní pracovní dobu vyplní podle svého uvážení.

Zvažte sdílení technik produktivity, které motivují k odpojení od práce, jako je například technika Pomodoro. Mohli by také používat aplikace pro sledování času, které je upozorní po odpracování určitého počtu hodin po sobě.

Studie celosvětové personální společnosti Robert Half zjistila, že pracovníci, kteří mají vyvážený pracovní a soukromý život, jsou dvakrát spokojenější, produktivnější a vykazují větší loajalitu ke svým zaměstnavatelům než ti, kteří se snaží najít rovnováhu.

Měření produktivity vašeho týmu

Metriky, které používáte ke sledování efektivity práce svých zaměstnanců, jsou základem, na kterém stavíte taktiku zvyšování produktivity. To je důležité zejména pro pracovníky na dálku, kteří nemají k dispozici žádné přímé mechanismy zpětné vazby, jaké používají pracovníci v kancelářích.

Zaměstnanci rádi přijímají zpětnou vazbu, pokud vychází z objektivní a transparentní analýzy, a nikoli z osobních preferencí. Vaši zaměstnanci mohou tuto zpětnou vazbu využít ke zlepšení své pracovní efektivity, což následně ovlivňuje jejich pracovní spokojenost a angažovanost.

Vezměte metriky, které jste definovali, jak bylo vysvětleno dříve v článku, a určete cíl, kterého by měli vaši zaměstnanci dosáhnout. Tento cíl může vycházet z údajů z minulosti, z oborových referenčních hodnot nebo z interních diskusí mezi manažery a zaměstnanci.

Definujte časový plán pro kontrolu metrik každého zaměstnance - provádějte ji alespoň jednou za čtvrt roku. Každý cíl také rozdělte na měsíční a týdenní cíle a požádejte manažery, aby sledovali jejich plnění.

Analyzujte, jak jednotliví zaměstnanci plní své cíle, a na základě těchto údajů jim poskytněte relevantní zpětnou vazbu. Vypracujte plán na zlepšení, pokud zaměstnanec nebo tým nesplnil své cíle, a nabídněte veřejnou podporu, pokud je překročil.