Efektivní komunikace je klíčem k úspěchu vašeho podnikání

Úvodní stránka

Vím, že to slýcháme často: "Komunikace je klíčová." Ale je to opravdu tak? Samozřejmě, že je! Komunikace je zásadní v každém aspektu našeho života. Ať už jde o vaše osobní nebo profesní vztahy, obchodní strategie, nebo dokonce emoji používané ke zjemnění drsné textové zprávy - to je mimochodem neverbální komunikace.

Obvykle si myslíme, že když je něco definováno jako výměna informací mezi dvěma nebo více lidmi, týká se to pouze písemné a ústní komunikace.

Komunikace je však více než pouhé používání slov. Může zahrnovat také řeč těla, mimiku a tón hlasu; každá z těchto věcí vysílá osobě, se kterou mluvíte, určitou zprávu.

V obchodním prostředí trávíte spoustu času komunikací. Ať už interně, nastíněním svých cílů, opakováním svých zásad, zapojováním se do diskusí a sledováním spolupracovníků. Nebo externě, koordinací s dalšími stranami, rozhovory s klienty nebo propagací svého zboží či služeb.

Myslím, že úspěšná forma komunikace je taková, kdy je sdělení pochopeno tak, jak bylo zamýšleno. Bez tohoto pochopení může být sdělení špatně pochopeno nebo předáno nesprávně, což vede k omylu nebo frustraci.

Každý podnik potřebuje efektivní organizační komunikaci, protože bez ní nelze dokončit úkoly a postupy, které je třeba splnit, aby podnik fungoval. S ohledem na výše uvedené se nejprve hlouběji podívejme na to, proč je efektivní komunikace důležitá.

Význam efektivní komunikace

(Zdroj)

Komunikace má významný vliv na produktivitu, kulturu a nadšení organizace. Budování efektivních komunikačních dovedností v roli manažera přináší vaší společnosti významné krátkodobé i dlouhodobé výhody. Dobrý komunikátor dokáže svůj tým inspirovat k usilovnější práci, lepším výsledkům a předcházení nedorozuměním.

Všechny tyto faktory mohou přispět k úspěchu společnosti i vašemu vlastnímu. Pomáhá budovat pocit přínosu pro budoucnost organizace, když se zaměstnanci přímo podílejí na pracovních produktech a projektech. Motivuje je to také k práci na zvyšování ziskovosti, spokojenosti zákazníků a povědomí o značce. Zaměstnanci, kteří se osobně podílejí na cílech společnosti, se více zajímají o další aspekty. Například pokud má značka pozitivní pověst vynikajícího místa pro práci, může to dlouhodobě ovlivnit schopnost přilákat a udržet si špičkové talenty.

Jedenáct důvodů, proč je efektivní obchodní komunikace klíčem k úspěchu

(Zdroj)

1. Buduje lepší firemní kulturu

Správná strategie firemní komunikace má zásadní význam pro budování pozitivní týmové kultury a pracovního prostředí. Společnosti, které komunikují transparentně a otevřeně, mají mnohem zdravější pracovní atmosféru a vyšší motivaci a spokojenost zaměstnanců.

Na druhou stranu organizace, které zanedbávají obchodní komunikaci jako prostředek ke zlepšení kultury na pracovišti, trpí nízkou angažovaností, nízkou spokojeností zaměstnanců, nízkou mírou spokojenosti zákazníků a vysokou mírou fluktuace.

2. Zlepšuje sdílení znalostí

Jedním z hlavních cílů, kterých se společnosti snaží dosáhnout investicemi do interní komunikace, je zlepšit postupy sdílení znalostí. Ve světě, kde zaměstnanci neustále rostou a učí se novým věcem, musí zaměstnavatelé umožnit snadné sdílení znalostí v rámci svých organizací. Bez dobře nastavené strategie interní podnikové komunikace sdílení znalostí a organizační znalosti trpí.

3. Zlepšuje zapojení zaměstnanců

Podle studie společnosti Ragan o angažovanosti zaměstnanců je komunikace s vedením nejdůležitějším aspektem interní komunikace, který statisticky koreluje s angažovaností zaměstnanců. Týmy interní komunikace hrají důležitou roli při pomoci, školení a vzdělávání vedoucích pracovníků o hodnotě komunikace.

4. Posiluje spolupráci mezi odděleními

Udržet efektivní komunikaci mezi jednotlivými odděleními ve firmě je velmi obtížné bez silného komunikačního plánu. Zaměstnanci musí být schopni bez problémů komunikovat a spolupracovat, aby byli produktivnější. Například výzkumné a marketingové oddělení musí být na stejné vlně a obchodní kancelář a IT oddělení musí být synchronizovány.

5. Zvyšuje spokojenost a udržení zákazníků

Lepší obchodní komunikace znamená také větší spokojenost zákazníků. Pokud je v organizaci špatná komunikace, dochází ke dvěma věcem, pokud jde o služby a spokojenost zákazníků: Zaprvé, zaměstnanci na pozicích, kde se setkávají se zákazníky, nebudou mít potřebné informace. Za druhé, zákazníci vycítí nízkou morálku zaměstnanců a budou mít negativní zkušenosti.

Studie totiž zjistila, že přístup zaměstnanců má významný vliv na spokojenost zákazníků, což se následně projeví ve zvýšení tržeb.

6. Eliminace přetížení e-mailů

Ve firmách se zpravidla prostřednictvím e-mailu vyřizují všechny tyto záležitosti - od aktualizací postupu prací až po žádosti o data, zadávání úkolů, interakce se zaměstnanci a zpětnou vazbu, pozvánky na schůzky, komunikaci s klienty a dodavateli, doručování dokumentů a blahopřání k narozeninám.

Podle společnosti Radicati stráví průměrný firemní pracovník 25 % svého pracovního dne rutinními činnostmi spojenými s elektronickou poštou. Jen některé z nich však stojí za naši okamžitou pomoc. Mnohé z e-mailů, které dostáváme, jsou pro nás zcela nepodstatné. Přetížení e-maily se snížilo v interní podnikové komunikaci, která využívá efektivní platformy pro zapojení zaměstnanců a spolupráci.

7. Snižuje fluktuaci zaměstnanců

Společnosti s angažovanějšími a spokojenějšími zaměstnanci mají mnohem nižší míru fluktuace. Aby zaměstnavatelé přilákali a udrželi mileniály a mladší generace na pracovišti, musí dbát na to, aby své zaměstnance informovali o tom, co je pro jejich práci důležité.

Na druhou stranu příliš mnoho irelevantních informací často vede ke stresu, neúčasti, frustraci a s tím spojenému nižšímu udržení zaměstnanců.

8. Lepší komunikace pro pracovníky na dálku

Vzdálené týmy jsou cestou budoucnosti. Podle statistik bude do roku 2028 73 % všech podnikových oddělení zaměstnávat pracovníky na dálku. V bohatých zemích, jako jsou Spojené státy, by navíc tato čísla mohla nakonec přesáhnout 75 %.

To vyžaduje nový přístup ke komunikaci, vedení a řízení. Vzdálené týmy se potýkají s řadou komunikačních problémů, včetně koordinace v časových pásmech, překonávání informačních bariér a překonávání jazykových a kulturních překážek. Vzdálenost navíc ztěžuje členům týmu pocit, že patří k sobě. Zlepšená interní firemní komunikace však může výrazně změnit způsob spolupráce a interakce vzdálených týmů.

9. Odstranění komunikačních bariér

Informační bariéry jsou běžné, když je v systému příliš mnoho nepodstatných věcí. Proto se může stát, že se pro zaměstnance důležité informace rychle ztratí. Efektivní vnitropodniková komunikace a využívání vhodných komunikačních nástrojů jsou pro překonání této obtíže klíčové.

10. Zvyšuje podporu zaměstnanců

Pokud zaměstnavatelé vědí, jak efektivně komunikovat se svými zaměstnanci, jsou mnohem úspěšnější v tom, že ze svých zaměstnanců dělají ambasadory značky. Ambasadorství značky není tak těžké dosáhnout, jak se mnoho firem domnívá. Ve skutečnosti by spokojení zaměstnanci rádi přispěli do programů ambasadorství značky.

Ambasadorství značky a podpora zaměstnanců mohou pomoci fungování společnosti čtyřmi hlavními způsoby:

• Zvýšení povědomí o značce
• Zlepšení značky zaměstnavatele a přilákání kvalitních kandidátů
• Zvýšení marketingového úsilí
• Zvýšení prodeje

Jak mohou podniky pracovat na efektivní komunikaci?

(Zdroj)

1. Používejte správné komunikační nástroje

Nástroje, které používáte pro komunikaci v týmu, mohou mít velký vliv na efektivitu komunikačního procesu. Pokud používáte nástroje, které jsou pomalé, uživatelsky nepříliš přívětivé nebo na které si zaměstnanci musí dlouho zvykat, může to být pro zaměstnance frustrující.

Tato frustrace může vést k nedorozumění a ztrátě produktivity a času. V důsledku toho může dojít k rozmazání skutečných zpráv. Proto se ujistěte, že jste si udělali průzkum správných nástrojů pro týmovou komunikaci, a pak vybírejte s rozmyslem.

Zohledněte potřeby svého podniku. Kancelářské telefonní systémy pro malé firmy mohou být pro vaši firmu ideální, ale větší organizace mohou mít jiné požadavky.

2. Vědět, o čem mluvíte

Moudří lidé mluví proto, že mají co říci; hlupáci mluví proto, že něco říci musí. - Platón

Ať už mluvíte s klientem, spolupracovníkem nebo obchodním partnerem jako profesionál, vždy mluvíte jménem někoho jiného než jménem svým. Můžete představovat svou organizaci, službu nebo divizi.

Vždy byste si měli uvědomit, za koho mluvíte a proč komunikujete. Než začnete mluvit, zvažte následující:

1. Za koho mluvím?
2. Proč mluvím?

3. Vyhněte se urážkám lidí

Neurážejte ostatní stejným způsobem, který vás rozčiluje. Jako dobrý komunikátor v podnikání mějte na paměti, že vaším cílem je sladit publikum s vašimi cíli. Lidé budou mnohem méně ochotni vám naslouchat, spolupracovat s vámi nebo s vámi spolupracovat, pokud je budete jakýmkoli způsobem znevažovat.

Navíc urážka někoho jiného mu dává novou obranu, kterou dříve postrádal. Váš postoj je nyní hlavním bodem pozornosti a sdělení, které se skutečně snažíte předat, se ztrácí v pozadí.

4. Pozorně naslouchejte

Při diskusi neposloucháte a soustředíte se spíše na to, co řeknete příště, než na to, co říká druhá osoba. Můžete si špatně vyložit nebo přehlédnout zásadní součásti jejího sdělení, což může vést k neplodným rozhodnutím. Věnovat jim celou svou pozornost je prvním krokem k efektivní komunikaci.

5. Udržujte pozitivní řeč těla

Schopnost ovládat řeč těla je pro komunikaci naprosto nezbytná. Vizualizací čáry, která vede od vašeho hrudníku ke stropu nebo k nebi a jemně vás táhne výš, si můžete procvičit rovné stání. Dávejte pozor, abyste to nepřehnali. Chcete působit co nejpřirozeněji.

6. Dávejte si pozor na obtížné emoce

Někdy těžké podmínky vyvolávají mnoho silných emocí. Chceme-li zlepšit komunikaci, musíme umět rozpoznat a zvládat vlastní emoce. Musíme také umět vhodně reagovat na projevy vzteku nebo nespokojenosti druhých.

Přestože s ostatními komunikujeme každý den, někteří lidé se nenaučili nebo neměli možnost procvičovat vhodné komunikační techniky.

Začněte lépe komunikovat ještě dnes

Komunikační dovednosti jsou každoročně na prvním místě v seznamu dovedností, které zaměstnavatelé požadují. Důvodem je skutečnost, že komunikace je tím, co zajišťuje hladký průběh našich profesních i osobních vztahů. Je to způsob, jakým projevujeme péči, urychlujeme změny a dosahujeme úspěchu. To je dostatečný důvod pro to, abychom se v těchto důležitých dovednostech zlepšovali a neustále je zdokonalovali. Naštěstí se všichni můžeme naučit lépe komunikovat.

Porozumění stylům komunikace vám pomůže, abyste byli slyšet, ať už mluvíte s kýmkoli. A to je důležitá součást vedení ostatních a pomoci jim pochopit váš názor.

Nezapomeňte, že většina lidí má různé komunikační styly a může je měnit v závislosti na své náladě a situaci. Vaším úkolem jako komunikátora - a vedoucího - je zajistit, aby vám všichni rozuměli, ať už jednáte s kýmkoli. Ať už je váš styl jakýkoli, pokud si vytvoříte způsob komunikace s týmem, který vám bude vyhovovat, jste na cestě k úspěchu vaší firmy.