Jak zajistit soulad s předpisy v roce 2024: Nástroje, které vám pomohou udržet náskok

Úvodní stránka

Přiznejme si, že udržet krok s obchodními předpisy může připomínat žonglování. Mezi měnícími se daňovými pravidly, zákony o ochraně osobních údajů a specifickými směrnicemi pro dané odvětví je snadné se zahltit.

Jde o to, že dodržování předpisů není jen o zaškrtávání políček na pomyslném kontrolním seznamu pro vaši firmu. Jde o to, abyste ochránili svou firmu před pokutami, udrželi si důvěru zákazníků a zajistili hladký chod provozu.

Podniky si dnes nemohou dovolit spoléhat se na manuální procesy. Nástroje pro zajištění shody jsou cestou vpřed. Vzhledem k tomu, jak se dnes mnoho věcí řídí umělou inteligencí, by podniky neměly zůstat pozadu.

Měli byste se ujistit, že vaše firma je v souladu s pravidly hry. V tomto článku se seznámíme s tím, co dodržování předpisů znamená, proč je zásadní, jaká rizika hrozí při jeho ignorování a které nástroje vám mohou pomoci zůstat na vrcholu.

Co je to dodržování obchodních předpisů?

Představte si dodržování předpisů v podnikání jako ochranné zábradlí, které zajišťuje bezpečnost a legálnost vašeho provozu. Jde o dodržování pravidel a předpisů, které se týkají vašeho podnikání - ať už jde o pracovní právo, požadavky na ochranu osobních údajů nebo povinnosti v oblasti finančního výkaznictví. Složitá část spočívá v dodržování pravidel, protože nejsou pevně daná.

Dodržování předpisů znamená, že musíte tyto změny neustále sledovat a zajistit, aby vaše podnikání bylo vždy v souladu s předpisy. Vaším cílem je vyhnout se pokutám, zachovat si důvěru zákazníků a provozovat podnik legálně a správně.

Proč vaše firma potřebuje automatizované nástroje pro dodržování předpisů?

Snažit se dodržovat předpisy bez správných nástrojů je jako snažit se doběhnout maraton v žabkách. Maraton je možné dokončit, ale nečekejte, že se umístíte v žebříčku. Pravděpodobně si také cestou přivodíte zbytečné bolesti.

Proč byste chtěli takovou bolest, že? Abyste se dostali dopředu, potřebujete automatizované nástroje pro dodržování předpisů. Tyto nástroje vás zbaví mnoha bolestí hlavy spojených se správou předpisů. Zde je vysvětlení, proč jsou nezbytné:

Složitost předpisů

Předpisy se rychle mění. Jen v loňském roce více než polovina podniků uvedla, že se snaží držet krok s vyvíjejícími se pravidly - zejména se zákony o ochraně osobních údajů, jako je obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Automatizované nástroje se aktualizují v reálném čase, takže se nemusíte obávat, že byste zásadní změny přehlédli.

Integrace napříč odděleními

Dodržování předpisů není záležitostí jednoho oddělení. Personální oddělení, finanční oddělení, IT - všichni jsou do toho zapojeni. Automatizované systémy zajišťují, aby všechny části vašeho podniku byly v souladu. To vám pomůže splnit požadavky ve všech oblastech bez zbytečných potíží.

Monitorování v reálném čase

Nebylo by hezké, kdybychom vás upozornili, že se něco pokazí? Přesně to dělají automatizované nástroje pro dodržování předpisů. Poskytují upozornění v reálném čase, pokud se blížíte k porušení pravidla, takže jej můžete napravit dříve, než se stane problémem.

Konkurenční výhoda

Zákazníci věnují větší pozornost tomu, které podniky dodržují pravidla. Podle zprávy společnosti NielsenIQ z roku 2022 více než 80 % spotřebitelů upřednostňuje spolupráci s firmami, které jsou transparentní, pokud jde o jejich procesy. Automatizované nástroje vám pomohou tuto důvěru vybudovat - a důvěra se promítá do loajality a dlouhodobého úspěchu.

Rizika nedodržování předpisů: Pokuty, poškození pověsti a narušení provozu

Nedodržování předpisů není jen riskantní, ale i nákladné. Nedodržování předpisů vás může zasáhnout ze všech stran, přičemž důsledky mohou sahat od finančních sankcí až po poškozenou důvěru zákazníků.

Studie GlobalScape a Ponemon Institute z roku 2017 nazvaná Skutečné náklady na dodržování předpisů o ochraně osobních údajů zjistila, že průměrné roční náklady na nedodržování předpisů pro podniky dosahují 14,8 milionu dolarů. To je o 45 % více než ještě v roce 2011 a výrazně více než průměrné náklady na dodržování předpisů ve výši 5,5 milionu dolarů.

Tento scénář jen ukazuje, jak nákladově efektivní může být dodržování předpisů v podnikání. Pomůže vám vyhnout se těmto třem hlavním rizikům:

Pokuty a problémy se zákonem

Pokuty a problémy se zákonem nejsou jen plácnutím přes ruku. Jsou to vážné problémy, které vás mohou stát miliony. Vezměte si například GDPR (General Data Protection Regulation) v Evropě. Pokud uklouznete, může vám hrozit pokuta podle GDPR ve výši až 20 milionů eur nebo 4 % vašich globálních tržeb, podle toho, která částka je vyšší.

Poškození pověsti

V dnešním světě je vaše značka vším. Stačí jeden zádrhel v dodržování předpisů a můžete ohrozit pověst své firmy.

Mějte na paměti, že zákazníci si v dnešní době cení svého soukromí více než kdy dříve. Chtějí vědět, zda jsou jejich údaje u vás v bezpečí. Pokud se rozkřikne, že jste v ochraně jejich osobních údajů příliš laxní, mohou začít nakupovat u konkurence.

Provozní bolesti hlavy

Pokud je nesoulad označen, může to zastavit provoz. Například jste připraveni uvést na trh nový produkt. Marketingový tým je nadšený a všichni jsou připraveni začít. Najednou se však objeví problémy s dodržováním předpisů. Najednou se vše zastaví. Pro vás, vaše zaměstnance i zákazníky by to bylo docela zklamání.

Jaké jsou klíčové oblasti dodržování předpisů v podnikání?

Dodržování předpisů není univerzální záležitost. Zahrnuje více oblastí v závislosti na vašem odvětví. Zde jsou klíčové oblasti, které musí mít podniky na očích:

Ochrana údajů

Předpisy o ochraně osobních údajů, jako je GDPR (General Data Protection Regulation) a kalifornský zákon o ochraně soukromí spotřebitelů (California Consumer Privacy Act), vyžadují, aby společnosti nakládaly s informacemi o zákaznících zodpovědně. To zahrnuje následující kroky:

1. Získejte souhlas zákazníků se shromažďováním údajů.
2. Chraňte shromážděná data šifrováním.
3. Upozornění zákazníků v případě narušení.

Předpisy v oblasti životního prostředí

Pokud má vaše podnikání nějaký dopad na životní prostředí (a to většina podniků má), musíte dodržovat předpisy týkající se například emisí uhlíku, nakládání s odpady a ekologických postupů. Udržitelnost není dobrá jen pro planetu - stává se povinnou součástí právních předpisů.

Podle průzkumu Voice of the Consumer Survey 2024 společnosti PwC bude 9,7 % spotřebitelů platit vyšší ceny za udržitelné výrobky a zboží. To odpovídá loňskému průzkumu, který ukázal ochotu 9,8 % respondentů platit vyšší ceny za udržitelnost.

Finanční výkaznictví a audit

Vedení účetnictví v pořádku není jen chytré - je to zákonem vyžadováno. Vlády očekávají přesné finanční výkazy a mnoho podniků se musí připravit na audity. Automatizace dodržování finančních předpisů vás může ušetřit úkolů a problémů na poslední chvíli.

Předpisy specifické pro dané odvětví

Některá odvětví mají další pravidla, která je třeba dodržovat. Například poskytovatelé zdravotní péče musí dodržovat zákon o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění (HIPAA ), aby ochránili údaje pacientů. Podobně finanční instituce musí splňovat požadavky na boj proti praní špinavých peněz (AML), aby zabránily podvodům.

Jak může HR software zefektivnit dodržování předpisů

Pokud si myslíte, že dodržování předpisů se týká pouze financí nebo práva, zamyslete se znovu. Velkou roli hrají také lidské zdroje. Naštěstí může software pro řízení lidských zdrojů správu dodržování předpisů značně usnadnit.

Automatizace dokumentace a výkaznictví

Personální nástroje mohou automaticky generovat zprávy a udržovat vaše záznamy aktuální, abyste byli vždy připraveni na audity a kontroly.

Snadné dodržování pracovního práva

Personální nástroje vám pomohou dodržovat pracovní zákony - od sledování pracovní doby až po zajištění rovného odměňování. Systémy s integrovanými kontrolami usnadňují odhalení potenciálních porušení dříve, než se stanou problémem.

Nástroje pro zajištění souladu s předpisy pro finanční výkaznictví

Dodržování finančních předpisů je jednou z oblastí, kde automatizace skutečně zazáří. Podívejme se, jak vás mohou finanční nástroje udržet na správné cestě:

Aktuální informace o změnách daňových zákonů

Daňové zákony se mohou rychle měnit, zejména ve státech, jako je Kalifornie, kde se předpisy často aktualizují. Mzdové systémy určené pro kalifornské firmy, jako je EarnPayroll, vám pomohou udržet si náskok díky automatickému poskytování aktualizací nových daňových předpisů. Tím je zajištěno, že vaše podání budou vždy přesná, a vy tak budete splňovat nejnovější právní požadavky specifické pro Kalifornii.

Zachycení chyb dříve, než se z nich stanou problémy

Chyby se stávají, ale nemusí vést k pokutám. Automatizované finanční nástroje používají k odhalování chyb algoritmy. Tyto algoritmy mohou odhalit problémy, které by lidské oko mohlo přehlédnout. Případné chyby můžete opravit ihned před odesláním výkazu.

Úložiště v cloudu připravené na audit

Ukládání finančních dokumentů do cloudu zajišťuje přehlednost a dostupnost pro audity. Cloudové úložiště nejen zaručuje dodržování předpisů, ale také chrání vaše záznamy špičkovým zabezpečením. K dokumentům můžete bezpečně přistupovat kdykoli a odkudkoli.

Nástroje pro dodržování ochrany osobních údajů a zabezpečení

Vzhledem k rostoucímu počtu případů narušení bezpečnosti dat si podniky nemohou dovolit šetřit na zabezpečení. Zde je několik nezbytných nástrojů pro zajištění souladu s předpisy o ochraně osobních údajů:

Nástroje kybernetické bezpečnosti pro zajištění souladu s předpisy

Dodržování datových zákonů znamená víc než jen uzamčení dat - vyžaduje neustálé monitorování. Nástroje kybernetické bezpečnosti vám pomohou odhalit hrozby v reálném čase a udržet si náskok před kybernetickými riziky. Můžete tak předcházet potenciálním krádežím identity a dalším problémům, které mohou vzniknout v důsledku kybernetických útoků.

Existují nástroje, které vám pomohou dodržovat zákon o spravedlivém úvěrovém zpravodajství (FCRA) při správě úvěrových informací o zákaznících. Dodržování zákona FCRA je zásadní pro legální vykazování přesných úvěrových informací.

Dodržování předpisů možná není tou nejzajímavější částí vedení podniku, ale rozhodně patří k těm nejdůležitějším. Dobrou zprávou je, že na to nemusíte být sami. Dodržování předpisů vám mohou usnadnit automatizované nástroje.

Se správnými nástroji se můžete vyhnout nákladným chybám. Můžete se soustředit na budování důvěry u svých zákazníků a rozvíjet své podnikání. Zůstat v souladu s předpisy dnes neznamená jen vyhnout se problémům. Jde o to, abyste si zajistili dlouhodobý úspěch.