Jak navrhnout inkluzivní prostředí pro setkání, které zaujme každého

Úvodní stránka

Využití všech talentů vašeho týmu má velkou hodnotu. Abyste toho však dosáhli, musíte vytvořit prostředí schůzek, které povzbudí každého člena týmu k účasti. Toho můžete dosáhnout podporou inkluzivity na schůzkách.

V tomto článku se budeme zabývat tím, jak vytvořit inkluzivní prostředí pro schůzky, které podporuje účast celého týmu. Budeme se zabývat základy inkluzivních schůzek a důvody, proč byste měli chtít vytvořit inkluzivní prostor. Poté se ponoříme do několika praktických tipů pro podporu inkluzivity na vašem pracovišti.

Inkluzivní prostředí pro setkávání: Základní informace

Inkluzivní prostředí schůzek je klíčové pro zapojení každého člena týmu a podporu praktické účasti všech členů.

Celý tým by se měl cítit pohodlně a měl by být povzbuzován k účasti na inkluzivním prostředí schůzek. Měly by být zvažovány nové nápady a lidé by měli mít možnost myslet nestandardně. Nápady by neměly být odmítány, i když jsou nekonvenční.

Prostředí inkluzivních schůzek by navíc mělo být pro všechny zúčastněné bezpečným místem. Přinejmenším je třeba respektovat preferovaná zájmena a nepřipouštět diskriminační chování. Všichni členové vašeho týmu by se měli cítit příjemně bez ohledu na to, jak se identifikují.

Inkluzivita na schůzkách se projevuje také tím, že nabízíte přizpůsobení, aby bylo prostředí vhodné pro osoby se zdravotním postižením nebo zdravotním znevýhodněním.

Proč používat inkluzivní prostředí schůzek

Můžete zvýšit výkonnost a produktivitu své organizace tím, že umožníte celému týmu vyniknout díky inkluzivnímu prostředí schůzek. Využití silných stránek každého z vás vám pomůže lépe pracovat jako tým.

Vytváření inkluzivního prostředí pro schůzky navíc pomáhá vytvářet kulturu na pracovišti, která je obecně inkluzivnější a pozitivnější. To je skvělé pro udržení vysoké morálky a motivace vašeho týmu.

Jak vytvořit inkluzivní prostředí pro schůzky

Nyní, když jste pochopili, jak je důležité navrhnout inkluzivní uspořádání schůzky, se podívejme na několik způsobů, jak to uvést do praxe.

1. Stanovte základní pravidla

Je důležité, abyste schůzky uspořádali tak, abyste umožnili lidem přispívat. K tomu je třeba stanovit určitá základní pravidla, která zajistí psychologické bezpečí.

Zásadním pravidlem pro vytvoření pozitivní kultury schůzek je vyžadovat respekt ke každému členu týmu. Vypracujte zásady nulové tolerance diskriminace nebo obtěžování. Vytvořte systém kontrolních mechanismů, který bude vedoucím a všem ostatním členům týmu ukládat odpovědnost za jejich jednání, abyste zajistili, že výhradně respektující interakce budou na vašem pracovišti kulturní normou.

Při stanovení základních pravidel byste měli také stanovit očekávání. Na mnoha typech schůzek se někteří lidé mohou přirozeně cítit jako pozorovatelé, když nemají nic konkrétního k představení. Pokud však chcete, aby se tito lidé zapojili, dejte jim výslovně najevo, že chcete, aby se k věci vyjádřili, ať už nabídli svůj názor, nebo předložili plán činnosti.

2. Nabídka pomůcek pro přístupnost

V mnoha týmech pracují lidé se zdravotním postižením a zdravotním znevýhodněním. Nabídka pomůcek pro přístupnost je velmi důležitá pro efektivní rozvoj talentu a nápadů těchto osob.

Pokud například některý z členů vašeho týmu špatně slyší, je velmi důležité usnadnit komunikaci na schůzkách přístupným způsobem. V mnoha případech toho lze dosáhnout pomocí konferenčního softwaru s živým titulkováním. Tímto způsobem může nedoslýchavý člen týmu odezírat slova lidí v reálném čase.

Předpokládejme, že máte zrakově postiženého člena týmu. V takovém případě můžete své schůzky zpřístupnit tím, že důkladně vysvětlíte veškerou grafiku v prezentacích nebo použijete obrázky s vysokým kontrastem, které mohou vidět.

Tyto příklady samozřejmě neplatí pro každý tým. Jako vedoucí týmu je na vás, abyste posoudili potřeby svého týmu a poskytli pomoc podle potřeby.

3. Vyzvěte lidi, aby přispěli

Mluvili jsme o tom, jak nastavit očekávání, když chcete, aby lidé přispívali. S ohledem na to byste měli jít ještě dál a aktivně vytvářet příležitosti, aby lidé mohli přispívat ke konverzaci. To bude vypadat různě při různých formátech setkání nebo diskusí.

Řekněme, že děláte důležité rozhodnutí, které se týká velké části vašeho týmu. Vyplatí se obejít místnost a výslovně se zeptat na názor každého člověka. Je to tak přímé, jak jen to jde.

Při projednávání méně závažných otázek můžete dát prostor pro dotazy, připomínky a obavy. Zde se hodí mít silnou firemní kulturu, která dává lidem možnost vědět, že na jejich hlase záleží, takže se na takovém otevřeném fóru ozvou.

Pro efektivitu schůzek s velkými skupinami lidí není nutné, aby se všichni účastníci hovoru vyjadřovali k dané záležitosti ústně. Místo toho můžete na virtuální schůzce požádat lidi, aby své myšlenky hodili do chatu, a vedoucí hovoru pak mohou rychle projít odpovědi a odpovídajícím způsobem je potvrdit.

4. Nechte mluvit vždy jen jednu osobu

Měli byste vytvořit kulturu schůzek, která zabrání vzájemnému překřikování. Když jsou lidé přemlouváni, mohou být frustrovaní, ztratit myšlenky a cítit, že je odrazuje mluvit.

Samozřejmě je snadné někoho omylem přemluvit, ale jako moderátor schůzky máte za úkol tomu zabránit. Zní to jednoduše, ale pokud už někdo mluví a jiný ho překřičí, požádejte druhého, aby se zdržel, dokud první osoba neskončí.

Pokud budete na tuto skutečnost dbát, můžete vytvořit kulturu, která bude upřednostňovat možnost nechat lidi mluvit bez přerušování.

5. Povzbuďte lidi, aby "zvedli ruce".

(Obrázek poskytl autor)

Někdy může být obtížné najít příležitost promluvit si v konferenčním hovoru, protože signály, které byste použili při osobním setkání, nejsou vždy tak patrné, když jste na dálku. Naštěstí videokonferenční nástroje, jako je Zoom, mají možnost, aby účastníci "zvedli ruku" a dali tak najevo, že chtějí něco říct.

Přestože je tato funkce k dispozici, lidé ji ne vždy využívají. Proto je důležité připomenout svému týmu, kde toto tlačítko najde, a povzbudit ho, aby ho použil, když chce přispět do konverzace.

6. Zaznamenávání zápisů ze schůzí

Vedení podrobných záznamů ze schůzek je vynikající taktikou, jak udržet všechny účastníky v kontaktu a podpořit jejich zapojení během schůzek. Pomáhá zajistit, aby každý měl možnost promluvit a aby jeho slova byla přesně zaznamenána. To podporuje spolupráci, zvyšuje účast a zlepšuje odpovědnost.

Kromě toho je přehledná evidence zápisů ze schůzí skvělým způsobem, jak sledovat, kdo se jich obvykle účastní a kdo k nim přispívá. To vám také umožní zjistit, kdo má tendenci na schůzkách mlčet, abyste mohli těmto lidem přednostně vytvořit prostor pro vyjádření.

Aplikace pro tvorbu zápisů ze schůzek představují skvělý způsob, jak tento proces zefektivnit. Díky této technologii jsou všechny podrobnosti uspořádané a přístupné celému týmu.

(Zdroj obrázku)

7. Chytře využívejte hybridní schůzky

Pokud nabízíte hybridní nebo vzdálené pracovní úvazky, je pro usnadnění efektivní komunikace mezi pracovníky v kanceláři a doma nezbytné vytvořit hybridní schůzky.

Měli byste také zajistit, aby se mohli zapojit i vzdálení účastníci, protože může být obtížné se k nim vyjádřit, když mluví osobní část týmu.

Pokud v současné době nenabízíte hybridní nebo vzdálenou práci, měli byste to zvážit. Hybridní práce je pro mnoho lidí dostupnější možností, protože jim umožňuje pracovat v prostředí, které je pro ně pohodlnější a vhodnější.

8. Využití individuálních kontaktů

Někteří lidé jsou od přírody plaší a mohou mít menší tendenci vyjadřovat své myšlenky ve skupině. S ohledem na tuto skutečnost můžete využít následných schůzek jeden na jednoho, abyste těmto osobám poskytli pohodlnější prostředí pro vyjádření se k danému tématu.

Na schůzce v soukromí se mohou zdrženlivější lidé cítit lépe, když promluví a podělí se o své myšlenky. Jakmile jsou jejich nápady potvrzeny nebo upřesněny mezi čtyřma očima, mohou se cítit dostatečně sebevědomě, aby se o ně podělili ve větší skupině.

9. Vytvoření agendy

Vytvoření inkluzivního prostředí pro setkání vyžaduje promyšlenou přípravu a dostupné materiály, aby se každý účastník cítil zapojen a oceněn. Inkluzivní vedoucí jsou moudří, když vytvoří program, aby každý věděl, co má očekávat, a mohl si podle toho připravit své myšlenky a poznámky.

K tomuto cíli může přispět použití editoru PDF od Smallpdf. Například před schůzkami mohou moderátoři pomocí tohoto nástroje upravit PDF přidáním poznámek, komentářů nebo zvýraznění, aby zdůraznili klíčové body a usnadnili tak účastníkům sledování.

(Zdroj obrázku)

Pokud navíc účastníkům poskytnete vyplnitelné PDF soubory nebo jim umožníte přidávat poznámky přímo v dokumentu, podpoříte tím jejich aktivní zapojení, zejména u těch, kteří lépe zpracovávají informace vizuálně nebo dávají přednost interaktivním formátům.

Předpokládejme, že člen týmu má zrakové postižení. Pomocí tohoto nástroje můžete zvětšit text, upravit kontrast nebo přidat popisy, které jsou v souladu s pokyny pro přístupnost, a vytvořit tak inkluzivnější prostředí.

Závěr

K vytvoření inkluzivního prostředí pro týmové schůzky můžete využít mnoho přístupů. Tímto způsobem můžete více zapojit své zaměstnance a zlepšit svůj provoz. Navíc to pomůže podpořit kulturu inkluzivity v celé organizaci.

Jak zajistíte, aby vaše schůzky byly inkluzivní?